Hoe kunnen we helpen?

Hoe gebruik ik de kalender-integratie?

De kalender-integratie is één van onze populairste functies, en we staan op het punt om jou te laten zien waarom dit zo is! Je hebt al een duidelijke en georganiseerde workflow in je monday.com account, maar hoe zit het met al je meetings en herinneringen in je externe agenda? We laten zien hoe je al je items en taken kunt synchroniseren met je externe agenda of kalender, zodat je al het overzicht op één plek hebt!   📆

 

Ga nog een stap verder en stel herinneringswaarschuwingen in voor je externe agenda, zodat je hoe dan ook nooit meer een deadline mist! Lees verder om uit te vinden hoe je deze kunt gebruiken met Gmail, Outlook, iCal en meer!  

 

Hoe stel ik het in?

Zorg er om te beginnen voor dat je bord één of beide van de hiervoor te gebruiken kolommen bevat:

Datumkolom:

1.png

Tijdlijnkolom:

image_2.png

Nadat je al je gegevens in de nieuwe kolom gezet hebt ben je klaar om je kalender te synchroniseren!

 

Synchroniseer met Google Calendar

Stap 1

Klik op de pijl aan de rechterbovenkant van je datum- of tijdlijnkolom om het kolommenu te openen en klik op 'Kolominstellingen' zoals hieronder:

image_1.png

Stap 2

 Google Calender is de standaardagenda, waardoor deze standaard verschijnt onder 'Synchroniseer kolom met kalender'. Het enige dat we hier nog hoeven te doen is op 'Synchroniseren' klikken, zoals hieronder weergegeven:

image_2.png

Stap 3

Dit scherm zal geopend worden, waarin we kunnen kiezen of we enkel de aan mij toegewezen items of alle items op dit bord willen synchroniseren. Nadat we een optie geselecteerd hebben klikken we simpelweg op 'Synchroniseren'!

image_3.png

Nu krijgen we dit bericht te zien om ons te laten weten dat alles perfect werkt zoals we het ingesteld hebben! 

 

Ter info:  Het bord wordt geïntegreerd als een nieuwe agenda (je kunt de naam ervan wijzigen in het linkerpaneel) 

 

image_4.png

Stap 4

Schakel herinneringen in voor je taken! Ga naar de instellingen voor jouw Google Calendar en selecteer daar 'Desktopmeldingen' of 'Waarschuwingen'! 

 

De Google Calender-integratie verwijderen

Wanneer je op een bepaald moment de monday.com-items uit de Google Calendar wilt halen volg je deze eenvoudige stappen:

Stap 1

Klik op deze link om de permissie-instellingen van Google Calendar te openen. 

Stap 2

Scroll verder totdat je 'Apps van derden met accounttoegang' ziet staan en klik op 'Beheer toegang van derden'.

image_16.png

Stap 3

Klik op 'monday.com heeft toegang tot Google Calendar' om deze voorkeuren te beheren

image_17.png

Stap 4

Nu hoeven we alleen maar op 'TOEGANG ONTZEGGEN' te klikken en ons monday.com account is niet langer gekoppeld aan Google Calendar!

image_18.png

 

Synchroniseren met de Outlook-kalender

Stap 1

We openen de kolominstellingen zoals we dat in de vorige sectie hebben gedaan. 

Stap 2

Onder 'Synchroniseer kolom met kalender' hebben we twee opties: 'Google Calendar' of 'Andere agenda's' Via de optie 'Andere agenda's' kunnen we iedere online agenda toevoegen die we buiten monday.com gebruiken. We klikken gewoon op 'Synchroniseer' aan de rechterkant van 'Andere kalenders', zoals hieronder weergegeven:

image_2.png

Stap 3

Dit scherm zal geopend worden, waarin we kunnen kiezen of we enkel de aan mij toegewezen items of alle items op dit bord willen synchroniseren. Nadat we een optie geselecteerd hebben klikken we simpelweg op 'Synchroniseren'!

image_6.png

Stap 4

Nu hebben we een URL gegenereerd die we kunnen gebruiken voor onze Outlook-kalender! We kopiëren deze link en openen Outlook.

image_5.png

Stap 5

In onze Outlook-kalender selecteren we 'Kalender toevoegen' vanuit het tabblad 'Home' in het menu. Vervolgens klikken we op 'Van internet...', zoals in onderstaande screenshot:

image_7.png

Stap 6

Er verschijnt een scherm waar we de code kunnen plakken die we vanuit monday.com gekopieerd hebben in stap 4. Klik op 'Ok'!

image_8.png

Ter info:  Het bord zal geïntegreerd worden als nieuwe agenda (je kan de naam wijzigen in het linkerpaneel). Om een betere weergave van de agenda te krijgen kan je op de pijl links van de naam van de agenda klikken om de beide agenda's in dezelfde weergave als hieronder te bekijken:

 

image_9.png

That's it! Nu kunnen we al onze monday.com-taken samen bekijken met onze Outlook-taken!

 

Frequentie van synchronisatie met Outlook-kalender

Microsoft bevestigt dat als je je abonneert op een kalender, je Outlook-kalender automatisch wordt vernieuwd als de kalender waarop je geabonneerd bent, wordt bijgewerkt. Dit automatisch vernieuwen kan echter meer dan 24 uur duren. Dit betekent dat het meer dan 24 uur kan duren voordat Microsoft automatisch vernieuwt en updates weergeeft die worden uitgevoerd op je monday.com-bord.

Op dit moment is er geen optie om de frequentie van het automatisch vernieuwen te regelen. Aangezien dit het resultaat is van instellingen aan de kant van Microsoft, vragen we je om contact met Microsoft op te nemen als je tijdelijke oplossingen wilt verkennen.

Meer informatie over het abonneren op een kalender vanuit Outlook vind je op de ondersteuningssite van Microsoft.

 

Synchroniseer met Apple Calendar

We volgen stap 1 tot en met 4 uit de vorige sectie om het URL-adres te verkrijgen die we kunnen gebruiken om onze Apple Calendar te synchroniseren! We kopiëren deze link en openen Calendar.

Stap 5

Met onze Calendar geopend klikken we op 'Bestand' in de werkbalk van de computer en vervolgens 'Nieuw agenda-abonnement'.

image_10.png

Stap 6

Nu kunnen we de URL van onze monday.com kalender in het veld plaatsen en klikken op 'Abonneren'. 

image_11.png

Stap 7

In het pop-upvenster kunnen we onze geïmporteerde kalender een naam geven en de instellingen bijwerken (inclusief de hoeveelheid automatische verversingen vanuit updates in monday.com) voordat we op 'Ok' klikken. 

image_12.png

Dat is alles! Nu kunnen we al onze kalenders bekijken in het linkerpaneel en zelfs sommige hiervan deselecteren om te filteren welke taken we bekijken! Al onze monday.com-taken verschijnen in het rood in onze kalender, maar we kunnen met een klik op de rechtermuisknop de kleur aanpassen.

image_14.png

Na het integreren van onze tijdlijn- of datumkolommen met onze externe kalenders kun je eenvoudig meldingen voor aankomende item-deadlines instellen. Op die manier verschijnen die meldingen zelfs wanneer je monday.com niet geopend hebt.

Het enige dat je hoeft te doen is herinneringen instellen vanuit je externe kalender en dan zul je al je monday.com item-herinneringen ontvangen in deze externe kalender!

 

Als je vragen hebt, neem dan contact op met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 bereikbaar en helpen je graag verder!