La section Administration est l'endroit où les administrateurs de compte gèrent tout, des paramètres de sécurité et de la gestion des utilisateurs à la facturation et à la personnalisation des comptes. Entrons dans le vif du sujet !
Comment devenir admin
Tout d'abord, clarifions ce qu'est un administrateur et comment on devient administrateur. Vous devenez automatiquement admin si vous avez créé le compte ou si vous avez été ajouté en tant qu'admin par un autre administrateur sur votre compte. Pour en savoir plus, consultez la page Comment ajouter un autre administrateur à votre compte.
Localiser la section admin
Vous accéderez à la section Admin en cliquant sur votre photo de profil, en bas à droite de votre écran. Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez « Admin », comme ceci :
La section Admin se compose de plusieurs sections. Passons les en revue ensemble. 👇
Général
Profile
Dans l'onglet Profil, vous pouvez modifier le nom et l'URL du compte. Pour en savoir plus, lisez cet article.
Compte
Vous pouvez modifier le premier jour de la semaine de travail en sélectionnant le week-end « vendredi-samedi » ou « samedi-dimanche », et décider d'afficher ou de masquer les week-ends dans l'échéancier. Si vous sélectionnez « Masquer les week-ends », les week-ends affichés dans la colonne Échéances seront grisés et vous pourrez uniquement sélectionner des dates dans la semaine de travail.
Vous pouvez personnaliser la page d'accueil pour tous les utilisateurs de votre compte en définissant n'importe quel tableau de bord principal comme page d'accueil.
Dans cet section, vous pouvez exporter l'ensemble des données de votre compte.
Vous pouvez ajouter ou ajuster des horaires de travail pour les différentes équipes en fonction de leur localisation, de leurs jours de travail, de leurs congés et de leurs heures de travail. Cela garantit que les différentes méthodes de travail de vos utilisateurs seront prises en compte avec précision.
Pour créer un planning de travail , sélectionnez « Horaires de travail », cliquez sur « Ajouter un horaire » et définissez les jours et heures de travail hebdomadaires de votre équipe. Vous pouvez également désigner des jours de congé réguliers et des jours fériés spécifiques ou des jours de congé à l'échelle de l'entreprise afin de refléter avec précision la disponibilité de l'équipe. Cliquez à nouveau sur « Suivant », attribuez une équipe à cet horaire, et c'est réglé !
Par défaut, seuls les administrateurs ont la possibilité d'ajouter, de modifier ou d'attribuer des horaires de travail. Cependant, il existe deux autorisations du compte qui peuvent être accordées à des non-administrateurs pour plus de flexibilité :
L'autorisation « Modifier les horaires » permet aux utilisateurs de créer de nouveaux horaires et de modifier tous les horaires existants, y compris l'horaire par défaut. Cependant, ils ne peuvent pas attribuer ou modifier les personnes affectées à chaque horaire.
Avec l'autorisation « Attribuer des horaires à des utilisateurs », les utilisateurs peuvent gérer les personnes affectées à chaque horaire, y compris l'horaire par défaut, en ajoutant ou en supprimant des équipes. Notez que cette autorisation n'est effective que si l'autorisation « Modifier les horaires » a également été accordée.
Personnaliser
Dans l'onglet « Personnalisation » de la section admin, vous pouvez personnaliser les paramètres de votre compte. Lisez cet article pour en savoir plus sur cet onglet.
Répertoire
utilisateurs
Dans cette section, vous pouvez gérer tous les utilisateurs de votre compte monday.com. Vous souhaitez par exemple voir la liste des utilisateurs actifs ou désactiver un utilisateur ? C'est ici que ça se passe ! Vous pouvez voir qui sont les admins du compte, dans la colonne « Role de l'utilisateur », et ajouter un nouvel admin à votre compte à partir d'ici en changeant le type de l'utilisateur concerné en admin :
Pour plus d'informations sur la façon de gérer les utilisateurs sur votre compte, consultez cet article.
Services
Si votre organisation est divisée en plusieurs services, vous pouvez facilement les ajouter à partir de l'onglet « services » et ensuite assigner chaque utilisateur au service qui convient depuis la section Gestion des utilisateurs.
Propriété du tableau
Quelqu'un a quitté votre compte, laissant un tableau sans propriétaire ? Vous pouvez attribuer un tableau à un nouvel admin depuis cette section. Plus d'infos à ce sujet ici.
Propriété des automatisations
Dans cet onglet, vous pouvez transférer la propriété des automatisations d'une personne à une autre. Le nouveau propriétaire pourra alors modifier ou supprimer les automatisations créées par l'ancien propriétaire.
Sécurité
Authentification
Dans cette section, vous pouvez gérer comment les utilisateurs s'inscrivent et se connectent à votre compte monday.com. Pour savoir comment empêcher certains utilisateurs d'en ajouter d'autres ou de rejoindre votre compte, consultez cet article. Pour ce qui est de la connexion, nous proposons actuellement l'authentification à deux facteurs, l'authentification avec Google et le SAML. Vous pouvez également définir les utilisateurs qui doivent se connecter avec la méthode choisie, ainsi que la politique en matière de sécurité des mots de passe pour votre équipe.
Audit
Le journal d'audit vous donnera un rapport détaillé des derniers utilisateurs connectés, l'adresse IP, le navigateur et le système d'exploitation utilisés.
Conformité
Les organisations telles que les hôpitaux, les cabinets de médecins, les assurances santé ou n'importe quelle entreprise traitant des informations de santé protégées (PHI) doivent être en conformité avec la HIPAA. Si vous en faites partie, vous pouvez déverrouiller la conformité HIPAA dans cette section. Pour plus d'informations, consultez cet article.
Avancés
Si les identifiants de connexion de votre équipe ont été compromis, activez le Mode panique pour verrouiller temporairement l'accès à votre compte monday jusqu'à ce qu'il soit à nouveau sécurisé.
Sessions
Les administrateurs peuvent consulter les informations détaillées relatives aux sessions de tous les membres du compte, notamment le lieu de connexion, l'adresse IP et l'activité récente. En cas de problèmes de sécurité, les administrateurs peuvent déconnecter individuellement certains utilisateurs ou déconnecter tous les utilisateurs à la fois directement à partir du journal des sessions.
Revendiquer un domaine
Connectez votre domaine d'entreprise avec monday.com. La vérification de la propriété du domaine protège votre entreprise et vous permet d'empêcher la création de nouveaux comptes avec le même domaine. Saisissez le domaine que vous souhaitez revendiquer, vérifiez la propriété, et le tour est joué !
Protégez les informations sensibles de votre entreprise grâce à la prévention des fuites de données (DLP). DLP aide à protéger vos données en analysant les règles prédéfinies et personnalisées dans votre compte monday.com.
Cliquez sur « Configurer » pour configurer DLP et commencer à analyser votre compte. À l'étape « configuration des règles », choisissez parmi les règles DLP prédéfinies ou créez vos propres règles basées sur des mots-clés en cliquant sur « Ajouter une règle personnalisée » à la fin de la liste. Ensuite, passez à « Destinataires des notifications », où les administrateurs DLP peuvent sélectionner un ou plusieurs réviseurs qui recevront un résumé quotidien de toutes les violations DLP détectées au cours des dernières 24 heures, à la fois dans l'application et par e-mail. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer » pour activer l'analyse de votre compte :
Une fois configuré, vous verrez toutes les violations détectées sur votre compte. Chaque entrée comprend le type d'infraction, le collaborateur qui a téléchargé le contenu, l'endroit où il a été trouvé sur la plateforme et l'heure à laquelle il a été détecté. Lorsque vous cliquez sur « Examiner » dans la colonne « Approbation », vous pouvez voir le contenu signalé ainsi que le type d'infraction. À partir de là, vous pouvez choisir de l'autoriser, de le signaler comme fausse détection, de le supprimer ou de le modifier :
Pour vous aider à gérer plus efficacement les résultats de l'analyse, vous pouvez utiliser le champ de texte situé en haut du tableau de bord pour rechercher des noms de fichiers ou des modèles spécifiques. Les résultats peuvent être filtrés par type d'infraction (par exemple, carte de crédit, IBAN ou clé API) et par collaborateur. Vous pouvez également appliquer une plage de dates pour affiner les résultats en fonction de la date à laquelle l'activité a eu lieu :
Si vous avez besoin de consulter les données en dehors de monday.com, les résultats de l'analyse peuvent être exportés sous forme de fichier CSV. Ce format peut être ouvert dans des outils tels qu'Excel et partagé avec des équipes d'audit externes afin de faciliter les efforts de conformité :
Remarque :
- Les règles personnalisées basées sur des mots-clés sont limitées à 50 mots-clés.
- DLP analyse uniquement les fichiers nouvellement ajoutés (jusqu'à 20 Mo) et les mises à jour des tableaux.
- Il peut analyser le texte des fichiers PDF, TXT et DOCX téléchargés, ainsi que les mises à jour des tableaux monday.com.
- L'analyse s'applique à l'ensemble du compte, y compris aux tableaux privés.
- Les règles prédéfinies sont élaborées à l'aide des modèles de regex de Microsoft Presidio.
Connections
Cette section contient les connexions d'automatisation, un jeton API d'entreprise et la gestion des jetons API :
Affichez les jetons API récemment créés, recherchez les jetons par utilisateur et révoquez-les si nécessaire directement à partir de l'onglet « Gérer les jetons API ». Cela vous offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur l'utilisation des jetons sur l'ensemble du compte, sans avoir à contacter le service d'assistance.
Pour en savoir plus sur nos API, consultez cet article.
Facturation
La section de facturation de votre compte monday.com vous permet de gérer facilement tous les détails de votre facturation et de votre forfait. Vous trouverez un article complet à ce sujet ici.
Dans la section facturation, vous pouvez non seulement changer de forfait, mais également fermer ou suspendre votre compte. Consultez cet article pour savoir comment suspendre ou fermer votre compte.
Statistiques d'utilisation
Dans l'onglet « Statistiques d'utilisation » de la section admin, vous pouvez explorer et analyser les différentes façons dont votre compte est utilisé par ses utilisateurs. Lisez cet article pour en savoir plus sur cet onglet.
Ordonner
La section Nettoyage est un sommaire de tous les tableaux actuellement actifs sur votre compte. Vous pouvez les archiver depuis cette section. Vous pouvez également accéder à tous les tableaux archivés en cliquant sur « Tableaux archivés ». Pour en savoir plus sur ces tableaux, cliquez ici.
Nettoyage programmé
Le nettoyage programmé des tableaux est un moyen d'archiver automatiquement les tableaux qui n'ont pas été modifiés depuis un certain temps. Il permet de garder votre compte bien organisé et soutient les politiques de conservation des données de votre équipe sans nécessiter un nettoyage manuel continu.
Pour créer une nouvelle politique d'archivage, ouvrez la section « Nettoyage programmé » et cliquez sur « Ajouter une politique ». Choisissez le nombre de mois d'inactivité qui déclenche l'archivage. Vous pouvez également activer un délai de grâce de 7 jours pour retarder le début de l'archivage après avoir créé la politique, et choisir d'informer les propriétaires des tableaux 7 jours avant l'archivage de leurs tableaux :
Les propriétaires du tableau recevront une notification par e-mail afin qu'ils puissent apporter les modifications nécessaires pour maintenir le tableau actif si nécessaire. Toute modification (qu'elle soit effectuée par un utilisateur ou par une action API), telles que renommer un élément, changer de propriétaire ou créer et supprimer un élément, réinitialise le minuteur d'activité.
Après avoir cliqué sur « Suivant », vous verrez un aperçu des tableaux qui répondent aux critères :
Cliquez à nouveau sur « Suivant » pour consulter le récapitulatif de vos paramètres et confirmer la politique :
Une fois confirmée, la politique apparaîtra sous l'onglet « Politiques ». La liste des tableaux destinés à être archivés peut être consultée dans l'onglet « Calendrier ».
Remarque :
- Les tableaux sans propriétaire ne peuvent actuellement pas être archivés.
- Les notifications concernant l'archivage programmé sont envoyées uniquement par e-mail.
- Lorsqu'un tableau est archivé, les liens entre les données, tels que les colonnes en miroir et les tableaux de bord connectés, sont temporairement rompus. Si vous désarchivez le tableau, ces connexions sont rétablies.
Répertoire de contenu
La section répertoire du contenu permet aux administrateurs de compte de visualiser et de gérer le contenu d'un compte à un niveau élevé.
Applications
Dans la section « Applications », vous pouvez voir toutes les applications installées sur le compte depuis le marketplace des applications de monday.com. À partir de là, vous pouvez désinstaller des applications ou gérer les installations en attente en les approuvant ou en les supprimant.
Permissions
Configurez les autorisations de compte pour contrôler qui peut faire quoi sur votre compte. Ce type d'autorisation vous permet de gérer facilement qui peut utiliser certaines fonctionnalités. Cet article vous explique comment faire.
Copieur inter-comptes
Utilisez cette section pour copier facilement des tableaux d'un compte à un autre. Lisez notre guide étape par étape ici.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.