Avez-vous déjà eu l'impression de faire trop de travail manuel ? Vous aimeriez que monday.com puisse fonctionner automatiquement sans avoir besoin d'apprendre à coder ? La chance vous sourit ! 🍀

Nos automatisations vous permettent d'utiliser les événements inscrits dans monday.com (telle que la modification d'un statut) pour déclencher une action(comme l'envoi d'une notification). Comment cela fonctionne ? Poursuivez votre lecture pour le découvrir !

Conseil : Pour voir nos automatisations en action, vous pouvez regarder notre webinaire sur les automatisations en cliquant ici 😄

Qu'est-ce qu'une formule d'automatisation ?

Les recettes d'automatisation consistent en une combinaison prédéfinie de déclencheurs et d'actions. Un déclencheur désigne un événement que vous choisissez et qui met l'automatisation en marche. Une action désigne ce qui se produit à la suite de ce déclenchement.

Voici un exemple simple : lorsque le statut devient quelque chose, informez la personne à chaque période.

Sur la plateforme, voici à quoi cela ressemblerait cette automatisation :

Dans ce cas, le déclencheur sera une colonne de statut changeant en une étiquette spécifique, (c.-à-d. que vous choisirez la colonne « Statut » et l'étiquette). Ce déclencheur entraînera l'action (une notification––dont vous définirez le libellé––qui sera envoyée à la personne associée).

Vous avez la possibilité de créer des recettes personnalisées, en construisant une automatisation qui répond à vos besoins. Pour en savoir plus sur les recettes d'automatisation, veuillez consulter cet article.

Comment ajouter une automatisation ?

Pour ajouter une automatisation, allez dans le tableau pour lequel vous souhaitez en créer et cliquez sur le bouton « Automatiser », situé dans le coin supérieur droit de votre écran.

Vous accéderez à notre centre d'automatisations tel qu'indiqué ci-dessous :

Comptez-vous créer des notifications ? Souhaitez-vous mettre en place une automatisation continue ? Les rubriques dans le menu à gauche constituent un bon point de départ. Veuillez parcourir ces rubriques afin de trouver ce que vous cherchez, ou alors, utilisez la barre de recherche.

Pour en savoir plus sur la différence entre chaque type de tableau, veuillez consulter les articles suivants :

Paramétrage de vos automatisations

Une fois que vous avez sélectionné la recette de votre automatisation, vous devez ajouter vos paramètres. Tout ce qui est souligné dans la recette est un paramètre.

Dans cet exemple, observons le tableau. Chez monday.com, nous disposons d'un tableau de file d'attente des bugs dans lequel notre équipe chargée de l'expérience client peut signaler n'importe quel bug.

Lorsqu'un bug est corrigé, nous tenons à ce que le rapporteur du bug en soit informé. Nous mettrons en place l'automatisation suivante :

Après avoir cliqué sur le paramètre « Notifier », vous pouvez saisir l'objet de votre notification. Des variables concernant notamment le nom de l'élément et le nom du tableau peuvent être ajoutées à vos notifications. Il vous suffit de cliquer sur les boutons situés en bas de l'éditeur de notification. Cependant, certaines colonnes ne sont pas prises en charge. Pour plus de détails, veuillez consulter la section Colonnes prises en charge de cet article.

Après cela, cliquez sur « Ajouter au tableau » pour activer votre automatisation. C'est fait ! Votre première automatisation est lancée.🎉

Désormais, chaque fois qu'un bug sera corrigé, le rapporteur recevra une notification et pourra en informer le client.

Mappage de l'automatisation

Utilisez-vous une recette d'automatisation pour créer des éléments dans un tableau ou un tableau entrecroisé ? Grâce au mappage, vous pouvez sélectionner les données d'une colonne appartenant à un élément déjà créé dans votre tableau en vue de les envoyer dans un nouvel élément dynamique. Dans une recette, tout ce qui comporte un élément souligné désigne le mappage.

Prenons l'exemple d'une tâche continue devant être créée dans notre tableau tous les lundis.

Vous pouvez mapper dans le champ {item} de la recette les informations qui seront créées dans chaque colonne.

Remarque : Lorsque votre recette d'automatisation implique la création d'un nouveau tableau, vous aurez la possibilité de choisir le type de tableau que l'automatisation créera (principal, partagé ou privé) et l'Espace de travail dans lequel ce tableau sera créé.

Terminologie du mappage

Champs dynamiques :

Données spécifiques à une colonne de votre tableau pouvant être extraites d'un élément existant vers un nouvel élément créé automatiquement. Les champs dynamiques sont désignés par un signe + en bleu situé sur le côté droit.

Champs statiques :

Informations qui ne peuvent pas être mappées, et désignées par une case grise. En revanche, si une valeur est ajoutée, elle sera identique pour chaque élément automatique ajouté. Dans l'exemple suivant, le nom, la personne, le statut, la date et l'adresse e-mail peuvent être mappés, mais pas le contrôle du temps et l'emplacement.

Pour plus d'informations sur les champs qui apparaîtront comme statiques lors du mappage, consultez la section « Colonnes prises en charge » de cet article.

Remarque :Pour mapper de manière dynamique le tableau croisé, la colonne doit exister dans les deux tableaux.

Modifier, supprimer ou dupliquer

Modification et suppression

Une fois que vous avez ajouté des automatisations à votre tableau, vous pouvez les activer ou les désactiver à l'aide de l'icône de l'interrupteur. Vous pouvez également utiliser l'icône à trois points pour modifier ou pour supprimer l'automatisation.

Duplication

Il n'est pas possible de dupliquer une automation depuis le centre d'automatisations. Les automatisations peuvent cependant être dupliquées lorsque un tableau ou un modèle de tableau est dupliqué à condition biensûr que celles-ci soient actives. Les automatisations suivantes ne peuvent pas être dupliquées même lorsqu'un tableau ou modèle de tableau est dupliqué:

Tableau croisé,
contrôle du temps,
continu,
et toute automatisation dans laquelle vous pouvez « mapper » des champs dans l'élément.

Pour plus d'informations sur la façon de dupliquer un tableau, consultez cet article.

Colonnes prises en charge

Les types de colonne suivants ne sont actuellement pas pris en charge dans le champ « Notifier » d'une automatisation des notifications :

Formule
Numérotation automatique
Progression
Lien
Lien entre éléments

Les types de colonne suivants ne sont actuellement pas pris en charge dans le mappage d'un élément :

Tags
Miroir
Menu déroulant
Suivi des délais
Lien
Lien entre éléments
Lieu
Heure mondiale
Téléphone
Fichier
Semaine
Lien
Pays
Équipe
Vote

Remarque : Pour des raisons de sécurité, les colonnes dont le paramètre de permission est réglé sur « Limiter la vue des colonnes » ne seront pas prises en charge dans les recettes d'automatisation et de d'intégration.

Automatisations basées sur le temps

Vous vous demandez peut-être comment fonctionnent les automatisations temporelles. Par exemple, quand une date approche, informer quelqu'un. La même automatisation temporelle s'exécute à différents moments pour différents utilisateurs si différents fuseaux horaires sont configurés dans les paramètres de leur ordinateur. Autrement dit, si votre « Quand » dans la recette susmentionnée est réglé sur 9 heures, les utilisateurs de New York recevront une notification à 9 heures EST et les utilisateurs de Tel Aviv recevront une notification à 9 heures IDT.

Tel que mentionné, les automatisations temporelles s'exécuteront en fonction du fuseau horaire de votre ordinateur. Toutefois, si les paramètres de votre fuseau horaire dans « Mon profil » sont extrêmement différents de ceux de votre fuseau horaire local (plus de quelques heures), il se peut que vous rencontriez un problème. Si c'est le cas pour vous et qu'il est essentiel que ces deux paramètres soient différents, veuillez contacter notre équipe de service client à support@monday.com .Expliquez brièvement votre cas d'utilisation pour que nous puissions transmettre vos remarques à notre équipe.

Automatisations prédéfinies

Une automatisation prédéfinie désigne une automatisation mise en place par monday.com sur votre tableau lors de sa création. Dans votre centre des automatisations, voici comment elles se présenteront :

Si votre tableau a été créé avec des automatisations prédéfinies, elles se comporteront un peu différemment de celles que vous avez vous-même configurées. Par exemple, si vous passez d'une version d'essai gratuite à un compte basique, ces automatisations continueront à s'exécuter même si le forfait basique ne prend pas en charge les automatisations. En revanche, vous ne pourrez toujours pas ajouter d'automatisations à de nouveaux tableaux, et lorsque ces automatisations prédéfinies seront désactivées, vous ne pourrez plus les réactiver.

Comment transférer l'administration ?

Un nouvel outil a été ajouté à la section « Admin » de votre compte. Vous pouvez désormais transférer la propriété de vos automatisations d'une personne à une autre en quelques clics !

Pour accéder à ce nouvel outil, cliquez sur votre avatar > Admin > Utilisateurs > Propriété des automatisations.

Sur cette page, utilisez le menu déroulant pour sélectionner le propriétaire actuel et le nouveau propriétaire. Cliquez sur « Changer de propriétaire » et c'est tout !

Remarque : pour pouvoir transférer la propriété de l'automatisation, son propriétaire actuel doit être un utilisateur actif du compte. Le transfert ne fonctionnera pas pour les utilisateurs désactivés. Si le propriétaire actuel n'est pas actif, l'admin devra commencer par l'activer avant de pouvoir transférer la propriété de l'automatisation.

Automatisations en panne

Si vous rencontrez des problèmes avec les formules de vos automatisations, veuillez consulter l'article suivant : « Pourquoi mes automatisations sont-elles désactivées ? »

Tarification des automatisations

Si vous souhaitez en savoir plus sur la tarification, cet article traite de l'automatisation et de l'intégration de la tarification : Informations sur la tarification

Ressources supplémentaires

Si vous n'avez pas trouvé ce que vous cherchiez dans cet article, ne vous inquiétez pas. Voici quelques ressources supplémentaires pour vous :

Actions d'automatisation et d'intégration : vérifiez tous les détails relatifs aux déclencheurs et aux actions.
Colonne Bouton : la nouvelle colonne « Bouton » fonctionne avec les automatisations. Vous pouvez régler cette colonne de manière à ce qu'un clic sur ce bouton produise une action.

Si vous avez besoin d'informations à propos de catégories particulières d'automatisation, veuillez consulter les articles suivants :

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

Vous avez des commentaires ? Souhaitez-vous savoir comment les autres équipes utilisent les automatisations dans leur flux d'activité ? Découvrez notre communauté monday.com.

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