Apprendre le jargon

Chaque automatisation comporte un déclencheur, une condition, et une action (ou plusieurs).

Veuillez indiquer les définitions de ces termes :

• Un déclencheur désigne un événement que vous choisissez et qui met l'automatisation en marche.
• Une condition désigne l'exigence que le déclencheur doit respecter pour que l'automatisation fonctionne.
• Une action désigne l'évènement qui se produit lorsque le déclencheur s'exécute et que la condition est vérifiée.

Pour mieux comprendre les déclencheurs, les conditions et les actions, prenons un exemple de formule : « Lorsqu'un statut change pour un élément, archivez-le ».

Dans ce cas, le déclencheur est « Lorsqu'un statut change ». La condition est « pour un élément » (dans notre cas, nous avons choisi l'étiquette de statut « N'est plus pertinent ») et l'action est « archivez-le ».

Grâce à cette automatisation, à chaque fois que la colonne d'état d'un élément reçoit l'étiquette « N'est plus pertinent », cet élément est automatiquement archivé.

Remarque : Pour en savoir plus sur les actions d'automatisation et leur incidence sur la tarification, veuillez consulter l'article Actions d'automatisation et d'intégration .

Ajouter une automatisation

Lorsque vous ajoutez une automatisation, vous avez la possibilité de personnaliser votre propre formule ou de choisir parmi les formules d'automatisation prédéfinies (nous le verrons plus tard !). Pour ajouter une automatisation personnalisée, accédez au Centre d'automatisations à l'aide d'un clic, puis sélectionnez « Créer une automatisation personnalisée » comme suit :

C'est le moment de la personnaliser ! 🎉

Étape 1 : Choisissez un déclencheur

Pour créer votre automatisation la première étape consiste à choisir un déclencheur en cliquant sur « Lorsque ceci se produit ». Ensuite, vous avez la possibilité de choisir un déclencheur parmi les options du menu déroulant ou en cliquant sur « Plus d'options ». Un déclencheur peut impliquer une colonne de votre tableau (par exemple, Statut, Personne, Date, etc.) ou une action/un événement (par exemple, élément créé, chaque période de temps, etc.) :

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons choisi la colonne Statut comme le déclencheur dont la valeur varie. Ensuite, il faut sélectionner la condition pour ce déclencheur.

Etape 2 : Sélectionnez une condition

En fonction du déclencheur que vous avez choisi à l'étape 1, vous devrez ensuite sélectionner une condition. Dans cet exemple, nous voulons déclencher une action lorsque la colonne Statut intitulée « Contrat » passe à « Signé ».

Pour ce faire, nous avons cliqué dans les champs surlignés et sélectionné la colonne statut intitulée « Contrat » et ensuite nous avons choisi l'étiquette « Signé » comme ci-dessous :

Remarque : les étiquettes affichées correspondent aux étiquettes de la colonne statut sélectionnée dans votre tableau.

Si vous souhaitez définir des conditions supplémentaires dans votre formule, il vous suffit de cliquer sur le signe plus à côté de la condition que vous avez définie et d'en choisir une autre ! À titre d'exemple, nous avons ajouté une autre condition « si la personne est un individu ».

Désormais, l'automatisation ne sera déclenchée que si le champ « Contrat » passe à « Signé » et que le commercial responsable est Noy ! 💥

Étape 3 : Définir une action

Maintenant que la première partie de notre automatisation (déclencheur + condition) est créée, nous devons choisir une action pour l'exécuter ! Pour choisir une action, cliquez sur le champ gris « Faites ceci ensuite ». Ensuite, vous avez la possibilité de choisir une action parmi les options du menu déroulant ou en cliquant sur « Plus d'options ».

Dans le cas de notre automatisation, nous avons choisi l'action « Notifier quelqu'un », comme illustré ci-dessous :

Le moment est venu de valider l'action sélectionnée ! Pour personnaliser l'action exacte qui se produira, cliquez dans le(s) champ(s) surligné(s). Dans notre cas, nous allons utiliser le champ « notifier » pour personnaliser le message de notification qui sera envoyé, puis nous choisirons le destinataire de cette automatisation.

Notre automatisation est maintenant prête ! Dès que nous sélectionnons le bouton bleu « Créer l'automatisation », l'automatisation est prête à être exécutée. Grâce à cette automatisation, chaque fois que la colonne Statut intitulée « Contrat » reçoit l'étiquette « Signé », le chef des ventes reçoit une notification à ce sujet dans l'instant. 🎉

Remarque : vous pouvez ajouter plusieurs actions différentes à votre formule d'automatisation ! Nous verrons comment faire dans un instant.

Automatisations multi-étapes

Si vous souhaitez créer des flux d'automatisation plus longs et plus complexes, vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs actions différentes à une seule formule d'automatisation ! Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le signe plus à droite de l'action que vous avez déjà définie, de choisir l'action supplémentaire, puis de remplir les champs qui sont surlignés.

Vous pourrez ainsi continuer d'ajouter autant d'actions que vous le souhaitez sur la même formule !

• Changement d'état
• Tâches continues
• Rappels de date
• Création d'éléments  
• Déplacer un élément (dans un tableau) 
• Tableau entrecroisé 
• Sous-éléments
• Dépendances 
• Recettes personnalisées

Modifier, supprimer, créer un modèle ou dupliquer une automatisation

Pour modifier la configuration de votre automatisation, cliquez sur le menu latéral et appuyez sur « Modifier l'automatisation » comme ci-dessous. En cliquant sur cette option, vous ouvrez l'éditeur d'automatisation où vous pouvez reconfigurer votre formule comme vous le souhaitez !

• Dupliquer une automatisation

Vous pouvez également choisir de dupliquer une automatisation à partir du même menu latéral en cliquant sur « Dupliquer l'automatisation » ! En cliquant sur cette option, l'éditeur d'automatisation s'ouvre et vous pouvez modifier l'automatisation si vous le souhaitez. Pour achever le processus de duplication, assurez-vous de sélectionner le bouton bleu « Créer l'automatisation » et le tour est joué !

Remarque : les automatisations peuvent être dupliquées sur des tableaux et des modèles du moment qu'elles sont activées dans la section Tableau des automatisations !

• Enregistrer une formule d'automatisation sous forme de modèle

Vous pouvez enregistrer votre propre formule personnalisée comme modèle et la mettre à la disposition de tous sur votre compte monday.com. Pour ce faire, cliquez sur le menu latéral à droite de l'automatisation, sélectionnez « Enregistrer en tant que modèle », nommez-la et cliquez sur « Créer modèle » pour l'enregistrer !

• Supprimer les automatisations non sollicitées

Si vous souhaitez supprimer une formule d'automatisation, il est possible de le faire à partir du même menu en cliquant sur « Supprimer l'automatisation », puis sur « Supprimer définitivement ».

• Limite au nombre de déclenchements :
  Il existe certaines limitations quant au nombre de fois qu'une même formule peut être déclenchée par minute. Une fois cette limite atteinte, une notification est envoyée au créateur de la formule. Par ailleurs, la formule en question est déactivée.

• Limite au nombre d'actions :
  Il existe certaines limitations quant au nombre d'actions par minute pouvant être exécutées par une même formule. Une fois cette limite atteinte, une notification est envoyée au créateur de la formule. Par ailleurs, toutes les actions ne seront pas effectuées.