Au lieu de conserver d'anciennes informations dans vos tableaux, archivez-les ! Faites du ménage dans vos tableaux ou vos éléments ; tout en conservant la possibilité de restaurer les informations supprimées plus tard en cas de besoin.

Si vous souhaitez restaurer des éléments archivés, accédez directement aux paragraphes « Restaurer » de cet article à l'aide du volet de navigation situé à gauche.

Archiver un tableau

Cliquez sur le menu du tableau en haut à droite de l'écran, puis sélectionnez « Supprimer / archiver le tableau ». Vous pouvez alors choisir de « Supprimer le tableau » ou d'« Archiver le tableau ».

Pour l'archiver, sélectionnez « Archiver le tableau » : 

Conseil : vous pouvez archiver un tableau sur l'application mobile. Consultez ces étapes simples pour savoir comment procéder. 

Archiver un groupe

Pour archiver un groupe, cliquez sur la flèche située à gauche du nom du groupe, puis cliquez sur « Archiver » :

Archiver un élément ou un sous-élément

Pour archiver un élément, placez le curseur de la souris à gauche de celui-ci pour faire apparaître une flèche. Cliquez ensuite sur la flèche afin d'ouvrir le menu de cet élément, puis sur « Archiver ».

Vous pouvez archiver plusieurs éléments à l'aide des Actions par lot. Pour cela, il vous suffit de cocher la case à gauche de chaque élément pour le sélectionner, puis de cliquer sur « Archiver » dans le menu d'actions par lot qui s'affiche en bas de l'écran :

Remarque : si vous supprimez par erreur un élément, un sous-élément, un groupe ou un tableau au lieu de l'archiver, vous pouvez toujours le retrouver dans votre Corbeille.

Archiver automatiquement

Plutôt que d'archiver manuellement les éléments, vous pouvez configurer des automatisations pour les archiver de façon systématique. Accédez au Centre des automatisations et recherchez « archive » pour voir toutes les options disponibles. Examinons quelques exemples :

Notre tableau « Commandes de crèmes glacées » assure le suivi de tous nos parfums, indique lorsqu'il faut passer une nouvelle commande d'un parfum et la quantité à commander. Une fois que l'échéance est passée, que le parfum a bien été livré et qu'il est en stock, nous n'avons plus besoin de cet élément dans le tableau. 

Pour archiver l'élément chaque fois que l'échéance arrive et que le statut de la commande passe à « Livré », nous avons mis en place l'automatisation suivante : 

Une automatisation similaire permet de n'archiver l'élément qu'une fois que l'échéance est passée : 

Et voilà ! Vous savez tout. 😃

Restaurer un tableau

Lorsque vous archivez des tableaux, des groupes, des éléments et des sous-éléments, non seulement vous désencombrez votre espace de travail, mais vous conservez la possibilité de les restaurer chaque fois que vous en avez besoin. Voyons ensemble comment restaurer des données archivées.

Il existe plusieurs façons de restaurer un tableau.

Mon compte

Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez « Tableaux archivés » :

La liste de tous les tableaux que vous avez archivés s'affiche. Pour restaurer un tableau, cliquez sur « Restaurer » :

Tout rechercher et menu du tableau 

Pour restaurer rapidement vos tableaux, vous pouvez utiliser la fonction Tout rechercher. Dans le panneau de gauche au-dessus de votre photo de profil, cliquez sur l'icône en forme de loupe :

 Dans la colonne « Me concernant », cliquez sur « Tableaux archivés » pour afficher la liste de tous vos tableaux archivés :

Lorsque vous avez trouvé votre tableau, cliquez dessus pour l'ouvrir. Accédez ensuite au menu du tableau (les trois points en haut à droite de l'écran), puis sélectionnez « Supprimer / archiver le tableau ». Cliquez sur « Désarchiver » :

Remarque : seuls les propriétaires de tableaux et les admins peuvent restaurer des tableaux. 

Nettoyage

Si vous êtes administrateur de votre compte, vous pouvez utiliser les paramètres d'administration pour restaurer les tableaux archivés. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez « Admin » : 

Dans le menu de gauche, cliquez sur « Ordonner », puis sur l'onglet « Tableaux archivés ». Vous pouvez alors consulter la liste de tous les tableaux archivés de votre compte. Pour restaurer un tableau, il vous suffit de cliquer sur « Restaurer » :

Restaurer un groupe, un élément ou un sous-élément

Pour restaurer un groupe, un élément ou un sous-élément, accédez au tableau dans lequel il a à l'origine été créé. Dans le coin supérieur droit de ce tableau, ouvrez le menu et cliquez sur « Paramètres du tableau ». Sélectionnez ensuite « Historique archivé » :

Tous les éléments, sous-éléments et groupes archivés du tableau s'affichent. La mention « Élément », « Sous-élément » ou « Groupe » qui figure devant chaque ligne vous permet d'identifier le type de données archivées. Pour restaurer un élément, cliquez sur « Restaurer » :

Remarque : tout collaborateur autorisé à modifier le tableau d'où proviennent le groupe, l'élément ou le sous-élément archivés pourra en restaurer les éléments.

Si vous ne souhaitez pas restaurer un élément archivé, mais simplement le consulter, cliquez dessus pour ouvrir sa fiche :

Conseil : si vous avez archivé un élément ou un groupe, mais que vous ne vous rappelez pas dans quel tableau il avait été créé, vous pouvez rechercher son nom à l'aide de Tout rechercher. Cochez bien la case « Rechercher dans les archives » pour que les résultats de votre recherche incluent vos éléments archivés :

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.