Como podemos ajudar?

Emails & Activities na monday.com

 

Quem pode usar esse recurso:
Disponível em todos os planos de vendas de produtos do monday.com CRM

 

 

Com o aplicativo Emails & Activities, sua equipe pode gerenciar centenas de clientes — ou o relacionamento com eles — na monday.com! Ao manter a comunicação centralizada, sua equipe gastará menos tempo procurando pelos detalhes de cada interação. Esse recurso incrível permite enviar e receber e-mails, criar seus próprios templates, registrar notas de reuniões, eventos e muito mais! Tudo isso em uma linha do tempo visualmente otimizada.

Este artigo abordará a funcionalidade de e-mail do aplicativo. Para saber mais sobre as diferentes atividades que você pode registrar, consulte o artigo Gerencie suas atividades de vendas.

 

Instale o aplicativo

Para instalar o aplicativo, acesse o quadro onde você deseja usá-lo. Em seguida, abra a Seção de atualizações de qualquer elemento, clicando no balão, e selecione "Adicionar visualização": 

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Na central de visualização do elemento, clique em "Adicionar ao elemento" abaixo da descrição do aplicativo e-mails e atividades:

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Como conectar seu e-mail

Para conectar seu endereço de e-mail, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do aplicativo para acessar as configurações do aplicativo: Em seguida, abra a seção "Gerenciar contas conectadas". Escolha um e-mail conectado existente ou os botões do Gmail ou do Outlook para conectar sua conta:

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Para este exemplo, escolheremos o Gmail. A escolha de um dos aplicativos abrirá a tela de configuração da integração:

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Clique em "Conectar" e siga as instruções para conectar sua conta à monday.com. Ao conectar sua conta, você deve selecionar “Permitir” quando for solicitada a permissão para usar este aplicativo. 

 

Erro ao conectar

Se você vir uma mensagem de erro vermelha ao tentar conectar sua conta de e-mail, pode ser que essa conta já tenha sido conectada a outra conta monday.com. No momento, você só pode integrar seu endereço de e-mail em uma conta da monday.com.

Se você estiver usando o Gmail e tiver esse problema, acesse a Verificação de segurança da conta do Google e abra a opção “Acesso de terceiros”. Localize o ícone da monday.com que indica o acesso ao Gmail e clique em “Remover acesso” para excluir a integração e reconectar-se a outra conta da monday.com:

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Siga estas etapas para remover o acesso de terceiros da sua conta do Outlook:

Como enviar e-mails

Enviar e-mails com o aplicativo é fácil! Para começar, clique no botão azul "Enviar e-mail" no canto superior esquerdo do aplicativo:

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O compositor de e-mail será exibido. Se você tiver uma coluna de e-mail no seu quadro e ela contiver um endereço, esse endereço será preenchido automaticamente no campo "Para". Se você não tiver, sem problema! Você pode enviar um e-mail para qualquer endereço. 

O aplicativo possui um editor de texto totalmente funcional para seus e-mails. Você pode alterar o texto, fazer upload e anexar arquivos, links e mais.

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Se escolher “{} Colunas” no canto inferior direito do editor, você poderá obter dados de qualquer coluna do seu quadro. Isso é especialmente útil ao criar um template. Você também pode anexar um arquivo usando o botão de clipe no canto inferior esquerdo do editor de texto.

Digite sua mensagem e clique em "send" ("enviar") para iniciar a conversa. Todos os e-mails que você enviar a partir do aplicativo aparecerão na pasta Enviados do seu e-mail.

Cada e-mail está sendo salvo como rascunho, portanto, não há necessidade de alternar entre outras páginas e perder seu trabalho. Tudo será salvo para você quando você retornar à página. 

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Como rastrear e-mails

Se você tiver marcado "email tracking" (rastrear e-mail) na parte inferior do editor de e-mail, também verá as confirmações de leitura no aplicativo, o que permitirá rastrear suas mensagens após enviá-las.

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No canto superior direito de qualquer mensagem enviada, você verá uma indicação de se a mensagem foi aberta ou não e quantas vezes:

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Se você quiser ver quando a mensagem foi aberta, passe o mouse sobre o texto no canto inferior direito.

Nota: todos os e-mails são enviados do seu servidor de e-mail.

 

Crie templates de e-mail

Para criar um template, digite o corpo da mensagem. Você pode adicionar campos dinâmicos ao seu template usando o botão “{} Colunas” no canto inferior direito do editor de texto. Os campos “{} Colunas” extrairão o texto das colunas do seu quadro. É uma ótima opção se você enviar as mesmas mensagens de boas-vindas repetidamente, por exemplo. Você pode aplicar um template personalizado para um novo contato e o e-mail enviado será personalizado de acordo com os campos do seu quadro.

Após adicionar texto ao corpo do template de e-mail, clique no botão "Template" e selecione "Save as new template" (salvar como novo template). Então, você poderá dar um nome ao template e, em seguida, clicar em "Salvar".

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Para usar o template, crie um novo e-mail, clique no botão "Templates" e escolha o nome do template que você deseja aplicar.

 

Como receber e-mails

As respostas serão recebidas no aplicativo Emails & Activities! Você não será notificado na monday.com sobre essas respostas a menos que configure uma automação em "Email settings" (definições de e-mail) ou use o botão "Automate" (automatizar) na parte superior direita da landing page do aplicativo. As respostas serão exibidas na sua timeline, com aquelas mais recentes visíveis no topo.

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Qualquer e-mail que você receber no aplicativo também será recebido na caixa de entrada da sua conta de e-mail (ou seja, Gmail).

 

Depois de receber um e-mail, você pode responder diretamente do aplicativo E-mail e atividades. Para isso, basta clicar no menu de três pontos na parte superior do e-mail. Você tem a opção de:

  • "Responder a todos" para enviar uma resposta a todos os destinatários do e-mail (incluindo aqueles que receberam CC ou BCC no e-mail) ou,
  • "Responder" para responder apenas ao remetente do e-mail

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de e-mail da monday.com

Para acessar as configurações de e-mail, clique no ícone de engrenagem no lado direito da tela inicial do aplicativo. Você verá sete categorias:

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Gerencie contas

Aqui, você tem a opção de escolher o endereço de e-mail que usará com o aplicativo. Marque ou desmarque a caixa próxima ao endereço de e-mail para escolher. Ao clicar no botão do Gmail ou do Outlook, você poderá gerenciar as contas de e-mail conectadas à monday.com ou adicionar uma nova.

Se sua conexão tiver sido desativada, você também poderá gerenciá-la aqui. Se você vir a seguinte mensagem de e-mail: "Email wasn't sent (E-mail não enviado), a sua conexão foi desativada.

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Para reconectar, clique no botão do Gmail ou do Outlook e, então, no endereço de e-mail que deseja reconectar. Siga as instruções para conectar suas contas.

 

Registre e-mails enviados

Por padrão, o aplicativo registrará as mensagens enviadas do seu endereço de e-mail (como Gmail ou Outlook). Se preferir ver apenas e-mails selecionados no aplicativo, você pode marcar a caixa para registrar somente e-mails enviados que tenham o endereço de e-mail do aplicativo em BCC:

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Os e-mails incluídos em BCC serão adicionados automaticamente ao aplicativo. O aplicativo determina em qual elemento registrar o e-mail, considerando o endereço de e-mail na coluna de e-mail do seu quadro.

Se você escolher "create a new contact if the recipient email address does not exist in my monday.com account" (criar um novo contato se o endereço de e-mail do destinatário não existir na minha conta monday.com), um novo elemento será criado para cada novo endereço de e-mail com o qual você entrar em contato.

 

Configure automações 

Crie automações para economizar tempo, simplificar seus fluxos de trabalho e receber notificações quando novas mensagens forem recebidas. Escolha entre automações já criadas ou personalize as suas próprias. Quando você clicar em "set up automations" ("configurar automações"), irá para a seguinte tela:
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Você pode escolher qualquer um desses modelos para simplificar sua comunicação.
Você também tem a opção de navegar até esses modelos de automação a partir do símbolo de automação (🤖) na página inicial do aplicativo:
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Compartilhamento padrão

Você tem duas opções nessa seção:
  • Todos. Compartilhe todas as suas conversas com outras pessoas em sua conta. Todos os aspectos da sua linha do tempo serão visíveis para os outros.
  • Somente eu. Mantenha todas as suas conversas privadas. As conversas só serão visíveis para você.
Por padrão, todas as suas conversas serão visíveis para "Todos". Independentemente da configuração que você escolher, o administrador da conta poderá ver todas as conversas de qualquer membro da conta.
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Assinatura de e-mail

Clique no botão "Create signature" ("criar assinatura") para configurar a assinatura do seu e-mail. Ao configurar sua assinatura, você terá as opções "Simple" ou "HTML". Caso escolha "Simple", poderá usar o editor de texto para formatar sua assinatura. Se escolher "HTML", poderá formatar sua assinatura usando HTML.
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Abaixo da caixa para criação da assinatura, você pode marcar ou desmarcar duas caixas:
  1. Marque a primeira caixa se você sempre quiser mostrar sua assinatura ao compor um novo e-mail.
  2. Marque a segunda caixa se você sempre quiser mostrar sua assinatura ao responder a um e-mail.

Marca no e-mail

Por padrão, todos os seus e-mails enviados a partir do aplicativo incluirão a mensagem “Powered by monday.com” na parte inferior. Caso tenha adquirido o plano Profissional ou Corporativo, você tem a opção de remover essa marca dos seus e-mails. Marque a caixa abaixo dessa configuração para remover todas as marcas.
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Nunca registrar

Se você adicionar um endereço de e-mail à lista nesta configuração, os e-mails enviados ou recebidos dos endereços que você definir nunca serão salvos na sua linha do tempo. Você pode adicionar quantos endereços quiser à sua lista "nunca registrar".

 

Gerencie suas atividades

Como os relacionamentos com clientes vão além de apenas e-mails, permitimos que você também acompanhe todas as atividades dos clientes através deste aplicativo incrível. De reuniões a chamadas e muito mais, registre cada interação para ver uma linha do tempo de eventos completa em uma visualização única e concisa. Veja como funciona aqui

 

FAQ

Qual a diferença entre a integração de e-mail do Gmail ou Outlook e o aplicativo Emails & Activities?

  • A integração de e-mail usa modelos e esses modelos enviam templates de e-mail já prontos. Suas mensagens não podem ser improvisadas com a integração de e-mail. Você deve planejar o que dirá antecipadamente e criar um template. O Emails & Activities permite texto livre e muito mais. Ele inclui rastreamento de e-mail, uma assinatura para o Outlook, notas, atividades e uma linha do tempo para exibir tudo isso.

Estou tendo problemas com o aplicativo. O que posso fazer para solucionar problemas?

  • Em muitos casos, você só precisa redefinir a conexão. Você pode encontrar instruções sobre como redefinir a conexão no artigo Erro de conexão do Gmail.

Quão visíveis são as comunicações com outros usuários? Por exemplo, o que um convidado pode ver?

  • Por padrão, a comunicação fica visível para todos. As suas configurações de privacidade podem ser gerenciadas em Settings (configurações).

É possível usar a coluna de arquivos para extrair arquivos e enviá-los por meio do Emails & Activities?

  • Sim, é possível! Primeiro, adicione um arquivo à coluna de arquivos. Ao compor um e-mail, clique no ícone de clipe no canto inferior esquerdo. Passe o mouse sobre “Da coluna de arquivos” e selecione a caixa ao lado dos arquivos que você deseja anexar. Clique no botão azul “Adicionar arquivos” para anexar os arquivos ao seu e-mail.

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É possível usar HTML nos e-mails ou na assinatura do e-mail?

É possível usar formatação HTML nos templates?

  • Atualmente não, mas me dê seu feedback abaixo se isso for algo que você gostaria de ver no futuro.

A linha de assunto pode ser incluída em um template?

  • Atualmente não, mas me dê seu feedback abaixo se isso for algo que você gostaria de ver no futuro.

 

 

Se você tiver qualquer dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!

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