Já sentiu que está fazendo muito trabalho manual? Gostaria que a monday.com tomasse providências para você sem que seja preciso aprender a programar? Você está com sorte! 🍀

Nossas automações permitem que você use um evento dentro da monday.com (como a alteração de um status) para disparar uma ação (como enviar uma notificação). Como funciona? Continue lendo para saber!

Dica: Para ver as automações em ação, você pode assistir ao nosso webinar sobre Automações aqui 😄

O que é um template de automação?

Templates de automação são combinações pré-definidas de gatilhos e ações. Um gatilho é um evento que você escolhe que faz com que a automação aconteça. Uma ação é o que ocorre como resultado desse gatilho.

Vamos conferir um exemplo simples: quando o status for alguma coisa, notifique alguéma cada período de tempo.

Na plataforma, essa automação ficaria assim:

Nesse caso, o gatilho será uma coluna com um determinado status mudando para um determinado rótulo (ou seja, qual coluna de status e qual rótulo). Esse gatilho causará a ação (o envio de uma notificação, cujo texto você definirá, para o responsável associado).

Você tem a opção de criar templates personalizados para fazer uma automação que atenda às suas necessidades. Para saber mais sobre Templates de Automação Personalizados, consulte este artigo.

Como adicionar uma automação?

Para adicionar uma automação, acesse o quadro para o qual deseja criá-la e clique no botão "automação", localizado na parte superior direita da tela.

Você irá acessar a nossa Central de Automações, conforme abaixo:

Você quer criar notificações? Tem interesse em definir uma automação recorrente? As categorias no menu do lado esquerdo são um bom lugar para começar. Dê uma olhada nelas para encontrar o que está procurando ou use a barra de pesquisa.

Para saber mais sobre essas categorias e os vários tipos de templates, consulte esses artigos:

Configurando sua automação

Depois de escolher sua receita de automação, você precisará adicionar seus parâmetros. Qualquer lugar na receita que esteja sublinhado é um parâmetro.

Para esse exemplo, vamos analisar um quadro. Na monday.com, temos um quadro com uma fila de bugs na qual nossa equipe de sucesso do cliente pode reportar qualquer bug.

Assim que um bug estiver marcado como resolvido, queremos garantir que quem reportou o bug seja notificado. Para isso, vamos configurar a automação abaixo:

Depois de clicar no parâmetro "notificar", você poderá digitar o texto da sua notificação. Variáveis para o nome do elemento, nome do quadro, etc. podem ser adicionadas às suas notificações, bastando clicar nos botões na parte inferior do editor da notificação. No entanto, algumas colunas não são compatíveis. Consulte a seção Colunas compatíveis deste artigo para mais informações.

Quando terminar, clique em “adicionar ao quadro” para ativar a sua automação. Pronto! Nossa primeira automação está ativa. Agora, sempre que um bug for corrigido, a pessoa que o reportou será notificada e poderá informar seu cliente adequadamente. 🎉

Notificações de automação

Quando a automação estiver ativada no seu quadro e a automação concluir uma ação em seu nome, você verá esta mensagem aparecer na parte superior do quadro:

Clicar no botão "Ver mais" levará você à central de automações para visualizar suas automações ativas. A notificação só aparecerá para o usuário que acionou a automação que executou a ação. Por exemplo, se a automação estiver definida para mover um item para um grupo diferente quando você alterar a coluna de status, você só verá a notificação se fizer a alteração na coluna de status.

Por enquanto, a notificação só será exibida depois que a automação concluir as seguintes ações: arquivar elemento, mover um elemento para um grupo ou alterar qualquer valor de coluna

Remover notificações

Se você deseja desativar as notificações, pode fazê-lo no monday.labs. A desativação das notificações só se aplica ao uso da monday.com. Cada usuário individual precisa ativar o recurso monday.labs para remover as notificações durante o uso da plataforma.

Para acessar o monday.labs, abra o menu principal clicando na foto do perfil ou nas iniciais. Você encontrará o monday.labs em "Explorar" no lado direito do menu:

Depois de abrir o monday.labs, role até "Disable automated actions notification" e clique no botão "Ativar":

É isso! Você não verá mais as notificações.

Mapeamento de automação

Você está usando um template de automação para criar elementos em um quadro ou em vários quadros? Com o mapeamento, você pode selecionar dados específicos da coluna para ser transmitidos de um elemento criado anteriormente no seu quadro para um novo elemento dinâmico. O mapeamento é designado por um campo de elemento sublinhado em qualquer lugar no template.

Por exemplo, digamos que temos uma tarefa recorrente que precisa ser criada em nosso quadro toda segunda-feira.

Você pode mapear qual informação será criada em cada coluna no campo {item} da receita.

Nota: quando o seu template de automação envolver a criação de um novo quadro, você terá a opção de escolher o tipo de quadro que a automação criará (Principal, Compartilhável ou Privado) e em qual Área de trabalho esse quadro será criado.

Terminologia de mapeamento

Campos dinâmicos:

São dados específicos da coluna no seu quadro que podem ser retirados de um elemento atual para um novo elemento criado automaticamente. Campos dinâmicos são designados por um sinal azul de adição no lado direito.

Campos estáticos:

São informações que não podem ser mapeadas e são designadas por uma caixa cinza. Em vez disso, se um valor for adicionado, ele será o mesmo para cada elemento automático adicionado. No exemplo abaixo é possível mapear o nome, pessoa, status, data e e-mail, mas não é possível mapear o controle de tempo e a localização.

Para obter mais informações sobre quais campos aparecerão como estáticos ao fazer o mapeamento, consulte a seção Colunas compatíveis deste artigo.

Nota: para fazer o mapeamento de maneira dinâmica em vários quadros, a coluna deve existir em ambos os quadros.

Editar, excluir, criar um template ou duplicar

Editar e excluir

Após adicionar automações ao seu quadro, você poderá ativar e desativá-las usando o ícone de alteração. Também é possível usar o ícone de reticências para editar ou excluir a automação.

Duplicar

Não é possível duplicar uma automação dentro da Central de automações. No entanto, as automações podem ser duplicadas em vários quadros e templates, desde que sejam ativadas na seção Automações do quadro, na Central de automações. Os seguintes templates de automação não são compatíveis ao duplicar ou fazer um template de um quadro:

Multiquadro,
controle de tempo,
recorrente,
e qualquer automação em que você pode "mapear" campos no elemento.

Para mais informações sobre como duplicar um quadro, consulte este artigo.

Colunas compatíveis

Os tipos de coluna abaixo não são compatíveis no momento com o campo "notificar" de uma automação de notificação:

Fórmula
Numeração automática
Progresso
Dependência
Link para Elemento

Os tipos de coluna abaixo não são compatíveis no momento com o mapeamento de um elemento:

Tags
Espelho
Menu suspenso
Controle de tempo
Dependência
Link para Elemento
Local
Relógio Mundial
Telefone
Arquivo
Semana
Link
País
Equipe
Voto

Nota: por segurança, colunas com a configuração de permissão "visualização restrita de coluna" não são compatíveis em templates de automação e integração.

Automações baseadas em tempo

Talvez você esteja se perguntando como as automações baseadas em tempo funcionam. Por exemplo, Quando data chegar, notifique alguém. A mesma automação baseada em tempo será executada em horários diferentes para usuários diferentes se o computador deles tiver em um outro fuso horário configurado. Ou seja, se o seu “Quando” no template acima estiver definido como 9h, os usuários em Nova York serão notificados às 9h EST e os usuários de Tel Aviv serão notificados às 9h IDT.

Como mencionado, as automações baseadas em tempo serão executadas no fuso horário local do seu computador. No entanto, se a configuração do seu fuso horário em "Meu perfil" for muito diferente do fuso horário local (mais de algumas horas), pode haver um problema. Se esse for o seu caso, e se for essencial que essas duas configurações sejam diferentes, entre em contato com nossa equipe de suporte em support@monday.com e explique o seu caso para que possamos passar os seus comentários para nossa equipe!

Automações pré-criadas

Uma automação pré-criada é uma automação configurada no seu quadro pela monday.com após a criação do quadro. Na sua Central de Automações, essas automações ficarão assim:

Se o seu quadro foi feito com automações pré-criadas, essas automações se comportarão de forma um pouco diferente em relação às automações configuradas por você. Por exemplo, ao fazer o upgrade de uma conta em período de avaliação para uma conta Básica, essas automações continuarão sendo executadas, embora o plano Básico não ofereça automações. No entanto, você ainda não poderá adicionar automações a novos quadros e, quando essas automações pré-criadas forem desativadas, você não poderá ativá-las novamente.

Como transferir a propriedade?

Uma nova ferramenta foi adicionada à seção Admin da sua conta. Agora, você pode transferir a propriedade de automações de uma pessoa para outra com apenas alguns cliques!

Para acessar essa nova ferramenta, clique na foto do seu perfil > Admin > Usuários > Propriedade das automações.

Nessa página, use o menu suspenso para selecionar o proprietário atual e o novo proprietário. Clique em "Alterar proprietário" e pronto!

Nota: para transferir a propriedade com sucesso, o proprietário atual da automação deve ser um usuário ativo na conta. A transferência não funcionará para usuários desativados. Se o proprietário atual não estiver ativo, primeiro o administrador precisará ativar o usuário antes que você possa transferir a propriedade.

Automações interrompidas

Se você estiver tendo problemas com seus templates de automação, leia o artigo: Por que minha automação está desativada?

Preços das automações

Se você tiver interesse em saber mais sobre os preços, este artigo trata dos preços das automações e integrações: Informações sobre preços

Recursos adicionais

Se você não encontrou o que você está procurando neste artigo, não se preocupe. Aqui estão mais alguns recursos:

Ações de automação e integração: confira todos os detalhes por trás dos gatilhos e ações.
Coluna Botão: A nova coluna botão funciona com as automações. Você pode configurar a coluna para que, ao clicar no botão da coluna, uma ação aconteça.

E se você estiver procurando informações sobre categorias específicas de automações, confira os seguintes artigos:

Se você tiver qualquer dúvida, contate nossa equipe usando o nosso formulário de contato. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!

Tem algum feedback? Quer ver como outras equipes estão usando automações como parte de seus fluxos de trabalho? Confira nossa comunidade da monday.com.

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