Entenda os termos

Cada automação tem um gatilho, uma condição e uma ação (ou várias!).

Mostrar o significado desses termos

• Gatilho: um evento que você escolhe que faz com que a automação aconteça.
• Condição: um requisito que o gatilho deve cumprir para que a automação funcione.
• Ação: um evento que ocorre como resultado da adequação do gatilho e da condição.

Para entender melhor os gatilhos, condições e ações, vamos ver um exemplo de modelo: "Quando um status mudar para algo, arquive o elemento".

Nesse caso, o gatilho é "Quando um status mudar". A condição é "para algo" (em nosso caso, escolhemos a etiqueta de status "Não mais relevante"), e a ação é "arquive o elemento".    

Com essa automação em vigor, sempre que a coluna de status de um elemento receber a etiqueta "Não mais relevante", esse elemento será automaticamente arquivado!

Nota: para saber mais sobre ações de automação e como elas afetam os preços, consulte o artigo Ações de automação e integração.

Adicione uma automação

Ao adicionar uma automação, você poderá personalizar seu próprio modelo ou escolher a partir de um modelo de automação pronto (mostraremos isso mais à frente!). Para começar a adicionar uma automação personalizada, clique para acessar a Central de Automações e selecione "Criar automação personalizada", desta forma:

Agora é hora de personalizá-lo! 🎉

Etapa 1: escolha um gatilho

O primeiro passo para criar sua automação é clicar em "Quando isto acontecer" para escolher um gatilho. Em seguida, você poderá escolher um gatilho entre as opções exibidas na lista suspensa, ou clicando em "Mais opções". Um gatilho pode ser uma coluna do seu quadro (ex.: status, pessoas, data, etc.) ou uma ação/evento (ex.: elemento criado, a cada período específico, etc.):

No exemplo acima, escolhemos como gatilho uma coluna de status mudando para algo. Agora é hora de escolher a condição para esse gatilho!

Etapa 2: selecione uma condição

Dependendo do seu gatilho escolhido na primeira etapa, você deverá selecionar uma condição. Neste exemplo, queremos disparar uma ação quando a coluna de status intitulada "Contrato" mudar para "Assinado".

Para isso, clicamos nos campos sublinhados, selecionamos a coluna de status intitulada "Contrato" e escolhemos a etiqueta como "Assinado", desta forma:

Nota: as etiquetas exibidas correspondem as etiquetas da coluna de status selecionados no seu quadro.

Caso queira especificar condições adicionais em seu modelo, basta clicar no sinal de adição, ao lado da condição definida, e escolher outra! Como exemplo, adicionamos outra condição do tipo "Se a pessoa for alguém". 

Agora, a automação será efetivada somente se "Contrato" mudar para "Assinado" e se o representante de vendas for atribuído a Noy! 💥

Etapa 3: defina uma ação

Com a primeira parte da nossa automação (gatilho + condição) pronta, é hora de escolher uma ação para ela! Para escolher uma ação, clique no campo cinza "Então faça isso". A partir daí, você poderá escolher um gatilho entre as opções exibidas na lista suspensa, ou clicando em "Mais opções". 

Para nossa automação, escolhemos a ação "Notifique alguém", conforme abaixo:

Agora é hora de finalizar a ação selecionada! Para personalizar a ação exata que ocorrerá, clique no(s) campo(s) sublinhado(s). Em nosso caso, vamos usar o campo "notificar" para personalizar a mensagem de notificação a ser enviada. Em seguida, escolheremos quem receberá essa notificação automática, clicando no campo "alguém"!

E voilà, nossa automação está pronta! Clicando no botão azul "Criar automação", você deixará a automação pronta. Dessa forma, sempre que a coluna de status "Contrato" receber a etiqueta "Assinado", o gerente de vendas receberá uma notificação instantânea a respeito. 🎉

Dica:  você pode adicionar várias ações diferentes ao seu modelo de automação! Falaremos sobre como fazer isso em breve. 

Automações multietapas

Caso pretenda criar fluxos de automação mais longos e complexos, você pode adicionar várias ações diferentes a um único modelo de automação! Para isso, basta clicar no sinal de adição à direita da ação atualmente definida, escolher a ação adicional e preencher os campos sublinhados.

Você pode continuar adicionando a um único modelo quantas novas ações desejar.

• Mudança de status
• Tarefas recorrentes
• Lembretes de data
• Criação de elemento  
• Mover elemento (dentro de um quadro) 
• Multiquadros 
• Subelementos
• Dependências 
• Receitas personalizadas

Edite, exclua, crie um template ou duplique uma automação

Para editar a forma como você configurou sua automação, clique no menu de três pontos e selecione "Editar automação", conforme abaixo. Em seguida, será exibido o editor de automação, onde você pode reconfigurar seu modelo como desejar!

• Duplique uma automação

Você também pode optar por duplicar uma automação a partir do mesmo menu de três pontos, selecionando "Duplicar automação"! Em seguida, será exibido o editor de automação, onde você pode editar a automação como desejar. Para concluir a duplicação, certifique-se de clicar no botão azul "Criar automação", e pronto!

Dica: as automações podem ser duplicadas em diferentes quadros e templates, desde que estejam ativadas na seção Automações de quadro!

• Salve um modelo de automação como template

Você pode salvar seu próprio modelo personalizado como template e disponibilizá-lo para qualquer pessoa usar em sua conta monday.com. Para isso, clique no menu de três pontos à direita da automação, selecione "Salvar como template", forneça um nome e clique em "Criar template" para salvá-lo!

• Exclua automações indesejadas

Caso queira excluir um modelo de automação, você também pode fazê-lo no mesmo menu, clicando em "Excluir automação" e, em seguida, "Excluir permanentemente".

• Limite do número de gatilhos:
  Existem limitações no número de vezes em que um único modelo pode ser acionado por minuto. Quando esses limites forem atingidos, uma notificação de campainha será enviada ao criador do modelo e o modelo em questão será desativada.

• Limite do número de ações:
  Existem limitações no número de ações que podem ser executadas em um único modelo por minuto. Quando esses limites forem atingidos, uma notificação de campainha será enviada ao criador do modelo e nem todas as ações serão executadas.