Pouvons-nous vous aider?

Comment garder votre compte organisé

Nous conservons TOUT dans nos tableaux: réunions, calendriers, tâches, projets, listes de choses à faire, pipelines, ICP, et même des informations personnelles. Nous préférons tout regrouper dans un même endroit, mais parfois, cela peut devenir un peu lourd et encombrant. C'est pourquoi nous avons créé ce guide avec tous nos meilleurs conseils et astuces pour garder votre compte organisé.

 

Catégorisez votre compte 

  • Espaces de travail

Les espaces de travail constituent un excellent moyen de séparer le travail de différents services ou équipes. Il s'agit d'une sorte de grand dossier, compilant des informations relatives à plusieurs comptes. Par exemple, imaginons que notre compte monday.com soit utilisé par toute l'entreprise.  Nous pouvons diviser notre compte en espaces de travail pour chaque département, tels que les finances, le marketing, l'informatique et les ventes. Dans chaque espace de travail, différentes équipes peuvent travailler dans leurs propres tableaux et dossiers, tout en ayant accès aux tableaux de leur service. 🗃

Comme vous pouvez le constater, notre entreprise possède plusieurs espaces de travail différents répertoriés dans le panneau de gauche de l'écran.

Screen_Shot_2021-04-01_at_16.27_1.png

Dans cet exemple, la plupart de nos espaces de travail représentent un département de notre entreprise, mais vous n'êtes pas restreint à l'utilisation de ces critères. Vous pouvez choisir d'organiser vos espaces de travail selon les critères, quivou apraissent les plus agréables et logiques. Organisez-les par projet, par client, par bureau ou lieu de travail, ou par période.

 

 

  • Dossiers

Sous chaque espace de travail ou équipe, vous pouvez ajouter des Dossiers qui permettent de regrouper des tableaux apparentés et ainsi, de mieux organiser les processus de travail. Grâce aux dossiers, vous pouvez ajouter davantage d'informations et disposer d'une meilleure organisation, ce qui facilite le travail de vos équipes sur votre compte. 📂

Par exemple, notre service marketing s'occupe de plusieurs types de projets à la fois. Nous avons créé un espace de travail pour toute l'équipe dudit service, mais nous avons divisé ses projets en dossiers, tel que vous pouvez le voir sur l'image ci-dessous. Chaque dossier contient tous les tableaux correspondant au projet concerné. 

Screen_Shot_2021-04-01_at_16.33_1.png

 

  • Rangez votre panneau gauche

Maintenant que nous disposons d'espaces de travail et de dossiers différents, notre volet gauche a l'air un peu encombré. Un bon conseil pour faciliter un peu les choses, c'est de réduire vos dossiers.

Réduisez ou ouvrez un dossier en cliquant simplement sur son nom !

CPT2104011636-1365x745.gif

 

Pour réduire le panneau espace de travail, il suffit de cliquer sur l'icône de la grille espace de travail, tout en haut. Vous pouvez également suivre les mêmes étapes pour le rouvrir.

 

CPT2104011638-1419x738.gif

 

Observez l'image ci-dessous et voyez à quel point votre compte est plus aéré et plus facile pour les yeux, après réduit tout ce qui se trouve dans le panneau gauche.

Screen_Shot_2021-04-01_at_16.33_1__1_.png

 

Trouvez ce que vous cherchez

Il arrive que nous sachions précisément ce que nous cherchons, mais que nous n'arrivons pas à le trouver ! Au lieu de vérifier chaque tableau et de parcourir l'ensemble de votre compte chaque fois que vous avez besoin de trouver quelque chose, découvrez ces raccourcis qui vous aideront à y parvenir plus rapidement. 🔍

 

  • Favoris

Vous disposez de certains tableaux et tableaux de bord que vous utilisez souvent et qui sont fondamentaux pour votre flux de travail ?  L'option Mes favoris vous aidera à sélectionner vos tableaux favoris et les plus utilisés et les feront apparaître en haut de votre volet gauche pour un accès rapide et facile ! ⭐️

Pour ajouter un tableau à vos favoris, veuillez cliquer sur l'étoile grise à côté du nom du tableau.

image_2__6_.png

Lorsque vous cliquez sur l'étoile, elle devient jaune, tel qu'indiqué dans le GIF ci-dessous. ⭐️

Désormais, vous pouvez profiter d'un aperçu de tous vos tableaux favoris regroupés dans le volet de gauche juste au-dessus de vos espaces de travail. Ainsi, vous pouvez toujours les retrouver.

CPT2104011647-1424x750.gif

 

 

  • Tout rechercher

L'option Rechercher tout vous permet de rechercher n'importe quoi dans vos différents tableaux. Vous voulez filtrer les tâches 'Bloquées' dans tous vos tableaux ? C'est possible ! Vous voulez vérifier le travail de votre collègue ? Recherchez leur nom ! Vous voulez voir ce que vous devez faire cette semaine ? Recherchez les éléments qui vous ont été attribués puis filtrez par date ! 🔍

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur la petite icône loupe au-dessus de votre photo de profil dans le volet de gauche.

search.png

Dans le champ « Rechercher tout », vous pouvez rechercher une mise à jour particulière, un fichier, une balise et plus encore !

 

  • Filtrez vos listes de tableaux

Réduisez le nombre de tableaux que vous voyez dans votre panneau gauche en utilisant la barre de recherche « Filtrez les tableaux ». Rendez-vous dans la barre de recherche sous « Espace de travail » et tapez le nom du tableau que vous recherchez ou d'un groupe de tableaux ayant des sujets similaires.

image_1.png

Vous pouvez filtrer les tableaux que vous souhaitez visualiser dans votre panneau gauche en survolant la barre de recherche « Filtrer les tableaux » et en cliquant sur l'icône tornade. 🌪À partir de là, vous pouvez sélectionner les types de tableaux que vous aimeriez voir affichés ainsi que l'option permettant de voir uniquement les tableaux auxquels vous êtes abonné !

image_1.png

 

Recherche rapide

Avez-vous l'impression que vous passez souvent d'un tableau à l'autre pendant que vous travaillez ? Nous aussi, et c'est pourquoi nous préférons utiliser la Recherche rapide afin de passer facilement d'un tableau à l'autre. Plus besoin de chercher partout dans vos dossiers avant retrouver votre tableau. Grâce à la recherche rapide, vous pouvez facilement rechercher un tableau et basculer d'un tableau à l'autre. 

Pour lancer la recherche rapide, cliquez sur l'icône en forme d'éclair qui apparaît en bas à droite de votre écran.⚡️

Quick_search_top_left.png

Tapez le nom d'un tableau afin de basculer d'un tableau à l'autre à la vitesse de l'éclair ! Vous pouvez recourir à cette fenêtre dans la recherche de vos dossiers.

image_2__45_.png

 

Conseil :  Utilisez un raccourci clavier pour lancer la recherche rapide. Sur un Mac, tapez Command + B et sur un PC, tapez Ctrl + B.

 

Nettoyez tout ce qui ne vous est pas utile

Gardez-vous encore de vieux éléments et tableaux longtemps après leur utilisation, au cas où vous auriez besoin de ces informations à l'avenir ? Si c'est le cas, vous pourriez adorer la fonctionnalité « Archives » ! Plutôt que de conserver d'anciennes informations, archivez-les afin de nettoyer la liste de vos tableaux ou la quantité d'éléments qui s'y trouvent, avec la possibilité de les restaurer si jamais vous en avez besoin !🗄

Archivez les éléments et les tableaux 

  • Archivez un tableau 

Pour archiver un tableau, il vous suffit de cliquer sur le menu à 3 points en haut à l'angle droit de votre tableau, de cliquer sur 'Supprimer/Archiver le tableau', puis de sélectionner 'Archiver le tableau'. Vous pouvez toujours supprimer un tableau si vous êtes sûr que vous n'en avez plus besoin, mais nous préférons l'archiver afin de pouvoir le restaurer si nous le voulons.

image_1.png

 

Si vous souhaitez un jour restaurer l'objet ou le tableau que vous avez archivé, suivez les étapes faciles de cet article

  • Archiver un élément

Vous pouvez archiver un élément en cliquant sur la flèche située à gauche de l'élément, puis cliquez sur 'Archiver' 

image_1.png

Si vous souhaitez un jour restaurer l'élément que vous avez archivé, suivez les étapes faciles de cet article.

  • Archiver automatiquement

Vous pouvez même archiver vos éléments en utilisant de Automatisations tels que celui-ci :

image_21.png

  • Archiver vos automatisations

Si vous disposez d'une automatisation que vous ne voulez pas utiliser de manière active, mais dont vous ne voulez pas vous débarrasser complètement, vous pouvez vous contenter de la désactiver. Lorsqu'une automatisation est désactivée, elle reste dans votre liste d'automatisations sur votre tableau afin que vous puissiez la réactiver lorsque vous le souhaitez.

image_22.png

 

Désabonnez-vous des tableaux

Avez-vous déjà eu l'impression de recevoir trop de nouvelles mises à jour dans votre boite de réception ? Un moyen de les réduire consiste à vous désabonner des tableaux dont vous ne souhaitez plus recevoir de nouvelles mises à jour.

Pour vous désabonner, cliquez sur l'icône de personnes afin d'ouvrir une liste de tous les utilisateurs du tableau, puis cliquez sur le 'x' à côté de votre nom pour vous désabonner. Désormais, vous ne recevrez plus de nouvelles mises à jour de ce tableau-là dans votre boîte de réception.

image_23.png

 

Réduisez le nombre de vos notifications

Parfois, lorsque nous nous connectons à notre compte, nous sommes bombardés de notifications de cloches et nous nous sentons noyés dans nos emails provenant de monday.com. Veuillez consulter les solutions suivantes afin de limiter vos notifications de manière à ne visualiser que ce dont vous avez besoin. 🔕

Gérer vos notifications

Pour modifier les paramètres de vos notifications, cliquez sur votre photo de profil, puis sur 'Mon profil'.

image_24.png

Sélectionnez l'onglet 'Notifications' et vous verrez une liste de toutes les notifications par e-mail possibles, y compris les mises à jour quotidiennes. Vous pouvez sélectionner tout type de notification par e-mail que vous souhaitez recevoir. Je n'ai pas sélectionné de notification par email pour mon compte étant donnée que je reçois déjà des notifications de tout ce dont j'ai besoin sur la plateforme, il n'est donc pas nécessaire que je vérifie également mes mails. ✉️

A partir de cet onglet, je peux également activer ou désactiver mes notifications de bureau. Si je suis connecté à mon compte à partir d'un appareil mobile, ce bouton me permettra de recevoir des notifications push sur mon appareil.

image_25.png

 

Gérez votre boîte de réception 

Votre Boîte de réception est l'endroit où vous verrez toutes les mises à jour se produisant sur les tableaux auxquels vous êtes abonné. Nous avons quelques conseils pour vous aider à gérer le nombre de mises à jour dont vous avez besoin.

  • Filtrer par Tableau

Si vous ne pouvez pas vous désabonner d'un certain tableau, mais que vous trouvez que vous recevez trop de mises à jour inutiles dans votre boîte de réception, vous pouvez consulter ce conseil pratique. Allez à « Mises à jour » dans votre boîte de réception sous vos options de visualisation de la boîte de réception. Vous trouverez l'option « Filtrer par tableau » ci-dessous, présentant une liste de tous les tableaux dont vous recevez les mises à jour. Sélectionnez un tableau afin de n'afficher que ses nouvelles mises à jour. En haut à droite de votre boîte de réception, vous trouverez une option vous permettant d' « Arrêter toutes les mises à jour ». Cliquez sur cette option afin de fermer toutes les mises à jour de ce tableau sans avoir à les parcourir.

image_30.png

  • Je suis mentionné

Si vous êtes à court de temps et que vous souhaitez simplement voir les mises à jour les plus importantes, vous pouvez obtenir une vue de votre boîte de réception en cliquant sur « J'ai été mentionné ». Ainsi, vous pourrez limiter le contenu aux mises à jour qui concernent particulièrement votre équipe ou vous-même. Vous pouvez utiliser cette vue afin de vous concentrer sur les choses les plus pertinentes en premier et de traiter le reste quand vous aurez un peu plus de temps.

image_37.png

  • Mises à jour des favoris

Vous disposez de quelques minutes pour nettoyer votre boîte de réception, mais pas de temps de vous occuper de tout ce qui nécessite une attention singulière ? Vous pouvez ajouter votre mise à jour à vos favoris afin d'y accéder rapidement par la suite. Il vous suffit de cliquer sur la flèche dans le coin supérieur droit de votre mise à jour, puis de sélectionner « Favoris ».

image_35.png

Lorsque vous allez sur « Mises à jour des favoris » sous vos options d'affichage de la boîte de réception, dans le panneau de droite, vous trouvez une liste de toutes les mises à jour que vous avez définies en tant que favoris pour consultation ultérieure.

image_36.png

 

Arrêtez le suivi des mises à jour

 Si vous avez récemment aimé ou répondu à une mise à jour, vous recevrez des notifications sous forme de cloche pour toutes les réponses futures à cette mise à jour. Si vous ne souhaitez plus recevoir de notifications concernant cette mise à jour, cliquez simplement sur la flèche dans le coin supérieur droit de la mise à jour et sélectionnez «Se désabonner de la conversation». 

image_38.png

 

Conseils et astuces

Ouf! C'est FORMIDABLE d'avoir un peu nettoyé notre compte. Toutefois, nous pensons que nous pouvons aller plus loin! 🧼Découvrez ces conseils et astuces que nous avons regroupés pour faciliter l'utilisation de nos superbes fonctionnalités, de manière à simplifier encore plus votre compte!

Tableaux de bord 

Les tableaux de bord constituent d'excellents moyens d'afficher les événements les plus importants de plusieurs tableaux à un seul endroit. Plutôt que de vérifier les progrès et les accomplissements sur tous vos tableaux, vous pouvez jeter un coup d'œil rapide sur un tableau de bord afin d'avoir un bon aperçu de tout ce que vous voulez voir. Il existe actuellement plus de 40 widgets et applications disponibles pouvant vous aider à comprendre l'avancement du projet, à suivre les budgets, à estimer les charges de travail de vos collaborateurs et bien plus encore. Associez n'importe quelle combinaison de widgets et d'applications susceptibles de procurer de la motivation à votre équipe et à vous-même, de vous concentrer sur des objectifs de haut niveau et de booster votre productivité. 

Le tableau de bord marketing ci-dessous offre un aperçu de tous les tableaux marketing de notre équipe. Ses fonctionnalités: 

  • Widget du calendrier, servant à afficher toutes les dates et échéances à venir en un coup d'œil
  • Widget de la batterie, servant à afficher un aperçu vue d'ensemble de l'avancement de tous les projets
  • Widget graphique, servant à indiquer l'état d'avancement de chaque campagne marketing
  • Widget d'échéance, servant à visualiser l'étendue de chaque projet au cours des prochaines semaines
  • Widget des nombres, servant à suivre les dépenses de notre équipe à partir de notre budget jusqu'à présent
  • Widget graphique, servant à indiquer l'équilibre entre les plateformes pour chaque campagne marketing
  • Widget de tableau, servant à afficher les groupes importants de plusieurs tableaux en une seule vue
  • Widget de la citation du jour, servant à proposer un peu d'inspiration quotidienne.

 dashboard.gif

 

monday.com

Nous savons que vous êtes à la hauteur de vos tâches, mais il arrive encore que certains éléments passent entre les mailles du filet. Utilisez les Automatisations  et vous avez la garantie que rien ne vous échappera. Les automatisations ont été conçues dans le but d'effectuer certaines actions à votre place, ou dans le bute de vous tenir informé lorsqu'un élément particulier requiert votre attention. Ils sont capables de réduire le nombre d'actions manuelles et de vous simplifier un peu la vie.

Par exemple, notre tableau suit une organisation mensuelle et chaque groupe représente un mois différent. Alors, l'automatisation suivante peut nous aider à créer un nouveau groupe chaque mois :

image_40.png

L'automatisation ci-dessous est utilisée dans le cadre d'un tableau dans lequel chaque groupe représente une phase différente de notre projet en cours. Plutôt que de déplacer de façon manuelle nos articles de groupe en groupe (au risque d'oublier de le faire), nous avons ajouté des automatisatons qui les déplaceront pour nous à chaque fois qu'un statut aura changé.

image_30.png

L'automatisation ci-dessous utilise les données de la colonne « Date » et de la colonne « Statut » pour s'assurer que le statut de l'article est bien « Terminé » à la date indiquée. Si ce n'est pas le cas, un autre collaborateur ou un autre gestionnaire en est averti et vous aide immédiatement à résoudre le problème et à faire avancer les choses.

image_31.png

Il existe tant d'automatisations sympa qui simplifieront votre flux de travail et amélioreront la communication au sein de votre équipe. Consultez cet article et devenez un pro de l'automatisation !

 

Ma semaine

« Ma semaine »constitue un moyen idéal de visualiser tout ce que votre équipe et vous-même devez accomplir cette semaine, la semaine prochaine, ou même les activités en retard. Cela fonctionne en rassemblant toutes les tâches qui sont dues dans la semaine en cours sur votre compte monday.com . 📆 

Pour ce faire, cliquez sur l'icône du calendrier située juste au-dessus de votre photo de profil.

image_34.png

À partir de « Ma semaine », vous pouvez visualiser toutes les tâches que vous devez effectuer aujourd'hui et tout le reste de la semaine avec des liens vers le tableau dans lequel elles se trouvent. Surveillez régulièrement « Ma semaine » et assurez-vous de ne jamais perdre le fil de vos tâches.

 

Avez-vous des questions sur les fonctionnalités de « Ma semaine » ou sur d'autres options ? Contactez notre service client 24h/24, 7j/7 ! Envoyez un e-mail à  support@monday.com :)