Cet article présente les raisons pour lesquelles une automatisation peut être désactivée et les solutions pour régler le problème.
Pourquoi mon automatisation est-elle désactivée ?
Plusieurs scénarios peuvent entraîner la désactivation d'une automatisation :
- Utilisateur désactivé
- Utilisateur non autorisé
- Dans un modèle, une personne responsable n'a plus accès au tableau/à l'élément
- Le groupe/la colonne/le sous-élément/le tableau/l'espace de travail cible a été supprimé(e)
- Boucle d'automatisation
- Limite d'éléments atteinte
- Débit maximal atteint (trop d'automatisations ont été déclenchées en même temps)
- Compte désactivé
Accédez directement à l'une des sections ci-dessus pour savoir comment réactiver votre automatisation.
Utilisateur désactivé
Dans ce cas, l'automatisation a été configurée par un utilisateur qui a depuis été désactivé du compte.
Comment savoir si une automatisation a été désactivée pour cette raison ?
Vous ne recevrez pas de notification vous informant que l'automatisation a été désactivée, mais vous pouvez identifier les modèles impactés dans votre Centre des automatisations de votre tableau :
L'erreur d'automatisation inactive indiquera : « Le propriétaire de l'automatisation a été désactivé de votre compte. »
Comment réactiver l'automatisation ?
Réactiver le collaborateur
Vous avez la possibilité de réactiver le membre de l'équipe désactivé. Pour ce faire, commencez par cliquer sur la photo de votre profile puis cliquez sur Administration. Cliquez sur Répertoire et Utilisateurs. Utilisez l'option de filtre pour sélectionner uniquement les utilisateurs Inactifs. Ensuite, faites cliquez à droite du nom de l'utilisateur pour ouvrir le menu à trois points. À partir de là, cliquez sur Activer l'utilisateur.
Transférer la propriété d'une automatisation
Pour transférer la propriété des automatisations d'un utilisateur à un autre, l'utilisateur désactivé doit d'abord être réactivé sur le compte.
Après avoir réactivé l'utilisateur, vous pouvez accéder à Administration, cliquer sur l'onglet Répertoire dans le volet gauche, puis cliquer sur Propriété de l'automatisation :
Sélectionnez le propriétaire actuel dans le premier menu déroulant et le nouveau propriétaire dans le second menu déroulant. Cliquez sur Transférer la propriété pour compléter la transfert :
Une fois la propriété des automatisations transférée, celles-ci seront réactivées.
Vous pouvez également transférer la propriété directement à partir d'une automatisation en cliquant sur le menu à trois points et en choisissant l'option Transférer la propriété :
Choisir un responsable par défaut
Vous pouvez définir un propriétaire par défaut sous l'option Maintenir les automatisations en cours d'exécution lorsque les utilisateurs sont désactivés afin d'éviter toute interruption des automatisations. Sélectionnez un propriétaire par défaut dans le menu déroulant et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Créer une nouvelle automatisation
Vous pouvez entièrement recréer l'automatisation. Accédez au tableau sur lequel vous souhaitez utiliser l'automatisation et suivez les étapes habituelles pour créer une automatisation. Pour en savoir plus sur la configuration des automatisations, consultez l'article Commencer avec les automatisations monday.
Utilisateur non autorisé
Dans ce cas, l'utilisateur qui a créé l'automatisation :
- n'est plus abonné au tableau sur lequel des autorisations sont activées et dans lequel il avait créé l'automatisation
- ne dispose plus des autorisations nécessaires pour une colonne utilisée dans le modèle d'automatisation
- est passé du statut « collaborateur » ou « invité » à « observateur » OU
- n'est plus autorisé à créer des automatisations.
Comment savoir si une automatisation a été désactivée pour cette raison ?
Vous ne recevrez pas de notification vous informant de cette modification. Vous pouvez identifier les modèles impactées dans le Centre des automatisations du tableau :
L'erreur d'automatisation inactive indiquera : « L'utilisateur qui a créé cette automatisation n'a pas les autorisations nécessaires pour apporter des modifications à ce tableau. »
Comment réactiver l'automatisation ?
Réabonnez l'utilisateur au tableau ou donnez-lui l'autorisation de modifier la colonne requise
Si l'utilisateur a été supprimé du tableau, vous pouvez le réabonner en cliquant sur le bouton Inviter et en saisissant son nom ou son adresse e-mail :
Vous pouvez en savoir plus sur l'option d'abonnement dans l'article tableau des utilisateurs.
OU, si votre problème est lié aux autorisations de colonnes, vous pouvez les modifier. Cliquez sur le menu à trois points de la colonne, puis cliquez sur Paramètres. Ensuite, cliquez sur Restreindre la modification de la colonne, puis effectuez les modifications nécessaires à partir de là. Vous pouvez également cliquer sur Restreindre la consultation de la colonne pour gérer qui peut voir la colonne.
Créer une nouvelle automatisation
Comme mentionné ci-dessus, vous pouvez également simplement recréer votre automatisation pour recommencer. Pour en savoir plus sur la configuration des automatisations, consultez l'article Commencer avec les automatisations monday.
Repassez l'utilisateur au statut Utilisateur ou Invité
Si vous avez fait de l'utilisateur un observateur, il n'a plus la possibilité de créer ou de modifier des automatisations. Vous pouvez alors lui redonner le statut Utilisateur ou Invité. Pour cela, procédez de la manière suivante :
Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite de l'écran, puis cliquez sur Administration. Cliquez sur Répertoire puis sur l'onglet Utilisateurs. Cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Role de l'utilisateur puis sélectionnez Utilisateur ou Invité.
Transférer la propriété de toutes les automatisations utilisateur
Seuls les admins du compte peuvent effectuer cette action, qui ne se limite pas à un seul tableau. Les administrateurs ont la possibilité de transférer toutes les automatisations de l'utilisateur sur tous les tableaux à quelqu'un d'autre.
Pour transférer la propriété des automatisations d'un utilisateur à un autre, accédez à la section Administration, puis cliquez sur Répertoire et ensuite sur l'onglet Propriété du tableau.
Sélectionnez le propriétaire actuel dans le premier menu déroulant et le nouveau propriétaire dans le second menu déroulant. Cliquez sur Transférer la propriété pour compléter le transfert.
À partir d'ici, vous pouvez également gérer les tableaux sans propriétaire.
La personne responsable n'a plus accès au tableau/à l'élément
Dans ce scénario, l'utilisateur désigné responsable dans le champ « personne responsable » du modèle n'est plus abonné au tableau privé/partagé auquel est rattachée l'automatisation, ou il ne dispose pas des autorisations d'affichage des éléments nécessaires pour que l'automatisation fonctionne correctement.
Comment savoir si une automatisation a été désactivée pour cette raison ?
Si un utilisateur affecté au champ « Assigné » d'une automatisation n'a plus accès au tableau Privé ou Partagé, ou s'il ne dispose pas des autorisations d'affichage nécessaires pour que cette automatisation fonctionne, vous verrez une notification vous informant que les autorisations du tableau ont changé.
Vous pouvez également identifier les modèles impactés dans la page des automatisations du tableau :
Comment réactiver l'automatisation ?
Réabonnez l'utilisateur au tableau/à l'élément et réactivez l'automatisation
Si l'automatisation a été désactivée parce que la personne désignée responsable dans le modèle n'a plus accès au tableau ou à l'élément nécessaire, en fonction de votre situation, vous pouvez :
- La réabonner au tableau privé ou partagé
- Modifier les paramètres des autorisations d'affichage des éléments pour qu'elle puisse accéder à l'élément nécessaire pour faire fonctionner l'automatisation
Une fois que vous avez effectué la modification requise pour que la personne désignée responsable dans le modèle ait accès au tableau/à l'élément nécessaire pour que l'automatisation fonctionne, vous devez ensuite réactiver l'automatisation en passant le bouton bascule sur « activé » dans la page des automatisations.
Modifiez l'automatisation, attribuez-la à un autre collaborateur, puis réactivez-la
Dans la page Automatisations du tableau, cliquez sur le menu à trois points pour modifier le modèle d'automatisation, attribuez-le à un autre collaborateur qui dispose actuellement de l'accès nécessaire au tableau ou à l'élément, puis réactivez l'automatisation.
La destination choisie a été supprimée
Si votre automatisation dépend d'un groupe ou d'une colonne qui a été supprimé, votre automatisation sera désactivée.
Si vous utilisez une automatisation inter-tableaux et que le tableau sélectionné dans votre modèle d'automatisation est supprimé, votre automatisation sera désactivée.
Si vous utilisez un modèle qui crée un nouveau tableau et qu'un espace de travail a été ciblé puis supprimé, votre automatisation sera désactivée.
Comment savoir si une automatisation a été désactivée pour cette raison ?
Si l'espace de travail/le tableau/la colonne/le sous-élément/le groupe de destination a été supprimé et que l'automatisation se déclenche, vous recevrez une notification vous informant de cette modification.
La notification précisera la nature du changement. Vous pouvez également vérifier lesquels de vos modèles ont été affectés dans la page Automatisations du tableau.
Par exemple, pour un tableau supprimé, le message d'erreur indiquera : « Le tableau sélectionné n'existe plus. »
Comment réactiver l'automatisation ?
Restaurer l'espace de travail/tableau/colonne/groupe supprimé à partir de la corbeille
Vous pouvez consulter votre corbeille pour retrouver les éléments supprimés. Les éléments supprimés seront conservés dans la corbeille pendant 30 jours. Pour récupérer un élément supprimé, recherchez-le dans votre corbeille, cliquez sur le menu à trois points à côté de l'élément que vous souhaitez récupérer, puis cliquez sur le bouton Restaurer.
Sélectionner un nouvel espace de travail/tableau/colonne/groupe
Cliquez sur la notification pour afficher l'automatisation impactée. Vous serez alors en mesure de la modifier. Sélectionnez un nouvel espace de travail, un nouveau tableau ou groupe, ou une nouvelle colonne (selon les besoins) afin de réactiver l'automatisation.
Détection des boucles d'automatisation
Si vous êtes sur le point de créer une automatisation qui provoquera une boucle sans fin, vous verrez l'avertissement suivant :
Vous aurez tout de même la possibilité de créer l'automatisation, mais sachez que cela provoquera une boucle sans fin, qui vous coûtera de nombreuses actions d'automatisation et pourra entraîner un ralentissement, entre autres problèmes. Faites attention !
Limite d'éléments atteinte
Si votre automatisation tente de créer un élément et que la limite d'éléments a été atteinte, l'automatisation sera désactivée.
Comment savoir si une automatisation a été désactivée pour cette raison ?
Si vous avez atteint votre nombre limite d'éléments et que l'automatisation essaie de créer un élément, vous recevrez une notification vous informant que l'automatisation est désactivée :
Comment réactiver l'automatisation ?
(Pour un aperçu sur la façon dont les actions sont définies, consulter l ' article Actions d'automatisation et d'intégration.) Une fois la limite d'actions atteinte, si l'automatisation a été déclenchée, elle ne fonctionnera pas. Au lieu de cela, elle fera une nouvelle tentative dans la minute suivante. Dans ce cas, attendez de voir si l'automatisation s'exécute avec succès par la suite.
Globalement, chaque tableau possède une limite d'éléments. La limite d'un tableau dépend de votre type de compte : Standard, Pro ou Entreprise. Si vous avez atteint la limite de votre compte, supprimez ou archivez certains éléments du tableau, puis réactivez l'automatisation dans le centre des automatisations.
Débit maximal atteint
Comment savoir si une automatisation a été désactivée pour cette raison ?
Pour l'instant, nous avons mis en place une limite selon laquelle chaque modèle d'automatisation/d'intégration peut effectuer un certain nombre de déclencheurs et d'actions par minute.
Cette limite peut être atteinte si :
- vous avez une boucle d'automatisation qui fait que les modèles d'automatisation se déclenchent en continu
- vous utilisez l'API ou des webhooks pour déclencher vos automatisations
- vous utilisez des actions groupées pour déclencher plusieurs modèles d'automatisation à la fois
Si l'un de vos modèles d'automatisation a atteint cette limite, le modèle sera désactivé. De plus, vous verrez un message d'erreur s'afficher dans le Centre des automatisations du tableau.
Comment réactiver l'automatisation ?
Pour réactiver l'automatisation, basculez tout simplement le bouton bascule sur « activé » dans le Centre des automatisations du tableau. Par ailleurs, nous vous recommandons vivement d'identifier la raison pour laquelle l'automatisation a été déclenchée autant de fois en une minute (que ce soit via l'API, un webhook, une boucle d'automatisation ou des actions par lot) et d'ajuster votre flux de travail en conséquence pour éviter que la limite soit à nouveau atteinte à l'avenir.
Compte désactivé
Si votre compte a été désactivé pour deux semaines au moins et que vous décidez de le réactiver, à votre retour, vous constaterez que toutes vos automatisations ont été désactivées.
Comment savoir si une automatisation a été désactivée pour cette raison ?
Si votre compte a été désactivé pendant deux semaines ou plus, votre automatisation sera désactivée. Si le compte est réactivé, le créateur de l'automatisation verra que son automatisation est désactivée et qu'un message rouge apparaît en bas de l'automatisation. Le message d'erreur indique : « Votre automatisation a été désactivée en raison de la désactivation de votre compte. »
Comment réactiver l'automatisation ?
Pour activer votre automatisation, activez-la à partir de la page Automatisations du tableau.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.