L'archivage et la restauration des données dans monday.com vous aident à organiser votre espace de travail sans perdre d'informations importantes. Vous pouvez facilement archiver les anciens tableaux, éléments ou sous-éléments , groupes, ou workdocs pour désencombrer votre compte et les restaurer ultérieurement si vous en avez besoin.

Archiver un élément ou un sous-élément

Pour archiver un élément :

1 Passez la souris sur un élément afin de faire apparaître le menu latéral à sa gauche

2 Cliquez sur les points pour ouvrir le menu déroulant

3 Cliquez sur Archive:

Vous pouvez archiver plusieurs éléments à l'aide des Actions groupées. Cliquez sur la case à cocher à gauche de chaque élément pour le sélectionner, puis continuez à cliquer sur les autres éléments que vous souhaitez archiver. Cliquez ensuite sur Archiver dans le menu des actions groupées en bas de l'écran :

Remarque : si vous supprimez par erreur un élément au lieu de l'archiver, un sous-élément, un groupe ou un tableau au lieu de l'archiver, vous pouvez toujours le récupérer dans votre corbeille.

Archiver automatiquement

Plutôt que d'archiver manuellement les éléments, vous pouvez configurer des automatisations pour les archiver de façon systématique.

1 Cliquez sur le bouton Automatiser en haut de votre tableau pour ouvrir le Centre des automatisations du tableau.

2 Allez sur l'onglet Créer

3 Recherchez «archive» pour localiser l'automatisation des archives :

Archiver un groupe

Pour archiver un groupe depuis votre tableau :

1 Passez la souris sur le nom du groupe et cliquez sur le menu à trois points situé à gauche du groupe

2 Cliquez sur Archiver le groupe

3 Il vous sera demandé si vous êtes sûr de vouloir archiver le groupe. Cliquez sur Confirmer l'archivage

Archiver un tableau

Pour archiver un tableau :

1 Cliquez sur le menu latéral dans le coin supérieur droit de votre tableau

2 Cliquez sur Archiver le tableau dans le menu déroulant

Une fois archivé, le tableau restera dans la section archivée aussi longtemps que vous le souhaiterez. vous pouvez ainsi le restaurer plus tard si besoin.

Archiver un projet 

Vous pouvez archiver un projet à partir du Portefeuille ou à partir du tableau de projet lui-même. Le résultat varie selon l'endroit sélectionné.

Lorsque vous archivez un projet à partir du Portefeuille, celui-ci est supprimé du Portefeuille et déconnecté. Le projet reste dans la liste de votre tableau dans le volet gauche et n'est pas archivé. 

Si vous archivez le tableau de projet, celui-ci est déplacé vers les archives du compte. Les collaborateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent le restaurer à partir de là à tout moment.

Archiver un document de travail 

Pour archiver un Workdoc monday depuis votre compte :

1 Cliquez sur le menu latéral dans le coin supérieur droit de votre workdoc.

2 Sélectionnez l'option Supprimer / Archiver dans le menu déroulant

3 Sélectionnez Supprimer ou Archiver comme indiqué ci-dessous :

Comment restaurer

Remarque : seuls les propriétaires de tableaux et les admins peuvent restaurer des tableaux. Dans les archives, vous ne trouverez que les tableaux dont vous êtes propriétaire. Si vous n'êtes pas propriétaire du tableau, il n'apparaîtra pas dans vos archives. 

Si vous archivez un élément de votre compte, il restera indéfiniment dans la section des archives. Vous aurez toujours la possibilité de les restaurer si nécessaire et quand vous le souhaitez. 

Il existe plusieurs façons d'accéder à la section Archives afin de restaurer vos données. Jetons-y un coup d'œil.

Menu du profil

Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Archives :

La liste de tous les tableaux, workdoc, éléments, sous-éléments et groupes que vous avez archivés s'affiche. Pour restaurer l'un de ces objets, sélectionnez un ou plusieurs éléments dans le menu latéral à gauche, puis cliquez sur Restaurer dans le volet inférieur lorsqu'il apparait. 

Menu de l'espace de travail

Pour localiser la section Archives en passant par le menu de l'espace de travail, cliquez sur le menu latéral au-dessus de la barre de navigation de l'espace de travail. Ensuite, sélectionnez Afficher les archives/la corbeille, puis Archives :

Tout rechercher et menu du tableau 

Pour restaurer rapidement vos tableaux, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Tout rechercher. Dans le panneau de gauche, au-dessus de votre photo de profil, cliquez sur l'icône en forme de loupe :

Dans la colonne Me concernant, cliquez sur Tableaux archivés pour afficher la liste de tous vos tableaux archivés :

Lorsque vous avez trouvé votre tableau, cliquez dessus pour l'ouvrir. Ensuite, accédez au menu du tableau en cliquant sur le menu à trois points situé dans le coin supérieur droit du tableau. Dans le menu déroulant, cliquez sur Restaurer le tableau :

Nettoyage

Si vous êtes administrateur de votre compte, vous pouvez utiliser les paramètres d'administration pour restaurer les tableaux archivés. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Admin :

Sélectionnez l'onglet Nettoyage dans le volet de gauche, puis cliquez sur l'onglet Tableaux archivés. Vous pouvez alors consulter la liste de tous les tableaux archivés de votre compte. Pour restaurer un tableau, il vous suffit de cliquer sur « Restaurer » à droite du tableau archivé :

Restaurer des éléments spécifiques d'un tableau

Pour restaurer un groupe, un élément ou un sous-élément :

1 Accédez au tableau où l'objet a été créé à l'origine.

2 Dans le coin supérieur droit de votre tableau, ouvrez le menu du tableau.

3 Cliquez sur Afficher les archives/la corbeille puis sur Archive

Remarque : tout collaborateur autorisé à modifier le tableau d'où proviennent le groupe, l'élément ou le sous-élément archivés pourra en restaurer les éléments.

Tous les éléments, sous-éléments et groupes archivés du tableau s'affichent.

Dans la colonne Type au centre de chaque ligne, la mention « Élément », « Sous-élément » ou « Groupe » vous permet d'identifier le type de données archivées.

Pour restaurer un élément, cliquez sur le menu latéral situé tout à droite, puis sur Restaurer :

Filtrer la section Archives

Grâce au nouveau filtre des archives, vous pouvez sélectionner les objets archivés qui seront affichés en fonction de leur type, de la date à laquelle ils ont été archivés ou du nom du tableau, afin de trouver exactement ce dont vous avez besoin.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton Filtre en haut à gauche et de sélectionner les paramètres de filtre à appliquer.

Vous pouvez filtrer vos éléments archivés en fonction du mois et de l'année où ils ont été archivés pour vous aider à trouver ce que vous cherchez.

Utilisez le menu déroulant pour le mois et l'année, et même les flèches pour passer au mois précédent ou suivant.

FAQ

Comment archiver des éléments dans monday.com ?

Passez la souris sur un élément, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Archiver pour le supprimer de votre tableau sans le supprimer définitivement.

Puis-je restaurer des éléments archivés dans monday.com ?

Oui ! Allez dans le menu de votre tableau, cliquez sur Afficher les archives/la corbeille, puis déplacez l'élément vers votre tableau.

Quelle est la différence entre archiver et supprimer dans monday.com ?

L'archivage masque les éléments ou les tableaux, mais permet de récupérer les données, tandis que la suppression les élimine définitivement.

Puis-je archiver un tableau ou un groupe entier dans monday.com ?

Oui, vous pouvez archiver des tableaux ou des groupes complets à partir du menu à trois points situé dans le coin supérieur droit de votre écran.

Pourquoi je ne trouve pas mon tableau archivé sur monday.com ?

Les tableaux archivés sont stockés dans vos Archives de tableaux, accessibles depuis le panneau de gauche sous le menu de votre espace de travail.