Apprendre le jargon

Chaque automatisation comporte un déclencheur, une condition, et une action (ou plusieurs).

Veuillez indiquer les définitions de ces termes :

• Un déclencheur désigne un événement que vous choisissez et qui met l'automatisation en marche.
• Une condition désigne l'exigence que le déclencheur doit respecter pour que l'automatisation fonctionne.
• Une action désigne l'évènement qui se produit lorsque le déclencheur s'exécute et que la condition est vérifiée.

Ajouter une automatisation personnalisée

Lorsque vous ajoutez une automatisation, vous avez la possibilité de personnaliser votre propre modèle ou de choisir un modèle d'automatisation prédéfini.Pour créer une automatisation :

1 Cliquez sur le bouton Automatiser situé dans le coin supérieur droit de votre écran

2 Cliquez sur l'onglet Créer.

3 Cliquez ensuite sur Créer à partir de zéro : 

C'est le moment de le personnaliser ! 🎉

Choisissez un déclencheur

Pour créer votre automatisation la première étape consiste à choisir un déclencheur en cliquant sur « Lorsque ceci se produit ». Vous pouvez ensuite choisir un déclencheur parmi les options présentées dans le menu déroulant.

Un déclencheur peut impliquer une colonne de votre tableau (par exemple, Statut, Personne, Date, etc.) ou une action/un événement (par exemple, élément créé, chaque période de temps, etc.) :

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons choisi le déclencheur « Lorsqu'une date arrive ». Ensuite, il faut sélectionner la condition pour ce déclencheur.

Sélectionnez une condition

En fonction du déclencheur que vous avez choisi à l'étape 1, vous devrez ensuite sélectionner une condition. Dans cet exemple, nous voulons déclencher une action à une date particulière et seulement si la colonne Statut passe à « En cours ».

Remarque : les étiquettes affichées correspondent aux étiquettes de la colonne statut sélectionnée dans votre tableau.

Si vous souhaitez définir des conditions supplémentaires dans votre modèle, il vous suffit de cliquer sur le signe plus à côté de la condition que vous avez définie et d'en choisir une autre.

Configurer une action

Maintenant que la première partie de notre automatisation est créée, nous devons choisir une action pour l'exécuter. Cliquez sur le champ gris « Faites ceci ensuite » pour choisir une action parmi les options.

Dans le cas de notre automatisation, nous avons choisi l'action « Notifier quelqu'un », comme illustré ci-dessous :

Pour personnaliser l'action exacte qui se produira, cliquez dans le champ surligné.

Dans notre cas, nous allons utiliser le champ « notifier » pour personnaliser le message de notification qui sera envoyé, puis nous choisirons le destinataire de cette automatisation en cliquant sur « Quelqu'un ».

Notre automatisation est prête ! Veuillez cliquer sur le bouton bleu « Créer une automatisation » afin de terminer la configuration.

Automatisations multi-étapes

Si vous souhaitez créer des processus d'automatisation plus longs et plus complexes, vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs actions différentes à un seul modèle d'automatisation.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le signe plus à droite de l'action que vous avez déjà définie, de choisir l'action supplémentaire, puis de remplir les champs qui sont surlignés.

Remarque : les automatisations supprimées ne peuvent pas être restaurées et doivent être recréées. Pour désactiver l'automatisation sans la supprimer définitivement, utilisez le bouton à droite de l'automatisation et basculez sur « Désactivé ».  

Importance de l'automatisation

Vous pouvez classer l'importance de chacune de vos automatisations afin de vous concentrer sur les processus prioritaires. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton d'importance situé sous l'automatisation elle-même :

Vous pouvez également modifier l'importance en cliquant sur le menu à trois points situé à droite de l'automatisation, en cliquant sur Importance, puis en définissant l'importance de l'automatisation à partir des options présentées : 

Colonnes prises en charge 

Les types de colonne suivants ne sont actuellement pas pris en charge dans le champ « Notifier » d'une automatisation des notifications :