Lorsque vous utilisez la plateforme monday AI, vous avez accès à deux outils essentiels dans votre arsenal : Automatisations et Intégrations.
Ces outils sont extrêmement utiles pour optimiser vos processus de travail afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel plutôt que sur des tâches répétitives qui consomment un temps précieux.
Ces deux outils consomment des actions. Il est donc important de comprendre ce que sont les actions, comment elles fonctionnent et comment suivre l’utilisation des actions.
Cet article vous présente tout ce que vous devez savoir sur les actions d’automatisation et d’intégration.
Qu'est-ce qu'une « action » ?
L'action est la base de la tarification monday.com. Pour découvrir de quelle façon les actions influent sur la tarification, consultez l'article Tarif des automatisations et des intégrations.
Chaque modèle d'automatisation comporte un déclencheur et une action (ou plusieurs actions).
Prenons un exemple : « When a status changes to something, delete the item » (Lorsqu'un statut passe à quelque chose, supprimer l'élément)
Dans ce cas, le déclencheur est « When a status changes to something » (Lorsqu'un statut passe à quelque chose). L'action est « delete the item » (supprimer l'élément).
Ainsi, chaque fois qu'un élément est supprimé, une action est utilisée. Si vous déclenchez ce modèle trois fois, trois éléments seront supprimés et cela comptera pour trois actions utilisées.
Combien d'actions une automatisation utilise-t-elle ?
Le plus souvent, le fait de déclencher un modèle d'automatisation aura pour conséquence d'utiliser une action.
Toutefois, quelques modèles effectueront plusieurs actions chaque fois qu'elles sont déclenchées. En voici quelques exemples :
Exemple 1 : When status changes to something, create an item in board (Quand le statut passe à quelque chose, créer un élément dans le tableau).
Si un modèle mappe des données dans un nouvel élément, les actions ne sont pas utilisées de la même manière qu'avec les autres modèles. Chaque fois qu’un élément est mis en correspondance, si les colonnes Statut, Étiquette, Personnes, Menu déroulant ou la section Mises à jour sont également mises en correspondance, chacune comptera comme une action utilisée. De plus, une action sera utilisée pour la création de l’élément.
Prenons par exemple ce modèle :
Si vous utilisez ce modèle et que vous mappez les données de l'élément de la façon suivante :
Chaque fois que l'automatisation sera déclenchée, trois actions seront utilisées. étant donné que deux colonnes Statut sont mappées et qu'un élément est créé.
Exemple 2 :. When a status changes to something, notify board subscribers (Quand un statut passe à quelque chose, envoyer une notification aux abonnés du tableau)
Toute les modèles de notification peuvent être configurées pour envoyer une notification aux abonnés du tableau ou à une équipe plutôt qu'à une personne :
Dans ce cas, une action sera utilisée pour chaque notification envoyée. Cela signifie que si votre tableau compte six abonnés, six actions seront utilisées chaque fois que l'automatisation s'exécute.
Exemple 3 : When status changes to something, send an email to Text Column (Lorsque le statut passe à quelque chose, envoyez un e-mail à la colonne Texte).
Les intégrations de Gmail ou d'Outlook peuvent envoyer un e-mail à une colonne E-mail ou à une colonne Texte. Alors qu'une colonne E-mail ne peut contenir qu'une adresse e-mail, une colonne Texte peut en comporter plusieurs. Ces intégrations peuvent également envoyer un e-mail à une équipe ou aux abonnés du tableau. Toutes ces instances utiliseront plusieurs actions.
Regardons par exemple, ce modèle :
Ce modèle aura pour effet d'utiliser deux actions, car la colonne Nom contient les informations suivantes :
Exemple 4 : « Every time period, create an item » (Tous les x intervalles temporels, créer un élément)
Un modèle qui se produit tous les x intervalles temporels est un modèle récurrent. Dans le cas du modèle ci-dessous, un élément sera créé chaque jour. Une action sera utilisée à chaque fois que le modèle s'exécutera et créera un élément.
Si les colonnes Statut, Hashtag, Personnes, Menu déroulant ou la section des mises à jour sont mappées lors de la création de l'élément, chacune comptera pour une action supplémentaire utilisée.
Modèles personnalisés avec plus d'une action.
Si vous créez un nouveau modèle personnalisé, il est probable que votre modèle implique plusieurs actions. Tout modèle personnalisé que vous créez sera comptabiliser dans votre limite d'actions d'automatisation. Même si le modèle ne comprend que des blocs d'intégration, toute action résultant du déclenchement du modèle sera comptabilisée dans votre limite d'action d'automatisation.
Que se passe-t-il si je dépasse ma limite d'actions ?
Limites des automatisations et des intégrations
Chaque compte dispose d'une limite d'actions pour les automatisations et les intégrations. Cette limite est déterminée par le forfait choisi. Elle se remet à zéro tous les mois. Pour vous résumer brièvement comment ça marche :
Le forfait Standard
En général, lorsque vous créez une automatisation, toutes les actions utilisées sont comptabilisées dans votre limite d'automatisation. Lorsque vous créez une intégration, toutes les actions utilisées seront comptabilisées dans votre limite d'intégration.
Toutefois, lorsque vous créez un modèle personnalisé qui comprend à la fois des blocs d'automatisation et d'intégration, les actions de ce modèle seront prises en compte dans la limite d'automatisation.
Cela est vrai quels que soient les blocs que comprend votre modèle. Ceci est également vrai pour les applications Monday apps : les actions qui se produisent en relation avec n'importe quelle application monday compteront pour votre limite d'automatisation.
Quand vous excédez votre limite
Comme mentionné, les comptes Standard reçoivent 250 actions par mois. Vous serez informé de la limite d’utilisation comme suit :
La première fois que vous atteignez le quota de 250 :
Vous recevrez une notification par e-mail vous informant du changement d’application. L’application ne sera pas encore mise en œuvre. Votre dette d’actions sera reportée au cycle suivant.
La seconde fois que vous atteignez le quota :
Les contacts de facturation recevront une notification par e-mail ainsi qu’une bannière sur le tableau lorsque vous aurez atteint 50 % de la limite d’actions, puis à nouveau à 80 %.
Lorsque vous atteignez 100 % du quota, vous bénéficiez d’une période de grâce de 72 heures avant la mise en pause de vos exécutions d’automatisation. Pour que vos automatisations continuent de fonctionner, vous pouvez soit passer à un forfait supérieur pour obtenir plus d’actions, soit attendre le renouvellement du quota lors du cycle suivant.
Il est possible d'utiliser tellement d'actions que l'on épuise la limite du mois en cours et celle du mois suivant. Cela signifie qu'il est possible de commencer un mois avec 0 action disponible.
Dans ce cas, vous ne pourrez pas travailler avec des automatisations pendant tout le mois. Dans ce cas, nous vous recommandons de passer au forfait supérieur.
Pour choisir le forfait le plus adapté à vos besoins, consultez l'article Tarif des automatisations et des intégrations.
Suivre et contrôler les actions
Les contacts de facturation recevront un e-mail lorsque leur compte approche de sa limite d'action. Cependant, vous pouvez contrôler à tout moment le nombre d'actions utilisées par votre compte.
Pour ce faire, accédez au Centre du pilotage automatique, puis cliquez sur l’onglet Utilisation dans le panneau de gauche. Vous pourrez y basculer entre l’utilisation des Automatisations et des Intégrations et suivre combien ont été utilisées et combien restent disponibles pour le mois.
Vous pouvez également mettre à jour votre forfait directement depuis cette page.
Actions et tarification
Puis-je acheter des actions ?
Pour l'instant, seuls les clients Enterprise peuvent acheter des actions supplémentaires pour leur compte. Si vous bénéficiez d'un forfait Entreprise, veuillez contacter votre interlocuteur monday.com pour en discuter.
Si vous ne bénéficiez pas d'un forfait Entreprise, les seules actions disponibles sur votre compte sont celles qui sont incluses lors de l'achat du forfait.
Puis-je payer pour que mes actions soient réactivées ?
Pour l'instant, vous ne pouvez pas payer pour que vos actions soient réactivées lorsque vous n'avez plus d'actions.
Utilisation d'actions
Vous pouvez consulter l'utilisation des automatisations de votre compte afin de ne pas perdre de vue le nombre d'actions qui ont été utilisées et le nombre de celles qui sont encore disponibles.
Naviguez vers la page d'administration monday en cliquant sur votre image de profil en haut à droite de l'écran et en cliquant sur Administration..
Cliquez ensuite sur la section Stats d'utilisation dans le menu du volet de gauche. Vous pouvez choisir ici les types d’actions (Automatisations ou Intégrations) à suivre.
En outre, vous avez la possibilité de télécharger un fichier CSV de la liste de vos principales automatisations/processus de travail ainsi que de vos principaux tableaux/processus de travail et de vos principaux créateurs. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de téléchargement située dans le coin droit de chaque section :
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.