Als monday.com Admin will man die Benutzer schnell und einfach verwalten können, um sicherzustellen, dass das Konto immer gut organisiert ist und optimal funktioniert. Deshalb haben wir den Tab „Benutzer“ im Administrationsbereich vor Kurzem mit einem brandneuen Abschnitt zur Benutzerverwaltung überarbeitet!
Lies weiter, wenn du mehr erfahren möchtest. 🙌
So findest du es
Um Zugriff auf die Benutzerverwaltung zu haben, klicke auf dein Profilbild und wähle Verwaltung. Klicke im Administrationsbereich deines Kontos links auf Benutzer.
Voila! Jetzt bist du in unserer brandneuen Benutzerverwaltung. Hier kannst du jede Menge Aktionen ausführen, die wir im folgenden erläutern. 🌟
Benutzer filtern
Unabhängig davon, ob du die Details eines bestimmten Benutzers verwaltest, nur Gäste anzeigen möchtest, eine Liste der anstehenden Benutzer anzeigen möchtest oder mehr, willst du möglicherweise die im Abschnitt Benutzerverwaltung angezeigten Benutzer filtern. Dies wird besonders wichtig, je mehr Benutzer du in deinem Konto hast!
Um den Bereich „Benutzermanagement“ zu filtern, kannst du entweder die Suchleiste benutzen, um Benutzer zu lokalisieren, oder du klickst auf den Button Filter, um nach Benutzertyp oder Status zu filtern.
Deaktivieren oder Reaktivieren eines Benutzers
Es kann hilfreich sein, einen Benutzer aus deinem Konto zu deaktivieren, wenn ein Mitglied das Team verlassen hat oder wenn du versehentlich einen Benutzer in deinem Konto mit einer anderen E-Mail-Adresse dupliziert hast!
Um einen Benutzer in deinem Konto zu deaktivieren, lokalisiere den gewünschten Benutzer und klicke auf das Drei-Punkte-Menü auf der rechten Seite. Wähle im daraufhin angezeigten Menü die Option Benutzer deaktivieren aus.
Nachdem du, wie oben gezeigt, auf Benutzer deaktivieren geklickt hast, erhält der deaktivierte Benutzer keinen Zugriff mehr auf das monday.com Konto.
Vergiss nicht, dass durch die Deaktivierung eines Benutzers auch alle von ihm erstellten Automatisierungen und Integrationen deaktiviert werden. Du kannst jedoch die Inhaberschaft an Automatisierungen auf aktive Mitglieder des Kontos übertragen, damit ihre Automatisierungen weiterhin auf dem Konto ausgeführt werden!
Wenn du versuchst, einen Benutzer mit aktiven Automatisierungen auf seinem Konto zu deaktivieren, wird der folgende Bildschirm angezeigt, in dem du einen neuen Inhaber für seine Automatisierungen auswählen kannst:
Was passiert mit deaktivierten Mitgliedern?
Beachte bitte folgendes, sobald ein Teammitglied deaktiviert wurde:
- Deaktivierte Benutzer werden ausgegraut und erscheinen als inaktiv, sind aber weiterhin ihren Aufgaben zugewiesen, und ihre Updates sind weiterhin in den Elementen vorhanden:
- Private und teilbare Boards werden unzugänglich, wenn der Benutzer der alleinige Board-Inhaber war. Ein Administrator des Kontos kann die Inhaberschaft des Boards innerhalb des Administrationsbereichs übertragen um Zugriff auf die Boards zu erhalten, wie hier dargestellt.
- Die Haupt-Boards bleiben zugänglich, und ein Administrator des Kontos kann über den oben erläuterten Abonnentendialog oder den Administrationsbereich die Inhaberschaft beanspruchen.
- Automatisierungen und Integrationen, die von dem deaktivierten Benutzer erstellt wurden, werden deaktiviert. Ein Administrator kann die Berechtigung für eine Automatisierung innerhalb des Administrationsbereichs übertragen, wie hier dargestellt.
- Arbeitsbereiche, die von einem deaktivierten Benutzer erstellt wurden, bleiben aktiv. Ein Administrator des Kontos kann den Arbeitsbereich auf der Arbeitsbereichsseite für sich beanspruchen.
Um einen deaktivierten Benutzer zu reaktivieren, kannst du nach dem Benutzerstatus filtern, um nur inaktive Benutzer anzuzeigen, oder die Suchleiste verwenden, um den deaktivierten Benutzer zu finden.
Wähle von dort aus das Drei-Punkte-Menü auf der rechten Seite aus und klicke auf Benutzer aktivieren.
Benutzer dauerhaft löschen
Wenn du die Informationen eines Benutzers dauerhaft löschen möchtest, muss dieser Benutzer zunächst deaktiviert werden. Folge dann den Schritten, die oben erläutert wurden, um nur inaktive Benutzer anzuzeigen oder suche nach dem entsprechenden Benutzer. Klicke rechts neben dem Namen auf das Drei-Punkte-Menü und dann auf Benutzerdetails löschen.
Nachdem du auf Benutzerdetails löschen geklickt hast, erscheint ein Pop-up-Fenster. Hier kannst du wählen, ob dieser Benutzer vollständig gelöscht werden soll, und wie der Name nach dem Löschen angezeigt wird. Wenn du fortfahren möchtest, klicke auf den Button Mitglied löschen.
Was passiert mit vollständig gelöschten Mitgliedern?
Es ist wichtig, zu wissen, dass gelöschte Benutzer nicht mehr wiederhergestellt werden können. Das bedeutet, selbst wenn derselbe Nutzer mit derselben E-Mail-Adresse wieder dem Konto hinzugefügt wird, nachdem er/sie vollständig gelöscht wurde, wird es keine Verbindungen zwischen den Informationen des gelöschten Benutzers und des neuen geben.
Sobald ein Benutzer dauerhaft gelöscht wird, behalte bitte Folgendes im Kopf:
- Persönliche Angaben des gelöschten Nutzers (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Titel usw.) werden vollständig aus dem Konto entfernt. Allerdings bleiben die erstellten Inhalte, wie z. B. Boards, Artikel und Updates, anonym auf dem Konto erhalten.
- An den Stellen, an denen das Symbol dieses Benutzers angezeigt wurde (z. B. wenn er einem Element zugewiesen wurde, in einem von ihm geposteten Update, im Symbol „Zuletzt gesehen“ oben auf dem Board usw.), wird nun ein allgemeines graues Symbol angezeigt (siehe Bild unten).
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Außerdem wird der Name dieses Benutzers überall dort, wo er zuvor angezeigt wurde (z. B. wenn man den Mauszeiger über sein Symbol in der Personen-Spalte bewegt, in einer Aktualisierung, die er gepostet hat oder in dem er markiert wurde), nun als „Gelöschtes Mitglied“ angezeigt, sofern du die Anzeige seines Namens nicht anders konfiguriert hast:
- Wenn der gelöschte Benutzer ein Board-Inhaber war, wird die Inhaberschaft mit der Löschung ebenfalls entfernt. Mehr findest du hier darüber, wie man die Inhaberschaft über ein Board wieder beanspruchen oder übertragen kann.
- Alle von diesem Benutzer erstellten Automatisierungen werden deaktiviert. Um sie wieder zu aktivieren, müssen die Automatisierungen dieses Benutzers an einen aktiven Benutzer übertragen werden. Hier kannst du mehr darüber erfahren.
Wie kann ich den Typ eines Benutzers ändern?
Um den Typ eines Benutzers (auch „Rolle“ genannt) zu ändern, suchst du den Benutzer und klickst auf seinen aktuellen Benutzertyp rechts neben seinem Namen in der Spalte Benutzerrolle. Wähle aus dem daraufhin angezeigten Menü den Typ des Benutzers (Admin, Mitglied, Betrachter oder Gast) oder eine benutzerdefinierte Rolle aus, in die du sie ändern möchtest.
Einzelheiten über die verschiedenen Benutzertypen erfährst du in diesem Artikel.
Abteilungen des Kontos verwalten
Wenn deine Organisation in mehrere verschiedene Abteilungen aufgeteilt ist, kannst du jetzt ganz einfach die Abteilungen deines Unternehmens hinzufügen und jeden Benutzer der entsprechenden Abteilung zuweisen. Mit dieser Funktion war es noch nie so einfach, dein Konto zu organisieren und die Aufteilung der einzelnen Abteilungen nach Anzahl der Benutzer zu verstehen!
Um eine neue Abteilung zu erstellen, klickst du auf den Tab Abteilungen in der Benutzerverwaltung und dann auf den blauen Button Abteilung hinzufügen. Dann musst du die neu hinzugefügte Abteilung nur noch umbenennen und schon kann es losgehen. 🙌
Sobald du Abteilungen hinzugefügt hast, ist es an der Zeit, sie den entsprechenden Benutzern zuzuweisen! Gehe einfach zurück zum Tab Benutzer und suche den entsprechenden Benutzer. Klicke in der Spalte Abteilung in das Drop-down-Feld und wähle die Abteilung aus, der du sie zuweisen möchtest (siehe unten).
Auf dem Tab Abteilungen kannst du außerdem jeder Abteilung eine bestimmte Anzahl von Benutzern zuweisen. Auf diese Weise kannst du leicht feststellen, wie viele Benutzer jede Abteilung reserviert, zugewiesen und verfügbar hat, und du kannst auf einen Blick sehen, ob eine Abteilung mehr oder weniger Plätze als vorgesehen nutzt.
Um eine bestimmte Anzahl von Benutzern für eine Abteilung zu reservieren, klicke auf den Tab Abteilungen in der Benutzerverwaltung und passe die Zahl rechts neben der jeweiligen Abteilung in der Spalte Reservierte Benutzer an. Jedes Mal, wenn du jetzt jemandem eine Aufgabe zuweist, wird sie von der Anzahl der reservierten Benutzer abgezogen, die du festgelegt hast!
Nutzer zu einem Team hinzufügen oder entfernen
In der Spalte Teams im Abschnitt „Benutzerverwaltung“ kannst du ganz einfach die Teams anzeigen und verwalten, denen jeder Benutzer angehört.
Um einen Benutzer zu einem Team hinzuzufügen, klicke einfach in die Spalte Teams und wähle dann ein Team (oder mehrere!) aus, zu dem du diesen Benutzer hinzufügen möchtest. Umgekehrt kannst du einen Benutzer aus einem Team entfernen, indem du in die Spalte Teams klickst und dann auf das „x“ rechts neben dem Team klickst, dem er bereits angehört.
Änderungen an unterschiedlichen Nutzern gleichzeitig vornehmen
Wenn du den Benutzertyp mehrerer Personen gleichzeitig bearbeiten möchtest, aktiviere zunächst das Feld links neben ihren Namen. Verwende dann das Bedienfeld am unteren Bildschirmrand, um den Benutzertyp (Admin, Mitglied, Gast, Betrachter) oder den Status (Aktivieren, Deaktivieren) der ausgewählten Benutzer zu ändern.
Du kannst auch mehrere Benutzer zu einem Team hinzufügen oder aus einem Team entfernen, indem du einfach das Feld links neben dem Namen auswählst und unten auf Teams verwalten klickst. Von hier aus kannst du das Team auswählen, dem du neue Benutzer hinzufügen oder aus dem du Benutzer entfernen möchtest. Die Änderung wird dann für alle ausgewählten Benutzer vorgenommen.
Wenn du den Benutzertyp oder -status mehrerer Personen auf einmal änderst, solltest du einige Dinge beachten. Lies weiter, um mehr zu erfahren. ⬇️
Beim Ändern von Benutzertyp werden die folgenden Aktionen nicht unterstützt:
- Einen Benutzer zu Gast ändern, wenn dieser Benutzer dieselbe E-Mail-Domäne wie der Rest des Kontos hat.
- Ändern eines Benutzers in Gast, wenn die E-Mail-Domäne des Benutzers Teil der Gastdomänen-Blacklist oder nicht in der Whitelist ist. Hier kannst du mehr darüber lesen.
- Ändern eines Administrators in einen Nicht-Administrator eines Benutzers, dem SCIM-Token zugeordnet sind. Hier kannst du mehr darüber lesen.
Beim Ändern von Benutzerstatus werden die folgenden Aktionen nicht unterstützt:
- Den Status eines Benutzers ändern, wenn er noch aussteht (seine Einladung noch nicht angenommen hat).
- Deaktivierung eines Administrators, dem SCIM-Token zugeordnet sind. Hier kannst du mehr darüber lesen.
Allgemeines:
- Du kannst dich selbst nicht in die Batch-Aktionen einbeziehen.
- Du kannst den Benutzertyp oder Status von bis zu 200 Benutzern auswählen und ändern. Mit der Schaltfläche „Alle auswählen“ werden die ersten 200 Benutzer ausgewählt, die in der Tabelle erscheinen.
Ändern der E-Mail-Adresse eines Benutzers
Wenn du der Admin deines Kontos bist, kannst du die E-Mail-Adresse eines anderen Benutzers jetzt direkt im Abschnitt Benutzerverwaltung bearbeiten! Klicke dazu rechts neben dem Benutzernamen auf das Drei-Punkte-Menü und dann auf E-Mail-Adresse bearbeiten:
Gib im daraufhin angezeigten Pop-up-Bildschirm die neue E-Mail-Adresse des Benutzers ein und klicke auf E-Mail-Adresse ändern, um fortzufahren:
Nach Abschluss des Vorgangs erhält der Nutzer eine Bestätigungs-E-Mail an die neu eingegebene Adresse, die er innerhalb von drei Tagen akzeptieren muss, um die Änderung abzuschließen. Sollte der Nutzer diese E-Mail nicht innerhalb von drei Tagen bestätigen, wird seine E-Mail-Adresse in deinem monday.com-Konto nicht geändert.
Wenn du einen Benutzer durch eine andere Person ersetzen möchtest, kannst du zuerst seine E-Mail-Adresse wie oben beschrieben ändern und dann auf seinen Namen und Profil bearbeiten klicken, um den Rest seiner Daten entsprechend anzupassen.
Darüber hinaus kannst du die E-Mail-Domains mehrerer ausgewählter Benutzer gleichzeitig bearbeiten, um sie einfach und effizient in die von dir gewünschte Domain zu ändern!
Klicke dazu einfach auf das kleine Feld links neben den gewünschten Benutzernamen und wähle E-Mail-Domain im Auswahlbereich, der unten auf dem Bildschirm erscheint. Gib dann die neue E-Mail-Domain ein und klicke auf E-Mail-Domain ändern. Nachdem die Benutzer die ausgewählte Änderung bestätigt haben, bist du fertig!
Mehrfachänderung von Benutzer-E-Mails aus CSV
Möchtest du die E-Mail-Adressen mehrerer Benutzer auf einmal in deinem Konto ändern? Hast du eine CSV-Datei mit den erforderlichen Änderungen zur Hand? Wenn ja, dann ist heute dein Glückstag! Du kannst jetzt sofort eine Mehrfachänderung von Benutzer-E-Mail-Adressen durchführen, indem du eine CSV-Datei hochlädst, die die erforderlichen Änderungen enthält. 🙌
Klicke zunächst auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts im Bereich der Benutzerverwaltung und wähle Daten aus CSV importieren. Klicke dann auf den blauen Button Hochladen, oder ziehe die CSV-Datei per Drag-and-drop von deinem Computer auf den dann erscheinenden Bildschirm.
Nachdem du deine CSV-Datei hochgeladen hast, musst du nur noch die Spalte in deiner CSV-Datei auswählen, die die aktuellen E-Mail-Adressen der Benutzer deines Kontos enthält. Wähle dann die Spalte in deiner CSV-Datei aus, die die neuen E-Mail-Adressen enthält, in die du die alten Adressen ändern möchtest. Danach klickst du auf Import starten, und schon kannst du loslegen!
Bearbeiten eines Benutzerprofils
Als Kontoadmin hast du auch die Möglichkeit, einige Informationen des Profils eines anderen Benutzers zu bearbeiten. Suche dazu einfach den Benutzer und klicke auf sein Profilfoto. Wenn du das getan hast, klicke wie folgt, um das Profil so zu bearbeiten:
Wenn du hier auf den Tab Benachrichtigungen klickst, kannst du die Benachrichtigungseinstellungen dieses Benutzers bearbeiten.
Datum der letzten Aktivität des Benutzers anzeigen
Um leicht nachzuvollziehen, wann die einzelnen Benutzer zuletzt in deinem Konto aktiv waren, sieh dir die Spalte Zuletzt aktiv im Bereich der Benutzerverwaltung an! Wenn du den Mauszeiger über Zuletzt aktiv bewegst, erscheinen zwei kleine Pfeile, mit denen du die Benutzerliste nach dem Datum der letzten Aktivität in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren kannst.
Du musst nicht mehr raten, wann jeder Benutzer zuletzt auf dein Konto zugegriffen hat, da du diese Informationen jetzt direkt im Abschnitt Benutzerverwaltung sehen kannst. 🙌
Benutzerdetails in CSV exportieren
Du möchtest die gesamte Liste der Benutzer deines Kontos in Excel oder CSV herunterladen, einschließlich der Informationen, die sie in ihrem monday.com Profil angegeben haben? Wenn ja, klicke auf den Button mit den drei Punkten neben dem Button Einladen und wähle dann CSV herunterladen aus dem Drop-down-Menü.
Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!
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