Wer kann diese Funktion verwenden:

Admins

Als monday.com-Admin sollte die Verwaltung der Benutzer deines Kontos einfach und effizient sein. In diesem Artikel zeigen wir dir alles, was du wissen musst. 🙌

So findest du den Abschnitt für die Benutzerverwaltung

Um auf die Benutzerverwaltung zuzugreifen, klicke auf dein Profilbild und wähle Administration. Gehe dann im linken Bereich zum Abschnitt Verzeichnis und wähle im erweiterten Menü Benutzer aus.

Benutzer filtern 

Wenn dein Konto wächst, wird das Filtern entscheidend, um Benutzer effizient zu verwalten. Nutze die Suchleiste, um schnell einen bestimmten Benutzer zu finden, oder klicke auf den Button Filter für erweiterte Optionen wie Rolle, Status, Produktmitgliedschaft und mehr.

Deaktivieren oder Reaktivieren eines Benutzers

Wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlassen hat oder du einen doppelten Benutzer mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen hast, kannst du diesen deaktivieren, um dein Konto sauber und sicher zu halten. Suche die betreffende Person in der Liste, klicke auf das Dreipunkt-Menü neben ihrem Namen, wähle Benutzer deaktivieren und folge den weiteren Anweisungen. Nach der Deaktivierung verliert der Benutzer den Zugriff auf dein Konto.

Das Deaktivieren eines Benutzers deaktiviert auch alle von ihm erstellten Automatisierungen oder Integrationen. Damit sie weiterhin ausgeführt werden, kannst du die Inhaberschaft auf einen anderen aktiven Benutzer übertragen. Wenn Automatisierungen vorhanden sind, wirst du vor Abschluss der Deaktivierung aufgefordert, einen neuen Verantwortlichen auszuwählen:

Was passiert mit deaktivierten Mitgliedern?

Sobald ein Teammitglied deaktiviert wurde, beachte bitte Folgendes:

• Deaktivierte Benutzer werden ausgegraut und erscheinen als inaktiv, sind aber weiterhin ihren Aufgaben zugewiesen, und ihre Updates sind weiterhin in den Elementen vorhanden:

• Wenn der Benutzer der einzige Inhaber des Boards ist, werden sowohl private Boards als auch teilbare Boards nicht mehr zugänglich sein. Ein Konto-Admin kann die Board-Inhaberschaft im Bereich Administration übertragen, wie hier gezeigt, um Zugriff auf die Boards zu bekommen.
• Die Haupt-Boards bleiben weiterhin zugänglich, und ein Kontoadmin kann die Inhaberschaft entweder über den Abonnenten-Dialog oder den oben erklärten Administrationsbereich beanspruchen.
• Arbeitsbereiche, die von einem deaktivierten Benutzer erstellt wurden, bleiben aktiv. Ein Administrator des Kontos kann den Arbeitsbereich auf der Arbeitsbereichsseite für sich beanspruchen. 

Hinweis:  Deaktivierte Benutzer werden nicht auf deinem Zahlungsplan angerechnet. 

Um einen deaktivierten Benutzer wieder zu aktivieren, kannst du nach dem Benutzerstatus filtern, um nur inaktive Benutzer anzuzeigen, oder die Suchleiste verwenden, um den deaktivierten Benutzer zu finden.

Klicke dann auf das Drei-Punkte-Menü links und wähle Benutzer aktivieren:

Hinweis: Sobald ein Benutzer erneut aktiviert wird, zählt er als bezahlter Benutzer, gemäß deines Pakettyps.

Benutzer dauerhaft löschen

Um die Informationen eines Benutzers dauerhaft zu löschen, musst du ihn zunächst deaktivieren. Sobald der Benutzer deaktiviert ist, filtere nach inaktiven Benutzern oder suche nach seinem Namen. Öffne dann das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen und wähle Benutzerdaten löschen:

Es erscheint ein Pop-up, in dem du die Löschung bestätigen und auswählen kannst, wie der Name des Benutzers nach der Entfernung in deinem Konto angezeigt werden soll. Wenn du bereit bist, klicke auf Mitglied löschen, um den Vorgang abzuschließen.

Hinweis:  Das dauerhafte Löschen eines Benutzers kann nicht rückgängig gemacht werden! Wenn du diesen Benutzer in Zukunft wieder aktivieren möchtest, solltest du ihn eher deaktivieren, anstatt ihn vollständig zu löschen.

Was passiert mit vollständig gelöschten Mitgliedern?

Es ist wichtig, zu wissen, dass gelöschte Benutzer nicht mehr wiederhergestellt werden können. Das bedeutet, dass selbst wenn derselbe Benutzer nach einer vollständigen Löschung mit derselben  E-Mail-Adresse wieder zu einem Konto hinzugefügt wird, keine Verbindung zwischen den gelöschten Benutzerdaten und dem neuen Benutzer besteht. 

Das bedeutet: Sobald ein Benutzer dauerhaft gelöscht wurde, beachte bitte Folgendes:

• Die persönlichen Daten des gelöschten Benutzers (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Titel usw.) werden vollständig aus dem Konto entfernt. Die von ihm erstellten Inhalte, wie Boards, Elemente und Updates, die er geschrieben hat, bleiben jedoch anonym auf dem Konto erhalten.
• An den Stellen, an denen das Symbol dieses Benutzers angezeigt wurde (z. B. wenn er einem Element zugewiesen wurde, in einem von ihm geposteten Update, im Symbol „Zuletzt gesehen“ oben auf dem Board usw.), wird nun ein allgemeines graues Symbol angezeigt.
• Überall, wo der Name dieses Benutzers angezeigt wird (z. B. wenn du mit der Maus über sein Symbol in der Personen-Spalte fährst, in einer Aktualisierung, die er gepostet hat oder in dem er markiert wurde), wird jetzt „Gelöschtes Mitglied” angezeigt, es sei denn, du hast die Anzeige seines Namens anders konfiguriert.
• Wenn der gelöschte Benutzer ein Board-Inhaber war, wird die Inhaberschaft mit der Löschung ebenfalls entfernt. Mehr dazu, wie du die Inhaberschaft eines Boards zurückfordern oder übertragen kannst, findest du hier.
• Alle von diesem Benutzer erstellten Automatisierungen werden deaktiviert. Um sie wieder zu aktivieren, müssen die Automatisierungen dieses Benutzers an einen aktiven Benutzer übertragen werden. Hier kannst du mehr darüber erfahren.

Wie kann ich den Typ eines Benutzers ändern?

Um die Rolle eines Benutzers zu ändern, suche den Benutzer in der Liste und klicke in der Spalte Benutzerrolle auf seine aktuelle Rolle. Wähle dann im Dropdown-Menü die neue Rolle aus, die du zuweisen möchtest – Admin, Mitglied, Betrachter, Gast oder eine benutzerdefinierte Rolle.

Abteilungen des Kontos verwalten

Wenn deine Organisation in Abteilungen unterteilt ist, kannst du diese zu deinem Konto hinzufügen und jedem Benutzer die passende Abteilung zuweisen. So behältst du den Überblick und kannst leicht sehen, wie viele Benutzer zu jeder Abteilung gehören.

Hinweis: Die Abteilungsverwaltung ist nur im Enterprise-Plan verfügbar. 

Um eine Abteilung zu erstellen, gehst du zum Tab Abteilungen im Abschnitt „Verzeichnis“ und klickst dann auf den Button + Abteilung hinzufügen. 

Du kannst auch eine bestimmte Anzahl an Benutzern für jede Abteilung reservieren. Damit kannst du nachverfolgen, wie viele Benutzer zugewiesen, reserviert oder verfügbar sind, und sofort erkennen, ob eine Abteilung mehr nutzt als vorgesehen. Dazu bearbeite die Zahl in der Spalte Reservierte Benutzer neben dem Abteilungsnamen.

Wenn du die Benutzerverwaltung nach Abteilung delegieren möchtest, kannst du einen oder mehrere Abteilungsverantwortliche zuweisen. Nur Admins können Abteilungsverantwortliche im Bereich Administration zuweisen. Abteilungsverantwortliche erhalten Zugriff auf den Bereich Administration und können nur die Kontomitglieder verwalten, die ihrer Abteilung zugewiesen sind, ohne dass sie vollständigen Adminzugriff benötigen. Zugewiesene Verantwortliche erhalten eine Benachrichtigung und das nächste mal, wenn sie sich einloggen, erscheint ein Pop-up-Fenster.

Im Tab Abteilungen nutzt du das Drop-down-Menü und wählst Verantwortliche/r, um mindestens eine/n Verantwortliche/n für jede Abteilung zuzuweisen:

Wenn die Verantwortlichen einer Abteilung die Benutzerverwaltung öffnen, sehen sie eine gefilterte Liste der Kontomitglieder ihrer Abteilung. Sie sehen außerdem Kontomitglieder, die noch keiner Abteilung angehören, sodass sie diese der richtigen Abteilung zuweisen können. In dieser Ansicht können Abteilungsverantwortliche Kontorollen angleichen und bei Bedarf auf diese zugreifen. Zudem können sie die Nutzung der Abteilungsbenutzer, einschließlich des Vergleichs der zugewiesenen und reservierten Benutzer, prüfen. Wenn ein/e Abteilungsverantwortliche/r mehr als einer Abteilung zugewiesen wurde, kann er/sie jede dieser Abteilungen gleichermaßen verwalten.

Hinweis: Eine Abteilung kann mehr als eine/n Verantwortlich/en haben und ein/e Verantwortliche/r kann für mehr als eine Abteilung verantwortlich sein. Jedes Kontomitglied kann nur einer Abteilung zugewiesen werden. Die Bearbeitung als Batch-Funktion wird aktuell für Abteilungsverantwortliche nicht unterstützt. Selbiges gilt für die Zuweisung von Abteilungsverantwortlichen via SCIM.

Sobald deine Abteilungen eingerichtet sind, gehe zurück zum Tab Benutzer. Unter der Spalte Abteilung kannst du über das Drop-down-Menü jedem Kontomitglied die passende Abteilung zuweisen:

Nutzer zu einem Team hinzufügen oder entfernen

In der Spalte Teams im Abschnitt „Benutzerverwaltung“ kannst du ganz einfach die Teams anzeigen und verwalten, denen jeder Benutzer angehört.

Um einen Benutzer zu einem Team hinzuzufügen, klicke einfach in die Spalte Teams und wähle dann ein Team (oder mehrere!) aus, zu dem du diesen Benutzer hinzufügen möchtest. Umgekehrt kannst du einen Benutzer aus einem Team entfernen, indem du in die Spalte Teams klickst und dann auf das „x“ rechts neben dem Team klickst, dem er bereits angehört.

Änderungen an unterschiedlichen Nutzern gleichzeitig vornehmen

Wenn du den Benutzertyp mehrerer Personen gleichzeitig bearbeiten möchtest, aktiviere zunächst das Feld links neben ihren Namen. Verwende anschließend das Bedienfeld am unteren Bildschirmrand, um den Benutzertyp (Admin, Mitglied, Gast, Betrachter), die Teams (hinzufügen oder entfernen), den Status (aktivieren, deaktivieren), die E-Mail-Domain oder die Abteilung der ausgewählten Benutzer zu ändern.

Tipp: Willst du eine Gruppe von Benutzern schnell auswählen? Kopiere eine E-Mail-Liste (aus Excel oder durch ein Komma getrennt) und füge sie in die Suchleiste in der Benutzertabelle ein, um die entsprechenden Benutzer direkt auszuwählen.

Wenn du den Benutzertyp oder -status mehrerer Personen auf einmal änderst, solltest du einige Dinge beachten:

Beim Ändern von Benutzertyp werden die folgenden Aktionen nicht unterstützt:

• Einen Benutzer zu Gast ändern, wenn dieser Benutzer dieselbe E-Mail-Domäne wie der Rest des Kontos hat.
• Ändern eines Benutzers in Gast, wenn die E-Mail-Domäne des Benutzers Teil der Gastdomänen-Blacklist oder nicht in der Whitelist ist. Hier kannst du mehr darüber lesen. 
• Ändern eines Administrators in einen Nicht-Administrator eines Benutzers, dem SCIM-Token zugeordnet sind. Hier kannst du mehr darüber lesen. 

Beim Ändern von Benutzerstatus werden die folgenden Aktionen nicht unterstützt:

• Den Status eines Benutzers ändern, wenn er noch aussteht (seine Einladung noch nicht angenommen hat).
• Deaktivierung eines Administrators, dem SCIM-Token zugeordnet sind. Hier kannst du mehr darüber lesen. 

Allgemeines:

• Du kannst dich selbst nicht in die Batch-Aktionen einbeziehen.
• Du kannst den Benutzertyp oder Status von bis zu 200 Benutzern auswählen und ändern. Mit der Schaltfläche „Alle auswählen“ werden die ersten 200 Benutzer ausgewählt, die in der Tabelle erscheinen.

Ändern der E-Mail-Adresse eines Benutzers

Du kannst die E-Mail-Adresse eines anderen Benutzers ganz einfach direkt im Bereich Benutzerverwaltung bearbeiten! Klicke einfach auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Namen des Benutzers und wähle E-Mail-Adresse bearbeiten:

Gib im Pop-up die neue E-Mail-Adresse des Benutzers ein und klicke auf E-Mail-Adresse ändern, um fortzufahren. Der Benutzer erhält an die neue Adresse eine Bestätigungs-E-Mail und muss diese innerhalb von drei Tagen annehmen. Wenn die Bestätigung nicht rechtzeitig erfolgt, wird die E-Mail-Adresse in deinem monday.com-Konto nicht aktualisiert.

Admin-Imitation: Als anderer Benutzer anmelden

Manchmal tritt ein Problem nur bei einem bestimmten Kontomitglied auf. Mit der Admin-Imitation kannst du eine sichere, zeitlich begrenzte Sitzung als dieser Benutzer starten, um Probleme zu beheben und Zugriffseinstellungen aus seiner Perspektive zu prüfen. Imitationsaktivitäten werden im Audit-Log protokolliert.

Hinweis: Diese Funktion ist nur im Enterprise-Paket verfügbar. Du kannst nur aktive Benutzer ohne Adminrechte imitieren. Andere Admins können nicht imitiert werden.

Um eine Imitationssitzung zu starten, öffne die Liste Benutzer, suche die Person, die du imitieren möchtest, und klicke neben ihrem Namen auf das Drei-Punkte-Menü. Wähle Als dieser Benutzer anmelden.  

Klicke anschließend auf Anmelden, um zu bestätigen:

Während der Imitation wird oben auf dem Bildschirm ein Banner angezeigt, das bestätigt, als welcher Benutzer du angemeldet bist. Um die Imitation zu beenden, klicke im oberen Banner auf Sitzung beenden, um zu deiner ursprünglichen Admin-Sitzung zurückzukehren.

Wenn die 15-minütige Sitzung abläuft und du sie nicht manuell beendest, wirst du zur Anmeldeseite weitergeleitet.

Imitationssitzungen werden zur Nachverfolgbarkeit protokolliert. Um sie einzusehen, gehe zu Administration → Sicherheit → Audit und suche nach Imitationsereignissen, die zeigen, wann eine Sitzung gestartet und beendet wurde.

Mehrfachänderung von Benutzer-E-Mails aus CSV

Möchtest du die E-Mail-Adressen mehrerer Benutzer auf einmal in deinem Konto ändern?Hast du eine CSV-Datei mit den erforderlichen Änderungen zur Hand?Wenn ja, dann ist heute dein Glückstag!Du kannst jetzt sofort eine Mehrfachänderung von Benutzer-E-Mail-Adressen durchführen, indem du eine CSV-Datei hochlädst, die die erforderlichen Änderungen enthält.🙌

Hinweis: Diese Funktion ist nur im Enterprise-Paket verfügbar. 

Klicke zunächst auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts im Bereich der Benutzerverwaltung und wähle Daten aus CSV importieren. Klicke dann auf den blauen Button Hochladen, oder ziehe die CSV-Datei per Drag-and-drop von deinem Computer auf den dann erscheinenden Bildschirm.

Nachdem du deine CSV-Datei hochgeladen hast, musst du nur noch die Spalte in deiner CSV-Datei auswählen, die die aktuellen E-Mail-Adressen der Benutzer deines Kontos enthält. Wähle dann die Spalte in deiner CSV-Datei aus, die die neuen E-Mail-Adressen enthält, in die du die alten Adressen ändern möchtest. Danach klickst du auf Import starten, und schon kannst du loslegen!

Bearbeiten eines Benutzerprofils

Als Kontoadmin kannst du bestimmte Details im Profil eines Benutzers bearbeiten. Klicke einfach auf den Namen des Benutzers, um sein Profil in einem neuen Tab zu öffnen und dort Änderungen vorzunehmen:

Klicke auf den Tab Benachrichtigungen, um die Benachrichtigungseinstellungen dieses Benutzers anzupassen.

Hinweis: Du kannst kein neues Passwort für ein Kontomitglied einrichten, aber du kannst die Funktion Passwort zurücksetzen auslösen, sodass das Kontomitglied ein neues Passwort einrichten kann.

 

Zurücksetzen eines Benutzerpassworts

Wenn sich ein Kontomitglied nicht einloggen kann, kannst du Benutzerverwaltungstabelle das Zurücksetzen des Passworts auslösen. Öffne dazu das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen des Kontomitglieds und wähle anschließend Passwort zurücksetzen und drücke auf „Bestätigen“. Das Kontomitglied wird von seiner aktuellen Sitzung abgemeldet und aufgefordert, ein neues Passwort einzurichten.

Datum der letzten Aktivität des Benutzers anzeigen

Um leicht nachzuvollziehen, wann die einzelnen Benutzer zuletzt in deinem Konto aktiv waren, sieh dir die Spalte Zuletzt aktiv im Bereich der Benutzerverwaltung an! Wenn du mit der Maus über Zuletzt aktiv fährst, erscheinen zwei Pfeile, mit denen du die Benutzerliste nach ihrem letzten Aktivitätsdatum in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren kannst.

Hinweis: Momentan haben wir nur Nutzeraktivitätsdaten ab Juli 2020. Wenn ein Benutzer seitdem in deinem Konto noch nicht aktiv war, siehst du „Keine Aktivität seit Juli 2020“ in der Spalte „Zuletzt aktiv“.

Benutzerdetails in CSV exportieren

Du möchtest die gesamte Liste der Benutzer deines Kontos in Excel oder CSV herunterladen, einschließlich der Informationen, die sie in ihrem monday.com Profil angegeben haben? Wenn ja, klicke auf den Button mit den drei Punkten neben dem Button Einladen und wähle dann im Dropdown-Menü CSV herunterladen aus: