monday.com Automatisierungen

 
Kennst du das Gefühl, zu viel Arbeit manuell erledigen zu müssen? Wünschst du dir, monday.com würde diese Arbeiten für dich übernehmen, ohne dass du erst das Programmieren lernen musst? Du hast Glück! 🍀
 
Unsere Automatisierungen erlauben dir, ein Ereignis in monday.com (wie die Änderung eines Status) zu verwenden, um eine Aktion (wie das Senden einer Benachrichtigung) auszulösen. Das erfolgt mithilfe vordefinierter Automatisierungsabläufe, aus denen du wählen kannst. Wie funktioniert das? Lies weiter, um mehr zu erfahren. 👇
 
 
 Tipp: Du kannst dir unser aufgezeichnetes Automatisierungs-Webinar hier ansehen :)
 
 

Wie kann ich eine Automatisierung hinzufügen? 

Um eine Automatisierung hinzuzufügen, gehe zu dem Board, für das du eine Automatisierung erstellen möchtest, und klicke auf die Schaltfläche „Automatisieren” rechts oben auf dem Bildschirm. 
 
mceclip0.png
 
Du gelangst zu unserer Automatisierungszentrale wie unten gezeigt: 
 
mceclip1.png
 

Was sind Automatisierungsabläufe?

Automatisierungsabläufe sind Kombinationen aus Auslösern und Aktionen, die wir dir bereitstellen. Du kannst die Parameter jedes Aspekts des Ablaufs an deine Anforderungen anpassen. Sehen wir uns ein einfaches Beispiel an: Wenn sich ein Status ändert, den Empfänger in jedem Zeitraum benachrichtigen. In der Plattform sieht das so aus 👇:
 
Screen_Shot_2019-03-13_at_2.45.51_PM.png
 
In diesem Fall ist der Auslöser eine bestimmte Statusspalte, die sich zu einer bestimmten Bezeichnung ändert, wobei beide Parameter von dir gewählt werden (d. h. welche Statusspalte und welche Bezeichnung). Dieser Auslöser setzt die Aktion in Gang (eine Benachrichtigung, deren Inhalt du bestimmst, wird an den entsprechenden Empfänger gesendet). 
 
Wir haben viele Abläufe erstellt, aus denen du auswählen kannst, sodass du viele coole Automatisierungen in deinem monday.com Konto erstellen kannst. 
 

Wie funktioniert das also? 

Nachdem du deinen Automatisierungsablauf ausgewählt hast, musst du deine Parameter hinzufügen. Alles, was im Ablauf unterstrichen ist, ist ein Parameter. Hier ein Beispiel: Immer wenn die Statusspalte „Copywriting” zu „Erledigt” aktualisiert wird, erhält der zugewiesene Empfänger in der Personenspalte „Editor” eine Benachrichtigung. 
 
Automation_Article.gif
 
 
Nachdem du auf den Parameter „Benachrichtigen” geklickt hast, kannst du eingeben, was in der Benachrichtigung stehen soll. Du kannst Variablen für den Elementnamen oder den Board-Namen zu deinen Benachrichtigungen hinzufügen, indem du auf die blauen Schaltflächen am untern Rand des Editors klickst.
 
notification_entry_window.png
 
In diesem Beispiel wählen wir die Spalte „Editor” für den Parameter „jemand”.  
 
 
Automation_Article_2.gif
 
Nachdem du auf „Zu Board hinzufügen” geklickt hast, wird die Automatisierung aktualisiert.
  
Wenn sich nun der Copywriting-Status in „erledigt” ändert, wird die in der Editor-Spalte zugewiesene Person jede Woche am Donnerstag automatisch über das Glockensymbol und per E-Mail benachrichtigt. 
 
Es ist soweit! Unsere erste Automatisierung läuft. 🎉🎉
 

Wie kann ich eine Automatisierung bearbeiten oder löschen?

Nachdem du Automatisierungen zu deinem Board hinzugefügt hast, kannst du sie mit dem Schaltersymbol ein- und ausschalten. Du kannst auch das Stiftsymbol verwenden, um die Automatisierung zu bearbeiten, oder den Papierkorb, um sie ganz zu löschen.

mceclip2.png

 

Jemanden benachrichtigen wenn...

  • Wenn Datum eintritt und Status erreicht ist, jemanden benachrichtigen
  • Wenn sich eine Spalte ändert, jemanden benachrichtigen
  • Wenn Datum eintritt, jemanden benachrichtigen
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, jemanden benachrichtigen
  • Wenn sich Status von etwas zu etwas anderem ändert, jemanden benachrichtigen
  • Wenn ein Element erstellt wird, jemanden benachrichtigen
  • Wenn ein Element in Gruppe verschoben wird, jemanden nach einer gewissen Zeit benachrichtigen
  • Wenn Datum vergangen ist und Status erreicht ist, jemanden in jedem Zeitraum benachrichtigen
  • Wenn der Status etwas ist, jemanden in jedem Zeitraum benachrichtigen
  • In jedem Zeitraum jemanden benachrichtigen
  • Wenn ein Update veröffentlicht wird, jemanden benachrichtigen   
  • Wenn ein Update in diesem Element veröffentlicht wird, jemanden benachrichtigen 
  • Wenn ein Element in dieser Gruppe erstellt wird, jemanden benachrichtigen 

 

Automation_center_Notications.gif

Mit diesen Automatisierungen kannst du Benutzer über verschiedene Änderungen in einem Board benachrichtigen und sogar die Zeit für diese Benachrichtigungen anpassen.  Die Standardbenachrichtigung, die in der Automatisierungsformel erstellt wird, erscheint in den Glockenbenachrichtigungen des Benutzers, nachdem die Parameter festgelegt wurden.  

mceclip5.png

 

 

Notification_on_platform.png 

 

Wenn sich der Status ändert...

  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, Element in Gruppe verschieben
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, Element archivieren
  • Wenn sich der Status in etwas ändert, den anderen Status in etwas ändern
  • Wenn sich der Status in etwas ändert, das Fälligkeitsdatum auf das aktuelle Datum plus einige Tage festlegen
  • Wenn Datum eintritt und ein Status etwas ist, ihn in etwas anderes ändern 
  • Wenn sich der Status in etwas ändert, das Fälligkeitsdatum um einige Tage verschieben
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, jemanden als Empfänger zuweisen
  • Wenn ein neues Element erstellt wird, seinen Status auf etwas festlegen
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, jemanden benachrichtigen
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, ein Element erstellen
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, das Element löschen 
  • Wenn sich ein Status von etwas in etwas anderes ändert, jemanden benachrichtigen
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, ein Team als Empfänger zuweisen
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, das Element nach einiger Zeit in Gruppe verschieben
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, Zeiterfassung starten. Wenn er sich in etwas ändert, anhalten. 
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, Zeiterfassung anhalten
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, Zeiterfassung starten
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, Stunde auf aktuelle Stunde festlegen 

 

Status_Change.gif

Diese Gruppe von Automatisierungen benötigt die Statusspalte und trägt zur Effizienz der unterschiedlichen Workflows bei, indem im Laufe des Projekts verschiedene Aktionen ausgelöst werden, unter anderem das Anpassen von Fälligkeitsdaten, das Verschieben von Elementen in verschiedene Gruppen in einem Board, das Archivieren von Elementen und das Aktualisieren anderer Abhängigkeitsstatus.

Wiederkehrende Aktion festlegen für...

  • Jeden Zeitraum, ein Element erstellen
  • In jedem Zeitraum eine Gruppe duplizieren
  • Wenn der Status  etwas ist, jemanden in jedem Zeitraum benachrichtigen
  • In jedem Zeitraum jemanden benachrichtigen
 
mceclip9.png
 
Viele Teams arbeiten zyklisch oder an sich wiederholenden Projekten und müssen wiederkehrende Aufgaben und Elemente erstellen.  Das geht jetzt ganz leicht mit den Automatisierungen für wiederkehrende Aktionen, mit denen du im Zeitraum deiner Wahl ein Element erstellen oder eine Gruppe duplizieren kannst.  Du kannst den Zeitraum auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis zu einer bestimmten Uhrzeit festlegen.
recurring_action_recipe.png

 

Erinnerung an Fälligkeitsdatum einstellen auf...

  • Wenn Datum eintritt und Status erreicht ist, jemanden benachrichtigen
  • Wenn Datum eintritt, jemanden benachrichtigen
  • Wenn das Fälligkeitsdatum eintritt, Element in Gruppe verschieben und Datum um bestimmte Zeit verschieben
  • Wenn Datum eintritt, Element in Gruppe verschieben
  • Wenn Fälligkeitsdatum eintritt, das Element in dieser Gruppe duplizieren und das Datum um bestimmte Zeit  verschieben
  • Wenn Datum eintritt und ein Status etwas ist, ihn in etwas anderes ändern
  • Wenn Datum vergangen ist und Status etwas ist, jemanden in jedem Zeitraum benachrichtigen
  • Wenn Element erstellt wird, Fälligkeitsdatum auf Erstellungsdatum plus bestimmte Tage festlegen
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert Fälligkeitsdatum auf aktuelles Datum plus bestimmte Tage festlegen
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, Fälligkeitsdatum um bestimmte Tage verschieben
  • Wenn Datum vergangen ist und Status etwas ist, Element in Gruppe verschieben
  • Wenn sich das Datum ändert, ein anderes Datum um die Anzahl der Tage in Anzahl anpassen
 
Automations_Due_Dates.gif
 

Vielleicht ist dir aufgefallen, dass diese Automatisierungen im Benachrichtigungsabschnitt des Automatisierungs-Stores gelistet sind.  Sie haben ihren eigenen Abschnitt, weil sie speziell darauf ausgelegt sind, Benutzer an Termine zu erinnern, um sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich erledigt werden. Auf die erste Automatisierung in der Liste kannst du auch direkt über die Datumsspalte zugreifen, wenn sie auf den Deadline-Modus eingestellt ist.  Wenn du auf das Dropdown-Menü der Spalte klickst und „Erinnerungen an Fälligkeitsdatum einstellen” auswählst, gelangst du direkt zur Automatisierungsformel.

set_due_date_column_dropdown.png 

due_date_pop_up.png

 

Erstellung von Elementen

  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, ein Element im Board erstellen
  • Wenn das Fälligkeitsdatum eintritt, ein Element im Board erstellen
  • Wenn eine Person jemandem zugewiesen wird, ein Element im Board erstellen  
  • Jeden Zeitraum, ein Element erstellen
  • Wenn ein neues Element erstellt wird, ein Team als Empfänger zuweisen
  • Wenn ein neues Element erstellt wird, jemanden als Empfänger zuweisen
  • Wenn Element erstellt wird, Fälligkeitsdatum auf Erstellungsdatum plus bestimmte Tage festlegen
  • Wenn ein Element erstellt wird, jemanden benachrichtigen 
  • Wenn ein neues Element erstellt wird, seinen Status auf etwas festlegen 
 

 

item_creation.gif

 

Diese Automatisierungen unterstützen die Verwaltung von Teams, indem sichergestellt wird, dass Teammitglieder automatisch Elementen zugewiesen werden, wenn neue Elemente erstellt oder Status geändert werden.  Das spart Zeit, da Teammitglieder nicht manuell zugewiesen werden müssen, und die Verantwortlichkeiten steigen mit Voranschreiten der Projekte.   

Element verschieben

  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, Element in Gruppe verschieben
  • Wenn Fälligkeitsdatum eintritt Element in Board verschieben
  • Wenn eine Person jemandem zugewiesen wird, Element in Board verschieben
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, Element in Gruppe verschieben
  • Wenn Datum eintritt, Element in Gruppe verschieben
  • Wenn das Fälligkeitsdatum eintritt das Element in dieser Gruppe duplizieren und das Datum um bestimmte Zeit verschieben
  • Wenn das Datum eintritt und ein Status etwas ist, Element in Gruppe verschieben
  • Wenn ein Element in Gruppe verschoben wir, jemanden nach bestimmter Zeit benachrichtigen
  • Wenn sich der Status in etwas ändert, Element nach bestimmter Zeit in Gruppe verschieben
  • Wenn das Fälligkeitsdatum eintritt, Element in Gruppe verschieben und Datum um bestimmte Zeit verschieben

 

move_item.gif

Abhängigkeiten

  • Sicherstellen, dass das Datum eines Elements immer nach dem Datum seines Abhängigkeitselements beginnt
  • Sicherstellen, dass dieses Datum im Element immer beginnt, nachdem dieses andere Datum vergangen ist
  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, den Status seiner Abhängigkeit in etwas ändern 
  • Anpassen dieses Datums, sodass die Änderungen in diesem anderen Datum desselben Elements widergespiegelt werden
  • Anpassen des Datums eines Elements, sodass die Änderungen im Datum seines Abhängigkeitselements widergespiegelt werden

mceclip8.png

Wenn du Fälligkeitsdaten hast, die von einander abhängig sind, kannst du diese nun über unsere Abhängigkeitsautomatisierungen einrichten!  Diese Automatisierungen benötigen eine Abhängigkeitsspalte, die du direkt über die Automatisierungsformel zu deinem Board hinzufügen kannst.  Klicke hier, um mehr über das Einrichten von Abhängigkeiten auf monday.com zu erfahren.

 dependency_recipe.png
  
 
 

Board-übergreifend

  • Wenn sich ein Status in etwas ändert, ein Element in Board erstellen
  • Wenn Fälligkeitsdatum eintritt, ein Element in Board erstellen
  • Wenn Person jemandem zugewiesen wird, ein Element in Board erstellen
  • Wenn sich der Status in etwas ändert Element in Board verschieben
  • Wenn Fälligkeitsdatum eintritt, Element in Board verschieben
  • Wenn Person jemandem zugewiesen wird, Element in Board verschieben

  crossboard.png

Viele Teams erstellen Boards auf monday.com, die separate Projekte und Aufgaben organisieren, aber trotzdem Informationen enthalten, die sich direkt auf einander beziehen.  Board-übergreifende Automatisierungen bieten die Möglichkeit, dass Boards mit einander interagieren, indem eine Aktion auf einem Board eine Aktion auf einem ganz anderen Board auslöst.  Mit den nachfolgend aufgelisteten Formeln können Benutzer basierend auf bestimmten Aktionen Elemente von einem Board in ein anderes verschieben oder vollkommen neue Elemente erstellen.  Diese Automatisierungen fügen der Teamarbeit eine ganz neue Ebene hinzu und erlauben es Nutzern von monday.com, mit einander verknüpfte Projekte nahtlos und konsistent zu verwalten.

 

 Wenn du Fragen zu diesem oder anderen Themen in diesem Artikel hast, kannst du dich gerne an unser Kundenerfolgsteam wenden unter support@monday.com