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Jede Automatisierung hat einen Trigger, eine Bedingung und eine Aktion (oder mehrere).

Zeige mir die entsprechenden Definitionen

• Trigger: ein Ereignis, das du bestimmst und das die Automatisierung auslöst
• Bedingung: eine Anforderung, die der Trigger erfüllen muss, damit die Automatisierung funktioniert
• Aktion: ein Ereignis, das eintritt, wenn die Bedingung erfüllt und der Trigger ausgelöst wurde

Schauen wir uns, um ein tieferes Verständnis für Trigger, Bedingungen und Aktionen zu erhalten, das Beispiel einer Formel an: „Wenn sich ein Status in etwas anderes ändert, dann archiviere das Element.“

In diesem Fall ist „Wenn sich ein Status ändert“ der Trigger. Die Bedingung ist „in etwas anderes“ (wir wählen hierfür einmal den Status „nicht mehr relevant“ aus), und die Aktion ist „dann archiviere das Element“.    

Wenn diese Automatisierung aktiviert ist, wird jedes Mal, wenn ein Element den Status „Nicht mehr relevant“ erhält, dieses entsprechende Element automatisch archiviert.

Hinweis: Wenn du mehr über Automatisierungsaktionen und über den Einfluss, den sie auf die Preisgestaltung haben, erfahren möchtest, schau dir unseren Artikel über Automatisierungs- und Interaktionsaktionen an.

Hinzufügen einer Automatisierung

Wenn du eine Automatisierung hinzufügst, kannst du deine eigene Formel anpassen oder eine vorgefertigte Automatisierungsformel auswählen (was wir dir später zeigen werden). Um mit einer benutzerdefinierten Automatisierung zu starten, klicke auf die Automatisierungs-Zentrale und wähle dann „Benutzerdefinierte Automatisierung erstellen“ aus:

Nun ist es Zeit für die Anpassung! 🎉

Schritt 1: Wähle einen Trigger

Wenn du eine Automatisierung erstellen möchtest, klickst du als erstes auf „Wenn dies geschieht“, um einen Trigger festzulegen. Du kannst dann einen Trigger aus den Optionen auswählen, die im Drop-down-Menü angezeigt werden, oder indem du auf „Weitere Optionen“ klickst. Ein Trigger kann eine Spalte von deinem Board (z. B. Status, Personen, Daten) oder eine Aktion / ein Ereignis (z. B. erstelltes Element, sich wiederholende Zeiträume) sein:

In dem oben genannten Beispiel ist der von uns ausgewählte Trigger die Änderung der Status-Spalte. Nun ist es an der Zeit, die Bedingung für diesen Trigger auszuwählen!

Schritt 2: Wähle eine Bedingung

Je nach Auslöser, den du in Schritt 1 ausgewählt hast, musst du dann eine Bedingung auswählen. In diesem Beispiel möchten wir eine Aktion auslösen, wenn sich die Statusspalte mit dem Titel „Vertrag“ in „Unterzeichnet“ ändert.

Dafür haben wir in die unterstrichenen Felder hineingeklickt und die Status-Spalte mit dem Namen „Vertrag“ ausgewählt, danach haben wir das Label „Unterschrieben“ ausgewählt:

Hinweis: Die angezeigten Labels entsprechen den Labels der Status-Spalte, die du aus deinem Board ausgewählt hast.

Wenn du noch weitere Bedingungen in deiner Formel festlegen möchtest, klicke einfach auf das Plus-Symbol neben der Bedingung, die du gesetzt hast, und wähle eine weitere! Ein Beispiel: Wir haben als weitere Bedingung „Wenn die Person jemand ist“ hinzugefügt. 

Nun wird die Automatisierung erst dann ausgelöst, wenn „Vertrag“ sich in „Unterschrieben“ ändert und  wenn der Vertreter Noy zugewiesen ist! 💥

Schritt 3: Lege eine Aktion fest

Nun, da der erste Teil unserer Automatisierung (Trigger und Bedingung) fertig ist, ist es Zeit, eine Aktion auszuwählen! Um eine Aktion auszuwählen, klicke auf das graue Feld „dann tu dies“. Von hier aus kannst du eine Aktion aus den Optionen im Drop-down-Menü auswählen oder auf „Weitere Optionen“ klicken.  

Für unsere Automatisierung wählen wir als Aktion „jemanden benachrichtigen“ aus, wie unten gezeigt:

Nun ist es Zeit, die ausgewählte Aktion fertigzustellen! Um die genaue Aktion, die eintritt, anzupassen, klicke in die unterstrichenen Felder. In unserem Fall verwenden wir das Feld „benachrichtigen“, um die Nachricht anzupassen, die gesendet wird, und dann wählen wir aus, wer diese automatische Benachrichtigung erhalten soll, indem wir in das Feld „jemand“ klicken!

Und voilà, unsere Automatisierung ist bereit! Klicke auf die blaue Schaltfläche „Automatisierung erstellen“ und dann kann es losgehen. Nun erhält der Vertriebsleiter jedes Mal, wenn der Status „Vertrag“ sich in „Unterschrieben“ ändert, sofort eine Benachrichtigung darüber. 🎉

Tipp:  Du kannst in deiner Automatisierungsformel mehrere unterschiedliche Aktionen hinzufügen. Wir erklären dir kurz, wie das geht. 

Mehrschrittige Automatisierungen

Wenn du längere und komplexere Automatisierung erstellen möchtest, kannst du einer einzigen Automatisierungsformel mehrere Aktionen hinzufügen. Dafür klickst du einfach auf das Plus-Symbol rechts neben der Aktion, die du festgelegt hast, und wählst die zusätzliche Aktion. Dann füllst du die unterstrichenen Felder aus.

Du kannst einer Formel so viele Aktionen hinzufügen wie du möchtest.

• Statusänderung
• Wiederkehrende Aufgaben
• Datumserinnerungen
• Elementerstellung  
• Element verschieben (in einem Board) 
• Board-übergreifend 
• Unterelemente
• Abhängigkeiten 
• Benutzerdefinierte Formeln

Automatisierungen bearbeiten, löschen, duplizieren oder eine Vorlage erstellen

Wenn du die von dir konfigurierte Automatisierung bearbeiten möchtest, klicke auf das Drei-Punkte-Menü und dann auf „Automatisierung bearbeiten“, wie unten gezeigt. Damit öffnest du den Automatisierungs-Editor, wo du deine Formel nach deinen Wünschen neu konfigurieren kannst!

• Eine Automatisierung duplizieren

Du kannst in diesem Drei-Punkte-Menü auch eine Automatisierung duplizieren, indem du auf „Automatisierung duplizieren“ klickst. Damit öffnest du den Automatisierungs-Editor, wo du deine Automatisierung nach deinen Wünschen bearbeiten kannst. Stelle zum Abschließen dieses Vorgangs sicher, dass du die blaue Schaltfläche „Automatisierung erstellen“ ausgewählt hast, und das war's schon!

Tipp: Automatisierungen können auch über mehrere Boards und Vorlagen hinweg dupliziert werden, solange sie im Bereich „Board-Automatisierungen“ aktiviert sind!

• Eine Automatisierungsformel als Vorlage speichern

Du kannst deine eigene benutzerdefinierte Formel als Vorlage speichern und sie in deinem monday.com-Konto für jeden zur Verfügung stellen. Dafür klickst du einfach auf das Drei-Punkte-Menü rechts von der Automatisierung, wählst „Als Vorlage speichern“ aus, gibst ihr einen Namen und klickst zum Speichern auf „Vorlage erstellen“!

• Ungewollte Automatisierung löschen

Solltest du eine Automatisierungsformel löschen wollen, kannst du das in demselben Menü tun, indem du auf „Automatisierung löschen“ und dann auf „Permanent löschen“ klickst.

• Triggerratenbegrenzung:
  Es gibt Beschränkungen, wie oft eine einzelne Formel pro Minute ausgelöst werden kann. Wenn diese Grenzwerte erreicht werden, wird eine Glockenbenachrichtigung an den Formelersteller gesendet und die betreffende Formel wird deaktiviert.

• Aktionsratenbegrenzung:
  Es gibt Beschränkungen für die Anzahl der Aktionen, die für eine einzelne Formel pro Minute ausgeführt werden können. Wenn diese Grenzwerte erreicht werden, wird eine Glockenbenachrichtigung an den Formelersteller gesendet und nicht alle Aktionen werden ausgeführt.