Wie können wir dir helfen?

Boardübergreifende Automatisierungen

Hast du Boards auf monday.com, die separate Projekte und Aufgaben organisieren, aber trotzdem Informationen enthalten, die sich direkt auf einander beziehen? 

Boardübergreifende Automatisierungsformeln bieten Boards die Möglichkeit, zu interagieren, indem eine Aktion in einem Board eine Aktion in einem völlig separaten Board auslösen kann.Viele dieser Formeln können auch verbundene Elemente über Boards hinweg verknüpfen.Diese Automatisierungsformeln fügen der Teamzusammenarbeit eine neue Ebene hinzu und ermöglichen deinem Team, miteinander verbundene Projekte nahtlos und zusammenhängend zu verwalten.

 

So fügst du eine benutzerdefinierte Automatisierung hinzu

Benutzerdefinierte Automatisierungen ermöglichen es dir, neue Automatisierungskombinationen zu erstellen, die auf die Bedürfnisse deines Teams zugeschnitten sind und sich perfekt in deinen spezifischen Workflow einfügen.

Um eine benutzerdefinierte und boardübergreifende Formel zu deinem Workflow hinzuzufügen, gehe zunächst zur Automatisierungszentrale oben auf deinem Board:

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Wähle dort „Benutzerdefinierte Automatisierungen erstellen“ aus:

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Wähle einen Auslöser.Ein Auslöser (Trigger) kann eine Spalte von deinem Board beinhalten (d.h.Status, Person, Datum usw.) oder eine Aktion, die auf deinem Board passiert (d.h.Element erstellt, Element in Gruppe verschoben usw.).In diesem Beispiel wählen wir „Wenn sich ein Status in etwas ändert“.Auf unserem Board verwenden wir die „Ausprobiert?“-Spalte und das Label „Ja“.

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Dann wählen wir die Aktionen aus, die als Folge des gewählten Triggers auftreten sollen. Um eine boardübergreifende Automatisierungsformel zu erstellen, wählen wir zunächst den Formelblock „Element auf dem Board erstellen & Boards verbinden“ aus:

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Lass uns nun den Block „Element auf dem Board erstellen und Boards verbinden“ einrichten!

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Die Schritte zur Einrichtung dieses Blocks sind:

  1. Wähle das Board aus, auf dem du das neue Element erstellen möchtest. In diesem Fall wollen wir ein neues Element zu „Cassandra hat es ausprobiert“ erstellen, um die Restaurants zu verfolgen, die wir ausprobiert haben.
  2. Wir verknüpfen die Informationen des Elements (oder des Restaurants), das wir auf dem „Lokale Restaurants zum Mittagessen“-Board ausprobiert haben, mit dem neuen Element, das wir auf dem „Cassandra hat es ausprobiert“-Board erstellen.
  3. Wir wählen das Board aus, auf dem wir die Verbindung zwischen diesen beiden Elementen anzeigen wollen.
  4. Dann wählen wir die Spalte, in der wir diese Verbindung anzeigen wollen. Wenn du noch keine „Boards verbinden“-Spalte auf deinem Board hast, kannst du während der Einrichtung dieser Formel eine erstellen, indem du auf „Neue Spalte hinzufügen“ klickst.
  5. Klicke auf „Automatisierung erstellen“, um den Vorgang abzuschließen.

Das war's! So sieht diese benutzerdefinierte Automatisierung in Aktion aus:

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So fügst du eine Standard-Automatisierung hinzu

Um die entsprechende boardübergreifende Formel zu deinem Workflow hinzuzufügen, gehe zunächst zum Automatisierungs-Store in der oberen Leiste deines Boards:

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Dort kannst du verschiedene Formeln wählen und eine boardübergreifende Automatisierung einrichten, die deinen Arbeitsablauf unterstützt. Versuche „im Board” oder „in einem anderen Board” zu suchen, um relevante Formeln leicht zu finden: 

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Scrolle unbedingt nach unten, um mehr Board-übergreifende Formeln zu sehen:

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Es gibt viele Optionen, aus denen du wählen kannst!

 

Hinweis: Für das boardübergreifende Zuordnen, muss die Spalte, die du zuordnen möchtest, auf beiden Boards vorhanden sein. Außerdem werden die Informationen im Abschnitt „Updates” nur verschoben, wenn „Element verschieben“ Automatisierungen verwendet werden, nicht aber bei der Verwendung von Automatisierungen, die neue Elemente erstellen. 

 

 

Zuordnen von Spalten

Falls die von dir gewählte Formel ein Element erschafft oder verschiebt, hast du die Möglichkeit zu bestimmen, welche Informationen auf das gewählte Board übertragen werden und wo diese Informationen innerhalb der Struktur des gewählten Boards platziert werden. Dies wird als Zuordnen bezeichnet.

 

Hinweis: Wenn du Elemente verschiebst, die mit dritten Apps über die Integrationsspalte miteinander verbunden sind, wird die Verknüpfung unterbrochen. Das bedeutet, dass das Element nicht mehr mit der im Originalboard eingerichteten Integration verbunden ist, wenn es in ein anderes Board verschoben wird. 

 

Unterelemente werden verschoben, wenn du eine „Element in Board verschieben“ Automatisierung verwendest. Du hast jedoch keine Möglichkeit, das Unterelement zuzuordnen, wenn du diesen Automatisierungstyp einrichtest. Wenn dein Element über ein Unterelement verfügt, erfolgt die Zuordnung von Unterelementen automatisch für dich. Solange der Spaltentyp auf dem Unterelement und der Titel der Spalte auf dem Unterelement auf dem Board gleich sind, auf dem du die Automatisierung (Ursprungs-Board) und das Board, auf dem du das Element verschieben möchtest, eingerichtet hast, werden die Werte in deinen Unterelementspalten übernommen.

Unabhängig davon, ob es sich um ein Element oder ein Unterelement handelt, das verschoben wird, werden einige Informationen nicht übernommen. Die folgenden Spaltentypen werden als „statisch” angesehen und werden derzeit nicht beim Zuordnen unterstützt:      

  • Mirror
  • Abhängigkeit
  • Mit einem Item verlinken
  • Zeiterfassung

Wenn du ein Element zuordnest, werden statische Spalten nicht mehr mit einem blauen + Zeichen versehen:

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Hinweis: Um Spaltenwerte zuzuordnen, müssen sich die zugeordneten Spalten auf dem Quellboard und auf dem Empfängerboard befinden.  Wenn du die Spalte sehen, die du zuordnen möchtest, aber kein blaues +-Zeichen, bewege den Mauszeiger über das leere Feld (d. h. mit der Spalte Dateien).

 

„Match“-Formeln verstehen

Als Teil unserer boardübergreifenden Automatisierungen haben wir einige Formeln, bei denen die gleichen Daten zwischen Elementen auf zwei verschiedenen Boards abgeglichen werden, um sie zu verbinden.Um diese Formeln zu finden, gib einfach „Match“ in die Suchleiste in der Automatisierungszentrale ein, wie unten beschrieben!

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Diese Schemata funktionieren, indem dieselben Datenpunkte von zwei separaten Boards identifiziert werden, wie in dem von dir gewählten Schema definiert, und dann die Elemente, bei denen die Daten übereinstimmen, mit einer Boards-verbinden-Spalte miteinander verknüpfen.

Im Folgenden erfährst du, wie du dies einrichtest!

 

  • Konfigurieren einer „match“-Formel

Um zu erfahren, wie man eine „match“Formel einrichtet, betrachten wir die erste Formel im obigen Bild (oben links). Mit dieser Formel möchten wir Elemente zwischen einem Board und einem anderen verbinden, wenn der Zugewiesene übereinstimmt.
Dazu haben wir zuerst die Spalte „Zugewiesener“ aus dem aktuellen Board ausgewählt, auf dem wir uns befinden. Dann haben wir als zweites das High Level Projects-Board ausgewählt, die Boards-verbinden-Spalte, die wir auf dem aktuellen Board haben, und schließlich die „Projektmanager“-Spalte aus dem High Level Projects-Board, aus der die Daten abgeglichen werden.

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Wenn nun ein Verantwortlicher auf dem aktuellen Board zu demselben Verantwortlichen wechselt, der sich bereits auf dem High Level Projects-Board befindet, werden die beiden Elemente sofort in der ausgewählten Spalte „Boards verbinden“ verbunden!

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Unterstützte Spaltentypen für „Match“-Formeln

 

Boardübergreifende Beispiele 

Beispiel #1

Ein Projektmanagement-Team hat ein Iterationsboard auf hoher Ebene. Auf diesem Board werden alle Aufgaben aufgelistet, so dass das ganze Team ein klares Bild von jeder Iteration hat.

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Das Team braucht auch identische Aufgaben, die auf Detail-Boards von Teammitgliedern erstellt werden. Sie werden die folgende Standard-Automatisierungsformel verwenden:

Wenn Person jemandem zugewiesen ist, erstelle ein Element in einem anderen Board und verbinde es in dem ausgewählten Board.

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Mit dieser Formel wird, wenn die ausgewählte Person einem Element zugewiesen wird, ein neues Element in dem unter „anderes Board” ausgewählten Board erstellt. So kann das Teammitglied ein eigenes Board mit einer kompletten Liste seiner Aufgaben haben!

 

Hinweis: Wenn du auf das Feld „sie verbinden” klickst, kannst du eine „Boards verbinden”-Spalte auf dem ausgewählten Board im Feld „anderes Board" hinzuzufügen. 

 

 

Beispiel #2

Eine Marketingfirma verwendet ein eingebettetes monday.com-Formular für ihre Mailingliste. Sobald das Formular ausgefüllt ist, wird ein Element an ein monday.com-Board gesendet. Falls es genehmigt wird, muss es automatisch zum nächsten Board in der Pipeline verschoben werden. So sieht das Original-Board aus:

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Um ihren Workflow abzuschließen, werden sie die folgende Formel verwenden:

Wenn sich der Status in etwas ändert Element in Board verschieben

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Hinweis: Für Automatisierungszwecke wird das Verschieben eines Elements zu einem Board nicht als neues Element betrachtet. Wenn du also auf dem Empfänger-Board eine Automatisierung festgelegt hast, dass du benachrichtigt wirst, wenn ein neues Element hinzugefügt wird, wird sie nicht ausgelöst.

 

 

Möchtest du mehr über unsere zahlreichen Automatisierungen erfahren? Dann lies einfach diesen Artikel!

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!

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