Quand on reçoit en permanence de nouvelles commandes, il peut être difficile de coordonner ses stocks et ses commandes. Il est essentiel de suivre les achats pour pouvoir commander les produits en conséquence et s'assurer d'en avoir toujours suffisamment en stock.

C'est pourquoi nous avons créé quelques modèles pour vous aider à bien gérer vos commandes et vos stocks avec monday.com. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la gestion des commandes et des ventes à l'aide de monday.com. 🙌

 

Suivre les nouvelles commandes

Notre chapellerie, « Chapelier fou Co. », fabrique et vend une vaste gamme de chapeaux de styles, matières et couleurs variés. Pour garder une trace de nos commandes, nous avons créé un tableau alimenté par les formulaires. Ici chaque élément est une commande différente, les colonnes décrivent le type de chapeau, le style et la couleur, et plus encore, tandis que les groupes sont organisés en fonction du statut de la commande.

 

Chaque élément est généré à partir d'un WorkForm rempli par le client. Dans le formulaire, le client renseigne ses nom et prénom, qui deviennent le nom de l'élément. Il indique le type, le style et la couleur du chapeau qu'il désire commander, informations qui deviennent les colonnes Statut de notre tableau. Il a ensuite la possibilité de laisser un commentaire, qui apparaîtra comme mise à jour dans l'élément. 

 

Les autres champs de notre tableau sont masqués dans le formulaire pour que nous puissions les remplir manuellement une fois l'élément créé. Nous utilisons des automatisations pour indiquer dans le tableau la date à laquelle l'élément a été créé et pour déplacer les éléments entre les différents groupes du tableau.

 

Mise à jour automatique

Plutôt que d'avoir à faire des calculs ou à déplacer les éléments dans le tableau manuellement, nous avons ajouté quelques automatisations qui s'en chargent à notre place.

 

• Définir les dates

Puisque tous les nouveaux éléments sont ajoutés au tableau via le formulaire de commande au lieu d'être créés à la main, nous avons ajouté l'automatisation suivante pour nous assurer que la date de réception de la commande soit toujours exacte. Cette automatisation reporte dans la colonne « Réception de la commande » (Order Received) la date de création de l'élément.

 

• Faites avancer les choses

Notre tableau est organisé en groupes qui correspondent aux étapes de préparation pour l'expédition. Plutôt que d'avoir à déplacer manuellement les éléments dans le groupe adéquat lorsque le statut de la commande change, nous utilisons des automatisations. 

 

• Restez informé

Si nous nous retrouvons en rupture de stock pendant la préparation de la commande, nous voulons régler le problème sans délai afin de ne pas faire attendre nos clients trop longtemps. Pour cela, nous avons mis en place l'automatisation suivante pour que notre responsable reçoive une notification chaque fois que le statut d'une commande passe à « En rupture » (Out of Stock).

Nous avons la possibilité de personnaliser le message pour y préciser le type, le style et la couleur du chapeau à commander, et pouvons même y inclure le nom du client.

 

• Faites des calculs sans vous fatiguer

Pourquoi faire des calculs à la main quand on peut utiliser la colonne Formule ? Nous suivons les dates de réception de toutes les commandes reçues, ainsi que leurs dates d'expédition. Il est capital pour nous que l'intervalle entre ces deux dates soit le plus court possible, c'est pourquoi nous avons ajouté la formule suivante à notre tableau pour effectuer ce suivi :

 

Cette formule calcule à notre place la différence entre les deux dates pour que nous n'ayons pas à le faire. De cette façon, nous pouvons parcourir la colonne Formule « Jours de traitement » (Processing Days) pour nous faire rapidement une idée du temps qu'il nous faut pour préparer nos commandes. Nous avons même ajouté un résumé de colonne qui calcule le nombre moyen de jours que nous mettons à préparer les commandes.

 

Intégrez les e-mails

Nous souhaitons informer nos clients de l'avancement de leur commande, mais nous n'avons pas le temps de rédiger manuellement des e-mails pour chacun de nos clients. Pour résoudre ce problème, nous utilisons donc l'intégration des e-mails avec Gmail ou Outlook. Elle fonctionne avec la colonne E-mail que nous avons configurée plus haut dans cet article. Nous avons ajouté au tableau une formule qui envoie automatiquement un message prérédigé chaque fois que le statut d'une commande passe à « Expédiée » (Shipped).

 

Surveiller vos stocks

Comme nous recevons en permanence de nouvelles commandes, nous avons besoin d'un moyen simple de coordonner nos stocks et nos commandes. Nous utilisons un tableau que nous avons nommé « Chapelier fou : inventaire » pour suivre l'état de nos stocks de manière à ne jamais nous retrouver en rupture de stock et à pouvoir préparer et expédier rapidement les commandes.

Ce tableau est divisé en groupes, qui correspondent chacun à un type de chapeau, tandis que chaque élément du tableau correspond à un style de chapeau différent. Nous renseignons ensuite les informations concernant les stocks de chaque style de chapeau dans les différentes colonnes du tableau.

 

 

 

Suivre votre historique de commandes

Notre tableau de commandes nous permet de nous concentrer sur les commandes récentes et à venir, et notre tableau « Chapelier fou : inventaire » suit tous nos stocks actuels. Toutefois, nous avons besoin d'un troisième tableau pour enregistrer les ventes et statistiques passées. Notre tableau « Chapelier fou : historique de commandes » répertorie tous les chiffres qu'il nous faut connaître concernant la performance de nos produits, leur prix, les bénéfices et l'état actuel des stocks. 

 

 

Rangez la calculatrice 

Les chiffres et les statistiques sont essentiels à la réussite de notre entreprise, mais nous ne devrions pas avoir à faire tous les calculs à la main. Quelques formules simples de la colonne Formule nous permettent de les éviter. Parcourons ensemble quelques formules :

• Calculer le bénéfice

Pour calculer le bénéfice réalisé sur chaque chapeau, nous utilisons la formule suivante, qui soustrait le prix indiqué dans la colonne Chiffres « Coût de fabrication » (Cost to Manufacture) du prix figurant dans la colonne Chiffres « Prix » (Price) :

 

• Calculer la marge bénéficiaire 

Pour calculer la marge bénéficiaire de chaque produit, nous utilisons la formule suivante, qui calcule le pourcentage à l'aide des colonnes Chiffres « Bénéfice » (Profit) et « Prix » (Price) :

 

• Calculer le bénéfice total

Pour calculer le bénéfice total de chaque produit, nous utilisons la formule ci-dessous, qui multiplie la colonne Chiffres « Bénéfice » (Profit) par la colonne Chiffres « Unités vendues » (Units Sold) :

 

Connectez vous tableaux

Pour que les données stockées dans d'autres tableaux restent à jour et synchronisées dans toute notre entreprise, nous utilisons les colonnes Connecter les tableaux et Miroir. Nous utilisons une colonne Connecter les tableaux pour relier chaque commande en cours de notre formulaire « Commande chez Chapelier fou » à l'élément principal de notre tableau« Chapelier fou : historique des commandes ». Nous utilisons une autre colonne Connecter les tableaux pour relier chaque produit de notre liste principale au même produit dans notre tableau « Chapelier fou : inventaire ».

En outre, lorsque nous survolons le nombre affiché à droite dans la colonne Connecter les tableaux, nous pouvons voir une liste d'éléments liés provenant de nos autres tableaux. Nous pouvons même cliquer sur ces éléments pour les développer et consulter toutes leurs informations comme elles apparaîtraient dans leur tableau d'origine. 

 

Grâce à la colonne Miroir, nous pouvons refléter une colonne spécifique du tableau connecté exactement comme elle apparaîtrait dans son tableau d'origine. Nous utilisons deux colonnes Miroir, l'une pour refléter l'état actuel du stock de chaque élément, l'autre pour refléter le nombre d'unités de chaque produit actuellement en stock, en les reliant à notre tableau « Chapelier fou : inventaire » à l'aide d'une colonne Connecter les tableaux. 

 

Ajouter un tableau de bord

Vous pouvez créer un tableau de bord relié à vos tableaux des commandes et d'inventaire (et à tout autre tableau de votre choix) afin d'obtenir un aperçu de vos produits et de vos ventes grâce à toute une batterie d'applications et de widgets.  

 

Soyez créatifs

Ces trois tableaux sont destinés à être un point de départ pour vous aider à traduire votre travail en un flux monday.com ! Vous pouvez utiliser ces tableaux précis dans votre flux de travail si cela vous convient, mais n'ayez pas peur d'expérimenter et de tester toutes les incroyables fonctionnalités de monday.com. Assurez-vous de consulter d'autres modèles préconçus et d'explorer le « Centre de colonnes » afin de voir toutes les façons dont vous pouvez utiliser les colonnes en tant qu'éléments fondamentaux de personnalisation de votre propre tableau unique en son genre. Vous pouvez créer vos propres automatisations et activer les intégrations afin de vraiment fluidifier votre travail !

 

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.