Vous cherchez un moyen d'être automatiquement informé lorsque les échéances des éléments de votre tableau monday.com approchent ou sont passées ? Avec les automatisations monday.com, vous pouvez dorénavant créer un rappel d'échéance en programmant une automatisation basée sur une colonne Date ou Échéances (qu'elle soit définie en mode échéance ou non).

Il existe deux façons de configurer vos rappels d'échéance : (1) à partir de votre centre des automatisations ou (2) directement depuis le menu de votre colonne Date ou Échéances. Cet article va vous expliquer en détail ces deux méthodes.

 

Alertes du centre des automatisations 

Vous trouverez de nombreuses formules d'automatisations sous l'onglet « Échéances » du centre des automatisations.

   Le paramètre Quand ci-dessus peut être configuré pour :

1. Exécuter exactement lorsque la date approche.
2. Planifier l'automatisation pour une exécution sur une heure relative.
3. Lorsqu'une date est passée. Cela signifie que l'automatisation s'exécutera à minuit après que la date est passée. Cette formule ne fonctionne pas rétroactivement.

 

 

 

Alertes avec des automatisations personnalisées

Vous avez également la possibilité de créer des rappels à l'aide d'automatisations personnalisées. Cette fonctionnalité vous sera particulièrement utile si vous utilisez une colonne Échéances et que vous souhaitez définir un rappel ou une alerte pour la date de début d'une échéance. Cela n'est possible qu'avec les automatisations personnalisées.

 

 

Alertes du menu de votre colonne

Vous pouvez également ajouter un rappel directement depuis votre colonne Date ou Échéances. Deux sélections différentes vous seront présentées selon que votre colonne Date est définie comme échéance.

1. La colonne Date n'est pas définie comme échéance :

Pour configurer des rappels, il vous suffit de cliquer sur la flèche déroulante pour ouvrir le menu des paramètres de la colonne et de sélectionner « Ajouter/modifier les rappels de date ».

Vous serez redirigé vers l'automatisation suivante : « When date arrives, notify someone » (Quand une date approche, informer quelqu'un). La colonne spécifiée sera automatiquement remplie. Il ne vous restera plus qu'à choisir quand vous souhaitez que la notification soit envoyée et qui vous voulez informer.

 

•  La colonne Date est définie comme échéance :

Si vous avez déjà lié votre colonne Date ou Calendrier avec une colonne État en mode Échéance, votre configuration sera légèrement différente. Comme ci-dessus, ouvrez le menu de votre colonne. Vous verrez à la place l'option « Définir des rappels d'échéance ».

Lorsque vous cliquez sur la colonne, vous accédez à la formule : Quand la date arrive et que le statut n'est pas quelque chose, notifiez quelqu'un ». Encore une fois, la colonne que vous avez sélectionnée sera pré-remplie, de même que la colonne Statut à laquelle elle est connectée. Vous devrez définir le champ quand, ainsi que qui vous souhaitez notifier.

 

  

Comment configurer le champ « notifier »

La colonne Notification peut être personnalisée en fonction des besoins de votre équipe. Cliquez sur vos colonnes dans la boîte « Champs pris en charge » pour rendre vos notifications automatisées encore plus dynamiques. 

 

  

Colonnes prises en charges pour le champ « notifier »

Certains types de colonnes ne sont actuellement pas pris en charge par le champ « notifier » des automatisations.     

      

 

Voyons un cas d'utilisation 😀 

 

Exemples

• Chaque jour, quand {due date} est passé et que {status} est {something}, {notify} {someone}

Cas d'utilisation: une équipe commerciale doit envoyer des e-mails de suivi au client X jours après un appel téléphonique. Si le statut de l'e-mail du client n'est pas marqué comme Fait à la date d'échéance, un rappel sera envoyé à l'équipe des ventes jusqu'à ce que le statut soit mis à jour. 

Nous utiliserons la formule d'automatisation suivante : 

N'oubliez pas ! Cette formule vérifie tous les jours à minuit si la date de l'élément est passée. Si la date est passée, l'automatisation se déclenchera.

 

• Quand {Birthday Date} arrive, {notify} {someone} et repousser {Birthday Date} de {12 months}

Cas d'utilisation : l'équipe chargée de l'expérience des employés doit garder une trace des anniversaires de tous les employés afin de leur envoyer un message et un cadeau le jour J. Pour rationaliser ce processus,il faut mettre en place des rappels récurrents pour les anniversaires.

La colonne date de chaque élément sera définie sur la prochaine date d'anniversaire, soit cette année si l'anniversaire tombe dans un mois ultérieur, soit l'année prochaine si l'anniversaire est déjà passé. 

 

Nous utiliserons la formule d'automatisation suivante : 

L'automatisation sera alors prête à se déclencher à nouveau l'année suivante, à la même date.

 

De même, d'autres rappels récurrents peuvent être mis en place en choisissant de repousser la colonne des dates d'un certain nombre de jours ou de jours ouvrables.

 

 

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