Le suivi des échéances à venir est une tâche que vous pouvez absolument confier à l'automatisation. Grâce aux automatisations Monday, vous pouvez créer un rappel de date d'échéance en programmant une automatisation basée sur une colonne de date ou de calendrier.
Vous pouvez configurer des rappels de date d'échéance depuis la page des automatisations de votre tableau ou directement depuis le menu de la colonne Date ou Calendrier. Voici comment configurer ces rappels utiles dans votre processus de travail.
Alertes provenant de la page Automatisations du tableau de bord
Vous trouverez un large éventail de modèles d'automatisation sous l'onglet Dates de la page Automatisations du tableau.
Le paramètre Quand ci-dessus peut être configuré pour :
- Exécuter exactement lorsque la date approche.
- Planifier l'automatisation pour qu'elle s'exécute selon un calendrier récurrent
- Lorsqu'une date est passée (cela signifie que l'automatisation s'exécutera à minuit après que la date est passée. Cette formule ne fonctionne pas rétroactivement.)
Alertes avec des automatisations personnalisées
Vous avez également la possibilité de créer des rappels à l'aide d'automatisations personnalisées. Cette fonctionnalité vous sera particulièrement utile si vous utilisez une colonne Échéances et que vous souhaitez définir un rappel ou une alerte pour la date de début d'une échéance. Cela n'est possible qu'avec les automatisations personnalisées.
Alertes du menu de votre colonne
Vous pouvez également ajouter une alerte directement depuis votre colonne Date ou Échéances. Deux choix différents vous seront proposés selon que votre colonne de date est configurée comme une échéance.
La colonne Date n'est pas définie comme échéance :
Pour configurer des rappels directement à partir de la colonne, cliquez sur les trois points situés sur la colonne. Dans le menu déroulant, cliquez sur Paramètres, puis sur Ajouter/modifier des rappels de date.
Cela ouvrira le modèle d'automatisation suivant : « When date arrives, notify someone. (Lorsque la date arrive, avertir quelqu'un.) » La colonne spécifiée sera automatiquement remplie. Il ne vous restera plus qu'à choisir quand vous souhaitez que la notification soit envoyée et qui vous voulez informer.
La colonne Date est définie comme échéance :
Si vous avez déjà lié votre colonne Date ou Calendrier avec une colonne Statut en mode Échéance, votre configuration sera légèrement différente. Ouvrez le menu de votre colonne, où vous verrez l'option Définir la date d'échéance et les rappels.
Cela ouvrira le modèle d'automatisation suivant : « When date arrives and status is something, notify someone. (Lorsque la date arrive et que le statut est tel, avertir quelqu'un.)» Encore une fois, la colonne que vous avez sélectionnée sera pré-remplie, de même que la colonne état à laquelle elle est liée. Vous devrez définir le champ quand, ainsi que qui vous souhaitez informer.
Comment configurer le champ « notifier »
Si vous souhaitez envoyer un message personnalisé dans le champ notifier, vous pouvez ajouter des tags inclus dans la section Champs pris en charge pour remplir automatiquement les champs à partir des éléments du tableau.
Colonne Assistance pour le champ « notifier »
Certains types de colonnes ne sont actuellement pas pris en charge par le champ « notifier » des automatisations.
Exemples d’utilisation
Besoin d'inspiration ? Voyons un exemple d'utilisation 😀
Chaque jour, quand {due date} est passé et que {status} est {something}, {notify} {someone}
Cet exemple utilise un modèle. Ce modèle ne peut pas être construit avec le constructeur d'automatisations personnalisées.
Cas d'utilisation : une équipe commerciale doit envoyer des e-mails de suivi au client X jours après un appel téléphonique. Si le statut de l'e-mail du client n'est pas marqué comme Fait à la date d'échéance, un rappel sera envoyé à l'équipe des ventes jusqu'à ce que le statut soit mis à jour.
Nous utiliserons la formule d'automatisation suivante :
N'oubliez pas ! Ce modèle vérifie tous les jours à minuit si la date de l'élément est passée. Si la date est passée et que le statut n'a pas changé, l'automatisation se déclenchera.
Quand {Birthday Date} arrive, {notify} {someone} et repousser {Birthday Date} de {12 months}
Cas d'utilisation : l'équipe chargée de l'expérience des employés doit garder une trace des anniversaires de tous les employés afin de leur envoyer un message et un cadeau le jour J. Pour rationaliser ce processus,il faut mettre en place des rappels récurrents pour les anniversaires.
La colonne date de chaque élément sera définie sur la prochaine date d'anniversaire, soit cette année si l'anniversaire tombe dans un mois ultérieur, soit l'année prochaine si l'anniversaire est déjà passé.
Nous utiliserons la formule d'automatisation suivante :
L'automatisation sera alors prête à se déclencher à nouveau l'année suivante, à la même date.
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