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Alertes et rappels avec des automatisations

Vous cherchez un moyen d'être automatiquement informé(e) lorsque les échéances de vos éléments approchent ? En utilisant les automatisations monday.com, vous pouvez dorénavant créer un rappel d'échéance en programmant une automatisation basée sur une colonne Date ou Échéances (qu'elle soit définie en mode échéance ou non !).

Il existe deux façons de configurer vos rappels d'échéance : (1) à partir de votre centre des automatisations ou (2) directement depuis le menu de votre colonne Date ou Échéances. Cet article va vous expliquer en détail ces deux méthodes.

 

Utiliser le centre des automatisations 

Vous trouverez de nombreuses formules d'automatisations sous l'onglet « Notifications » du centre des automatisations.

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   Le paramètre Quand ci-dessus peut être configuré pour :

  1. Exécuter exactement lorsque la date approche.
  2. Planifier l'automatisation pour une exécution sur une heure relative.
  3. Lorsqu'une date est passée. Cela signifie que l'automatisation s'exécutera à minuit après que la date est passée. Cette formule ne fonctionne pas rétroactivement.

 

Remarque : découvrez comment configurer vos automatisations ici : Automatisations monday.com.

 

Automatisations personnalisées

Vous avez également la possibilité de créer des rappels à l'aide d'automatisations personnalisées. Cette fonctionnalité vous sera particulièrement utile si vous utilisez une colonne Échéances et que vous souhaitez définir un rappel ou une alerte pour la date de début d'une échéance. Cela n'est possible qu'avec les automatisations personnalisées.

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Remarque : la seule façon de créer des rappels pour les dates de début d'une colonne Échéances est d'utiliser les automatisations personnalisées.

 

 

Utiliser le menu de votre colonne

Vous pouvez également ajouter un rappel directement depuis votre colonne Date ou Échéances. Deux sélections différentes vous seront présentées selon que votre colonne Date est définie comme échéance.

  1. La colonne Date n'est pas définie comme échéance :

Pour configurer des rappels, il vous suffit de cliquer sur la flèche renversée pour ouvrir le menu des paramètres de la colonne et de sélectionner «Définir les rappels de date».

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Vous serez redirigé(e) vers la première des automatisations répertoriées ci-dessus, « Lorsque la date approche, informer quelqu'un ». La colonne spécifiée sera automatiquement remplie. Il ne vous restera plus qu'à choisir quand vous souhaitez que la notification soit exécutée et qui vous voulez informer !

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  •  La colonne Date est définie comme échéance :

Si vous avez déjà lié votre colonne Date ou Calendrier avec une colonne État en mode Échéance, votre configuration sera légèrement différente. Comme ci-dessus, ouvrez le menu de votre colonne. Vous verrez à la place l'option « Définir des rappels d'échéance ».

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Lorsque vous cliquez sur la colonne, vous accédez à la formule : Quand la date arrive et que le statut n'est pas quelque chose, notifiez quelqu'un ». Encore une fois, la colonne que vous avez sélectionnée sera pré-remplie, de même que la colonne Statut à laquelle elle est connectée. Vous devrez définir le champ quand, ainsi que qui vous souhaitez notifier.

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Remarque : vous pouvez aussi définir vos propres alertes pour les échéances d'éléments à venir en connectant monday.com à votre calendrier. Apprenez-en plus sur la configuration des rappels avec l'intégration d'un calendrier ici.  

  

Comment configurer le champ « notifier »

La colonne Notification peut être personnalisée en fonction des besoins de votre équipe. Cliquez sur vos colonnes dans la boîte « Champs pris en charge » pour rendre vos notifications automatisées encore plus dynamiques. 

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Remarque : la section« notifier » ne prend pas en charge le formatage HTML pour le moment. 

  

Colonnes prises en charges pour le champ « notifier »

Les types de colonnes ci-dessous ne sont actuellement pas pris en charge dans le champ « notifier » des automatisations.        

  • Formule
  • Numérotation automatique
  • Progression
  • Lien
  • Lien entre éléments

      

Remarque : lorsque vous ajoutez une colonne Date au champ « notifier » dans la formule, la notification envoyée ne prend en charge que les dates au *format européen*.

 

Voyons un cas d'utilisation 😀 

 

Cas d'utilisation

Quand {date} est passé et que {status} est {something}, {notify}{someone}{every time period}

Cas d'utilisation: une équipe commerciale doit envoyer des e-mails de suivi au client X jours après un appel téléphonique. Si le statut de l'e-mail du client n'est pas marqué comme Fait à la date d'échéance, un rappel sera envoyé à l'équipe des ventes aux heures spécifiées jusqu'à ce que le statut soit mis à jour. 

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Nous utiliserons la formule d'automatisation suivante : 

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N'oubliez pas ! Cette formule vérifie tous les jours à minuit si la date de l'élément est passée. Si la date est passée, l'automatisation se déclenchera.

 

 Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe de service client à support@monday.com