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Créer votre propre automatisation personnalisée

Organiser encore mieux votre flux de travail grâce au constructeur d'automatisations personnalisées ! Cette fonctionnalité géniale vous permet de créer votre propre flux d'automatisation. Créer de nouvelles combinaisons adaptées aux besoins de votre équipe et intégrez-les parfaitement dans votre flux de travail spécifique ! 🙌

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Apprendre le jargon

Chaque formule d'automatisation personnalisée comporte un déclencheur, une condition, et une action (ou plusieurs actions). Examinons un exemple de formule : « Lorsqu'un statut change pour un élément, supprimez-le »

Dans ce cas, le déclencheur est « Lorsqu'un statut change ». La condition est « à quelque chose » parce que le déclencheur est conditionnel à ce que vous sélectionnez pour « quelque chose ». L'action est « supprimer l'élément ». Chaque fois qu'un élément est supprimé, une action est utilisée. Si vous déclenchez cette formule trois fois, trois éléments seront supprimés et cela comptera pour trois actions utilisées.

Pour en savoir plus sur les actions et la tarification, consultez l'article Actions d'automatisation et d'intégration .

 

Comment accéder aux automatismes personnalisés

Cliquez sur votre centre d'automatisation situé en haut à droite de votre écran : 

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Ensuite, cliquez sur « Créer une automatisation personnalisée » : 

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À la fin, vous devriez voir la formule ci-dessous : 

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C'est le moment de le personnaliser ! 🎉

 

Choisissez un déclencheur

La première étape de la construction de votre automatisation personnalisée consiste à choisir un bloc. Vos options sont « Quand » ou « À chaque période de temps » pour commencer. Dans cet exemple, nous avons choisi « Quand » :

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Une fois que vous avez choisi votre premier bloc de construction, il est temps de choisir votre déclencheur. Un déclencheur peut impliquer   une colonne de votre tableau (par exemple, Statut, Personne, Date, etc.) ou une action qui se produit sur votre tableau (par exemple, un élément créé, un élément déplacé vers un groupe, etc.) :

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Dans cet exemple, nous avons choisi les « Changements de statut » comme déclencheur :

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Et nous avons choisi la colonne Statut de notre tableau :

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Sélectionnez une condition

En fonction du déclencheur que vous avez choisi à l'étape 1, vous devrez ensuite sélectionner une condition. Dans cet exemple, nous voulons déclencher une action lorsque la colonne d'état passe à « Fait ». Pour ce faire, nous allons sélectionner la condition « en quelque chose »...

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Ensuite, sélectionnez l'étiquette de statut « Fait » 🙌

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Remarque : les étiquettes affichées correspondent aux étiquettes de la colonne statut sélectionnée dans votre tableau.

 

 

Choisissez une action

Maintenant que la première partie de notre automatisation est créée, nous devons choisir une action. Une liste de toutes les actions possibles que vous pouvez choisir s'affichera comme ci-dessous : 

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Conseil :  vous pouvez ajouter des conditions supplémentaires en cliquant sur « et ». Pour l'instant, les conditions supplémentaires que vous pouvez choisir sont les suivantes : « la personne est quelqu'un » et « le statut est quelque chose ».

 

Dans cet exemple, lorsque le statut de la conception passe à « Fait », nous voulons informer notre Travailleuse indépendant, Alexandra. En cliquant sur « informer », vous pouvez personnaliser votre message de notification :

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Enfin, nous choisirons la personne que nous aimerions notifier. Il peut s'agir de plusieurs personnes ou équipes. Il est totalement personnalisable et c'est à vous de décider. 😃 

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Vous pouvez également ajouter des actions supplémentaires en cliquant sur l'icône bleue « + et » :

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Conseil : si vous souhaitez utiliser « créer un sous-élément » comme l'une de vos actions, vous devez d'abord configurer la colonne des sous-éléments sur le tableau.

 

Pour le moment, vous ne pouvez choisir que six actions au maximum. Toutes les actions s'opéreront dans l'ordre dans lequel vous les ajoutez. Par exemple, si vous programmez « When Status changes to Done, notify Me and stop Time Tracking » (Quand le statut passe à « Fait », envoyer une notification à « Moi » et arrêter le chronomètre), vous recevrez une notification et ensuite seulement le chronomètre s'arrêtera. Si, pour une raison quelconque, l'action « notify Me » (envoyer une notification à « Moi ») échouait, les actions suivantes se produiraient quand même, sauf si elles dépendent de « notify Me ». 

Cliquez sur « Créer une Automatisation » pour ajouter l'automatisation à votre tableau.

 

Notification d'automatisations

Lorsque l'automatisation est activée et accomplit une action en votre nom, vous voyez une notification en haut de votre tableau :

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En cliquant sur le bouton « Voir plus », vous accédez au Centre des automatisations pour avoir une vue de vos automatismes actifs. La notification n'apparaîtra que pour l'utilisateur qui a déclenché l'automatisation à l'origine de cette action. Par exemple, si l'automatisation est configurée pour déplacer un élément vers un groupe différent lorsque vous modifiez la colonne Statut, vous ne verrez la notification que si vous apportez une modification à la colonne Statut.
Actuellement, la notification ne s'affiche que lorsque l'automatisation a effectué les actions suivantes : archiver un élément, déplacer un élément vers un groupe ou modifier une valeur dans une colonne.
Supprimer les notifications
Si vous souhaitez désactiver les notifications, vous pouvez les désactiver dans monday.labs. La désactivation des notifications s'appliquera uniquement pour votre utilisation de monday.com. Chaque utilisateur individuel doit activer la fonctionnalité monday.labs pour supprimer les notifications pendant son utilisation de la plateforme.
Pour accéder à monday.labs, ouvrez le menu principal en cliquant sur votre photo de profil ou sur vos initiales. Vous trouverez monday.labs sous « Explorer » sur le côté droit du menu :
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Une fois monday.labs ouvert, faites défiler jusqu'à « Désactiver la notification automatique des actions » et cliquez sur le bouton « Activer » :
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C'est tout ! Vous ne verrez plus de notifications.

 

Enregistrer en tant que modèle

Vous pouvez enregistrer votre propre formule personnalisée comme modèle et la mettre à la disposition de tous dans votre compte monday.com. Pour ce faire, allez dans votre magasin d'automatisation sur le tableau où vous avez créé votre automatisation personnalisée. Ensuite, cliquez sur « Enregistrer en tant que modèle » comme ci-dessous : 

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Attribuez-lui un nom 😃 

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Et voilà, vous avez terminé !! Vous trouverez votre automatisation personnalisée dans le centre d'automatisation dans la catégorie « Formules personnalisées » comme ci-dessous :

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Et après ?

Nous travaillons d'arrache-pied pour que les automatisations personnalisées passent du rêve à la réalité !

Conseil : pour savoir ce que nous faisons, consultez la Feuille de route des automatisations personnalisées. 😄 Vous pouvez également faire défiler jusqu'au bas de la feuille de route pour voir quelles colonnes sont prises en charge par des déclencheurs spécifiques.

 

Votre opinion compte

Nous serions ravis de connaître ce que vous pensez de cette fonctionnalité ! Nous aimerions également savoir quelle formule spécifique vous aimeriez créer dans votre tableau. N'hésitez pas à remplir ce formulaire. 😊 Vous pouvez également cliquer sur l'icône « Donner votre avis » en haut à droite du constructeur d'automatisation : 

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Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.