Organiser encore mieux votre flux de travail grâce au constructeur d'automatisations personnalisées ! Cette fonctionnalité géniale vous permet de créer votre propre flux d'automatisation. Créer de nouvelles combinaisons adaptées aux besoins de votre équipe et intégrez-les parfaitement dans votre flux de travail spécifique ! 🙌

Apprendre le jargon

Chaque formule d'automatisation personnalisée comporte un déclencheur, une condition, et une action (ou plusieurs actions). Examinons un exemple de formule : « Lorsqu'un statut change pour un élément, supprimez-le »

Dans ce cas, le déclencheur est « Lorsqu'un statut change ». La condition est « pour autre chose » parce que le déclencheur dépend de ce que vous sélectionnez pour « autre chose ». L'action est « supprimer l'élément ». Chaque fois qu'un élément est supprimé, une action est utilisée. Si vous déclenchez cette formule trois fois, trois éléments seront supprimés et cela comptera pour trois actions utilisées.

Pour en savoir plus sur les actions et la tarification, consultez l'article Actions d'automatisation et d'intégration .

Comment accéder aux automatismes personnalisés

Cliquez sur votre centre d'automatisation situé en haut à droite de votre écran : 

Ensuite, cliquez sur « Créer une automatisation personnalisée » : 

À la fin, vous devriez voir la formule ci-dessous : 

C'est le moment de le personnaliser ! 🎉

Choisissez un déclencheur

La première étape de la construction de votre automatisation personnalisée consiste à choisir un bloc. Vos options sont « Quand » ou « À chaque période de temps » pour commencer. Dans cet exemple, nous avons choisi « Quand » :

Une fois que vous avez choisi votre premier bloc de construction, il est temps de choisir votre déclencheur. Un déclencheur peut impliquer   une colonne de votre tableau (par exemple, Statut, Personne, Date, etc.) ou une action qui se produit sur votre tableau (par exemple, un élément créé, un élément déplacé vers un groupe, etc.) :

Dans cet exemple, nous avons choisi les « Changements de statut » comme déclencheur :

Et nous avons choisi la colonne Statut de notre tableau :

Sélectionnez une condition

En fonction du déclencheur que vous avez choisi à l'étape 1, vous devrez ensuite sélectionner une condition. Dans cet exemple, nous voulons déclencher une action lorsque la colonne d'état passe à « Fait ». Pour ce faire, nous allons sélectionner la condition « en quelque chose »...

Ensuite, sélectionnez l'étiquette de statut « Fait » 🙌

Remarque : les étiquettes affichées correspondent aux étiquettes de la colonne statut sélectionnée dans votre tableau.

Choisissez une action

Maintenant que la première partie de notre automatisation est créée, nous devons choisir une action. Une liste de toutes les actions possibles que vous pouvez choisir s'affichera comme ci-dessous : 

Conseil :  vous pouvez ajouter des conditions supplémentaires en cliquant sur « et ». Pour l'instant, les conditions supplémentaires que vous pouvez choisir sont les suivantes : « la personne est quelqu'un » et « le statut est quelque chose ».

Dans cet exemple, lorsque le statut de la conception passe à « Fait », nous voulons informer notre Travailleuse indépendant, Alexandra. En cliquant sur « informer », vous pouvez personnaliser votre message de notification :

Enfin, nous choisirons la personne que nous aimerions notifier. Il peut s'agir de plusieurs personnes ou équipes. Il est totalement personnalisable et c'est à vous de décider. 😃 

Vous pouvez également ajouter des actions supplémentaires en cliquant sur l'icône bleue « + et » :

Conseil : si vous souhaitez utiliser « créer un sous-élément » comme l'une de vos actions, vous devez d'abord configurer la colonne des sous-éléments sur le tableau.

Pour le moment, vous ne pouvez choisir que six actions au maximum. Toutes les actions s'opéreront dans l'ordre dans lequel vous les ajoutez. Par exemple, si vous programmez « When Status changes to Done, notify Me and stop Time Tracking » (Quand le statut passe à « Fait », envoyer une notification à « Moi » et arrêter le chronomètre), vous recevrez une notification et ensuite seulement le chronomètre s'arrêtera. Si, pour une raison quelconque, l'action « notify Me » (envoyer une notification à « Moi ») échouait, les actions suivantes se produiraient quand même, sauf si elles dépendent de « notify Me ». 

Cliquez sur « Créer une Automatisation » pour ajouter l'automatisation à votre tableau.

Notification d'automatisations

Lorsque l'automatisation est activée et accomplit une action en votre nom, vous voyez une notification en haut de votre tableau :

Enregistrer en tant que modèle

Vous pouvez enregistrer votre propre formule personnalisée comme modèle et la mettre à la disposition de tous sur votre compte monday.com. Pour ce faire, rendez-vous dans le centre des automatisations du tableau où vous avez créé votre automatisation personnalisée. Cliquez sur le menu latéral à droite de l'automatisation, puis sur « Enregistrer en tant que modèle » comme ci-dessous : 

Attribuez-lui un nom 😃 

Et voilà, vous avez terminé !! Vous trouverez votre automatisation personnalisée dans le centre d'automatisation dans la catégorie « Formules personnalisées » comme ci-dessous :

Dupliquer votre automatisation

Pour vous permettre de concevoir rapidement et efficacement des flux de travail plus complexes, vous avez désormais la possibilité de dupliquer vos automatisations personnalisées. Pour ce faire, cliquez sur le menu latéral situé en haut à droite de l'automatisation personnalisée et sélectionnez « Dupliquer l'automatisation ».

Une copie de l'automatisation sélectionnée s'ouvrira dans l'outil de création d'automatisations personnalisées, vous permettant de la modifier comme vous le souhaitez. Lorsque vous cliquerez sur « Créer une Automatisation », vous verrez la copie de votre automatisation, prête à l'emploi.

Remarque : quand vous dupliquez un tableau avec des automatisations personnalisées utilisant des blocs d'intégration, tels que Gmail, Outlook ou Slack, veuillez noter que ces automatisations ne seront pas dupliquées ni appliquées sur le nouveau tableau. Elles doivent être recréées sur ce tableau. 

Nouveaux développements

Nous travaillons en permanence à créer de nouveaux blocs d'automatisation. Voici quelques fonctionnalités développées récemment :

Votre opinion compte

Nous serions ravis de connaître ce que vous pensez de cette fonctionnalité ! Nous aimerions également savoir quelle formule spécifique vous aimeriez créer dans votre tableau. N'hésitez pas à remplir ce formulaire. 😊 Vous pouvez également cliquer sur l'icône « Donner votre avis » en haut à droite du constructeur d'automatisation : 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.