Vous avez déjà un flux de travail clair et organisé sur votre compte monday.com, mais qu'en est-il de toutes les réunions et rappels figurant sur votre calendrier externe ? Nous allons vous montrer comment synchroniser tous vos éléments et tâches avec votre calendrier externe afin que vous puissiez tout voir au même endroit. 

Allez plus loin et configurez des rappels d'alerte avec votre calendrier externe pour ne jamais manquer une échéance, quoi qu'il arrive. Continuez à lire pour découvrir comment les utiliser avec notre intégration de Google Calendar.  

Synchronisation bidirectionnelle avec le calendrier Google

Il existe deux façons de connecter votre compte monday.com à votre calendrier Google. Tout d'abord, nous allons voir comment créer une synchronisation bidirectionnelle. Les instructions suivantes, étape par étape, peuvent être utilisées pour configurer la synchronisation bidirectionnelle de votre compte.

Étape 1 : Ajouter une colonne de date et localiser les formules d'intégration

Tout d'abord, assurez-vous que votre tableau comprend une  colonne de date:

Une fois que vous avez rempli toutes vos données dans une colonne de date, vous êtes prêt à configurer votre intégration.

Pour lancer la synchronisation bidirectionnelle du calendrier Google, cliquez sur le bouton « Intégrer » en haut de votre tableau. Dans le centre d'intégration, recherchez et sélectionnez l'intégration du calendrier Google comme suit :

Vous y trouverez trois recettes d'intégration Google distinctes. Vous devez ajouter deux recettes à votre tableau pour que la synchronisation bidirectionnelle fonctionne :

• une qui crée un événement dans le calendrier Google basé sur une action dans monday.com
• une recette qui crée un élément basé sur un nouvel événement dans le calendrier Google

Nous en saurons plus sur ce qui peut être fait dans un instant !

Étape 2 : Ajouter la première formule

Après avoir localisé les formules, il est temps d'ajouter les formules souhaitées à votre tableau.

Commencez par sélectionner une formule qui créera un événement dans le calendrier Google en fonction d'un élément de votre tableau (comme l'un des deux décrits en rouge ci-dessous), puis suivez les étapes à l'écran pour connecter votre compte Gmail.

Il est important de noter que, lors de la connexion de votre compte Gmail, les champs suivants doivent être sélectionnés de sorte que l'intégration fonctionne correctement.

Étape 3 : Configurer la première formule d'intégration

Après avoir terminé la connexion de votre compte, vous serez redirigé vers la formule que vous avez choisie.

Là, cliquez sur les champs soulignés dans la formule pour la configurer. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné le champ « événement » pour définir comment l'événement dans le calendrier Google apparaîtra en fonction des colonnes de notre tableau.

Dans cet exemple, lorsqu'un nouvel élément est créé ou mis à jour sur notre tableau, un événement du calendrier Google sera créé avec la durée de l'événement en fonction de la date de début et de la date de fin de l'élément, le titre de l'événement comme le nom de l'élément, et le statut comme l'étiquette de statut de la phase I que l'élément possède.

Remarque : Pour que cette formule d'intégration fonctionne, vous devez ajouter une heure dans les colonnes de date de début et de fin de l'élément sur votre tableau.

Étape 4 : Ajouter la deuxième formule et la configurer

Maintenant que votre première formule est terminée et qu'elle permet de créer un événement dans le calendrier Google à partir d'un élément de votre tableau, il est temps d'ajouter la deuxième formule pour créer un élément sur votre tableau à partir d'un événement du calendrier Google.

Cliquez pour ajouter une autre intégration et assurez-vous de choisir la recette d'intégration de Google Agenda qui stipule « Lorsqu'un événement est créé dans le calendrier Google, créez un élément et synchronisez les modifications futures à partir de Google Agenda ».

Cette fois-ci, sélectionnez le champ « élément » et définissez comment vous souhaitez qu'un nouvel élément soit créé sur votre tableau en fonction des événements du calendrier Google qui sont ajoutés.

Étape 5 : Regardez la magie opérer !

Une fois les deux formules d'intégration du calendrier Google configurées, vous devriez avoir une synchronisation bidirectionnelle complète en place. Désormais, chaque nouvel élément créé ou attribué à une personne spécifique apparaîtra comme un événement sur le calendrier connecté et chaque nouvel événement du calendrier apparaîtra comme un élément sur votre tableau. 🎉

Colonne d'intégration du calendrier Google

Lors de l'ajout d'une formule d'intégration au calendrier Google, une colonne d'intégration sera automatiquement ajoutée à votre tableau avec un lien vers chaque événement du calendrier Google respectif. En cliquant sur un lien, vous serez directement dirigé vers l'événement en question dans votre propre calendrier.

Afficher les dates de monday.com dans votre calendrier Google

La deuxième façon de synchroniser votre tableau est une sens synchronisation à sens unique avec votre calendrier Google, ce qui vous permet d'afficher les dates de votre tableau directement dans votre agenda. Les instructions étape par étape suivantes peuvent être utilisées pour configurer la synchronisation à sens unique pour votre compte.

Étape 1

Tout d'abord, assurez-vous que votre tableau comprend une  colonne de date:

Ou une colonne échéance :

Une fois que vous avez rempli toutes vos données dans une colonne de date ou colonne échéance, vous êtes prêt à synchroniser votre calendrier.

Cliquez sur la flèche à droite de l'en-tête de votre colonne de date ou colonne échéance pour lancer le menu de colonne, puis cliquez sur « Paramètres de la colonne » comme nous l'avons fait ci-dessous :

Étape 2

Le calendrier Google est le calendrier par défaut, il apparaît donc déjà ici sous « Synchroniser la colonne avec le calendrier ». Tout ce que nous avons à faire ici est de cliquer sur « Synchroniser » :

Étape 3

Cette fenêtre va s'ouvrir, nous permettant de choisir si nous voulons synchroniser uniquement les « éléments qui me sont attribués » ou « tous les éléments de ce tableau ». Après avoir sélectionné une option, il suffit de cliquer sur « Synchroniser ».

Nous allons ensuite recevoir ce message, qui nous fait savoir que tout a fonctionné exactement comme nous le voulions. 

Remarque :  le tableau sera intégré en tant que nouveau calendrier (vous pouvez modifier son nom dans le volet de gauche). 

Étape 4

Activez des rappels pour vos tâches ! Allez dans les paramètres de votre calendrier Google, et sous « Paramètres des événements », sélectionnez soit « Notifications de bureau », soit « Alertes ». 

Supprimer l'intégration Google Agenda

Si, à un moment donné, vous souhaitez supprimer vos éléments de monday.com de votre calendrier Google, il vous suffit de suivre ces étapes simples :

Étape 1

Cliquez sur ce lien pour ouvrir vos paramètres d'autorisation de du calendrier Google. 

Étape 2

Faites défiler jusqu'à ce que vous voyiez « Applications tierces avec accès au compte » et cliquez sur « Gérer l'accès des tiers » :

Étape 3

Cliquez sur « monday.com a accès au calendrier Google » pour gérer ces préférences.

Étape 4

Il nous suffit à présent de cliquer sur « SUPPRIMER L'ACCÈS », et notre compte monday.com sera déconnecté de notre calendrier Google !

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.