Cherchez-vous un moyen d'obtenir un aperçu clair de plusieurs projets en même temps ? Voulez-vous voir où en sont vos projets ou vos tâches en un coup d'œil, sans avoir à parcourir de nombreux tableaux ? Si cela vous parle, c'est que vous êtes au bon endroit : nous vous présentons le tableau global !

 

 

Qu'est-ce qu'un tableau global ?

Un tableau global vous permet de voir un aperçu de tout ce sur quoi votre équipe et vous-même travaillez dans les différents tableaux. Chaque tableau global, peut être organisé par trimestres, mois, phases, clients, projets ou organisé de toute autre manière qui convient à l'équipe. En d'autres termes, un tableau global est la première étape pour rationaliser un flux de travail ! 

 

Avantages du tableau global

Tandis que les tableaux de type global sont souvent destinés aux managers et aux responsables d'équipes qui ont besoin d'un aperçu des projets ou de l'achèvement des étapes, ils peuvent également avoir un impact sur les autres collaborateurs. La création d'un tableau global peut être bénéfique pour votre entreprise en donnant à tous vos collaborateurs une meilleure compréhension de vos objectifs globaux. 

 

Créer un tableau global

Dans cet exemple, nous créons un tableau global pour un grand projet de rebranding sur lequel notre équipe travaille.

 

Examinons ensemble comment nous avons choisi d'organiser notre tableau global ! Gardez à l'esprit que ceci n'est qu'un exemple et que vous pouvez entièrement personnaliser la structure de votre tableau en fonction de vos besoins spécifiques.

• Groupes : nous avons organisé nos groupes en fonction de chaque phase de notre projet. 
• Éléments : les éléments de notre tableau représentent chaque étape importante d'une phase de notre projet.
• Colonnes : les colonnes de notre tableau nous permettent d'enregistrer tous les points de données importants au même endroit. Voici quelques types de colonnes que nous trouvons indispensables ici :
  • Colonne Personnes pour permettre à un chef de projet de superviser l'étape associée.  
  • Colonne Échéances  pour suivre une période pour chaque étape. Nous verrons comment cette colonne prend vie via la vue Gantt plus loin dans ce guide.
  • Colonne Statut pour afficher le service auquel appartient chaque étape. Gardez à l'esprit que ces étiquettes peuvent être personnalisées pour afficher tout ce que vous souhaitez.

 

Connexion de votre tableau global à un tableau détaillé (ou plusieurs !)

L'un des aspects les plus utiles du tableau global est qu'il peut être lié et synchronisé avec les tableaux détaillés, de sorte que les informations circulent instantanément d'un tableau à l'autre. Alors que les tableaux globaux se concentrent sur la vue d'ensemble, les tableaux détaillés apportent une visibilité sur certains détails essentiels et certains aspects spécifiques d'un processus plus large.

Voici quelques façons de connecter vos tableaux détaillés et tableaux de type global pour vous assurer que toutes les informations pertinentes sont mises à jour à tout moment :

 

• Les colonnes Connecter les tableaux et Miroir

La colonne Connecter les tableaux et la colonne Miroir permettent de connecter et de refléter les informations d'un ou de plusieurs tableaux vers le tableau actuel. Vous pouvez modifier les informations dans l'un ou l'autre des tableaux et les changements seront automatiquement appliqués dans les deux.

Pour notre « Tableau global du projet de rebranding », nous voulions facilement relier et refléter les informations de trois tableaux détaillés distincts qui se rapportent à ce projet : nos tableaux « Planification de la campagne de rebranding », « Stratégie de relations publiques de rebranding » et « Tâches quotidiennes de rebranding ». Pour y parvenir, nous avons d'abord connecté les tableaux pertinentes à partir de la colonne Connecter les tableaux :

 

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons reflété les statuts de toutes les tâches de nos tableaux connectés (comme le tableau « RP de rebranding détaillé » sur la première image) sur le tableau global pour une vue d'ensemble agrégée (deuxième image) de la progression de chaque tableau connecté.  

• Tableau détaillé :

Tableau global lié :

 

• Colonne de liens

Vous pouvez également choisir d'ajouter simplement des hyperliens vers tous les tableaux connexes en utilisant la colonne Liens . Ce type de colonne vous permet de connecter des tableaux détaillés à n'importe quel élément connexe en vous offrant un espace dédié pour saisir l'URL unique de ces tableaux. L'utilisation de cette colonne permet de naviguer d'un tableau à l'autre sans aucune difficulté. 

 

• Colonne tags

La colonne hashtag permet d'organiser des groupes d'éléments dans différents tableaux. Vous pouvez utiliser des hashtags pour suivre la catégorie, le département, les trimestres, etc.

En utilisant des hashtags et Tout rechercher, vous pouvez établir des liens entre tous vos tableaux sur l'ensemble du compte.

 

Suivez les étapes avec la vue de Gantt

Les Vues tableau vous permettent de visualiser les informations dans vos tableaux de différentes manières. Pour une vue efficace de votre tableau global, nous vous recommandons d'utiliser la vue de Gantt , où vous pouvez voir tous vos étapes en relation les uns avec les autres. Vous pouvez déplacer des éléments pour vous assurer que l'affectation correspond à la planification de votre équipe, et vous pouvez cliquer sur l'élément lui-même afin d'examiner une carte avec plus d'informations. 

La vue Gantt peut être regroupée par personne, statut ou département pour une répartition encore plus communicative.

 

Visualisez les informations grâce à vue graphique

La vue graphique constitue un excellent moyen de voir une répartition des données sur votre tableau global. Cette vue peut être utilisée pour répartir les données de votre tableau en fonction de la personne responsable, du statut de vos étapes, du service ou de toute autre information pertinente. 

Ci-dessous, nous pouvons voir un exemple de toutes nos données réparties par service, mais empilées par manager de projet. Cela offre une visibilité sur notre gestion des ressources pour ce projet. 

Pour en savoir plus sur la vue Graphique, veuillez consulter ceci.

 

Automatiser votre flux de travail

Les automatisations sont des processus simples et personnalisables que vous pouvez créer en quelques secondes. Il peut s'agir de notifications push de mises à jour particulières ou d'actions automatiques effectuées une fois qu'un élément d'action est terminé.

Voici quelques automatisations utiles pour dynamiser votre tableau global : « Every time period, notify someone » (À chaque période, informer quelqu'un)

Cette automatisation peut être permettre l'envoie d'une notification à la personne qui supervise l'ensemble du projet. Cette notification peut servir de rappel pour les membres de leur équipe, pour écrire un rapport hebdomadaire ou tout autre élément nécessitant un rappel régulier et récurrent. 

« Lorsqu'une date est dépassée et que l'état désigne quelque chose, il faut informer quelqu'un »

Cette automatisation permet au manager de projet d'être avisé dès qu'une date d'échéance est dépassée et que l'élément n'est pas encore terminé.

Veuillez ajustez la date d'un élément afin de répercuter la modification de la date de son élément de dépendance.

Si vous choisissez d'ajouter des Dépendances à votre tableau pour aider à définir les relations entre les éléments, cette automatisation garantit que la date d'une étape sera ajustée si l'élément dépendant de cette étape est ajusté.

 

Autres moyens d'obtenir des informations globales

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.