Chez monday.com, nous sommes plus efficaces dans notre travail lorsque tout est clairement organisé. C'est pourquoi nous avons créé les monday workdocs ! Les monday workdocs constituent un endroit central où vous et votre équipe pouvez collaborer, proposer des idées, planifier et enfin, mettre à exécution. Oubliez le calepin, fermez Google Docs, jetez vos post-it et découvrons ensemble l'utilisation des monday workdocs ! 📝 

 

 

Qu'est-ce qu'un workdoc ?

Considérez-le comme un tableau vierge multimédia flexible, sur lequel votre équipe et vous pouvez répertorier toutes vos notes et idées concernant un sujet central. Ajoutez des éléments individuels à votre workdoc afin de regrouper toutes vos pensées et idées isolées sur un endroit unique, directement sur monday.com, là où est stocké le reste de votre travail.    

 

Ajouter un workdoc

Vous pouvez ajouter un nouveau workdoc comme vous ajouteriez un nouveau tableau ou tableau de bord. 

 

Types de workdocs

Comme pour les tableaux et les tableaux de bord, il existe trois types de Workdocs :

 

Inviter des collaborateurs

Pour inviter des collaborateurs ou des invités, cliquez sur le bouton « Partager » en haut à droite de l'écran :

Ensuite, saisissez le nom du collaborateur que vous souhaitez ajouter ou l'adresse e-mail d'un invité si vous avez opté pour un workdoc partagé.

Vous pouvez nommer propriétaire du workdoc n'importe lequel de ses utilisateurs en cliquant sur l'icône représentant une couronne grise à côté de son nom. Celle-ci devient alors bleue. Un propriétaire est, par défaut, la personne qui a créé le workdoc et toute autre personne que le créateur du workdoc a désigné comme propriétaire. Comme pour les tableaux, seul le propriétaire du workdoc peut en désigner d'autres en cliquant sur l'icône en forme de couronne, et supprimer ou dupliquer le workdoc. 

 

Autorisations de modification

Vous pouvez mettre en place deux types d'autorisations de modification sur votre document :

• Seuls les propriétaires de workdocs : seuls les propriétaires de workdocs (les utilisateurs qui ont une couronne bleue à côté de leur nom) peuvent modifier le document.
• Tous ceux qui ont accès à ce document : tous les utilisateurs du compte ayant accès au document peuvent le modifier. Ainsi, s'il s'agit d'un Workdoc principal, toute personne ayant accès à l'espace de travail sur lequel il a été créé peut y apporter des modifications. S'il s'agit d'un Workdoc privé ou partagé, tout utilisateur du document pourra le modifier. 

Pour changer ces autorisations, c'est très simple : cliquez sur le bouton « Partager » et sélectionnez l'une des deux options en bas de la fenêtre contextuelle, comme l'illustre l'image ci-dessus. 

 

Ajouter des éléments

Pour ajouter un élément à votre workdoc, vous pouvez, au choix : 

• Cliquer sur le menu « + Ajouter » dans le coin supérieur gauche du doc
• Utiliser le raccourci clavier « / » 
• Cliquer sur les options de titre dans la barre d'outils

 

 

Déplacer des éléments

Chaque élément est flexible et peut se voir appliquer une autre mise en forme, être déplacé vers le haut ou vers le bas, dupliqué, supprimé, etc., à l'aide du menu déroulant.

Pour accéder au menu, placez le curseur de la souris à gauche d'un élément et cliquez sur la flèche qui apparaît. Sélectionnez ensuite une action dans le menu. Vous pouvez déplacer un élément en sélectionnant cette option dans le menu déroulant ou en faisant glisser le menu à six points à sa gauche, comme ci-dessous : 

 

Paramètres du document

Nous voulons qu'il soit facile pour vous de personnaliser la police par défaut, la taille de la police, la mise en page, la largeur et le fond de votre workdoc. Vous pouvez facilement faire cela (et bien d'autres choses à venir !) dans les paramètres du document.

Accédez aux paramètres du document à droite de votre document de travail en cliquant sur l'icône de la roue dentée :

Et maintenant, il est temps de s'amuser avec ! Vérifiez les différents styles de police, ajustez la largeur et la mise en page de la page si vous le souhaitez, et ajoutez peut-être une couleur de fond de page ! Vous pouvez rétablir les paramètres par défaut en cliquant sur « Réinitialiser » dans le coin supérieur droit de la section Paramètres :

 

 

 

Ajouter du texte et le personnaliser

Il existe plusieurs façons d'ajouter et de personnaliser du texte. Comme nous l'avons vu dans le paragraphe précédent, vous pouvez utiliser la touche « / » du clavier, mais vous avez aussi la possibilité d'ajouter du texte directement depuis l'en-tête du workdoc. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Texte afin de sélectionner un type de texte dans le menu déroulant. Pour ajouter une liste à puces ou numérotée, cliquez sur l'icône correspondante dans l'en-tête. 

Une fois le texte ajouté, vous avez la possibilité de le personnaliser comme bon vous semble. Surlignez une ligne ou une portion de texte, et une barre d'outils flottante s'affichera. Elle vous permettra de changer de type de texte, de format, de couleur, d'alignement et même d'ajouter une mise en page ou un hyperlien.

 

 

« @ Mentionner » des collaborateurs 

Collaborez simplement avec vos collaborateurs en les « @mentionnant » n'importe où dans votre workdoc. Il vous suffit de taper le symbole « @ » sur votre clavier pour afficher la liste de tous les collaborateurs qui ont accès au workdoc. Une fois que vous avez sélectionné un collaborateur, il est immédiatement averti par une notification dans son centre de notifications.

 

Tableaux intégrés

Vous avez besoin de faire référence à un tableau pendant que vous travaillez dans votre document ? Intégrez le tableau directement dans le workdoc sous forme de widget afin que votre contenu et vos données restent à jour et synchronisés à tout moment.

 

 

Le tableau est entièrement fonctionnel, ce qui vous permet d'avoir une vue générale et de tout mettre à jour à partir de votre document de travail. Vous pouvez même obtenir une vue du tableau en plein écran, renommer ou filtrer le widget. 

 

Widgets intégrés

Ajoutez de la dimension et du contexte visuel à votre document de travail en intégrant des widgets.

 

 

Et c'est parti ! Vous pouvez interagir avec votre widget comme vous le feriez sur un tableau de bord. Vous pouvez aussi le renommer, le filtrer et ouvrir le menu des paramètres pour le personnaliser à votre guise !

 

 

Ajouter des images, des vidéos et des fichiers

L'ajout d'images, de vidéos ou de fichiers se fait comme l'ajout de texte. Vous pouvez soit utiliser le raccourci clavier « / », soit cliquer sur les options correspondantes dans le menu « + Ajouter » qui se trouve dans le coin supérieur gauche du document. Cliquez sur « Image » ou sur « Vidéo ». Vous avez aussi la possibilité de glisser-déposer des images de votre bureau directement dans le document, ou de les copier et les coller depuis n'importe quel autre emplacement. 

Pour les fichiers, saisissez « /Fichier », « /Joindre » ou « /pdf » et sélectionnez l'option « Fichier ». Choisissez un fichier sur votre ordinateur :

Pour modifier ou annoter l'élément, double-cliquez sur l'image, la vidéo ou le fichier pour l'ouvrir en mode édition, en plein écran. Dans la barre d'outils, vous pouvez ajouter des mises à jour, télécharger, imprimer, supprimer et bien plus. Pour obtenir plus d'informations sur le fichier, accédez au menu vertical à droite de votre écran :

 

Ajouter des commentaires à l'attention de votre équipe

Communiquer efficacement avec votre équipe n'a jamais été aussi facile grâce aux commentaires des workdocs monday.com. Commentez un contenu spécifique dans le document, rédigez un commentaire dans la section des mises à jour ou ajoutez des annotations sur les images et les fichiers, autant de possibilités qui favorise la collaboration au sein de votre équipe. Cliquez ici pour plus d'informations.

 

Organisez facilement à l'aide de la table des matières

Il est plus simple que jamais de garder votre document de travail organisé grâce à notre table des matières. Cette fonctionnalité permet d'afficher à tout moment le plan de votre document sur le panneau latéral gauche, afin que vous puissiez naviguer facilement dans votre document ! Pour y accéder, cliquez sur l'icône Table des matières dans le coin supérieur gauche de votre document. Lorsque vous le survolez, il indique « Afficher le plan du Doc » :

La table des matières présente tous les titres de votre document, de sorte que vous pouvez facilement cliquer et être dirigé vers la partie du document que vous voulez voir !

 

Créer de nouveaux éléments connectés aux tableaux

Quel meilleur moyen de connecter vos workdocs à votre flux de travail que de transformer votre texte en éléments d'un tableau au fur et à mesure que vous tapez ? 😊 

Pour convertir du texte du workdoc en un élément du tableau, surlignez-le et cliquez sur l'icône « +Élément » dans la barre d'outils. Choisissez le tableau dans lequel vous voulez créer l'élément et ensuite, choisissez le groupe du tableau sélectionné dans lequel vous souhaitez ajouter l'élément. Un message de confirmation vous informant que l'élément a bien été créé dans le tableau sélectionné s'affichera alors en haut de votre écran. 

 

 

 

Vous avez désormais la possibilité de modifier les éléments du tableau créés à partir de votre workdoc sans quitter le workdoc lui-même. Plus besoin de jongler entre le workdoc et le tableau pour apporter des modifications : cliquez sur l'élément créé dans le workdoc pour afficher la vue pop-up de l'élément, dans laquelle vous pouvez apporter les modifications nécessaires :

Toutes les modifications apportées apparaîtront automatiquement dans le tableau associé :  

 

Ajouter des tableaux et des mises en page

Pour améliorer vos workdocs, ajoutez des tableaux et des mises en page. Tapez « / » ou cliquez sur « + Ajouter » dans votre doc, et sélectionnez « Tableau » ou « Mise en page ». L'option « Tableau » vous permet de créer des tableaux simples contenant n'importe quel type de contenu. Avec les mises en page, vous pouvez organiser vos contenus côte à côte et ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez. C'est aussi simple que ça ! 🤩 

 

 

 

Insérer des blocs de code

Salut, les développeurs ! 👋 Vous pouvez écrire du code facilement dans nos workdocs grâce à la fonctionnalité bloc de code. Ajoutez un bloc de code et votre langage de programmation sera reconnu instantanément. Tapez « / » ou cliquez sur « + Ajouter » et sélectionnez « <> Code ». Insérez votre code et vous verrez le langage de programmation apparaître dans une case de code grisée. 💻 

 

 

 

Modes présentation et plein écran

Utilisez le mode présentation pour améliorer vos présentations ! Ce mode au tout nouveau design soigné offre un mode Afficher seulement et une mise en page plus large. Pour y accéder, cliquez sur l'icône dédiée en haut à droite de votre doc. Celle-ci affiche « Mode actuel » lorsque vous la survolez avec la souris. Vous pouvez changer de thème d'arrière-plan et afficher votre présentation en mode clair, foncé ou nuit. 

Bien que le mode plein écran offre la même mise en page large, il vous permet de modifier, personnaliser et travailler sur votre doc comme vous le feriez dans l'affichage normal. Le mode plein écran est idéal si vous souhaitez masquer les autres sources de distraction et vous concentrer sur la création. Pour y accéder, cliquez sur le menu latéral dans le coin supérieur droit du document, puis sur « Plein écran ». 

 

Enregistrer en tant que modèle

Enregistrez votre monday workdoc comme modèle, comme vous le faites avec les tableaux. Une fois enregistré en tant que modèle, le document sera accessible facilement dans le centre de modèles. Tous les utilisateurs de votre compte pourront accéder au modèle enregistré à tout moment et l'utiliser pour créer un nouveau document.

 

Exporter le workdoc en PDF

Partagez facilement votre workdoc dans son état actuel avec vos collègues en l'exportant dans un document PDF. Pour cela, cliquez sur le menu latéral dans le coin supérieur droit du document et sélectionnez « Exporter en PDF ». Votre document PDF sera généré rapidement et enregistré dans le dossier des téléchargements de votre ordinateur.

 

Historique des versions 

L'historique des versions vous permet de consulter l'historique de vos documents et vous donne la possibilité de restaurer une version précédente d'un document. Le fait d'avoir la possibilité de voir toutes les modifications apportées à un workdoc et d'être en mesure de restaurer une version précédente vous apporte la transparence et la flexibilité dont votre équipe a besoin pour tenir tout le monde informé. Cliquez ici pour en savoir plus.

 

Code QR en mode impression

Désormais, vous pouvez scanner le code QR unique de votre document pour être redirigé immédiatement vers le workdoc sur l'application mobile. Le code QR se trouve dans le coin supérieur droit de votre document imprimé. Scannez-le avec la caméra de votre téléphone et le tour est joué ! Vous êtes redirigé vers l'application mobile monday.com et la version mobile de votre workdoc. Pas mal, non ? 😎 

 

 

Docs enregistrés 

Connectez des documents à plusieurs tableaux, créez de nouveaux documents et accédez même à vos modèles de documents dans la colonne Fichier grâce à la fonctionnalité « Docs enregistrés », qui simplifie grandement la collaboration. Cliquez ici pour en savoir plus.

 

 

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.