Mit der App „E-Mails & Aktivitäten“ kann dein Team die Beziehungen zu Kunden zentral verwalten. Mit „E-Mails & Aktivitäten“ kannst du E-Mails senden und empfangen, eigene E-Mail-Vorlagen erstellen, Besprechungsnotizen und Ereignisse erfassen und vieles mehr! Alles in einer visuell optimierten Zeitleiste.

In diesem Artikel geht es um die E-Mail-Funktionen der App. Wenn du mehr über die verschiedenen Aktivitäten, die du protokollieren kannst, erfahren möchtest, schau dir den Artikel „E-Mails & Aktivitäten“: Verwalten deiner Aktivitäten an.

 

Installiere die App

Die App „E-Mails & Aktivitäten“ ist in jedem Entitäts-Board in monday CRM vorinstalliert. Zu den Entitäten gehören deine Kontakt-, Lead-, Konto- und Deal-Boards.

Wenn du die App in einem anderen Board installieren möchtest, kannst du das tun. Navigiere zu dem Board, in dem du sie verwenden möchtest, und öffne den Updates-Bereich für ein beliebiges Element:

Klicke auf das „+“-Symbol für „Ansicht hinzufügen“:

Wähle „E-Mails & Aktivitäten“ aus der Liste „Ansicht hinzufügen“ oder wähle „Weitere Ansichten anzeigen“. Klicke in der Ansichtenzentrale für Elemente auf „Zum Element hinzufügen“ unterhalb des Symbols für die App E-Mails & Aktivitäten:

 

E-Mail-Konto verbinden

Du kannst dein Gmail- oder Outlook-E-Mail-Konto mit „E-Mails & Aktivitäten“ verbinden. Um deine E-Mail-Adresse zu verbinden, klicke auf das Zahnradsymbol () in der oberen rechten Ecke der App:

Dadurch werden die Einstellungen für „E-Mails & Aktivitäten“ geöffnet. Klicke auf „+ Konto hinzufügen“, um mit der Einrichtung zu beginnen:

Es öffnet sich ein Menüfeld. Wähle deinen E-Mail-Anbieter aus der Liste aus. Für dieses Beispiel verwenden wir Gmail.

Sobald du deinen E-Mail-Anbieter ausgewählt hast, öffnet sich die Seite zum Einrichten der Verbindung. Klicke auf „Verbinden“:

Folge den Anweisungen, um dein E-Mail-Konto mit monday.com zu verbinden. Um diese App zu verwenden, musst du „Zulassen“ auswählen, sobald du aufgefordert wirst, die Freigabe von Daten für monday.com zu genehmigen. Alle E-Mails werden vom Server deines E-Mail-Clients gesendet.

 

Fehler beim Verbinden

Wenn beim Versuch, das E-Mail-Konto zu verbinden, eine rote Fehlermeldung erscheint, kann es sein, dass dieses Konto bereits mit einem anderen Konto auf monday.com verbunden ist. Derzeit kannst du deine E-Mail-Adresse nur in einem monday.com Konto mit einem monday.com Benutzer integrieren.

Wenn du Gmail verwendest und dieses Problem auftritt, gehe zu deinem Google-Konto-Sicherheits-Check und öffne den Bereich „Zugriff Dritter“. Suche das monday Symbol, das den Zugriff auf Gmail anzeigt, und klicke auf „Zugriff entfernen“, um die Integration zu entfernen und mit einem anderen monday.com Konto neu zu verbinden:

Mit diesen Schritten widerrufst du den Drittanwenderzugriff für dein Outlook-Konto:

E-Mails senden

Neuen Entwurf erstellen

Das Versenden von E-Mails mit der App ist einfach! Klicke zunächst auf den Button „Neue E-Mail“ oben links:

Der E-Mail-Ersteller poppt auf. Wenn du eine E-Mail-Spalte auf deinem Board hast und sie eine Adresse enthält, wird diese Adresse automatisch im Feld „An“ ausgefüllt. Wenn nicht, kein Problem! Du kannst eine E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse senden. 

 

Formuliere deine E-Mail

Die App bietet einen voll funktionsfähigen Texteditor. Du kannst Texte verfassen, bearbeiten, Links einfügen, Dateien hochladen und anhängen und vieles mehr.

Wenn du Probleme bei der Erstellung deiner E-Mail hast, kannst du monday AI um Hilfe bitten. Wenn du mehr als eine E-Mail gleichzeitig sendest, kannst du deine E-Mail mit dynamischen Empfängern usw. anpassen. Wenn du unten rechts im Editor „{} Spalten“ auswählst, kannst du Daten aus jeder beliebigen Spalte deines Boards einfügen. Dies ist auch bei der Erstellung einer Vorlage hilfreich.

 

Dateien anhängen

Du hast auch die Möglichkeit, eine Datei anzuhängen, indem du auf die Büroklammer unten links im Texteditor klickst.

 

Gib deine Nachricht ein und klicke auf „Senden“, um die Unterhaltung zu starten. Jede E-Mail, die du von der App aus sendest, wird im Ordner „Gesendet“ deines E-Mail-Kontos angezeigt.

E-Mails nachverfolgen

Wenn du „E-Mail-Verfolgung“ unten im E-Mail-Editor aktiviert hast, werden in der App Lesebestätigungen angezeigt. Mit denen kannst du deine E-Mail-Nachricht nach dem Versand nachverfolgen.

In der oberen, rechten Ecke jeder versendeten Nachricht siehst du eine Anzeige, ob und wie oft die Nachricht geöffnet wurde:

Wenn du sehen möchtest, wann die Nachricht geöffnet wurde, fahre mit dem Mauszeiger über den Text in der oberen, rechten Ecke.

E-Mails empfangen

Die Antworten werden in der App E-Mails & Aktivitäten empfangen! Du wirst auf monday.com nicht über Antworten benachrichtigt, es sei denn, du richtest in den „E-Mail Einstellungen“ der App oder über die Schaltfläche „Automatisieren“ oben rechts auf der Landing Page E-Mails & Aktivitäten eine Automatisierung ein. Antworten erscheinen dann in deiner Zeitleiste, wobei die neusten Antworten ganz oben angezeigt werden.

Jede E-Mail, die du in der App empfängst, wird auch in deinem E-Mail-Konto empfangen (d. h. Gmail), im Posteingang.

Sobald du eine E-Mail in „E-Mails & Aktivitäten“ erhältst, kannst du direkt über die App antworten! Klicke auf das Antwortsymbol (), um nur dem Absender der E-Mail zu antworten:

Öffne das Drei-Punkte-Menü oben rechts in der E-Mail und wähle „Allen antworten“, um eine Antwort an alle E-Mail-Empfänger zu senden (auch an diejenigen, die mit CC oder BCC in die E-Mail aufgenommen wurden):

 

E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Einstellungen

Mehr über die Optionen in den Einstellungen deiner App „E-Mails & Aktivitäten“ erfährst du im Artikel „E-Mails & Aktivitäten: Einstellungen“.

 

Verwalte deine Aktivitäten

Da Kundenbeziehungen weit mehr beinhalten als nur E-Mails, haben wir dir auch die Möglichkeit gegeben, alle Kundenaktivitäten nachzuverfolgen. Egal ob Meetings oder Anrufe: Protokolliere jede Interaktion, um eine kompakte und umfassende Event-Zeitleiste zu erhalten.

Wie das funktioniert, erfährst du im Artikel E-Mails & Aktivitäten: Deine Aktivitäten verwalten.

 

Freigabe und Datenschutz

 

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen der E-Mail-Integration für Gmail oder Outlook und der E-Mails & Aktivitäten App?

• Die E-Mail-Integration verwendet Formeln. Und diese verschicken vorgefertigte E-Mail-Vorlagen. Mit der E-Mail-Integration kann deine Nachricht nicht aus dem Stegreif geschrieben werden. Du musst im Voraus festlegen, was du sagen willst und eine Standardvorlage erstellen. „E-Mails & Aktivitäten“ bietet dir die volle Flexibilität eines E-Mail-Clients und noch viel mehr. Es enthält eine E-Mail-Nachverfolgung, eine Signatur für Outlook, Notizen, Aktivitäten und eine Zeitleiste, die alles anzeigt.

Ich habe Probleme mit der App. Was kann ich zur Fehlerbehebung tun?

• In vielen Fällen musst du nur die Verbindung zurücksetzen. Eine Anleitung, wie du die Verbindung zurücksetzen kannst, findest du im Artikel Gmail-Verbindungsfehler.

Wie sichtbar ist die Kommunikation mit anderen Benutzern?

• Standardmäßig ist die Kommunikation für jedes vollständige Mitglied deines Kontos sichtbar. Gäste und Betrachter haben keinen Zugriff auf die App „E-Mails & Aktivitäten“. Deine Datenschutzeinstellungen kannst du unter Einstellungen verwalten.

Ist es möglich, eine Datei oder einen Anhang über „E-Mails & Aktivitäten“ zu versenden?

• Natürlich kannst du das! Wenn du auf das Büroklammer-Symbol am unteren Rand des E-Mail-Editors klickst, kannst du einen Anhang von deinem Computer oder direkt von einer Datei-Spalte auf deinem Board hochladen.

Kann man die Dateispalte verwenden, um Dateien über E-Mails & Aktivitäten zu versenden?

• Ja, das kannst du! Füge zunächst eine Datei zur Datei-Spalte hinzu. Klicke dann beim Erstellen der E-Mail auf die Büroklammer in der unteren linken Ecke des E-Mail-Erstellers. Klicke auf „Von Datei-Spalte“.

• Aktiviere das Feld neben der/den Datei(en), die du anhängen möchtest. Klicke auf den Button „Dateien hinzufügen“, um die Dateien zu deiner E-Mail hinzuzufügen.

 

Kann man HTML in den E-Mails oder der E-Mail-Signatur verwenden?

• Ja! Weitere Informationen zum Einrichten deiner Signatur findest du im Abschnitt E-Mail-Signatur unter „E-Mail-Einstellungen“. Du kannst auch HTML verwenden, wenn du die Textinhalte deiner E-Mails verfasst. Mehr über diese Funktion erfährst du im Abschnitt „HTML-E-Mail-Layout“ im Artikel „E-Mail-Kampagnen und Gruppen-E-Mails“.

Kann man HTML-Formatierung in den Vorlagen verwenden?

• Im Moment nicht, aber bitte gib uns unten Feedback, wenn du das in Zukunft gerne tun möchtest.

Sind meine Daten aus „E-Mails & Aktivitäten“ übertragbar?

• Wenn du die Arbeitsbereichsvorlage der App verwendest, um einen Arbeitsbereich zwischen Konten zu verschieben, werden sich deine Daten aus „E-Mails & Aktivitäten“ nicht automatisch mit den restlichen Daten verschieben. Da „E-Mails & Aktivitäten“ die Verbindung eines externen Kontos erfordert, können wir keine Daten verschieben, die mit dem verbundenen Konto verknüpft sind.

 

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!