Wie können wir dir helfen?

Emails & Aktivitäten auf monday.com

 

Mit der App E-Mails & Aktivitäten kann dein Team Hunderte von Kundenbeziehungen innerhalb von monday.com verwalten! Wenn du deine Kommunikation zentralisierst, verbringt dein Team weniger Zeit damit, die Details für jede Interaktion zu tracken. Mit der App E-Mails & Aktivitäten kannst du E-Mails senden und empfangen, eigene E-Mail-Vorlagen erstellen, Besprechungsnotizen und Ereignisse erfassen und vieles mehr! Alles in einer visuell optimierten Zeitleiste.

 

Installiere die App

Um die App zu installieren, navigiere zu dem Board, auf dem du die App verwenden möchtest. Öffne dann den Abschnitt Updates eines Elements, indem du auf die Sprachblase klickst:

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Wähle „Ansicht hinzufügen“ aus:

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Bewege den Mauszeiger in der Elementansichtszentrale über das Symbol für die App E-Mails & Aktivitäten und klicke auf „Widget hinzufügen“:

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Senden und Empfangen von E-Mails

E-Mails & Aktivitäten sind so konzipiert, dass E-Mails einfach funktionieren. Es gibt einige interessante Funktionen, die wir uns in diesem Abschnitt ansehen werden. Unten findest du eine Übersicht über diese. 

In diesem Abschnitt behandeln wir:

 

E-Mails verbinden

Um deine E-Mail-Adresse zu verbinden, wähle „E-Mail senden“ in der oberen linken Ecke der App aus. Du wirst dann aufgefordert, dein Gmail- oder Outlook-Konto zu verbinden:

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Für dieses Beispiel wählen wir Gmail. Wenn du eine App auswählst, wird die interne Integration geöffnet:

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Klicke auf „Verbinden“ und folge den Anweisungen, um dein Konto mit monday.com zu verbinden. Wenn du dein Konto verknüpfst, musst du „Zulassen“ auswählen, um diese App verwenden zu können:

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Fehler beim Verbinden

Wenn beim Versuch, das E-Mail-Konto zu verbinden, eine rote Fehlermeldung erscheint, kann es sein, dass dieses Konto bereits mit einem anderen Konto auf monday.com verbunden ist. Derzeit kannst du deine E-Mail-Adresse nur in einem monday.com Konto mit einem monday.com Benutzer integrieren.

Wenn du Gmail verwendest und dieses Problem auftritt, gehe zu deinem Google-Konto-Sicherheits-Check und wähle „Zugriff entfernen“ unter „Drittanbieter-Zugriff“, um den Zugriff zu entfernen und dich mit einem anderen Konto auf monday.com neu zu verbinden:

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Mit diesen Schritten widerrufst du den Drittanwenderzugriff für dein Outlook-Konto:

 

Versand und Nachverfolgung von E-Mails

Das Versenden von E-Mails mit der App ist einfach! Um zu beginnen, wähle im oberen Menü „Neue E-Mail“ aus. Wenn du eine E-Mail-Spalte auf deinem Board hast und sie eine Adresse enthält, wird diese Adresse automatisch im Feld „An“ ausgefüllt. Wenn nicht, kein Problem! Du kannst eine E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse senden. 

Die App bietet einen voll funktionsfähigen Texteditor für deine E-Mails. Du kannst Text ändern und  Dateien hochladen und anhängen.

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Wenn du „{} Personalisieren“ in der unteren rechten Ecke des Editors wählst, kannst du Daten aus jeder Spalte deines Boards einfügen. Dies ist besonders nützlich, wenn eine Vorlage erstellt wird.

Du hast auch die Möglichkeit, eine Datei anzuhängen, indem du die Schaltfläche unten links im Texteditor verwendest.

Gib deine Nachricht ein und klicke auf „Senden“, um die Unterhaltung zu starten. Jede E-Mail, die du von der App aus sendest, wird im Ordner Gesendet deines E-Mail-Programms angezeigt.

Wenn du die „E-Mail-Verfolgung“ unten im Editor aktiviert hast, werden in der App auch Lesebestätigungen angezeigt, mit denen du deine E-Mail-Nachricht nach dem Versand verfolgen kannst. In der rechten unteren Ecke jeder gesendeten Nachricht siehst du ein Augensymbol, das anzeigt, ob und wie oft die Nachricht geöffnet wurde. Bewege den Mauszeiger über den Text, um zu sehen, wann die Nachricht geöffnet wurde:

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Hinweis: Alle E-Mails werden vom Server deines E-Mail-Clienten gesendet.

 

 

 

E-Mail-Vorlagen

Um eine Vorlage zu erstellen, gib den Text der E-Mail ein. Du kannst deiner E-Mail-Vorlage dynamische Felder hinzufügen, indem du die Schaltfläche „{} Personalisieren“ unten rechts im Texteditor benutzt. Die „{} Personalisieren“ Felder ziehen den Text aus den Spalten auf deinem Board. Dies ist eine gute Option, wenn du z. B. immer wieder die gleiche Begrüßungs-E-Mail verschickst. Du kannst eine personalisierte Vorlage für einen neuen Kontakt anwenden, und die von dir gesendete E-Mail wird auf der Grundlage der Felder in deinem Board personalisiert.

Wenn du Text zur E-Mail-Vorlage hinzugefügt hast, klicke auf die Schaltfläche „Vorlage“ und wähle „Als neue Vorlage speichern“. Du hast dann die Möglichkeit, deine Vorlage zu benennen und zu speichern:

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Um die Vorlage zu verwenden, erstelle eine neue E-Mail, klicke auf die Schaltfläche „Vorlage“ und wähle den Namen der Vorlage, die du anwenden möchtest.

 

 

E-Mails empfangen

Die Antworten werden in der App E-Mails & Aktivitäten empfangen! Du wirst auf monday.com nicht über Antworten benachrichtigt, es sei denn, du richtest in der App „E-Mail Einstellungen“ oder über die Schaltfläche „Automatisieren“ oben rechts auf der Landing Page E-Mails & Aktivitäten eine Automatisierung ein. Die Antworten werden in deinem E-Mail-Exchange gespeichert:

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Jede E-Mail, die du in der App empfängst, wird auch in deinem E-Mail-Konto empfangen (d. h. Gmail), im Posteingang.

 

E-Mail-Einstellungen

Um auf die E-Mail-Einstellungen zuzugreifen, klicke auf das Zahnradsymbol auf der rechten Seite der App:

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Hier gibt es sieben Kategorien:

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1. Verbundene Konten verwalten

Hier hast du die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse auszuwählen, die du für die App verwenden möchtest. Aktiviere oder deaktiviere das Kästchen neben deiner E-Mail-Adresse, um deine Wahl zu treffen. Wenn du auf die Schaltfläche Gmail oder Outlook klickst, kannst du die E-Mail-Konten verwalten, die mit monday.com verbunden sind, oder ein neues Konto hinzufügen.

Wenn deine Verbindung deaktiviert wurde, kannst du dies hier ebenfalls verwalten. Wenn du die folgende Fehlermeldung siehst: „E-Mail wurde nicht gesendet“, wurde deine Verbindung deaktiviert:

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Um die Verbindung wiederherzustellen, klicke auf die Gmail- oder Outlook-Schaltfläche und dann auf die E-Mail-Adresse, die du erneut verbinden möchtest. Folge den Anweisungen, um deine Konten zu verbinden.

 

2. Ausgehende E-Mails aus deinem Gmail/Outlook-Posteingang protokollieren

Standardmäßig protokolliert die Anwendung ausgehende E-Mails von deinem E-Mail-Programm (d. h. Gmail oder Outlook) in die App. Wenn du es vorziehst, nur ausgewählte E-Mails in der App zu sehen, kannst du das Kontrollkästchen aktivieren, um nur ausgehende E-Mails zu protokollieren, bei denen die E-Mail-Adresse der App als BCC angegeben ist:

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BCC-E-Mails werden automatisch zur App hinzugefügt. Die App bestimmt, unter welchem Element die E-Mail protokolliert werden soll, indem sie sich die E-Mail-Adresse in der E-Mail-Spalte auf deinem Board ansieht.

Wenn du „Einen neuen Kontakt erstellen, wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht in meinem monday.com-Konto existiert“ wählst, wird für jede neue E-Mail-Adresse, die dich kontaktiert, ein neues Element erstellt.

 

Erstelle Automatisierungen, um Zeit zu sparen, deine Workflows zu optimieren und benachrichtigt zu werden, wenn neue Nachrichten empfangen werden. Wähle aus vorgefertigten Automatisierungen oder passe deine eigenen an. Wenn du auf „Automatisierung einrichten“ klickst, gelangst du zu diesem Bildschirm:
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Du kannst eine dieser Formeln auswählen, um deine Kommunikation nahtlos zu gestalten.
Du hast auch die Möglichkeit, diese Automatisierungsformeln über die Schaltfläche „Automatisieren“ auf der Startseite der App aufzurufen:
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4. Standardmäßige E-Mail-Freigabe
Du hast zwei Möglichkeiten:
  1. Teile alle deine Unterhaltungen mit anderen in deinem Konto. Alle Aspekte deiner Zeitleiste werden für andere sichtbar sein.
  2. Sorge dafür, dass alle deine Unterhaltungen privat bleiben. Konversationen sind nur für dich sichtbar.
Standardmäßig sind alle deine Unterhaltungen privat. Der Administrator kann jedoch weiterhin alle Konversationen eines Mitglieds des Kontos sehen.

 

Klicke auf die Schaltfläche „Signatur erstellen“, um deine E-Mail-Signatur einzurichten. Wenn du deine Signatur einrichtest, hast du die Möglichkeit, eine einfache oder eine HTML-Signatur einzurichten. Wenn du „einfach“ wählst, kannst du den Texteditor verwenden, um deine Signatur zu formatieren. Wenn du „HTML“ auswählst, kannst du deine Signatur mit HTML formatieren:
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Unter dem Signaturersteller kannst du zwei Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren:
  1. Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn du beim Verfassen einer neuen E-Mail immer deine Signatur anzeigen möchtest.
  2. Aktiviere das zweite Kästchen, wenn du beim Beantworten einer E-Mail immer deine Signatur anzeigen möchtest.

 

6. E-Mail-Branding
Standardmäßig steht bei allen E-Mails, die du von der App aus sendest, „Powered by monday.com“ unten in der E-Mail:
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Wenn du das Pro- oder Enterprise-Paket hast, kannst du dieses Branding aus deinen E-Mails entfernen. Aktiviere das Kontrollkästchen unter dieser Einstellung, um das gesamte Branding zu entfernen.

 

7. Niemals protokollieren

Wenn du in der Liste unter dieser Einstellung eine E-Mail-Adresse hinzufügst, werden E-Mails, die von den von dir definierten Adressen gesendet oder empfangen werden, niemals in deiner Zeitleiste gespeichert. Du kannst beliebig viele Adressen zu deiner Liste „Niemals protokollieren“ hinzufügen.

 

Aktivitäten planen

Du kannst E-Mails & Aktivitäten nutzen, um Aktivitäten und Erinnerungen zu planen! Die App macht es einfach. Lies weiter, um mehr zu erfahren.

Wie man Aktivitäten plant

Wähle „Neu“ in der oberen linken Ecke der Startseite der App. Du kannst „Besprechung“ oder „Benutzerdefinierte Aktivität hinzufügen“ wählen. Wenn du „Meeting“ oder eine benutzerdefinierte Aktivität wählst, kannst du Datum und Uhrzeit anpassen:

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Und unter dem ausgewählten Datum und der ausgewählten Uhrzeit Notizen hinzufügen. Du hast die Möglichkeit, den Texteditor zu verwenden, um deine Notizen anzupassen und zu formatieren.

 

Notizen protokollieren

Protokolliere Notizen von Meetings und Telefonanrufen, um deine Beziehungen zu verfolgen. Alle Notizen sind intern, d. h. nur du und deine Teamkollegen können sie sehen.

Um eine Notiz zu protokollieren, klicke auf die Schaltfläche „Neu“ in der oberen linken Ecke des Startbildschirms der App. Klicke dann im Menü auf „Notiz“ und beginne zu schreiben:

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Klicke auf „Hinzufügen“, um die Notiz zu deiner Zeitleiste hinzuzufügen.

 

 

Benutzerdefinierte Aktivitäten hinzufügen

Bei E-Mails & Aktivitäten gibt es Standard-Aktivitätsarten, aus denen du wählen kannst. Du kannst eine „Besprechung“ hinzufügen, eine „Gesprächszusammenfassung“ erstellen und eine „Notiz“ verfassen. Du hast auch die Möglichkeit, eigene Aktivitäten zu erstellen.

Um eine benutzerdefinierte Aktivität zu erstellen, klicke auf die blaue Schaltfläche „Neu“ in der oberen linken Ecke der App. Bewege den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Aktivität hinzufügen“, um eine neue Aktivitätsart zu erstellen. Du kannst die Aktivität benennen, wie du willst. In diesem Beispiel wird die neue Aktivitätsart „Check In“ sein. Um deine neue Aktivität weiter anzupassen und zu unterscheiden, kannst du das Symbol und die Symbolfarbe auswählen. Wenn du fertig bist, klicke auf „Aktivität speichern“. Wenn du nun auf die Schaltfläche "Neu" klickst, wird die Aktivität als Option am Ende der Liste angezeigt.

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Um eine benutzerdefinierte Aktivität zu löschen, bewege den Mauszeiger über den Namen der Aktivität im Menü „Neu“. Es erscheint ein Papierkorbsymbol. Klicke auf das Papierkorbsymbol, um die benutzerdefinierte Aktivität dauerhaft zu löschen. Du kannst nur benutzerdefinierte Aktivitäten löschen. Die drei ursprünglichen Aktivitätentypen kannst du nicht löschen.

In der Zeitleiste navigieren

Du kannst deine Zeitleiste unter den Schaltflächen „Neu“ und „E-Mail senden“ oben in der App anzeigen. Deine Zeitleiste wird in zwei Teile unterteilt: „Vorherige“ und „Kommende“. Jede E-Mail oder Notiz wird im Abschnitt „Vorherige“ stehen. Alle Veranstaltungen, die für ein zukünftiges Datum geplant wurden, werden im Bereich „Kommende“ angezeigt:

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Klicke auf das E-Mail-, Ereignis- oder Aktivitätssymbol, um es zu erweitern.

Du kannst die Zeitleiste filtern, um nur die E-Mails, Notizen, Ereignisse oder Aktivitäten zu sehen, die dich interessieren. Du hast die Möglichkeit, ein Datum für deinen Filter auszuwählen. Du kannst auch mehrere Filter auswählen, um z. B. alle in einem bestimmten Zeitraum gesendeten E-Mails anzuzeigen.

 

Filtere deine Zeitleiste

E-Mails & Zeitleisten für Aktivitäten können E-Mails enthalten, die sich auf den Kontakt beziehen und die mit der App für ein anderes Element erstellt wurden. Mit dem Filter hast du auch die Möglichkeit, Informationen auszufiltern, die zu verbundenen Elementen erstellt wurden.

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Wenn du den Filter zurücksetzen möchtest, wähle „Löschen“ aus.

 

Füge automatische E-Mails zu deiner Zeitleiste hinzu

Mit ein paar einfachen Schritten kannst du automatische ausgehende E-Mails zu deiner Zeitleiste hinzufügen. Verwende zunächst die Richtlinien in diesem Artikel, um die App Emails & Aktivitäten einzurichten und deine E-Mail-Adresse zu verbinden. Als Nächstes richte eine Formel für die Outlook- oder Gmail-Integration auf deinem Board ein.

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Wenn du die Automatisierung ausführst, wird die automatisierte ausgehende E-Mail zu deiner Zeitleiste für E-Mails und Aktivitäten hinzugefügt. In der E-Mail wird angegeben, dass sie „über Automatisierungen“ gesendet wurde:

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App-Einstellungen

Die App hat vier Einstellungen. Du findest diese Einstellungen, wenn du mit dem Mauszeiger über den Titel der Registerkarte E-Mails & Aktivitäten fährst. Wenn du den Mauszeiger über den Text bewegst, erscheint ein Menü mit drei Punkten rechts neben dem Text.

Wenn du „ Zu meinen Favoriten hinzufügen“ wählst, wird die Registerkarte so verschoben, dass sie die zweite Registerkarte nach der Registerkarte „Updates“ ist. Du hast auch die Möglichkeit, die Registerkarte nach deinen Vorstellungen umzubenennen. Wenn du „Löschen“ auswählst, werden E-Mails und Aktivitäten aus dem gesamten Board entfernt.

Wenn du E-Mails & Aktivitäten auf den ersten Tab verschieben möchtest, so dass sie beim Öffnen des Abschnitts Updates zuerst angezeigt werden, wähle die Option „ Als Standard für das Board festlegen“. Wenn du diese App als Standardansicht entfernen möchtest, öffne die Einstellungen für einen anderen Tab und wähle die Option, diesen Tab als Board-Standard festzulegen.

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FAQs

Was ist der Unterschied zwischen der E-Mail-Integration für Gmail oder Outlook und der E-Mails & Aktivitäten App?

  • Die E-Mail-Integration verwendet Formeln und diese Formeln verschicken vorgefertigte E-Mail-Vorlagen. Mit der E-Mail-Integration kann deine Nachricht nicht spontan sein; du musst im Voraus planen, was du sagen wirst und eine Vorlage erstellen. E-Mails & Aktivitäten ermöglichen freien Text und vieles mehr. Es enthält eine E-Mail-Verfolgung, eine Signatur für Outlook, Notizen, Aktivitäten und eine Zeitleiste, die alles anzeigt.

Ich habe Probleme mit der App. Was kann ich zur Fehlerbehebung tun?

  • In vielen Fällen musst du nur die Verbindung zurücksetzen. Eine Anleitung, wie du die Verbindung zurücksetzen kannst, findest du im Artikel Gmail-Verbindungsfehler.

Wie sichtbar ist die Kommunikation mit anderen Benutzern? Was kann ein Gast beispielsweise sehen?

  • Deine Datenschutzeinstellungen kannst du unter Einstellungen verwalten.

Kann man die Dateispalte verwenden, um Dateien über E-Mails & Aktivitäten zu versenden?

  • Ja, das kannst du! Füge zunächst eine Datei in der Dateispalte hinzu. Wenn du eine E-Mail verfasst, wähle „Dateien hinzufügen“ in der unteren linken Ecke. Bewege den Mauszeiger über die Spalte „Aus Dateispalte“ und aktiviere dann das Kontrollkästchen neben den Dateien, die du anhängen möchtest. Klicke auf die blaue Schaltfläche „Dateien hinzufügen“, um die Dateien an deine E-Mail anzuhängen.

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Kann man HTML in den E-Mails oder der E-Mail-Signatur verwenden?

  • Ja! Weitere Informationen findest du im Abschnitt E-Mail-Signatur unter „E-Mail-Einstellungen“.

Kann man HTML-Formatierung in den Vorlagen verwenden?

  • Im Moment nicht, aber bitte gib uns unten Feedback, wenn du das in Zukunft gerne tun möchtest.

Kann die Betreffzeile in eine Vorlage aufgenommen werden?

  • Im Moment nicht, aber bitte gib uns unten Feedback, wenn du das in Zukunft gerne tun möchtest.

Kann man Aktivitäten vom Aktivitätsboard mit dem Google- oder Outlook-Kalender synchronisieren? Und wenn neue Aktivitäten hinzugefügt werden, werden diese automatisch mit dem Kalender synchronisiert?

  • Mithilfe der Kalenderintegration kannst du einzelne Aktivitäten mit einem Kalender synchronisieren. Aktivitäten, die dem Board nach der Synchronisierung hinzugefügt wurden, werden jedoch nicht automatisch zum Kalender hinzugefügt. Wir arbeiten daran, dies möglich zu machen.

 

Feedback

Wenn du Feedback zur App hast, würden wir uns freuen, es zu hören! Du kannst hier dein Feedback einreichen.

 

 

Wenn du Fragen hast, wende dich einfach über das Kontaktformular an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!