Mit „E-Mails & Aktivitäten“ kann dein Team Kundenbeziehungen zentral verwalten. Mit dem KI-Generator für E-Mails & Aktivitäten kannst du E-Mails senden und empfangen, eigene E-Mail-Vorlagen erstellen, Events planen und vieles mehr. Ruf die Kundenbeziehungen in einer einzigen, visuell optimierten Zeitleiste auf, die KI-generierte Zusammenfassungen bietet, damit du einfacher arbeiten kannst.
In diesem Artikel geht es um die E-Mail-Funktionen der App. Wenn du mehr über die verschiedenen Aktivitäten erfahren möchtest, die du erfassen kannst, wirf einen Blick in den Artikel „E-Mails & Aktivitäten: Aktivitäten verwalten“.
E-Mails & Aktivitäten öffnen
E-Mails & Aktivitäten sind in jedem Entitäts-Board in monday CRM vorinstalliert. Zu den Entitäten gehören deine Kontakt-, Lead-, Konto- und Deal-Boards. Navigiere zu dem Board, in dem du sie verwenden möchtest, und öffne den Zeitleistenüberblick über das Symbol, über das jedes Element verfügt:
Standardmäßig ist „E-Mails & Aktivitäten“ im Tab „Überblick“ sichtbar.
Du kannst auch eine eigene Ansicht hinzufügen, indem du auf das +-Symbol klickst. Wähle in der Liste Elementansichten E-Mails & Aktivitäten aus:
E-Mail-Konto verbinden
Du kannst dein Gmail- oder Outlook-Konto mit „E-Mails & Aktivitäten“ verbinden. Um dein E-Mail-Konto zu verbinden, klicke auf das Zahnradsymbol () in der oberen rechten Ecke der App:
Dadurch werden die Einstellungen für „E-Mails & Aktivitäten“ geöffnet. Klicke auf + Konto hinzufügen , um mit der Einrichtung zu beginnen
Es öffnet sich ein Menüfeld. Wähle deinen E-Mail-Anbieter aus der Liste aus. Für dieses Beispiel verwenden wir Gmail.
Sobald du deinen E-Mail-Anbieter ausgewählt hast, öffnet sich die Seite zum Einrichten der Verbindung. Klicke auf Verbinden:
Folge den Anweisungen, um dein E-Mail-Konto mit monday.com zu verbinden. Um „E-Mails & Aktivitäten“ nutzen zu können, musst du bei der Berechtigungsabfrage die Option Zulassen auswählen, damit Daten mit monday.com geteilt werden dürfen. Alle E-Mails werden vom Server deines E-Mail-Clients gesendet.
Fehler beim Verbinden
Wenn beim Versuch, das E-Mail-Konto zu verbinden, eine rote Fehlermeldung erscheint, kann es sein, dass dieses Konto bereits mit einem anderen Konto auf monday.com verbunden ist. Aktuell kann eine E-Mail-Adresse nur mit einem monday.com Konto und einem Benutzerprofil verknüpft werden.
Wenn du Gmail verwendest und dieses Problem auftritt, gehe zu deinem Google-Konto-Sicherheits-Check und öffne den Bereich Zugriff Dritter. Suche das monday Symbol, das den Zugriff auf Gmail anzeigt, und klicke auf Zugriff entfernen , um die Integration zu entfernen und mit einem anderen monday.com Konto neu zu verbinden:
Mit diesen Schritten widerrufst du den Drittanwenderzugriff für dein Outlook-Konto:
E-Mail-Verbindung löschen
Du möchtest E-Mails und Aktivitäten nicht mehr verwenden? Kein Problem. Bevor du monday.com von deinem Gmail- oder Outlook-Konto trennst, stelle sicher, dass du die Verbindung von monday.com löschst.
Klicke dazu oben rechts in deinem Board auf Integrieren und wähle Integrationszentrale aus. Wähle dann Gmail oder Outlook aus und klicke auf eine vordefinierte Integrationsformel:
Klicke auf dem folgenden Bildschirm auf das Papierkorbsymbol (), um deine E-Mail-Verbindung zu löschen:
E-Mails senden
Neuen Entwurf erstellen
Das Versenden von E-Mails mit „E-Mails & Aktivitäten“ ist ganz einfach. Klicke zum Start oben links auf den Button Neue E-Mail.
Der E-Mail-Ersteller poppt auf. Wenn du auf deinem Board eine E-Mail-Spalte hast und diese eine E-Mail-Adresse enthält, wird diese automatisch in das Feld An übernommen. Wenn nicht, kein Problem! Du kannst eine E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse senden.
Formuliere deine E-Mail
Die App bietet einen voll funktionsfähigen Texteditor. Du kannst Texte verfassen, bearbeiten, Links einfügen, Dateien hochladen und anhängen und vieles mehr:
Nutze den KI-gestützten E-Mail-Generator, um deine E-Mails zu schreiben. Wenn du mehr als eine E-Mail gleichzeitig sendest, kannst du deine E-Mail mit dynamischen Empfängern usw. anpassen. Wenn du unten rechts im Editor {}-Spalten auswählst, kannst du Daten aus jeder beliebigen Spalte deines Boards einfügen. Dies ist auch bei der Erstellung einer Vorlage hilfreich.
Dateien anhängen
Du hast auch die Möglichkeit, eine Datei anzuhängen, indem du auf die Büroklammer unten links im Texteditor klickst.
Gib deine Nachricht ein und klicke auf Senden, um die Unterhaltung zu starten. Alle E-Mails, die du über die App versendest, erscheinen im Ordner Gesendet deines E-Mail-Kontos.
E-Mails nachverfolgen
Wenn du unten im E-Mail-Editor die Option E-Mail-Nachverfolgung aktiviert hast, siehst du die Lesebestätigungen direkt in der App. Mit denen kannst du deine E-Mail-Nachricht nach dem Versand nachverfolgen.
In der oberen, rechten Ecke jeder versendeten Nachricht siehst du eine Anzeige, ob und wie oft die Nachricht geöffnet wurde:
Um nachzuschauen, wann die Nachricht geöffnet wurde, fahre mit dem Mauszeiger über den Text in der oberen, rechten Ecke.
Lead-Aktualisierungen nachverfolgen
Du hast auch die Möglichkeit, eine Automatisierung einzurichten, mit der eine Datum-Spalte auf deinem Board aktualisiert wird, wenn eine E-Mail, ein Telefonanruf oder eine andere Aktivität in „E-Mails & Aktivitäten“ veröffentlicht wurde. So siehst du auf einen Blick, ob dein Team in letzter Zeit mit einem Lead interagiert hat.
Um die Automatisierung einzurichten, rufe die Automatisierungszentrale auf. Suche nach E-Mails & Aktivitäten und scrolle in den Ergebnissen nach unten zum Bereich Apps.
Wähle die Automatisierung „Wenn eine Aktivität/E-Mail in „E-Mails & Aktivitäten“ erstellt wird, das Datum auf heute festlegen“:
Wähle die gewünschte Datum-Spalte aus und verfolge, wie die Automatisierung funktioniert. Ab jetzt ist es einfacher denn je, den Fortschritt deiner Leads im Blick zu behalten.
E-Mails empfangen
Die Antworten werden in der App E-Mails & Aktivitäten empfangen! Du wirst auf monday.com nicht über Antworten benachrichtigt, es sei denn, du richtest eine Automatisierung über die E-Mail-Einstellungen der App ein oder nutzt den Button Automatisieren oben rechts auf der Startseite „E-Mails & Aktivitäten”. Antworten erscheinen dann in deiner Zeitleiste, wobei die neusten Antworten ganz oben angezeigt werden.
Alle E-Mails, die du in der App erhältst, werden außerdem in den Posteingang deines E-Mail-Kontos (z. B. Gmail) weitergeleitet.
Sobald du eine E-Mail in „E-Mails & Aktivitäten“ erhältst, kannst du direkt über die App antworten. Klicke auf das Antwortsymbol (), um nur dem Absender der E-Mail zu antworten:
Öffne das Drei-Punkte-Menü oben rechts in der E-Mail und wähle Allen antworten, um allen Empfängern der E-Mail zu antworten (einschließlich der Personen, die per CC oder BCC hinzugefügt wurden):
Sobald deine Kundenbeziehung etabliert ist, kannst du die KI verwenden, um präzise Zusammenfassungen deiner Interaktionen und Kommunikationen mit Leads und Kunden in monday CRM zu generieren. Die Zusammenfassungen werden in deiner Zeitleiste für E-Mails & Aktivitäten protokolliert. Erfahre mehr, indem du unseren Artikel E-Mails & Aktivitäten: KI-Zusammenfassung liest.
E-Mail-Vorlagen
Du kannst in „E-Mails & Aktivitäten“ Vorlagen für dich und deine Teammitglieder erstellen!
Im Artikel „E-Mails & Aktivitäten: Vorlagen erstellen“ erfährst du mehr darüber, wie du Vorlagen einrichtest oder teilst.
E-Mail-Einstellungen
Im Artikel „E-Mails & Aktivitäten: Einstellungen“ findest du weitere Informationen zu den verfügbaren Optionen in den Einstellungen deiner App „E-Mails & Aktivitäten“.
Deine Aktivitäten verwalten
Da Kundenbeziehungen weit mehr beinhalten als nur E-Mails, haben wir dir auch die Möglichkeit gegeben, alle Kundenaktivitäten nachzuverfolgen. Egal ob Meetings oder Anrufe: Protokolliere jede Interaktion, um eine kompakte und umfassende Event-Zeitleiste zu erhalten.
Wie das Ganze funktioniert, erfährst du im Artikel „E-Mails & Aktivitäten: Aktivitäten verwalten“.
Freigabe und Datenschutz
FAQs
Was ist der Unterschied zwischen der E-Mail-Integration für Gmail oder Outlook und der App „E-Mails & Aktivitäten“?
- Die E-Mail-Integration verwendet Formeln, die vorgefertigte E-Mail-Vorlagen versenden. Mit der E-Mail-Integration kann deine Nachricht nicht spontan erfolgen; du musst im Voraus planen, was du sagen möchtest, und eine statische Vorlage erstellen. Sie funktioniert auf dieselbe Weise wie eine Abwesenheitsnotiz. „E-Mails & Aktivitäten“ bietet dir die volle Flexibilität eines E-Mail-Clients und noch viel mehr. Es enthält eine E-Mail-Nachverfolgung, eine Signatur für Outlook, Notizen, Aktivitäten und eine Zeitleiste, die alles anzeigt.
Ich habe Probleme mit der App. Was kann ich zur Fehlerbehebung tun?
- In vielen Fällen musst du nur die Verbindung zurücksetzen. Anleitungen zum Zurücksetzen der Verbindung findest du im Artikel „Gmail-Verbindungsfehler“.
Wie sichtbar ist die Kommunikation mit anderen Benutzern?
- Standardmäßig ist die Kommunikation für jedes vollständige Mitglied deines Kontos sichtbar. Gäste und Betrachter haben keinen Zugriff auf E-Mails & Aktivitäten. Deine Datenschutzeinstellungen kannst du unter Einstellungen verwalten.
Ist es möglich, eine Datei oder einen Anhang über „E-Mails & Aktivitäten“ zu versenden?
- Natürlich kannst du das! Wenn du auf das Büroklammer-Symbol am unteren Rand des E-Mail-Editors klickst, kannst du einen Anhang von deinem Computer oder direkt von einer Datei-Spalte in deinem Board hochladen.
Kann man die Dateispalte verwenden, um Dateien über E-Mails & Aktivitäten zu versenden?
- Ja, das kannst du! Füge zunächst eine Datei zur Datei-Spalte hinzu. Klicke dann beim Erstellen der E-Mail auf die Büroklammer in der unteren linken Ecke des E-Mail-Erstellers. Klicke auf Von Datei-Spalte.
- Aktiviere das Feld neben der/den Datei(en), die du anhängen möchtest. Klicke auf den Button Dateien hinzufügen, um die Dateien zu deiner E-Mail hinzuzufügen.
Kann man HTML in E-Mails oder E-Mail-Signaturen verwenden?
- Du kannst in E-Mail-Signaturen ausschließlich HTML verwenden. Weitere Informationen zum Einrichten deiner E-Mail-Signatur findest du im Abschnitt E-Mail-Signatur unter E-Mail-Einstellungen.
- Obwohl du HTML nicht für die Formulierung deines E-Mail-Texts in E-Mails & Aktivitäten nutzen kannst, kannst du HTML in Gruppen-E-Mails nutzen. Erfahre im Abschnitt „HTML-Layout für E-Mails“ des Artikels „E-Mail-Kampagnen und Gruppen-E-Mails“ mehr über diese Funktion.
Kann man HTML-Formatierung in den Vorlagen verwenden?
- Derzeit noch nicht. Wenn du möchtest, dass diese Funktion künftig hinzugefügt wird, wende dich bitte an den Support und teile dein Feedback.
Sind meine Daten aus „E-Mails & Aktivitäten“ übertragbar?
- Da „E-Mails & Aktivitäten“ die Verbindung eines externen Kontos erfordert, können wir keine Daten verschieben, die mit dem verbundenen Konto verknüpft sind.
Wenn du Fragen hast, wende dich einfach hier an unser Team. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und helfen gerne!