Suchst du nach einer Möglichkeit, komplexe Projekte zu vereinfachen und dynamischere Funktionen zur Verbesserung deines Arbeitsablaufs zu nutzen? Wir lieben es, Gantt-Diagramme hier auf monday.com zu verwenden, um unsere Projekte zum Leben zu erwecken! Das Gantt-Diagramm ist flexibel und reagiert auf die Drehungen und Wendungen der Entwicklung deines Projekts. Schauen wir uns an, wie man es zusammen als Board-Ansicht oder als Widget in einem Dashboard verwendet!

Hinweis: Die Gantt-Diagramm-Ansicht und das Widget sind im Standard-Paket und höher verfügbar. Die Funktionen für Meilensteine und kritische Pfade in der Gantt-Diagramm-Ansicht und im Widget stehen ausschließlich Pro- und Enterprise-Kontoinhabern zur Verfügung.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist eine der klassischsten und nützlichsten Möglichkeiten, Aktivitäten im Zeitverlauf anzuzeigen. Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das den geplanten Zeitplan eines Projekts und seine Aufgaben oder Ereignisse zwischen einem Start- und Enddatum anzeigt. Jeder Balken im Gantt-Diagramm stellt eine Aufgabe dar, während die Termine horizontal angeordnet sind. 

So funktioniert's

Sehen wir uns den Aufbau der Gantt-Ansicht an. Auf der linken Seite befindet sich eine Liste aller Board-Elemente mit Namen und Datum. Die Elemente werden in Balkenform dargestellt, wobei Pfeillinien die Abhängigkeiten zwischen den Elementen anzeigen. Die gesamte Ansicht funktioniert wie ein Raster, in dem die Elemente vertikal gegen einen horizontalen Kalender aufgelistet sind. Wenn du den Mauszeiger über ein Element bewegst, wird die gesamte Zeile hervorgehoben, um eine einfache Visualisierung zu erhalten.

Gantt einrichten

Die Gantt-Ansicht arbeitet mit den Daten in deinem Board zusammen, um dir eine klare, farbenfrohe und organisierte Visualisierung deines Projektplans zu bieten. Los geht's! 🎉 

Welche Spalten werden für das Gantt-Diagramm benötigt?

• Die Zeitleistenspalte  oder Datum-Spalte – um die Daten/Zeitleisten deiner Aufgaben und Phasen einzugeben

Diese Spalten sind nicht obligatorisch, verbessern aber das Gantt-Erlebnis:

• Die Personen-Spalte – zur Zuweisung deiner Aufgaben an unsere Teammitglieder
• Die Status-Spalte – zum Aktualisieren des Status deiner Aufgaben
• Die Abhängigkeitsspalte - zum Einstellen, welche Aufgaben von anderen Aufgaben abhängig sind, wenn dein Projekt über Abhängigkeiten verfügt

Sobald alle deine Daten in diese Spalten eingefügt wurden, kannst du die Ansicht zu einem Board oder als Widget zu einem Dashboard hinzufügen.

Die Gantt-Ansicht zu einem Board hinzufügen

Um deinem Board eine Gantt-Ansicht hinzuzufügen, klicke auf die Option oben auf deinem Board (wenn du mit der Maus darüberfährst, erscheint die Option „Ansicht hinzufügen“) und wähle „Gantt“.

Du kannst auch eine neue Board-Ansicht hinzufügen, indem du auf „Power-Ups“ klickst. Klicke auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke deines Bildschirms, um deine Optimierungen zu finden. Wähle „Board-Ansichten“ und dann „Gantt“ aus der Ansichtszentrale.

Tipp: bist du daran interessiert, das Gantt als Standard-Board-Ansicht festzulegen? Klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben „Gantt“ im Abschnitt „Board-Ansicht“ und wähle „Als Board-Standard festlegen“ aus dem Dropdown-Menü aus. Erfahre mehr über die Standardeinstellungen in dem Abschnitt „Board-Standards“ in diesem Artikel. 

Einem Dashboard ein Gantt-Widget hinzufügen

Um das Gantt-Widget zu einem Dashboard oder einer Dashboard-Ansicht hinzuzufügen, wähle „Gantt“ aus den Widget-Optionen aus:

Einstellungen und Anpassung

Passe dein Gantt vollständig an, damit du dein Projekt so visualisieren kannst, wie du es möchtest! Klicke auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts in deinem Gantt und wähle „Einstellungen“ aus dem Dropdown-Menü, um auf die Anpassungsoptionen zuzugreifen:

Zeitleisten-Spalten auswählen

Wähle aus, welche Zeitleisten-Spalten in deinem Gantt angezeigt werden sollen. Wenn du beispielsweise mehr als eine Zeitachsenspalte, Datumsspalte oder Wochenspalte hast, kannst du die bestimmten Spalten auswählen, die du präsentieren möchtest:

Tipp: Unterelemente werden jetzt sowohl in der Gantt-Board-Ansicht als auch im Gantt-Widget unterstützt. Wähle aus, welche Unterelemente im Abschnitt „Zeitleistenspalten auswählen“ in den Einstellungen angezeigt werden sollen. 🎉 

Wähle aus, wie du dein Gantt gruppieren möchtest

Präsentiere Elemente in deinem Gantt nach Gruppen, Boards oder Spalten, um dir den visuellen Überblick zu geben, der für dich am besten geeignet ist. Wenn du deine Gruppen beispielsweise in Projektphasen kategorisierst, siehst du auf einen Blick alle deine Aufgaben in chronologischer Reihenfolge. Wähle deine Präferenz im Abschnitt "Gruppieren nach" des Dropdown-Menüs "Einstellungen".

Wenn du dein Gantt nach einer Spalte gruppierst, kannst du auch auswählen, wie diese gruppierten Bereiche sortiert werden sollen. Öffne die „Sortieroptionen“, um die Gruppen gleichbleibend zu strukturieren, wie z.B. in alphabetischer Reihenfolge (bei Gruppierung nach Personen-Spalte) oder basierend auf den Labels (bei Gruppierung nach Label-Spalte).

Beschrifte deine Elemente auf verschiedene Weise

Beschrifte deine Elemente so wie du möchtest! Deine Elemente können nach Gruppe, Artikelname, Board, Besitzer, Status oder gar keinem Label beschriftet werden, um nur einige zu nennen! Alle Optionen findest du im Abschnitt „Beschriften nach“ des Dropdown-Menüs „Einstellungen“:

Elementen eine Farbe geben

Visualisiere dein Gantt nach deinen Farbvorlieben! Gehe im Dropdown-Menü der Einstellungen zu „Einfärben nach“, um dein Gantt je nach Gruppe, Spalte (wie zum Beispiel Status-Spalte), Board oder nach überhaupt keiner Farbeinstellung einzufärben. Die angezeigten Farben sind die Farben, die du bereits für die Haupttabellenansicht deines Boards ausgewählt hast.

Tipp: Füge unten in deinem Gantt-Diagramm eine Farblegende ein, damit du sehen kannst, was die jeweiligen Farben darstellen und alles eindeutig verständlich ist. Klicke auf „Farblegende anzeigen“ in der Option „Ansichtseinstellungen“ im Dropdown-Menü „Einstellungen“.

Definieren deines Steuerjahres 

Lege den Beginn deines Geschäftsjahres in einem beliebigen Monat fest und berechne dann die Monate, Quartale und Wochen deines Gantt-Diagramms! Egal, ob du das Schuljahr im September beginnst, das Jahr für gemeinnützige Organisationen im Juni, ein saisonales Geschäft betreibst oder die Steuerperiode planst – wähle den Monat, in dem das Jahr für deine Organisation beginnt. 

Hinweis:  In Regionen, in denen das Geschäftsjahr über das Jahresende definiert ist, ist zu beachten, dass das im Gantt-Diagramm gewählte Geschäftsjahr den Beginn des Jahres angibt.

Gruppenzusammenfassung anzeigen

Eine Gruppenzusammenfassung zeigt die Gesamtzeit jeder Gruppe, die in deinem Gantt präsentiert wird, anhand bestimmter Daten. Die „Gruppe“ bezieht sich in diesem Fall darauf, wie wir die Elemente oder Aufgaben in unserer Gantt-Ansicht gruppieren und stimmt nicht unbedingt mit den Gruppen auf unserem Board überein. Wenn wir unsere Aufgaben beispielsweise nach der Status-Spalte gruppieren, sehen wir eine Zusammenfassung der einzelnen Labels in unserer Statusspalte. Wähle „Gruppenzusammenfassung anzeigen“ im Bereich „Visuelle Einstellungen“ deiner Einstellungen.

Ansichtsoptionen

Passe den Zoom automatisch an, um dein gesamtes Projekt mit der Option „Automatisch anpassen“ oben in deinem Gantt anzuzeigen, oder klicke zum Vergrößern und Verkleinern auf „+“ oder „-“. Du kannst ein Widget für einen vollständigen Bildschirm koppeln, indem du auf das Drei-Punkte-Menü klickst und „Dieses Widget koppeln“ auswählst:

Tipp: Fahre die Gruppen in deinem Gantt-Diagramm ganz einfach aus und klappe sie wieder zusammen, indem du das bequeme Tastaturkürzel Ctrl + G verwendest.

Abhängigkeiten anzeigen

Eine der besten Funktionen des Gantt-Diagramms ist die einfache Visualisierung von Abhängigkeiten zwischen deinen Elementen mit Pfeillinien. Die Abhängigkeitslinie verbindet eine Aufgabe mit einer anderen Aufgabe, die unmittelbar von ihrer Erledigung abhängig ist, wobei der Pfeil auf die abhängige Aufgabe zeigt. Die Pfeile helfen uns, die Verbindungen zwischen unseren Aufgaben klar zu erkennen, aber wir können sie einfach entfernen, indem wir auf die Option „Abhängigkeiten anzeigen“ im Abschnitt „Visuelle Einstellungen“ in den Einstellungen klicken:

Das Schöne am Gantt ist, dass du Abhängigkeiten einfach verschieben kannst, wenn sich Daten in der Zeitleiste deines Projekts ändern. Du kannst jede verzögerte Aufgabe auswählen und alle ihre abhängigen Aufgaben um beliebig viele Tage verschieben! Klicke einfach auf einen Zeitleistenbalken und ziehe ihn auf die genaue Anzahl der Tage, um die er verzögert wurde. Alle Änderungen werden automatisch auf deine Haupttabellenansicht angewendet.

Hinweis:  Stelle sicher, dass deine Abhängigkeitsspalte so eingerichtet ist, dass dein Gantt weiß, welche Elemente abgeschlossen werden müssen, bevor andere Aufgaben beginnen können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle abhängigen Aufgaben auf der Zeitachse entsprechend angepasst werden, wenn es zu einer kritischen Verzögerung oder Änderung des Zeitplans kommt. Lies diesen Artikel für weitere Informationen.

Hinzufügen einer Basislinie

Eine Basislinie kann im Projektmanagement sehr nützlich sein, da sie als Referenzrahmen verwendet wird, um den aktuellen Projektfortschritt nach Verzögerungen oder Änderungen des ursprünglichen Plans zu sehen. Erstelle einen Basislinien-Snapshot in deinem Gantt, indem du oben in deinem Gantt auf „Basislinie“ klickst und dann im Bereich „Basislinien“ in den Einstellungen die Option „Neuen Snapshot hinzufügen“ auswählst.

Wenn eine Baseline erstellt wird, werden unsere Elemente in einen grauen Snapshot umgewandelt, der in Position bleibt, egal was mit der Zeitachse unserer Elemente auf dem Weg passiert. Du kannst deine Baseline-Screenshots ein- oder ausblenden. Wenn unsere Elemente auf dem richtigen Weg sind, werden sie grün angezeigt. Wenn wir die Länge eines unserer Elemente verzögern oder verlängern, wird er zusammen mit allen abhängigen Elementen rot. Lies diesen Artikel, um mehr über die Grundlinienfunktion des Gantt-Diagramms zu erfahren.

Überwache deine Zeitleiste mit einem kritischen Pfad

Der kritische Pfad eines Projekts ist nützlich, um alle einzelnen Aufgaben zu identifizieren, die abgeschlossen werden müssen, um ein Projekt rechtzeitig abzuschließen. Nach der Identifizierung hat der Projektmanager ein wirklich klares Bild von der tatsächlichen Fertigstellungszeit des Gesamtprojekts. Ein kritischer Pfad erleichtert die Visualisierung deiner kritischen Aufgaben, nicht kritischen Aufgaben und Aufgabenabhängigkeiten und verschafft dir die Klarheit, die du für ein erfolgreiches Projektmanagement benötigst. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.

Zeit- und Datumsanpassung

Zeitrahmen auswählen

Wähle, ob du dein Gantt in Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen oder Jahren anzeigen möchtest. Klicke einfach auf das Dropdown-Menü oben in deinem Gantt:

Heute anzeigen

Der blaue, senkrecht durch das Gantt verlaufende Balken zeigt das heutige Datum an. Dies ist ein großartiger Bezugspunkt, damit wir immer wissen, wo wir im Vergleich zu den Start- und Enddaten unserer Aufgaben stehen. Klicke auf „Heute anzeigen“ im Abschnitt „Visuelle Einstellungen“ deiner Einstellungen, um es zu aktivieren:

Stelle den ersten Wochentag ein

Wähle aus, ob deine Zeitleiste Sonntag oder Montag als ersten Tag der Woche anzeigen soll. Klicke auf „Bearbeiten“ neben „Werktage festlegen“ in den „visuellen Einstellungen“ deiner Einstellungen, um auf deine Admin-Seite weitergeleitet zu werden, um diese Kontoeinstellung zu ändern.

Hinweis: Nur der Konto-Admin kann mit Hilfe von dieser Anleitung auswählen, welcher Tag der erste Tag der Woche ist, und diese Auswahl gilt für das gesamte Konto. Wenn du kein Admin bist, solltest du dich an diesen wenden, um dies zu ändern.

Wochenenden einblenden

Behalte Wochenenden als Teil deines Kalenders bei oder klappe sie ein, um auf den Zeitleisten deiner Aufgaben nur Arbeitstage anzuzeigen. Klicke auf „Wochenenden anzeigen“ in den „visuellen Einstellungen“, um diese Funktion zu aktivieren. Wenn du dein Gantt in Tagen anzeigst, werden die Wochenenden als graue Farbblöcke angezeigt.

Meilensteine einrichten

Meilensteine sind wichtige Daten, die einen Wendepunkt in einem Projekt oder das Ende eines spezifischen Phase darstellen. Das Gantt-Diagramm ermöglicht es dir, diese Daten mittels einer anderen Darstellung in Form einer Raute im Blick zu behalten. Um deinem Gantt-Diagramm einen Meilenstein hinzuzufügen, klickst du einfach auf die drei Punkte rechts neben dem Namen deiner Spalte, wählst „Einstellungen“ und anschließend „Zeitleistenspalte anpassen“. In dem angezeigten Menü klickst du auf das Kontrollkästchen neben der Aufforderung „Anzeigen 'Als Meilenstein festlegen'“. Wenn du deine Datumsauswahl erneut eingibst, siehst du nun die Option „Als Meilenstein festlegen“ unten in der Kalenderansicht. 

Bei projektspezifischen Boards ist die Option „Als Meilenstein festlegen“ bereits unten im Kalender-Popup verfügbar, ohne dass du sie in den Einstellungen auswählen musst. 

Elemente direkt in der Gantt-Ansicht aktualisieren

Du brauchst nicht zwischen den Board-Ansichten hin- und herschalten, um Änderungen vorzunehmen! Klicke auf einen der Balken im Gantt, um die Pop-up-Ansicht des Elements zu öffnen. Von hier aus kannst du Änderungen an Artikeldetails oder Aktualisierungen vornehmen! Mache beispielsweise ein Element ganz einfach direkt aus dem Gantt heraus zu einem Meilenstein, indem du in der Popup-Ansicht auf die Zeitachsenspalte klickst und den Meilenstein festlegest!

Elemente filtern

Filtere dein Gantt, um nur relevante Informationen anzuzeigen, die du sehen möchtest! Filter können vorübergehend angewendet oder zum späteren Nachschlagen gespeichert werden.

Teile dein Gantt!

Du kannst dein Gantt über einen teilbaren Link oder einen Einbettungscode mit anderen teilen. Erfahre hier mehr über das Teilen deiner Board-Ansichten.

Dein Gantt exportieren

Ob du dein Gantt-Diagramm nun von einer Board-Ansicht oder von einem Dashboard exportieren möchtest, du hast einige Optionen. Wenn du nur ein Gantt-Diagramm exportieren möchtest, befolge die unten stehenden Schritte, um es in eine PDF oder Excel-Datei zu exportieren.

Um deine Gantt-Ansicht zu exportieren, klicke auf das Pfeilsymbol in der oberen rechten Ecke deines Widgets und wähle zwischen den beiden Exportoptionen.

Wenn du dein Gantt in eine PDF-Datei exportieren möchtest, sind deine Ergebnisse ein Schnappschuss deines gesamten Gantt-Diagramms. Stelle sicher, dass du das Panel auf der linken Seite ausklappst, wenn du die Namen und Daten deiner Aufgaben einsehen willst. Willst du hingegen nur deine Aufgaben in einer Zeitleiste sehen, klappst du das Panel wieder zu. Du kannst auch andere visuelle Eigenschaften in den Gantt-Einstellungen anpassen, sowie das Verstecken von Labels, Gruppierungen oder die Einfärbung deiner Elemente.

Deine finale PDF sieht ganz genauso aus wie dein Gantt-Diagramm, wird aber gezoomt, um die vollständige Zeitleiste deines Projekts horizontal anzuzeigen, während deine Aufgaben vertikal aufgelistet werden. 

Hinweis:  Du kannst bis zu 10 Jahre deiner Projekt-Zeitleiste exportieren sowie bis zu 640 Elemente. Für ein größeres Gantt-Diagramm erhältst du eine Fehlerbenachrichtigung. Ein großartiger Tipp besteht darin, nicht mehr benötigte Elemente oder Daten herauszufiltern, die sich außerhalb der 3-6 Jahre vom Startdatum deines Projekts befinden. Wenn du immer noch Schwierigkeiten hast, wende dich gerne an unser Support-Team. 

Tipp: Möchtest du mehr über das Gantt-Diagramm und weitere Funktionen erfahren? Nimm an unserem Selbstlernkurs in der monday academy teil und erhalte nach Abschluss ein Badge. So kannst du deine Kenntnisse erweitern und deine Erfolge zeigen. ⚡