Behalte anstehende Fälligkeitsdaten im Blick mit Automatisierungen. Mithilfe der monday Automatisierungen kannst du Erinnerungen erstellen, basierend auf einer Datums- oder Zeitleistenspalte.

Du kannst Erinnerungen an ein Fälligkeitsdatum entweder über die Board-Automatisierungen oder direkt im Menü der Datums- bzw. Zeitleistenspalte einrichten. So richtest du Erinnerungen in deinem Workflow ein.

Hinweise über die Automatisierungsseite des Boards 

Auf der Automatisierungsseite des Boards findest du im Tab Daten eine große Auswahl an Automatisierungsvorlagen.

Der Parameter Wenn oben kann wie folgt konfiguriert werden:

• Exakt ausführen, wenn das Datum eintritt
• Automatisierung nach einem wiederkehrenden Zeitplan ausführen
• Wenn ein Datum abgelaufen ist (das bedeutet, dass die Automatisierung um Mitternacht nach dem Datum ausgeführt wird und die Vorlage nicht rückwirkend funktioniert)

Hinweis: Erfahre im Artikel zu monday Automatisierungen, wie du Automatisierungen einrichtest.

Warnungen mit benutzerdefinierten Automatisierungen

Du kannst auch automatische Erinnerungen mit benutzerdefinierten Automatisierungen erstellen. Das ist besonders hilfreich, wenn du eine Zeitleistenspalte nutzt und eine Erinnerung oder Benachrichtigung für das Startdatum festlegen möchtest. Das funktioniert nur mit benutzerdefinierten Automatisierungen.

Hinweis: Du kannst keine Erinnerungen für das Startdatum einer Zeitleistenspalte festlegen, es sei denn, du verwendest benutzerdefinierte Automatisierungen.

Benachrichtigungen von deinem Spaltenmenü aus

Du kannst eine Erinnerung auch direkt in einer Datums- oder Zeitleistenspalte hinzufügen. Je nachdem, ob deine Datumsspalte als Deadline eingerichtet ist, werden dir zwei verschiedene Auswahlmöglichkeiten angeboten.

Die Datumsspalte ist nicht als Deadline eingerichtet:

Um Erinnerungen direkt aus der Spalte einzurichten, klicke auf die drei Punkte neben dem Spaltentitel. Gehe im Drop-down-Menü auf Einstellungen und wähle Datumserinnerungen hinzufügen oder bearbeiten.

Dadurch wird die folgende Automatisierungsvorlage geöffnet: „Wenn ein Datum erreicht wird, Person benachrichtigen“. Die festgelegte Spalte wird automatisch ausgefüllt – du musst einfach auswählen,wann die Automatisierung ausgeführt werden soll und wer benachrichtigt werden soll.

Die Datumsspalte ist als Deadline eingerichtet:

Wenn du deine Datums- oder Zeitleistenspalte bereits im Deadline-Modus mit einer Statusspalte verknüpft hast, läuft die Einrichtung etwas anders. Öffne das Spaltenmenü und wähle die Option Erinnerungen an Fälligkeitsdatum einstellen .

Dadurch wird die folgende Automatisierungsvorlage geöffnet: „Wenn ein Datum erreicht wird und der Status etwas ist, Person benachrichtigen“. Wieder wird die zuvor ausgewählte Spalte ausgefüllt, ebenso wie die Status-Spalte, mit der sie verknüpft ist. Du musst das Feld Wenn definieren und Wer benachrichtigt werden soll.

Hinweis: Du kannst auch deine eigenen Benachrichtigungen für anstehende Element-Deadlines festlegen, indem du monday.com mit deinem Kalender verknüpfst. Erfahre mehr über das Festlegen von Erinnerungen mithilfe der Kalenderintegration.  

Feld „Benachrichtigen“ konfigurieren

Wenn du im Benachrichtigungsfeld eine eigene Nachricht hinzufügen möchtest, kannst du Tags aus dem Abschnitt „Unterstützte Felder“ verwenden, um Inhalte aus Board-Elementen automatisch einzufügen.

Hinweis: Der Benachrichtigungsbereich unterstützt derzeit keine HTML-Formatierung.

Spaltenunterstützung für das Feld „Benachrichtigen“

Einige Spaltentypen werden derzeit im Feld "Benachrichtigen" der Automatisierung nicht unterstützt.

Zeige mir die Spalten!

• Formel
• Automatische Nummer
• Fortschritt
• Abhängigkeit
• Mit einem Item verlinken

Hinweis: Beim Hinzufügen einer Datumsspalte zum Feld Benachrichtigen in der Vorlage unterstützt die gesendete Benachrichtigung nur das Format *Europäisches Datum*.

Anwendungsfälle

Brauchst du etwas Inspiration? Sehen wir uns einen Anwendungsfall an! 😀 

Täglich: Wenn {due date} überschritten ist und nur wenn {status} {something} lautet, {notify} {someone}

In diesem Beispiel wird eine Vorlage verwendet. Die Vorlage kann nicht mit dem benutzerdefinierten Automatisierungsgenerator erstellt werden.

Anwendungsfall: Ein Vertriebsteam will seinen Kunden „x“ Tage nach einem Anruf Follow-up-E-Mails senden. Wenn der E-Mail-Status des Kunden am Fälligkeitsdatum nicht als erledigt markiert wird, erhält der Vertriebsleiter eine Erinnerung, bis der Status aktualisiert wird. 

Wir verwenden die folgende Automatisierungsvorlage: 

Nicht vergessen! Diese Vorlage prüft jeden Tag um Mitternacht, ob sich der Status eines Elements geändert hat. Wenn das Datum überschritten wurde und der Status unverändert geblieben ist, wird die Automatisierung ausgelöst.

Wenn {Birthday Date} eintritt, {notify} {someone} und verschiebe {Birthday Date} um {12 months}

Anwendungsfall: Das Team für Mitarbeitererfahrung muss den Überblick über die Geburtstage aller Mitarbeiter behalten, um ihnen an ihrem besonderen Tag eine Nachricht und ein Geschenk zukommen zu lassen. Um diesen Prozess zu straffen, müssen sie wiederkehrende Erinnerungen für Geburtstage einrichten.

Die Datum-Spalte für jedes Element wird auf das nächste bevorstehende Geburtsdatum gesetzt, entweder für dieses Jahr, wenn der Geburtstag in einem späteren Monat liegt, oder für das nächste Jahr, wenn der Geburtstag bereits zurückliegt. 

Wir verwenden die folgende Automatisierungsvorlage: 

Jetzt kann die Automatisierung im darauffolgenden Jahr zum gleichen Datum erneut ausgelöst werden.