Чем мы можем вам помочь?

Excel: импорт и экспорт

 

Итак, ваша команда успешно перенесла рабочие процессы на monday.com, но... некоторые данные и списки пока остаются в Excel? Не переживайте... Мы никому не скажем. 🤫 Мы все понимаем и готовы помочь. Здесь вы найдете информацию о том, как импортировать данные из Excel на monday.com или, наоборот, экспортировать данные с monday.com в Excel, если пока вы предпочитаете такой способ работы. 

 

Импорт данных из Excel

Перенос всех данных из таблицы Excel на доску monday.com выполняется за несколько простых шагов. Чтобы узнать, как это сделать, продолжайте чтение или посмотрите видео.

 

Примечание. Если в вашей таблице Excel несколько вкладок, импортируется только первая вкладка.
  • Шаг 1

Щелкните изображение профиля и выберите пункт 'Импорт данных'.

image_1.png

Выберите 'Excel', как показано ниже.

image__1__1.png

  • Шаг 2

Перетащите файл Excel во всплывающее окно в центре экрана или нажмите на него, чтобы выбрать нужный файл на компьютере. 

image__2__1.png

Примечание. Чтобы данные импортировались корректно, в таблице Excel или CSV должно быть больше одного столбца. 

 

Когда вы выберете файл, появится следующее сообщение:

image__3__1.png

Чтобы все отображалось так, как нужно, нажмите кнопку 'Настроим вашу новую доску'.

  • Шаг 3

В электронной таблице выберите строку, значения которой станут заголовками столбцов новой доски, и щелкните 'Далее', как показано ниже.

image__4__1.png

Все, что находится выше первой строки, не будет импортировано на доску.  

 

Примечание. За раз вы можете импортировать не более 50 столбцов и 8000 строк. 

 

  • Шаг 4

В электронной таблице выберите столбец, который будет отображаться первым на доске (его значения станут названиями элементов), а нажмите 'Далее', как показано ниже.

image__5__1.png

  • Шаг 5

Наша система довольно хорошо угадывает, какие типы столбцов лучше всего подходят для ваших данных, но вы всегда можете изменить их вручную, щелкнув раскрывающееся меню каждого столбца. Импортируются столбцы только в форматах 'Число', 'Статус', 'Эл. почта', 'Дата' и 'Текст'. Однако после импорта вы можете изменить тип столбца.

Примечание. Если в столбце не более 9 текстовых значений, его будет предложено импортировать в столбец типа 'Статус'. Если в нем более 9 текстовых значений, для него будет рекомендован столбец типа 'Текст'.

 

Закончив настройку, щелкните 'Создать доску'. 

image__6__1.png

Примечание.  При импорте даты должны быть указаны в формате ISO: 4 цифры года, 2 цифры месяца, 2 цифры дня.      Например: 2021-10-23.

 

Импорт данных на существующую доску

Существует несколько способов импорта данных из внешних источников, в т.ч. Excel, Google Документы, Microsoft Word и др. Далее вы узнаете, как благодаря этому сэкономить массу времени.

 

Импорт из Excel или CSV

Предположим, что нам нужно импортировать следующую таблицу Excel на существующую доску:

Frame_362__1_.png

Чтобы импортировать эти данные непосредственно на существующую доску, нажмите стрелку рядом с синей кнопкой 'Создать элемент' и в открывшемся меню выберите пункт 'Импортировать элементы'.

Frame_363__1_.png

 

Примечание. Кнопка 'Создать элемент' может также называться 'Создать контакт', 'Создать проект' и т.д.

 

На следующем экране вы можете либо перетащить в окно нужный файл Excel или CSV, либо нажать 'Обзор файлов', чтобы выбрать документ на компьютере. После того как вы сделали выбор, и файл успешно загрузился, вы увидите следующее подтверждение.

Frame_364.png

Чтобы продолжить, щелкните 'Далее'. Затем выберите столбец в документе Excel, значения которого будут использоваться как названия элементов на доске monday.com.

Frame_365.png

На следующем экране вам будет предложено сопоставить столбцы в документе Excel со столбцами на доске monday.com. Например, для адресов электронной почты из документа Excel можно выбрать столбец 'Почта' на доске monday.com.

Несопоставленные столбцы импортироваться не будут.

Frame_366.png

 

Примечание. Этот процесс импорта поддерживает только следующие типы столбцов: 'Статус', 'Число', 'Текст', 'Дата', 'Эл. почта' и 'Телефон'. Вы сможете изменить тип столбца после импорта.

 

Управление дублированными элементами

После сопоставления элементов вам будет предложено определиться с тем, как поступать с дублированными элементами. У вас три опции:

1) Чтобы данные были добавлены на доску в виде новых элементов, выберите 'Создать новые элементы'.

2) Если вы выберете опцию 'Пропустить элементы', дублированные данные будут пропущены на основе выбранного вами столбца. Здесь важно указать столбец с уникальными значениями (такими как эл. почта, номер телефона, адрес), по которым можно определить, существует ли элемент на доске monday.com. Остальные данные будут добавлены в новую группу на вашей доске.

3) Если вы выберете опцию 'Обновить существующие элементы', имеющиеся данные в соответствующих элементах будут перезаписаны. Здесь важно указать столбец с уникальными значениями (такими как эл. почта, номер телефона, адрес), по которым можно определить, существует ли элемент на доске monday.com. Новые данные будут добавлены в новую группу на доске monday.com.

В этом примере мы выберем опцию 'Создать новые элементы'. Щелкните соответствующее поле и нажмите синюю кнопку 'Начать импорт'.

Frame_367.png

Готово! Начинается импорт элементов. Вы можете закрыть это окно и продолжить работу, пока не импортируются все элементы.

Frame_368.png

 

Примечание. Если импортированные данные требуется отредактировать, воспользуйтесь функцией 'Пакетная обработка'.

 

 

Копирование и вставка нескольких элементов

По итогам мозгового штурма мы собрали в таблице Excel идеи по новым вкусам мороженого. Теперь мы хотим переместить эти данные в группу 'Идеи новых вкусов' на доске 'Вкусы мороженого'. monday.com позволяет скопировать и вставить сразу несколько элементов из внешнего источника в группу элементов. 

  • Шаг 1

Для этого выделим элементы, которые мы хотим импортировать, и скопируем их, используя комбинацию клавиш или щелкнув правой кнопкой мыши, как показано ниже.

image_2.png

  • Шаг 2

Затем нажимаем '+ Добавить' в группе, в которую нужно добавить эти элементы, и либо используем комбинацию клавиш для вставки, либо выбираем опцию 'Вставить' в контекстном меню.

image_3.png

Вуаля! Все нужные элементы добавлены на доску! 

image_4.png Чтобы снять выделение с элементов, нажмите 'Х' в меню ниже. А если необходимо внести изменения в элементы, чтобы они соответствовали данным на доске, используйте Пакетную обработку.

 

Примечание. В настоящее время эта функция доступна только для первого столбца на существующей доске. Это означает, что мы не можем вставить список данных в другие столбцы. 

 

Пакетная обработка

Список элементов с одной доски monday.com можно в один клик импортировать на другую доску с помощью функции Пакетная обработка. У нас есть доска со списком всех топпингов для мороженого, причем некоторые из них скоро заканчиваются. Давайте переместим несколько топпингов на доску 'Заказы мороженого', чтобы не забыть их заказать.

  • Шаг 1

Выделяем все нужные элементы, в меню пакетной обработки нажимаем 'Переместить' и 'Переместить на доску'.

image_5.png

  • Шаг 2

Затем мы можем выбрать доску и группу на этой доске, в которую нужно переместить эти элементы.

image_6.png

Посмотрите, как органично эти элементы смотрятся на новом месте.

image_7.png

 

Экспорт доски в Excel

У нас есть доска с данными о запасах мороженого разных вкусов, которые нужно экспортировать в Excel. Посмотрите, как легко это сделать.

Откройте меню (три точки) в правом верхнем углу доски, выберите 'Больше действий' и 'Экспортировать доску в Excel'. Здесь можно указать, что именно требуется экспортировать: только таблицу или таблицу со всеми обновлениями и ответами на них. 

image_5.png

Вот как выглядит наша доска в Excel.

image_6.png

Если мы выбираем экспорт таблицы с обновлениями, таблица будет сохранена на одном листе, а обновления и ответы — на другом, как показано ниже.

image_7__1_.png

 

Экспорт групп и элементов в Excel

Мы также можем экспортировать в Excel целые группы и отдельные элементы. 

  • Экспорт групп

Чтобы экспортировать группу в Excel, нажмите стрелку слева от названия группы и нажмите 'Экспортировать в Excel'.

image_8.png

  • Экспорт элементов

Чтобы экспортировать элементы, выберите нужные элементы и выберите опцию 'Экспортировать' на расположенной ниже панели пакетной обработки. 

image_9.png

Далее определите, нужно ли включать в экспорт обновления и подэлементы, и поставьте или снимите соответствующие флажки. 

image_10.png

 

Экспорт аккаунта в Excel

Администратор аккаунта может скачать данные аккаунта как архив ZIP, который будет содержать все файлы и доски, в т.ч. закрытые и гостевые. Каждая доска сохраняется в отдельную таблицу Excel. Как это сделать, подробно описано в этой статье.

Нажмите изображение профиля и выберите 'Админ'. 

image_1.png

 

Выберите пункт 'Общие сведения' и перейдите на вкладку 'Аккаунт', прокрутите вниз до раздела 'Экспортировать данные аккаунта' и нажмите 'Экспортировать'.

image_2.png

 

Примечание. В настоящее время это действие не включает Дашборды, однако все их данные собираются с досок, которые будут экспортированы в архив.

 

Через несколько часов вы получите письмо с архивом, который будет содержать все данные аккаунта. Обязательно скачайте его в течение 24 часов с момента получения письма, иначе по истечении этого времени вам придется выполнить весь процесс заново. 

 

 

Если у вас есть вопросы, задайте их нам через форму обратной связи. Мы доступны 24/7 и будем рады помочь. 🙂