Вместо того, чтобы хранить старую информацию, просто архивируйте ее! Приведите доски и элементы в порядок благодаря возможности восстановить ненужную информацию в случае, если она понадобится позже.

Если вам интересно, как восстанавливать перенесенные в архив элементы, переходите сразу к разделам 'Разархивирование' этой статьи при помощи навигации слева.

Архивирование доски

Кликните по меню доски в правом верхнем углу доски и выберите 'Удалить/Архивировать доску'. Далее выберите нужное действие — собственно, 'Удалить доску' или 'Архивировать доску'.

Чтобы перенести доску в архив, выберите опцию 'Архивировать доску': 

Совет. Перенести доску в архив можно прямо из мобильного приложения! Чтобы узнать, как это сделать, выполните несколько простых шагов. 

Перемещение документа в архив 

Откройте меню (три точки) в правом верхнем углу документа Workdocs, кликните 'Удалить / Архивировать' и выберите соответствующую опцию.

Архивирование группы

Чтобы архивировать группу, нажмите на стрелку слева от названия группы и выберите 'Архивировать':

Архивирование элемента или подэлемента

Чтобы архивировать элемент, подведите курсор мыши слева от элемента — появится стрелка. Кликните по ней, откроется меню элемента. Выберите 'Архивировать':

Вы можете перенести в архив сразу несколько элементов, используя функцию 'Групповые действия'. Для этого кликните слева от каждого элемента, чтобы выделить его, а затем нажмите 'Архивировать' в меню Групповых действий внизу экрана:

Примечание. Если вы случайно выполните удаление вместо переноса в архив, вы всегда можете найти элемент, подэлемент, группу или доску в Корзине!

Автоматическое архивирование

Вместо того, чтобы переносить элементы в архив вручную, вы можете настроить Автоматизации, чтобы система сама это делала в заданное время. Для этого посетите Центр автоматизаций, выполните поиск по слову 'архив', и вы увидите все доступные опции. Вот некоторые из них:

Наша доска 'Заказы мороженого' отслеживает все позиции в ассортименте. Когда нам нужно заказать больше той или иной позиции, то доска отображает ее с указанием количества, которое необходимо заказать. Как только дедлайн прошел и необходимая позиция была доставлена и перенесена на склад, нам этот элемент на доске больше не нужен. 

Чтобы элемент сам архивировался каждый раз при наступлении дедлайна, а статус заказа менялся на 'Доставлено', мы настроили следующую автоматизацию: 

Похожая автоматизация будет переносить элемент в архив только после того, как дедлайн прошел: 

И вуаля! Вот и все, что нужно сделать. 😃

Разархивирование доски

Самое приятное в архивировании досок, документов Workdocs, групп, элементов и подэлементов (помимо расхламления рабочего пространства) — это возможность восстановить их в случае необходимости. Рассмотрим процесс восстановления данных из архива.

Есть несколько способов разархивирования доски. Давайте посмотрим, как они выглядят.

Мой аккаунт

Кликните по изображению вашего профиля и выберите 'Архивированные доски':

Далее вы увидите список всех досок и документов Workdocs, перенесенных в архив. Чтобы разархивировать доску или workdoc, нажмите 'Восстановить'.

Искать все и Меню доски 

Вы также можете воспользоваться функцией 'Искать все', чтобы быстро разархивировать нужные доски. Нажмите на значок лупы на левой панели над изображением профиля:

 В разделе 'Связано со мной' кликните 'Архивированные доски', и вы увидите список всех архивированных вами досок:

Как только вы нашли нужную доску, нажмите, чтобы войти в нее. Затем идите в меню доски (три точки в верхнем правом углу) и выберите 'Удалить/Архивировать доску'. Кликните 'Разархивировать':

Примечание. Разархивировать доски может только владелец доски или администратор. В архивах вы сможете увидеть только ту доску, владельцем которой являетесь. Если вы не владелец, доска не будет отображаться в ваших архивах. 

Наводим порядок

Если вы администратор вашего аккаунта, для восстановления досок вы можете воспользоваться администраторскими настройками. Нажмите изображение вашего профиля и выберите 'Админ': 

Выберите 'Наводим порядок' в меню слева, а затем перейдите во вкладку 'Архивированные доски'. Здесь вы увидите список всех перенесенных в архив досок в аккаунте. Чтобы восстановить нужную доску, кликните 'Восстановить':

Разархивирование группы, элемента или подэлемента

Чтобы разархивировать группу, элемент или подэлемент, перейдите на доску, на которой объект был изначально создан. В верхнем правом углу доски откройте меню доски и выберите 'Настройки доски'. Затем выберите 'Архивированная история':

Здесь вы увидите все элементы, подэлементы и группы, которые были перенесены с этой доски в архив. Слева от каждой строки вы можете увидеть тип архивированных данных — 'Элемент', 'Подэлемент' или 'Группа'. Чтобы разархивировать, кликните 'Восстановить':

Примечание. Участник команды, имеющий права редактирования в отношении доски, на которой размещаются архивированные группы, элементы или подэлементы, сможет и восстанавливать эти компоненты из архива.

Если вам нужно не восстанавливать элемент, а просто посмотреть кое-какую информацию на нем, вы можете кликнуть на нужный элемент в архивах доски и открыть карточку элемента:

Совет. Если вы не помните, на какой доске заархивированные элемент или группа были созданы, вы можете выполнить поиск доски по имени с помощью функции 'Искать везде'. Убедитесь, что вы кликнули 'Искать в архивах', чтобы результаты поиска включали именно архивы:

Если у вас есть вопросы, задайте их нам через форму обратной связи. Мы доступны 24/7 и будем рады помочь.