Em busca de um panorama claro e centralizado de vários projetos em execução? Quer ver a situação de seus projetos ou tarefas de forma rápida e sem ter que pesquisar em vários quadros? Se a resposta for sim, você chegou ao lugar certo: apresentamos o "quadro de alto nível"!

 

O que é um quadro de alto nível?

Um quadro de alto nível oferece um panorama de todo o trabalho que você e sua equipe estão realizando em vários quadros diferentes. Os quadros de alto nível podem ser organizados por trimestres, meses, fases, clientes, projetos ou qualquer outra forma que funcione para a equipe. Em outras palavras, um quadro de alto nível é o seu primeiro passo para a criação de um fluxo de trabalho otimizado! 

 

Benefícios do quadro de alto nível

Embora os quadros de alto nível sejam voltados para gerentes e líderes que precisam de um panorama dos projetos ou da conclusão de marcos, eles também podem ter um impacto nos membros da sua equipe. Criar um quadro de alto nível pode beneficiar sua empresa, dando a todos os membros da equipe uma melhor compreensão de suas metas e objetivos globais. 

 

Criando um quadro de alto nível

Neste exemplo, estamos criando um quadro de alto nível para um grande projeto de reformulação em que nossa equipe está trabalhando.

 

Vamos revisar como organizar nosso quadro de alto nível! Tenha em mente que este é apenas um exemplo e que você pode personalizar totalmente a estrutura do seu quadro para que ele atenda às suas necessidades.

• Grupos: organizamos nossos grupos de acordo com cada fase do projeto. 
• Elementos: os elementos no nosso quadro representam cada marco importante de uma fase do projeto.
• Colunas: as colunas do quadro permitem que tenhamos todos os pontos de dados importantes registrados em um só lugar. Estes são alguns tipos de colunas que achamos essenciais neste caso:
  • Coluna de pessoas para fornecer propriedade a um gerente de projetos que está supervisionando o marco associado.  
  • Coluna de timeline para rastrear a linha do tempo de cada marco. Mais adiante, veremos como essa coluna ganha vida com a visualização Gantt!
  • Coluna de status para exibir o departamento ao qual cada marco pertence. Esses rótulos podem ser personalizados para exibir o que você quiser.

 

Conectando seu quadro de alto nível a um (ou vários!) quadro de baixo nível

Um dos aspectos mais interessantes do quadro de alto nível é que ele pode ser vinculado e sincronizado com quadros de baixo nível para que as informações fluam instantaneamente de um quadro para outro. Enquanto os quadros de alto nível focam na visão global, os de baixo nível são úteis para dar visibilidade a certos detalhes importantes e aspectos específicos de um processo mais amplo.

A seguir estão algumas formas de conectar seus quadros de baixo e alto nível para garantir que todas as informações relevantes sejam constantemente atualizadas:

 

• As colunas de conectar quadros e de espelho

A coluna de conectar quadros e a coluna de espelho trabalham juntas para conectar e refletir informações de um ou mais quadros no quadro atual. Ao espelhar informações de um quadro para outro, você pode editar as informações espelhadas e essas alterações serão refletidas automaticamente em ambos os quadros.

Em nosso quadro de alto nível do "Projeto de rebranding", queremos vincular e refletir as informações de três quadros de baixo nível relacionados a este projeto: os nossos quadros "Planejamento da campanha de rebranding", "Estratégia de RP para rebranding" e "Tarefas diárias de rebranding". Para fazer isso, primeiro conectamos os quadros relevantes na coluna de conectar quadros:

 

No exemplo abaixo, refletimos os status de todas as tarefas dos nossos quadros conectados (como o quadro de baixo nível "Estratégia de RP" na primeira imagem) no quadro de alto nível para um panorama agregado (segunda imagem) do processo de cada quadro conectado.  

• Quadro de baixo nível:

Quadro de alto nível vinculado:

 

• Coluna de link

Como alternativa, você pode simplesmente adicionar hiperlinks a qualquer quadro relacionado usando a coluna de link. Este tipo de coluna permite conectar quadros de baixo nível a qualquer elemento relacionado ao fornecer um espaço dedicado para inserir o URL exclusivo desses quadros. Com essa coluna, fica fácil alternar entre quadros. 

 

• Coluna de tags

A coluna de tags oferece uma maneira de organizar grupos de elementos em diferentes quadros. Você pode usar tags para acompanhar categoria, departamento, trimestres, etc.

Ao usar tags e a opção pesquisar tudo, você pode fazer conexões entre todos os seus quadros em toda a conta.

 

Acompanhe os marcos com a visualização de Gantt

As visualizações de quadro permitem que você veja as informações em seus quadros de forma diferente. Para uma visualização consistente do seu quadro de alto nível, recomendamos o uso da visualização de Gantt, onde é possível ver todos os seus marcos em relação uns aos outros. Você pode mover os elementos para adequar as atribuições ao cronograma da equipe ou clicar em um elemento específico para ver um cartão com mais detalhes. 

A visualização de Gantt pode ser agrupada por pessoa, status ou departamento para uma análise ainda mais informativa.

 

Obtenha percepções com a visualização de gráfico

A visualização de gráfico é uma excelente maneira de ver um detalhamento dos dados no seu quadro de alto nível. Essa visualização pode ser usada para detalhar os dados do seu quadro de acordo com a pessoa responsável, o status dos seus marcos, o departamento ou qualquer outra informação relevante. 

Abaixo, podemos ver um exemplo de todos os nossos dados detalhados por departamento, mas empilhados por gerente de projeto. Isso fornece visibilidade do nosso gerenciamento de recursos para este projeto. 

Para saber mais sobre a visualização de gráfico, confira este artigo.

 

Automatize seu fluxo de trabalho

Automações são processos simples e personalizáveis que você pode criar em apenas alguns segundos. Elas podem ser notificações por push de determinadas atualizações ou ações automáticas que são tomadas quando um elemento de ação é concluído.

Aqui estão algumas automações úteis para otimizar seu quadro de alto nível: "A cada período de tempo, notifique alguém"

Esta automação pode ser usada para enviar uma notificação à pessoa que supervisiona todo o projeto. Esta notificação pode servir como um lembrete para que o usuário verifique como está a equipe, escreva um relatório semanal ou qualquer outra coisa que exija um lembrete regular e recorrente. 

"Quando a data passar e o status estiver configurado com determinado valor, notifique alguém"

Esta automação permite que o gerente de projeto seja notificado sempre que um prazo tiver passado e o elemento não estiver concluído.

Ajuste a data de um elemento de modo a refletir as alterações feitas na data do seu elemento dependente.

Se você optar por adicionar dependências ao seu quadro para ajudar a estabelecer as relações entre os elementos, essa automação garantirá que a data de um marco seja ajustada se o elemento dependente dele for alterado.

 

Outras formas de ter percepções de alto nível

 

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe por aqui. Estamos disponíveis 24 horas e prontos para ajudar!