Hoe kunnen we helpen?

Hoe je afhankelijkheden instelt op monday.com

Toen we begonnen met onze automatiseringen was één van onze hoofddoelen het creëren van een stabiele basis voor afhankelijkheidsverbindingen tussen verschillende items. (Tromgeroffel......) We zijn blij om fase één te presenteren: deadline afhankelijkheden 🙌

 

Ter info:   deze kolom is beschikbaar voor onze Pro- en Enterprise-abonnementen 

 

 

De afhankelijkheid-kolom toevoegen

Heb je items met deadlines die van elkaar afhankelijk zijn? Kan het ene item niet starten voordat het andere afgerond is? Dat is waar de afhankelijkheidskolom in het spel komt. De afhankelijkheidskolom creëert vitale verbindingen tussen items die zullen helpen om projecten beter te beheren

Voeg de kolom toe door op het '+' icoon rechts van je laatste kolom te klikken en kies voor "Meer kolommen":

image_1.png

Nu kun je de afhankelijkheidskolom kiezen uit het kolommencentrum in het "Bord power-up" gedeelte of ernaar zoeken in de zoekbalk!

image_2.png

 

Afhankelijkheden instellen

Zodra je jouw kolom toevoegt, wordt er een venster geopend dat je vraagt om de tijdkolom te kiezen waarvan je items afhankelijk zijn. Je kunt elke tijdkolom verbinden waaronder:

Als je meer dan een tijdkolom op je bord hebt, kun je een ervan kiezen in het uitklapmenu. Als je maar een tijdkolom hebt (zoals in het voorbeeld hieronder), wordt die automatisch voor je geselecteerd tenzij je ervoor kiest om een nieuwe tijdkolom toe te voegen. 

image_3.png

Als je jouw kolomsuggestie hebt gemaakt, klik dan op "Verbind kolommen". 

Wanneer je kolommen zijn verbonden, zul je zien dat er een klein verbindingsicoon naast de kolomnaam staat om aan te geven dat de verbinding is gelukt! Nu kun je beginnen aan te geven welke items afhankelijk zijn van andere items. Klik om afhankelijkheden in te stellen op een cel in de afhankelijkheidskolom. 

image_4.png

Als je op een cel klikt, wordt er een uitklapmenu geopend, waarin je elk van de items op je bord kunt selecteren. 

image_5.png

Ter info:  Je kunt meerdere items selecteren en je item is dan afhankelijk van alle geselecteerde items!

 

Het is belangrijk op te merken dat de datum- of tijdlijnkolom niet automatisch wordt ingevuld nadat je je afhankelijke items in de kolom Afhankelijkheid hebt ingesteld. Je moet je datumkolom of tijdlijnkolom voor elk item invullen om de afhankelijkheden te laten werken. Zodra al je datums zijn ingesteld, zie je pas een automatische wijziging in een datum als er een wijziging is aangebracht in de afhankelijke datum van de datum.

 

Ons bord "Westmount Boulevard Project Tracking" volgt de voortgang van een van onze bouwprojecten van begin tot einde! 

 

 

Omdat we ons project ontwikkelen in een volgorde die cruciaal is voor het succes van het project, hebben we ons bord chronologisch georganiseerd met de eerste taak van onze takenlijst bovenaan ons bord en de laatste fase helemaal aan het einde. Om onze tijdlijn en afhankelijkheden zo in te stellen dat ze dit weerspiegelen, hebben we onze afhankelijkheidskolom zo ingesteld dat elk item afhankelijk is van het vorige item. Dit betekent dat het eerste item op ons bord geen afhankelijkheid heeft, het tweede item is afhankelijk van het eerste item en het derde item is afhankelijk van het tweede, enz. We zien alleen een verandering als er een verandering is in een afhankelijk item.

 

Automatiseer het 

Als je de afhankelijkheidskolom toevoegt, wordt er automatisch een automatisering toegevoegd aan je bord! Klik om die te bekijken op het 'Automatiseer' icoon bovenaan je scherm:

image_6.png

De toegevoegde automatisering zorgt ervoor dat het afhankelijke item nooit begint voor het item waarvan het afhankelijk is. 

image_7.png

Dit speelt een rol als een item vertraging oploopt. Laten we bijvoorbeeld zegen dat de "Graaf- en grondwerk" fase van ons Westmount Boulevard bouwproject met twee weken vertraagd is. We hebben de status van onze fase nog niet gewijzigd in "Gedaan" en we hebben de tijdlijn van de fase verlengd met twee weken. Deze automatisering zorgt ervoor dat de startdatum voor de "Beton en raamwerk" fase die daarna komt automatisch twee weken uitgesteld wordt. 

  • Andere recepten

Als de voorgeprogrammeerde automatisering niet voldoet aan je behoeften, kun je naar het automatiseringscentrum gaan om te kiezen uit onze afhankelijkheidsrecepten: 

dep.png

 

Ter info:  De mogelijkheid om datums in te vullen die niet eerder door een gebruiker zijn ingesteld, wordt nog niet ondersteund. Alle datums moeten in een tijdlijn of datumkolom worden ingevuld om het afhankelijkheidsrecept met succes te activeren. 

 

Weekenden overslaan met afhankelijkheden

Je kunt met deze automatiseringsrecepten het weekend overslaan in de tijdlijnkolom, maar niet de datumkolommen. 

Om ervoor te zorgen dat het weekend wordt overgeslagen, moet je dit eerst instellen in je Admin instellingen. Ga daarvoor naar je profielfoto/avatar in de linkerbenedenhoek van je account. Klik bij het kopje "Algemeen" op de tab "Account". Daar zie je de optie "Weekenden verbergen" onder Tijdlijn weekenden. Voor meer informatie hiervoor, kun je dit bekijken

 

Frame_1__96_.png

 

Afhankelijkheidsrecepten en praktijkvoorbeelden

1. Zorg ervoor dat de {date} van een item altijd start na de datum van het {dependency} item:

Phase1.png

In dit praktijkvoorbeeld, waarin we gebruik maken van de afhankelijkheid-kolom en bovenstaand recept, hebben we onze watervalworkflow behouden en verzekerd dat er geen tijdlijn start voordat een ander beëindigd is: 

time.png

 

2. Pas de {date} van een item aan om de wijzigingen weer te geven in de datum van het {dependency} item

Dit recept zal ons van dienst zijn wanneer een verandering plaatsgevonden heeft die ervoor zorgt dat we de datums van afhankelijke items moeten aanpassen. In het onderstaande voorbeeld, waarin een tijdlijndatum 'x' dagen verschoven is, schuiven de van deze datum afhankelijke items eveneens 'x' dagen op.

time2_1.png  

Belangrijke opmerking: Als je zowel "zorg ervoor" en "pas aan" recepten (1 en 2) samen wilt gebruiken op hetzelfde bord, moet je een extra datumkolom toevoegen, omdat het kiezen voor dezelfde datumkolom een conflict tussen de twee recepten zal veroorzaken.

  

 

3. Zorg ervoor dat de {date} van een item altijd begint na zijn {another date}

8_1.png

 

Voor dit voorbeeld hebben we een reeks taken ondergebracht in "Fase A" en we willen een chronologische volgorde van onze workflow aanhouden. Om dit te doen moeten we er zeker van zijn dat de "Review status" deadlines altijd starten na de "Design status" deadlines. Dat is waar de onderstaande afhankelijkheidsautomatisering in het spel komt:

Frame_1.png

 

4. Pas de {date} van een item aan naar aanleiding van een wijziging in deze andere datum

In dit gebruiksvoorbeeld heeft elk item twee datumkolommen die van elkaar afhankelijk zijn. Door gebruik te maken van het bovenstaande recept, aangevuld met het tweede recept (Pas de {date} van een item aan naar aanleiding van een wijziging in de datum van het {dependency} item) hebben we een workflow gecreëerd waarbij alle datums afhankelijk van elkaar verschuiven:

phase4_1.png

 

Afhankelijkheidsrecepten

  • Zorg ervoor dat de datum van een item altijd start na de datum van het item waarvan het afhankelijk is
  • Zorg ervoor dat deze datum in het item altijd start nadat deze andere datum is geweest
    • Ter info: Met de "verzekeren"-recepten kun je een datum instellen die voorafgaat aan de datum waarvan het item afhankelijk is. De automatisering "verzekeren" wordt alleen geactiveerd wanneer een wijziging wordt aangebracht in een afhankelijke datum.
  • Wanneer een status wijzigt in iets, verander de status van het afhankelijke item naar iets 
  • Pas deze datum aan om de wijzigingen weer te geven die zijn gemaakt in deze andere datum van hetzelfde item
  • Pas de datum van een item aan om de wijzigingen weer te geven die zijn gemaakt in de datum van het item waarvan dit item afhankelijk is

Als je graag meer wilt leren over onze verscheidenheid aan automatiseringen, bekijk dan dit artikel.

Als je vragen hebt, neem dan gerust contact op met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 beschikbaar en helpen je graag!