Een van de eerste stappen bij het instellen van je monday.com account is het uitnodigen van je leden 😊 Blijf lezen om te leren hoe!

Teamleden uitnodigen voor jouw account

Er zijn twee manieren om leden voor je account uit te nodigen. Dat kun je doen via het "Nodig leden uit" icoon in het linkerpaneel of rechtstreeks vanaf een bord. Laten we beide methoden bekijken!

• Nodig leden uit icoon

Klik op het "Nodig leden uit" icoon in het linkerpaneel boven je profielfoto. 

Ter info: De enige manier om mensen aan je account toe te voegen is op uitnodiging of door toe te staan dat gebruikers zich aansluiten via een specifiek e-maildomein. Je kunt geen placeholder accounts maken.

In het pop-upvenster kun je of leden uitnodigen door op "Kopiëren" naast de link te klikken en deze vervolgens rechtstreeks naar je teamleden te sturen, of door hun e-mailadressen in het onderstaande veld te typen. 

Ter info: Je hebt alleen de mogelijkheid om een uitnodigingslink te verzenden als je de "Geautoriseerd domein" optie hebt ingeschakeld in de beveiligingsinstellingen voor admins. Je kunt hier meer over lezen in het volgende gedeelte van dit artikel.

Als je ervoor kiest om de e-mailadressen in te typen van de teamleden die je wilt uitnodigen, dan is de volgende stap om het toegangsniveau te kiezen dat je hen wilt geven! Je kunt ervoor kiezen om hen volledig "Lid" of "Kijker" te maken, die geen wijzigingen aan je gegevens kan aanbrengen. 

Klik op "Geavanceerd" om de optie uit te vouwen om je teamleden rechtstreeks toe te voegen aan een team in je account!

Typ de naam in van het team waar je nieuwe teamleden bij horen (zoals HR of Klantenservice) of maak een nieuw team! Bekijk dit artikel om meer te leren over het gebruik van teams om je teamgenoten te organiseren en het toewijzen van taken veel efficiënter te maken. 

Als je net begint en veel nieuwe leden hebt om toe te voegen, kun je meerdere contacten importeren uit Gmail of Outlook!

Ter info: Gebruikers in afwachting die hun uitnodiging nog niet hebben geaccepteerd, hebben een standaard avatar afbeelding als hun profielfoto. Als ze hun uitnodiging accepteren, worden in plaats daarvan hun initialen getoond tot ze hun eigen foto uploaden.

Als je klaar bent, klik dan op "Uitnodigen". Je nieuwe teamleden ontvangen een e-mail die er ongeveer zo uitziet:

Als ze op "Uitnodiging accepteren" klikken, worden ze naar je account geleid, waar ze een profiel kunnen maken en kunnen beginnen!

Belangrijk bericht: Gebruikers in afwachting die hun uitnodiging niet binnen 90 dagen hebben geaccepteerd, worden volledig verwijderd en er is geen manier om aan hen gerelateerde gegevens te herstellen.

• Bordabonnees venster

Om teamleden uit te nodigen voor je account via een van je borden, klik je op het "Uitnodigen" icoon bovenaan je bord zoals dit:

Daarna krijg je een pop-upvenster te zien met alle abonnees van het bord. Hier kun je nieuwe leden toevoegen door hun e-mailadres(sen) in de zoekbalk te typen en op "Per e-mail uitnodigen als nieuw lid" te klikken. 

Je kunt al je lopende uitnodigingen zien in de lijst van bordabonneees.

Ter info:  Om een gast aan je account toe te voegen, moet je een deelbaar bord gebruiken. Vanaf dit bordtype kun je via het bordabonnees venster dezelfde stappen volgen om een gast toe te voegen.

Wie kan teamleden uitnodigen?

Admins van een account kunnen bepalen wie nieuwe gebruikers aan het account kan toevoegen! Om te bepalen wie nieuwe gebruikers aan het account kan toevoegen, klik je op je profielfoto en ga je naar het Admingedeelte.

Klik vervolgens op "Beveiliging" aan de linkerkant van het admingedeelte en klik op de tab "Inloggen", waar je uit een van twee instellingen voor beveiliging en authenticatie kunt kiezen:

• Alleen admins kunnen gebruikers uitnodigen
• Elk persoon met een e-mailadres uit een gespecificeerd 'geautoriseerd domein' kan zich bij het account aansluiten

Laten we elke optie hieronder doornemen!

• Alleen admins kunnen nieuwe gebruikers uitnodigen

Deze instelling is standaard ingeschakeld in elk account en staat alleen de admins van een account om nieuwe gebruikers uit te nodigen. De gebruikers die ze kunnen besluiten uit te nodigen, kunnen uit elk e-maildomein komen en zijn niet beperkt tot een specifiek e-maildomein (b.v. alleen e-mailadressen die op @monday.com eindigen).

• Geautoriseerd domein

Als alternatief willen de admins van een account mogelijk dat elke gebruiker uit een bepaald e-maildomein (e.g. e-mailadressen die op @monday.com eindigen) zich eenvoudig zonder uitnodiging kunnen aansluiten bij het account. In dit geval kan de admin een 'geautoriseerd domein' toevoegen, zodat iedereen met dit e-maildomein zich zelf kan aansluiten bij het account.

Als deze instelling is ingeschakeld, kunnen account leden of kijkers er ook voor kiezen om gebruikers uit het geautoriseerde domein uit te nodigen. Admins kunnen echter nog steeds gebruikers uit elk e-maildomein uitnodigen als ze dat willen.

Als je ervoor kiest om een van deze instellingen aan te passen, klik dan simpelweg op "Wijzigingen opslaan" om ze op je account toe te passen!

Een per ongeluk verstuurde uitnodiging verwijderen

Heb je per ongeluk een gebruiker of een gast uitgenodigd en wil je deze uitnodiging annuleren? Of heb je het e-mailadres verkeerd gespeld en per ongeluk de verkeerde persoon gemaild? Je kunt de uitnodiging annuleren door deze eenvoudige stappen te volgen.

Stap 1

Klik op je profielfoto en selecteer "Teams".

Stap 2

Je ziet dan een lijst van alle gasten en gebruikers in je accounts. Klik op "In afwachting" om je lopende uitnodigingen te zien. Vanaf daar kun je de uitnodiging of opnieuw verzenden of op "Annuleren" klikken om deze te verwijderen.

Ter info:  Heeft het nieuwe lid je uitnodiging al geaccepteerd? Maak je geen zorgen, het is nog niet te laat. Een admin kan elke accountgebruiker op elk moment deactiveren met deze eenvoudige stappen. 

Mijn teamlid heeft de uitnodiging niet ontvangen

Het eerste wat we aanraden, is om je teamlid te vragen zijn of haar spam map te controleren. Als het niet bij de spam zit, probeer dan de uitnodiging opnieuw te verzenden volgens de instructies hierboven.

Limieten

Er is een limiet aan het aantal dagelijks te versturen uitnodigingen. Het aantal wordt berekend als: maximum aantal gebruikers toegestaan binnen je account * 3. Dit houdt in dat wanneer je, bijvoorbeeld, een pakket aangeschaft hebt met maximaal 10 gebruikers en je jouw team moet laten groeien, je een maximum aantal van 10*3=30 gebruikers en/of gasten per dag uit kunt nodigen.

Wanneer je dringend behoefte hebt aan meer gebruikers uitnodigen dan je limiet toestaat, kun je contact met ons opnemen middels support@monday.com.