Hoe kunnen we helpen?

monday.com automatiseringen

 
Heb je wel eens het gevoel dat je teveel werk handmatig doet? Zou je willen dat monday.com bepaalde stappen voor je uit kan voeren zonder dat je hoeft te leren coderen? Dan heb je geluk! 🍀
 
Our Automations allow you to use an event inside monday.com (like the changing of a status) to trigger an action (like sending a notification). This is done by using predefined automation flows, which we have created for you to choose from. How does it work? Keep reading to find out. 👇
 
 
 Tip: Je kunt ons opgenomen webinar over de automatiseringen hier bekijken :)
 
 

Hoe voeg ik een automatisering toe? 

Om een automatisering toe te voegen ga je naar het bord waar je deze voor wilt aanmaken en klik je op de knop "Automatiseringen" aan de bovenkant van het scherm. 
 
mceclip0.png
 
Je kunt het automatiseringscentrum als volgt vinden: 
 
mceclip1.png
 

Wat zijn de automatiseringsstromen?

Automation flows are combinations of triggers and actions that we provide for you, in which you customize the parameters of each aspect of the flow to suit your exact needs. Let’s walk through an easy example: when status change to something, notify assignee every time period. In the platform, this would look like this 👇:
 
Screen_Shot_2019-03-13_at_2.45.51_PM.png
 
In this instance, the trigger will be a specific status column changing to a specific label, where you choose both parameters (i.e. which status column and which label). This trigger will cause the action (a notification--the wording of which you will determine--being sent to the associated assignee). 
 
We hebben veel stromen gemaakt waar je uit kunt kiezen, waarmee jij veel toffe automatiseringen binnen je monday.com account kunt plaatsen. 
 

Dus hoe werkt dit? 

Once you've picked your automation flow, you will need to add your parameters. Anywhere in the flow that is underlined is a parameter. In our example, let's say that whenever the "Copywriting" status column updates to "Done", the associated assignee in the "Editor" person column will be notified. 
 
Automation_Article.gif
 
 
After clicking on the “notify” parameter you can type out what you want your notification to say. Variables for the item name, board name, etc. can be added to your notifications by clicking on on the blue buttons at the bottom of the notification editor.
 
notification_entry_window.png
 
Selecteer, voor dit voorbeeld, de kolom "editor" binnen de "iemand" parameter.  
 
 
Automation_Article_2.gif
 
Nadat je "Voeg toe aan bord" hebt gekozen wordt de automatisering ingeschakeld.
  
Elke keer dat de copywriting-status wordt gewijzigd in "Klaar", krijgt de persoon die is toegewezen in de editorkolom automatisch een melding in het bel-icoon en per e-mail (elke week op donderdag). 
 
We hebben 't voor elkaar gekregen! Onze eerste automatisering is ingesteld. 🎉🎉
 
Hoe wijzig of verwijder ik een automatisering?
 
Wanneer je automatiseringen aan het bord hebt toegevoegd, kun je deze in- en uitschakelen door het schakelaarpictogram te gebruiken. Je kunt ook het potloodpictogram gebruiken om de automatisering te wijzigen, of het prullenbakje om deze volledig te verwijderen.

mceclip2.png

 

Verwittig iemand wanneer...

  • Wanneer datum is bereikt en status iets is, verwittig iemand
  • Wanneer een kolom wijzigt, verwittig iemand
  • Wanneer datum is bereikt, verwittig iemand
  • Wanneer een status veranderd naar iets anders, laat het iemand weten
  • Wanneer status wijzigt van iets naar iets anders, verwittig iemand
  • Wanneer een nieuw item is gecreëerd, verwittig iemand
  • Wanneer een item wordt verplaatst naar een groep, notificeer dan iemand na een tijdje
  • Wanneer datum is geweest en status is iets, verwittig iemand iedere tijdsperiode
  • Wanneer de status iets is, verwittig dan elke tijdsperiode iemand
  • Na elke tijdsperiode, verwittig iemand
  • Verwittig iemand wanneer er een update is geplaatst
  • Als er een update is geplaatst in dit item, verwittig dan iemand 
  • Wanneer er een item is gecreëerd in deze groep, verwittig dan iemand 

 

Automation_center_Notications.gif

Deze automatiseringen geven je de mogelijkheid om gebruikers op de hoogte te brengen van verschillende wijzigingen binnen een bord en je kunt zelfs de timing van deze meldingen aanpassen.  De aangepaste melding, gecreëerd binnen het automatiseringsrecept, zal bij de notificaties in het bel-icoon van gebruikers verschijnen zodra de parameters zijn ingesteld.  

mceclip5.png

 

 

Notification_on_platform.png 

 

Wanneer een status wijzigt...

  • Wanneer een status verandert naar iets, verplaats item naar groep
  • Wanneer een status verandert naar iets, archiveer dan het item
  • Wanneer status wijzigt naar iets, wijzig een andere status naar iets
  • Wanneer status wijzigt naar iets, zet deadline op huidige datum plus aantal dagen
  • Wanneer datum is bereikt en een status iets is, wijzig het naar iets anders 
  • Wanneer status verandert naar iets, verschuif de deadline met een X aantal dagen
  • Wanneer een status verandert naar iets, wijs dan iemand toe als toegewezene
  • Wanneer er een nieuw item is gecreëerd, stel de status in op iets
  • Wanneer een status verandert naar iets, verwittig dan iemand
  • Wanneer een status verandert naar iets, creëer dan een item
  • Wanneer een status verandert naar iets, verwijder dan het item 
  • Wanneer een status verandert van iets naar iets anders, verwittig dan iemand
  • Wanneer een status verandert naar iets, wijs dan een team toe als toegewezene
  • Wanneer een status verandert naar iets, verplaats item naar groep na zoveel tijd
  • Wanneer een status verandert naar iets, start dan met tijdregistratie. Wanneer het verandert naar iets, stop dan. 
  • Wanneer een status verandert naar iets, stop dan tijdregistratie 
  • Wanneer een status verandert naar iets, start dan tijdregistratie
  • Wanneer een status verandert naar iets, zet het uur dan gelijk aan het huidig uur 

 

Status_Change.gif

Deze groep automatiseringen werkt samen met de statuskolom en draagt bij aan de efficiëntie van verschillende workflows door het activeren van verschillende acties binnen de voortgang van het project, waaronder deadlines, het verplaatsen van items naar andere groepen binnen het bord, het archiveren van items en het updaten van de status van andere afhankelijkheden.

Stel terugkerende actie in voor...

  • Iedere tijdsperiode, creëer een item
  • Elke periode, wordt er een groep gedupliceerd
  • Wanneer de status iets is, verwittig dan elke tijdsperiode iemand
  • Na elke tijdsperiode, verwittig iemand
 
mceclip9.png
 
Many teams work cyclically or on repeat projects and need to create recurring tasks and items. This can be done easily through the recurring action automations that allow you to create an item or duplicate a group at the time period of your preference.  You can set the time period on a daily, weekly, or monthly basis at a specific time of day.
recurring_action_recipe.png

 

Stel deadlineherinneringen in voor...

  • Wanneer datum is bereikt en status iets is, verwittig iemand
  • Wanneer datum bereikt is, verwittig iemand
  • Wanneer deadline er is, verplaats item naar groep en verschuif datum met zoveel tijd
  • Wanneer datum is bereikt, verplaats dan het item naar groep
  • Wanneer deadline is bereikt, dupliceer het item naar deze groep en verschuif de datum met zoveel tijd 
  • Wanneer datum is bereikt en een status iets is, verander het dan naar iets anders
  • Wanneer datum is geweest en status iets is, verwittig dan iemand elke tijdsperiode
  • Wanneer item is aangemaakt, stel deadline in op creatiedatum plus zoveel dagen
  • Wanneer status verandert naar iets, stel deadline in op huidige datum plus zoveel dagen
  • Wanneer status verandert naar iets, verschuif deadline met zoveel dagen
  • Wanneer datum is geweest en status is iets, verplaats het item dan naar groep
  • Wanneer datum verandert, verander andere datum met het aantal dagen in aantal 
 
Automations_Due_Dates.gif
 

Het zal je wellicht zijn opgevallen dat deze automatiseringen zijn ingedeeld onder het notificatiesgedeelte van het automatiseringscentrum. Ze zijn eveneens ingedeeld in een eigen sectie, omdat ze specifiek bedoeld zijn om gebruikers aan deadlines te herinneren en ervoor te zorgen dat taken op tijd worden uitgevoerd. De eerst vermelde automatisering kan zelfs rechtstreeks via de datumkolom worden gevonden wanneer deze is ingesteld op deadlinemodus. Door het dropdown menu het openen en op "deadlineherinnering instellen" te klikken zal je naar het automatiseringsrecept doorverwezen worden.

set_due_date_column_dropdown.png 

due_date_pop_up.png

 

Item maken

  • Wanneer een status verandert naar iets, creëer dan item in bord 
  • Wanneer de deadline komt, creëer dan een item in bord
  • Wanneer persoon is toegewezen aan iemand, creëer dan item in bord  
  • Iedere tijdsperiode, creëer een item
  • Wanneer er een nieuw item is gecreëerd, wijs dan een team toe als toegewezene
  • Wanneer er een nieuw item is gecreëerd, wijs dan iemand toe als toegewezene
  • Wanneer item is aangemaakt, stel deadline in op creatiedatum plus zoveel dagen
  • Verwittig iemand  als er een item is gecreëerd
  • Wanneer er een nieuw item is gecreëerd, stel dan status in op iets 
 

 

item_creation.gif

 

These automations contribute to managing teams by ensuring team members are automatically assigned to items based on new item creation or status.  This saves time spent manually assigning team members and increases accountability as projects progress.   

Item verplaatsen

  • Wanneer een status verandert naar iets, verplaats item naar groep
  • Wanneer de deadline komt, verplaats dan item naar bord
  • Wanneer persoon is toegewezen aan iemand, verplaats dan item naar bord
  • Wanneer een status verandert naar iets verplaats dan het item naar groep
  • Wanneer datum is bereikt, verplaats dan het item naar groep
  • Wanneer de deadline komt dupliceer dan het item naar deze groep en verschuif de datum met zoveel tijd
  • Wanneer datum is bereikt en een status iet is, verplaats dan het item naar groep
  • Wanneer een item wordt verplaatst naar groep, verwittig dan iemand na zoveel tijd
  • Wanneer status verandert naar iets, verplaats item dan naar groep na zoveel tijd
  • Wanneer de deadline is bereikt, verplaats dan het item naar groep en verschuif datum met zoveel tijd 

 

move_item.gif

Afhankelijkheden

  • Wees er zeker van dat de datum van een item altijd start na de datum van het afhankelijkheidsdragende item
  • Wees er zeker van dat deze datum in het item altijd start nadat deze andere datum is geweest
  • Wanneer een status wijzigt naar iets, verander de status van de afhankelijkheid naar iets 
  • Pas deze datum aan om de wijzigingen weer te geven die zijn gemaakt in deze andere datum van hetzelfde item
  • Pas de datum van een item aan om de wijzigingen weer te geven die aangebracht zijn binnen de datum van het afhankelijkheidsdragende item

mceclip8.png

Als je deadlines hebt die van elkaar afhankelijk zijn kan je deze nu aan elkaar koppelen door middel van onze afhankelijkheidsautomatiseringen! Deze automatiseringen werken in combinatie met een afhankelijkheid-kolom, die je via het automatiseringsrecept direct aan je bord kan toevoegen. Klik hier om meer te lezen over afhankelijkheden instellen op monday.com.

 dependency_recipe.png
  
 
 

Gekruiste borden

Veel teams maken borden aan op monday.com voor afzonderlijke projecten en taken, maar vaak bevatten die informatie die direct aan elkaar gerelateerd zijn.  De automatisering voor gekruiste borden laat borden met elkaar communiceren. Een actie in één bord heeft als gevolg dat de actie in een ander bord kan worden geactiveerd.  Met de bovenstaande punten kunnen gebruikers items van het ene bord naar het andere bord verplaatsen, of geheel nieuwe items aanmaken op basis van specifieke acties.  Deze automatiseringen maken samenwerkingen nog beter en stellen gebruikers van monday.com in staat om onderling gerelateerde projecten naadloos en in samenhang te beheren.

  • When status changes to something, create an item in board
  • Wanneer de deadline bereikt is, creëer dan een item in bord
  • Wanneer persoon is toegewezen aan iemand, creëer dan een item in bord
  • Wanneer status verandert naar iets, verplaats dan item naar bord
  • Wanneer deadline is bereikt, verplaats dan item naar bord
  • Wanneer persoon is toegewezen aan iemand, verplaats dan item naar bord
 

  crossboard.png

 

The cross-board automations support all fields outside of the progress-bar and the mirror formula.

 Als je vragen over dit artikel hebt, voel je dan vrij om contact op te nemen met ons klantsuccesteam via [email protected]