Hoe kunnen we helpen?

monday.com automatiseringen

 
 
 
 
Heb je wel eens het gevoel dat je teveel werk handmatig doet? Zou je willen dat monday.com bepaalde stappen voor je uit kan voeren zonder dat je hoeft te leren coderen? Dan heb je geluk! 🍀
 
Onze automatiseringen stellen je in staat om een gebeurtenis binnen monday.com (zoals het wijzigen van een status) te gebruiken om een actie te activeren (zoals het versturen van een notificatie). Dit wordt gedaan met behulp van vooraf gedefinieerde automatiseringsstromen die we voor je hebben gecreëerd. Hoe het werkt? Lees verder om hier achter te komen!
 
 
Tip:  Je kunt ons opgenomen automatiseringen webinar hier bekijken :)
 

 

Hoe voeg ik een automatiseringsrecept toe? 

Om een automatisering toe te voegen ga je naar het bord waar je deze voor wilt aanmaken en klik je op de knop "Automatiseringen" aan de bovenkant van het scherm. 
 
auto.png
 
 
Je kunt het automatiseringscentrum als volgt vinden: 
 
 
aut.png
 
 

Wat is een automatiseringsrecept?

Automatiseringsrecepten zijn combinaties van activeringen en acties die wij voor je verzorgen en waarvan jij de parameters aanpast zodat ieder onderdeel van het recept voldoet aan jouw behoeften. Laten we een voorbeeld doorlopen: wanneer {status} is {something}, {notify} {someone} {every time period}. In het platform ziet dit er zo uit:
 
 
status.png
 
In dit geval zal de trigger een specifieke statuskolom zijn die naar een specifiek label wijzigt, waarvoor jij beide parameters instelt (bijv. welke statuskolom en welk label). Deze trigger verzorgt de actie (een notificatie, opgesteld naar jouw wens, zal worden verzonden naar de bijbehorende toegewezene). 
 
We hebben veel stromen gemaakt waar je uit kunt kiezen, waarmee jij veel toffe automatiseringen binnen je monday.com account kunt plaatsen. 
 
 

Dus hoe werkt dit? 

Nadat je een automatiseringsrecept gekozen hebt moet je je parameters toevoegen. Ieder deel van het recept dat is onderstreept is een parameter. Bij monday.com hebben we een wachtrijbord voor bugs waarin ons klantsuccesteam bugs kan melden. 
 
automations.png
 
Wanneer een bug is gemarkeerd als voltooid willen we dat de melder van deze bug een notificatie ontvangt. We zullen de onderstaande automatisering instellen: 
 
image_1.png
 
 
Nadat je op de parameter "verwittigen" hebt geklikt kan je intikken wat er gemeld moet worden. Variabelen voor de itemnaam, bordnaam etc. kunnen aan de notificatie worden toegevoegd door op de blauwe knoppen onderaan de notificatie editor te klikken.
 
stats.png
 
 
Wanneer je klaar bent klik je op  "Voeg toe aan bord"  on je automatisering in te schakelen. We hebben het gedaan! Onze eerste automatisering is live. 🎉
Nu zal iedere keer dat er een bug opgelost is de melder een notificatie ontvangen zodat hij of zij de klant hierover kan informeren, indien nodig. 
 
 

Meer automatiseringsmogelijkheden

Zoek je specifieke soorten triggers en acties? Hieronder staat een lijst met automatiseringsmogelijkheden:
 

Wat is mapping?

Gebruik je een automatiseringsrecept om items te creëren op één of meerdere borden? Met toewijzingen kun je specifieke kolomgegevens selecteren en deze van een eerder aangemaakt item op je bord naar een nieuw dynamisch item verplaatsen. In ieder onderstreept {item} veld wordt toewijzen aangegeven.

Laten we als voorbeeld nemen dat we een terugkerende taak hebben die iedere maandag in ons bord moet worden aangemaakt. 

Frame_1.png

Je kunt een toewijzing toekennen aan het {item}-veld van het recept van welke de informatie in iedere kolom aangemaakt wordt.

auto.gif

 

 

Terminologie voor toewijzingen

  • Dynamische velden

Kolomspecifieke data op je bord dat van een huidig {item} naar een, automatisch aangemaakt, nieuw {item} verplaatst kan worden. Dynamische velden zijn aangegeven met een blauw plustekentje aan de rechterkant.

  • Statische velden

Aangegeven met een grijs vakje is dit informatie die niet kan worden toegewezen. In plaats daarvan zal een toegevoegde waarde gelijk zijn voor ieder automatisch toegewezen {item}. In onderstaand voorbeeld kunnen de naam, persoon, status, datum en e-mail toegewezen worden, maar de tijdsregistratie en locatie kunnen dat niet.

 

Frame_1.png

 

Ter info: Om dynamisch tussen verschillende borden te kunnen toewijzen moet een kolom op beide borden bestaan.

 

Automatiseringskolom hulp 

De onderstaande kolomtypen zijn momenteel niet ondersteund in het "notificaties"-veld van een notificatie-automatisering:

  • Formule
  • Auto nummer
  • Voortgang
  • Afhankelijkheid
  • Link naar item 

De onderstaande kolomtypen worden momenteel niet ondersteund bij het toewijzen van een item:          

  • Tags
  • Spiegel
  • Dropdown
  • Tijdregistratie
  • Afhankelijkheid
  • Link naar item
  • Locatie
  • Wereldklok
  • Telefoon
  • Bestand
  • Week
  • Link
  • Land
  • Team
  • Stemmen

 

Hoe wijzig of verwijder ik een automatisering?

Wanneer je automatiseringen aan het bord hebt toegevoegd, kun je deze in- en uitschakelen door het schakelaarpictogram te gebruiken. Je kunt ook het potloodpictogram gebruiken om de automatisering te wijzigen, of het prullenbakje om deze volledig te verwijderen.
 
delete.png
 
Ter info: Automatiseringen kunnen tussen borden en sjablonen worden gedupliceerd zolang deze ingeschakeld zijn in de automatiseringswinkel. Kruislings over borden, tijdsregistratie, terugkerende en iedere automatisering waarbij je velden kunt "toewijzen" in het item zijn niet ondersteund bij het dupliceren of tot sjabloon maken van een bord. 

 

Waarom is mijn automatisering uitgeschakeld?

Wanneer je problemen hebt met je automatiseringsrecepten, bekijk dan dit artikel: "Waarom zijn mijn automatiseringen uitgeschakeld?"
 
 

Als je vragen hebt kan je altijd contact opnemen met ons klantsuccesteam via [email protected].

Feedback geven? Wil je zien hoe andere teams automatiseringen gebruiken als onderdeel van hun workflow? Bekijk de monday.com community