Hoe kunnen we helpen?

Excel importeren en exporteren

 

Dus je team gaat mee in jouw plannen en heeft eindelijk de complete workflow overgezet naar monday.com, maar... je hebt nog steeds wat gegevens en lijsten in Excel staan. Maak je geen zorgen... we zullen het aan niemand vertellen. 🤫 We snappen het helemaal en helpen je graag! Blijf lezen en ontdek hoe je de rest van je gegevens van Excel naar monday.com kunt importeren of je monday.com-gegevens naar Excel kunt exporteren als je nog niet klaar bent om de oude manier van werken helemaal los te laten. 

 

Je data importeren vanuit Excel

In slechts een paar stappen kun je alle gegevens van je Excel-spreadsheet omzetten naar een bord op monday.com! Bekijk deze video of lees verder voor een stapsgewijze handleiding:

 

Ter info: Als je Excel-spreadsheet meerdere tabbladen heeft, wordt alleen het eerste tabblad geïmporteerd.
  • Stap 1

Klik op je profielfoto en selecteer "Data importeren" als volgt:

image_1.png

Selecteer "Excel" zoals hier weergegeven:

image__1__1.png

  • Stap 2

Je kunt ervoor kiezen om je Excel-bestand naar de pop-up in het midden van het scherm te slepen of je kunt klikken om door je documenten te bladeren en je spreadsheet te selecteren. 

image__2__1.png

Ter info: Om de import correct te laten werken, moet een Excel- of CSV-spreadsheet meer dan één kolom bevatten.

 

Nadat je je bestand hebt geselecteerd, ontvang je het volgende bericht:

image__3__1.png

Klik op "Laten we je nieuwe bord personaliseren" om er zeker van te zijn dat alles er precies zo uitziet als je wilt!

  • Stap 3

Selecteer de rij in je spreadsheet die de titels levert voor de kolommen van je nieuwe bord en klik vervolgens op "Volgende" zoals hieronder:

image__4__1.png

Alles boven je eerste rij wordt niet naar je bord geïmporteerd.  

 

Ter info: Je kunt maximaal 50 kolommen en 8.000 rijen tegelijk importeren. 

 

  • Stap 4

Selecteer de kolom in je spreadsheet die de eerste kolom op je bord wordt (de namen van je items) en klik vervolgens op "Volgende":

image__5__1.png

  • Stap 5

Ons systeem kan redelijk goed raden welke kolomtypen geschikt zijn voor je gegevens, maar je kunt ze handmatig wijzigen door op het vervolgkeuzemenu voor elke kolom te klikken. Je kunt kolommen alleen importeren als een nummer-, status-, e-mail-, datum- of tekstkolom. Je kunt echter na het importeren het kolomtype wijzigen.

Ter info:  Als je kolom 9 of minder labels heeft, is de kolomsuggestie op je geïmporteerde blad "status". Als je kolommen meer dan 9 labels hebben, is de kolomsuggestie bij het importeren "tekst".

 

Als je klaar bent, klik je op "Bord maken". 

image__6__1.png

Ter info:  Bij het importeren van datums moeten ze worden opgemaakt in ISO-indeling. Dit betekent dat ze 4 cijfers voor het jaar moeten tonen, 2 cijfers voor de maand, gevolgd door 2 cijfers voor de dag.      Bijvoorbeeld : 2021-10-23.

 

Gegevens importeren naar een bestaand bord

Er zijn een paar manieren om je gegevens te importeren uit een externe bron zoals Excel, Google Documenten, Microsoft Word en meer! Blijf lezen om deze tijdbesparende tips te bekijken!

 

Importeren vanuit Excel of CSV

Laten we voor dit voorbeeld zeggen dat je het volgende Excel-blad naar je bestaande bord wilt importeren:

Frame_362__1_.png

Om deze gegevens rechtstreeks naar een bestaand bord te importeren, ga je naar de blauwe knop "Nieuw item" bovenaan het bord en selecteer je "Importeeer Items" in het vervolgkeuzemenu:

Frame_363__1_.png

 

Ter info:  Je knop "Nieuw item" kan "Nieuw contact", "Nieuw project", etc. heten.

 

In het volgende scherm kun je je Excel- of CSV-bestand naar het frame slepen of "klik om te bladeren" kiezen om het document op je computer te selecteren. Nadat je je keuze hebt gemaakt en het bestand is geüpload, zie je de volgende bevestiging:

Frame_364.png

Klik op "volgende" om door te gaan. Kies vervolgens de kolom uit je Excel-document die je wilt weergeven als de itemnaam op je bord in monday.com:

Frame_365.png

Op het volgende scherm wordt je gevraagd om de kolommen in je Excel-document toe te wijzen aan de kolommen op je bord in monday.com. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de e-mailadressen uit je Excel-document toe te wijzen aan de e-mailkolom op je bord in monday.com.

Kolommen die je niet toewijst, worden niet geïmporteerd.

Frame_366.png

 

Ter info:  De enige kolomtypen die door dit importproces worden ondersteund, zijn: Status, Nummer, Tekst, Datum, E-mail en Telefoon. Alle andere kolomtypen worden niet bijgewerkt via de import, maar je kunt het kolomtype achteraf wijzigen.

 

Dubbele items beheren

Nadat je je items hebt toegewezen, wordt je gevraagd hoe je dubbele items wilt beheren. Je hebt hierbij drie mogelijkheden:

1) Kies "Nieuwe items maken" om de gegevens als nieuwe items aan het bord toe te voegen.

2) Als je "Items overslaan" kiest, slaat deze optie alle gedupliceerde gegevens over op basis van een door jou gekozen kolom. Zorg ervoor dat je een kolom kiest met unieke waarden in je gegevens (bijv. e-mailadres, telefoonnummer, adres) om ons te helpen bepalen of dit item al bestaat op je bord binnen monday.com. De rest van de gegevens wordt toegevoegd aan een nieuwe groep op je bord in monday.com.

3) Als je "Update bestaande items" kiest, heb je de mogelijkheid om bestaande items te overschrijven op basis van de gegevens in een specifieke kolom. Zorg ervoor dat je een kolom kiest met unieke waarden in je gegevens (bijv. e-mailadres, telefoonnummer, adres) om ons te helpen bepalen of dit item al bestaat op je bord in monday.com. De nieuwe gegevens worden toegevoegd aan een nieuwe groep op je bord in monday.com.

Voor dit voorbeeld kiezen we voor "Nieuwe items maken". Klik op het vak dat overeenkomt met je keuze en selecteer de blauwe knop "Importeren starten" om door te gaan:

Frame_367.png

En klaar ben je!Je items worden geïmporteerd. Je kunt het venster sluiten en doorgaan met werken terwijl je wacht tot al je items zijn geïmporteerd.

Frame_368.png

 

Ter info: Houd er rekening mee dat je batch acties kunt gebruiken om je geïmporteerde gegevens indien nodig te bewerken.

 

 

Heel veel items kopieren en plakken

We zijn aan het brainstormen over ideeën voor nieuwe ijssmaken op een Excel-spreadsheet en we willen ze overbrengen naar onze groep "Nieuwe smaakideeën" op ons bord IJssmaken! Met slechts één klik kunnen we meerdere items van onze externe bron rechtstreeks in onze groep items kopiëren en plakken! 

  • Stap 1

Het enige wat we hoeven te doen is de items die we willen importeren, markeren en onze sneltoets op het toetsenbord voor het kopiëren gebruiken of met de rechtermuisknop klikken om als volgt te kopiëren:

image_2.png

  • Stap 2

Vervolgens klikken we op "+ Toevoegen" in de groep waaraan we deze items willen toevoegen en gebruiken we onze sneltoets voor plakken of klikken met de rechtermuisknop op "Plakken", zoals hier:

image_3.png

En... voila! Al onze items zijn toegevoegd aan ons bord! 

image_4.png We kunnen in het menu hieronder op de 'X' klikken om deze items te deselecteren of batch acties gebruiken om ze aan te passen aan ons bord!

 

Ter info:  Op dit moment is dit alleen beschikbaar voor de eerste kolom op een bestaand bord, wat betekent dat we geen lijst met gegevens in andere kolommen kunnen plakken.

 

Batch acties

Als je een lijst met items op een ander monday.com bord hebt, kun je ze allemaal op een ander bord importeren met slechts één klik met behulp van batch acties! We hebben een bord met al onze toppings voor ijs en een paar van onze toppings zijn bijna op. Laten we een paar van de toppings naar ons bord "IJsbestellingen" verplaatsen, zodat we eraan denken om ze opnieuw te bestellen!

  • Stap 1

Eerst selecteren we al onze items en klikken op "Verplaatsen naar" in ons batch items-menu en vervolgens selecteren we "Verplaatsen naar bord".

image_5.png

  • Stap 2

We kunnen dan ons bord kiezen en in welke groep binnen dat bord we deze items willen zien!

image_6.png

Kijk hoe mooi deze items op hun nieuwe plek zijn geïntegreerd!

image_7.png

 

Een bord exporteren naar Excel

We hebben een bord met de lijst met ijssmaken van onze ijssalon dat we naar Excel willen exporteren. Kijk hoe gemakkelijk we ons bord kunnen exporteren naar een Excel-spreadsheet!

Het enige wat we hoeven te doen is op het menu met 3 stippen klikken in de rechterbovenhoek van ons bord, op "Meer acties" klikken en vervolgens op "Bord exporteren naar Excel". Vanaf hier kunnen we kiezen of we alleen de tabel willen exporteren of alle updates en update-antwoorden daarin willen meenemen. 

image_5.png

Dit is hoe ons bord eruit ziet als een Excel-spreadsheet:

image_6.png

Als we ervoor kiezen om onze tabel met updates te exporteren, zien we de tabel op één tabblad en alle updates en reacties op een apart tabblad in onze spreadsheet, net als dit:

image_7__1_.png

 

Groepen of items exporteren naar Excel

We kunnen volledige groepen of individuele items naar Excel exporteren! 

  • Groepen exporteren

Om een groep naar Excel te exporteren, klik je op de pijl links van de naam van je groep en dan op "Exporteren naar Excel"!

image_8.png

  • Items exporteren

Om items te exporteren, selecteer je de items die je wilt exporteren met behulp van batch acties. Klik vervolgens op "Exporteren" in de Batch acties-werkbalk hieronder. 

image_9.png

Je wordt gevraagd om de vakje Inclusief updates en Inclusief subitems aan te vinken als je deze naar je Excel-bestand wilt exporteren. 

image_10.png

 

Exporteer je account naar Excel

De beheerder van je account kan de volledige accountgegevens downloaden als een .zip bestand met alle borden en bestanden, inclusief privé- en deelbare borden. De borden worden allemaal gedownload als Excel-spreadsheets. Bekijk dit artikel om in detail te zien hoe je dat kunt doen of lees verder!

Klik op je profielfoto en selecteer "Admin". 

image_1.png

 

Vanuit het beheerdersgedeelte, onder het tabblad "Account" van onze "Algemene" instellingen, kun je naar beneden scrollen naar "Accountgegevens exporteren" en op "Exporteer" klikken!

image_2.png

 

Ter info: Voorlopig werkt deze actie niet voor dashboards , maar maak je geen zorgen - de gegevens daarvan zijn allemaal afkomstig van borden die worden geëxporteerd naar je .zip-bestand!

 

Na een paar uur ontvang je een e-mail met een .zip bestand met al je accountgegevens! Zorg ervoor dat je het binnen 24 uur na ontvangst van de e-mail downloadt, anders moet je dit proces opnieuw uitvoeren. 

 

 

Als je vragen hebt, neem dan contact op met ons team via ons contactformulier. We zijn 24/7 bereikbaar en helpen je graag verder!🙂