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メールとアクティビティ:アクティビティの管理

 

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この機能を使用できる人:
monday CRM で利用可能

 

メールとアクティビティアプリは、顧客とのつながりを管理する非常に強力なツールです。直接の対話以外の顧客とのやりとりは、メールだけではありません。メールとアクティビティアプリを使えば、顧客全員のアクティビティを追跡することができます。会議から通話まで、それぞれのやり取りを記録し、イベントの完全なタイムラインを一度に見ることができます。

この記事では、アプリで記録できる様々なアクティビティについてご紹介します。メールの送信、受信追跡に関する詳細は、monday.com のメールとアクティビティアプリの記事をお読みください。

 

アプリをインストール

アプリをインストールするには、それを使用したいボードに移動します。次に、吹き出しをクリックして、いずれかのアイテムのアップデートパネルを開きます。「ビューを追加」を選択します。 

 

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アイテムビューセンターで、メールとアクティビティアプリのアイコンにカーソルを合わせ、「ウィジェットを追加」をクリックします:

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ヒント:monday CRM を使用している場合、メールとアクティビティアプリは自動的にテンプレートボードに追加されます。詳細は、monday CRM の記事をお読みください。 

 

 

アクティビティのスケジュール

アクティビティをスケジュールするには、アプリのホーム画面左上にある「アクティビティを追加」を選択します。「会議」または「カスタムアクティビティを追加」を選択できます:

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日付や時間を調整したり、メモを追加したりすることができます。メモのカスタマイズやフォーマットに、テキストエディタを使用することもできます。

 

カスタムアクティビティの追加

メールとアクティビティでは、デフォルトのアクティビティタイプから選択できます。「会議」を追加し、「通話概要」を書き上げ、「ノート」を書くことができます。また、カスタムアクティビティを作成するオプションもあります。

カスタムアクティビティの作成方法を見る
  • ステップ1 - 「アクティビティを追加」をクリック
  • ステップ2 - 「カスタムアクティビティを追加」を選択
  • ステップ3 - アクティビティに名前をつける
  • ステップ4 - アイコンとその色を選択
  • ステップ5 - 完了したら、「アクティビティを保存」をクリック
  • ステップ - 「アクティビティを追加」ボタンをクリックして、アクティビティをリストのオプションとして表示

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カスタムアクティビティを削除するには、「アクティビティを追加」メニューでアクティビティ名にカーソルを合わせます。ゴミ箱アイコンが表示されます。ゴミ箱アイコンをクリックして、カスタムアクティビティを完全に削除します。削除できるのはカスタムアクティビティのみです。オリジナルのアクティビティタイプは削除できません。

 

アクティビティーボード

最初のアクティビティを作成すると、アカウントの CRM ワークスペースにボードが自動的に作成されます。このボードは「アクティビティ」を呼ばれ、デフォルトでは、アカウントのメンバー全員に表示されます。各 チームメンバーは、今後のイベントのフィルタリングおよび追跡、リマインダーの作成、このボードを使用したレポートの生成を行うことができます。

ボードは以下のように表示されます:

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ボードの構成について
  • イベントの説明はアイテム名として表示され、イベントを作成した人がアイテムの「オーナー」として割り当てられます。
  • 「期日」には、入力したイベントの日時が反映されます。
  • 「ステータス」カラムのラベルは、イベントが近日中の場合は「オープン」、イベントが終了した場合は「完了」となります。
  • イベントタイプは追加のステータスカラムに表示されます。 

 

アクティビティボードには何が記録されていますか?

ボードに記録されるアクティビティには次のようなものがあります:

  • 通話
  • 通話の概要
  • ミーティング

メールや通常のメモは、アクティビティボードでは「アクティビティ」とはみなされません。メールとアクティビティを通して送信されたメールは、アクティビティボードに記録されます。

 

ヒント:このボードを使用してリマインダーを作成する際のオプションに関する詳細は、 こちらの記事をチェックしてください。このボードを Google Outlook カレンダーと統合することで、さらに一歩進んだ使い方ができます。これで、会議が作成されるたびに、あなたのカレンダーにも自動的に表示されるようになります!

 

アクティビティダッシュボード

付属のダッシュボードを使えば、「アクティビティ」ボードのデータを確認することができます。アクセスするには、「アクティビティ」ボードを開き、「ダッシュボード」タブを開きます:

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このダッシュボードを並べ替えたり、カスタマイズしたりすることで、必要な情報をいつでも確認することができます:

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ログノート

会議や通話のメモを記録し、変化する人間関係を追跡します。メモはすべて内部的なもので、あなたとチームメイトだけが見ることができます。

メモを記録するには、アプリのホーム画面の左上隅にある「アクティビティを追加」ボタンをクリックします。次にメニューから「メモ」をクリックして入力を始めます:

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メモを作成するウィンドウがポップアップ表示されます。

 

チームメイトのメンション

あらゆる内部アクティビティのテキスト内でチームメイトを@メンションすることができます。これには、会議、通話の概要、メモ、カスタムアクティビティが含まれます。コンポーザーの本文に@記号とチームメイトの名前を入力すると、選択肢のリストが表示されます。そのドロップダウンからチームメイトを選びます。アクティビティをタイムラインに投稿すると、チームメイトにタグ付けされたことが通知されます。

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タイムラインのナビゲート

アプリ上部の「アクティビティを追加」ボタンの下に、タイムライン全体を表示することができます。タイムラインは時系列に整理されます。メールやメモは、メールが送信された月、またはメモが追加された月ごとに並べ替えられます。今後予定されているイベントは、「予定」セクションに表示されます:

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アクティビティのフィルタリング

タイムラインをフィルタリングして、興味のあるメール、メモ、イベント、アクティビティだけを見ることができます。フィルターの日付を選択するオプションがあります。また、複数のフィルターを選択(例:指定されたタイムフレーム内に送信されたメールを全て確認)することもできます。

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フィルターをリセットしたい場合は、「クリア」を選択して選択内容を消します。

 

 

投稿のピン留め

タイムライン上のアクティビティをピン留めできます。アクティビティをピン留めすると、新しいアクティビティが投稿されたかどうかに関係なく、タイムラインの一番上に表示されます:

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タイムラインをピン留めするには、ピン留めしたい投稿を探し、投稿の右上にある三点リーダーメニューを開きます。メニューを開いて「トップにピン留め」を選択します:

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リマインダーを設定

タイムラインのどのアイテムにもリマインダーを設定できます。リマインダーを設定するには、リマインダーを設定したい投稿を探し、投稿の右上にある三点リーダーメニューを開きます。メニューを開き、「リマインダーを設定」を選択し、リマインダーのタイムフレームを選択します:

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自動化されたメールの追加 

簡単なステップでタイムラインに自動送信メールを追加できます。まず、このリンク先の記事のガイドラインを使用して、メールとアクティビティアプリを設定し、メールアドレスを接続します。次に、Outlook または Gmail の統合レシピをボードに設定します。

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最後に、自動化を実行すると、自動送信メールがメールとアクティビティのタイムラインに追加されます。メールには「自動化経由」で送信されたことが示されます:

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アプリ設定

アプリには4つの設定があります。これらの設定は、「メールとアクティビティ」タブのタイトルにカーソルを合わせると表示されます。カーソルを合わせると、テキストの右側に三点リーダーメニューが表示されます。三点リーダーをクリックすると、4つのオプションが表示されます。

設定オプションを表示する
  • お気に入りを追加する- タブが移動し、更新タブの後の2番目のタブになります。
  • 名前変更- タブの名前を好きなように変更します。
  • 削除- メールとアクティビティが、ボード全体から削除されます。
  • ボードのデフォルトとして設定- メールとアクティビティが最初のタブに移動されます。

 

よくある質問

アクティビティボードから Google や Outlook のカレンダーにアクティビティを同期できますか?

カレンダー統合を使用して、個々のアクティビティをカレンダーに同期できます。

 

新しいアクティビティが追加された場合、それらは自動的にカレンダーに同期されますか?

カレンダーと同期できても、同期後にボードに追加されたアクティビティが自動的にカレンダーに追加されることはありません。私たちは、現在それを可能にするため努力しております。

 

 


 

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