メールとアクティビティアプリは、顧客とのつながりを管理する非常に強力なツールです。直接の対話以外の顧客とのやりとりは、メールだけではありません。メールとアクティビティアプリを使えば、顧客全員のアクティビティを追跡することができます。会議から通話まで、それぞれのやり取りを記録し、イベントの完全なタイムラインを一度に見ることができます。
この記事では、アプリで記録できる様々なアクティビティについてご紹介します。メールの送信、受信追跡に関する詳細は、monday.com のメールとアクティビティアプリの記事をお読みください。
アプリをインストール
アプリをインストールするには、それを使用したいボードに移動します。次に、吹き出しをクリックして、いずれかのアイテムのアップデートパネルを開きます。「ビューを追加」を選択します。
アイテムビューセンターで、メールとアクティビティアプリのアイコンにカーソルを合わせ、「ウィジェットを追加」をクリックします：
アクティビティのスケジュール
アクティビティをスケジュールするには、アプリのホーム画面左上にある「アクティビティを追加」を選択します。「会議」または「カスタムアクティビティを追加」を選択できます：
日付や時間を調整したり、メモを追加したりすることができます。メモのカスタマイズやフォーマットに、テキストエディタを使用することもできます。
カスタムアクティビティの追加
メールとアクティビティでは、デフォルトのアクティビティタイプから選択できます。「会議」を追加し、「通話概要」を書き上げ、「ノート」を書くことができます。また、カスタムアクティビティを作成するオプションもあります。
カスタムアクティビティを削除するには、「アクティビティを追加」メニューでアクティビティ名にカーソルを合わせます。ゴミ箱アイコンが表示されます。ゴミ箱アイコンをクリックして、カスタムアクティビティを完全に削除します。削除できるのはカスタムアクティビティのみです。オリジナルのアクティビティタイプは削除できません。
アクティビティーボード
最初のアクティビティを作成すると、アカウントの CRM ワークスペースにボードが自動的に作成されます。このボードは「アクティビティ」を呼ばれ、デフォルトでは、アカウントのメンバー全員に表示されます。各 チームメンバーは、今後のイベントのフィルタリングおよび追跡、リマインダーの作成、このボードを使用したレポートの生成を行うことができます。
ボードは以下のように表示されます：
アクティビティボードには何が記録されていますか？
ボードに記録されるアクティビティには次のようなものがあります：
- 通話
- 通話の概要
- ミーティング
メールや通常のメモは、アクティビティボードでは「アクティビティ」とはみなされません。メールとアクティビティを通して送信されたメールは、アクティビティボードに記録されます。
アクティビティダッシュボード
付属のダッシュボードを使えば、「アクティビティ」ボードのデータを確認することができます。アクセスするには、「アクティビティ」ボードを開き、「ダッシュボード」タブを開きます：
このダッシュボードを並べ替えたり、カスタマイズしたりすることで、必要な情報をいつでも確認することができます：
ログノート
会議や通話のメモを記録し、変化する人間関係を追跡します。メモはすべて内部的なもので、あなたとチームメイトだけが見ることができます。
メモを記録するには、アプリのホーム画面の左上隅にある「アクティビティを追加」ボタンをクリックします。次にメニューから「メモ」をクリックして入力を始めます：
メモを作成するウィンドウがポップアップ表示されます。
チームメイトのメンション
あらゆる内部アクティビティのテキスト内でチームメイトを@メンションすることができます。これには、会議、通話の概要、メモ、カスタムアクティビティが含まれます。コンポーザーの本文に@記号とチームメイトの名前を入力すると、選択肢のリストが表示されます。そのドロップダウンからチームメイトを選びます。アクティビティをタイムラインに投稿すると、チームメイトにタグ付けされたことが通知されます。
タイムラインのナビゲート
アプリ上部の「アクティビティを追加」ボタンの下に、タイムライン全体を表示することができます。タイムラインは時系列に整理されます。メールやメモは、メールが送信された月、またはメモが追加された月ごとに並べ替えられます。今後予定されているイベントは、「予定」セクションに表示されます：
アクティビティのフィルタリング
タイムラインをフィルタリングして、興味のあるメール、メモ、イベント、アクティビティだけを見ることができます。フィルターの日付を選択するオプションがあります。また、複数のフィルターを選択（例：指定されたタイムフレーム内に送信されたメールを全て確認）することもできます。
フィルターをリセットしたい場合は、「クリア」を選択して選択内容を消します。
投稿のピン留め
タイムライン上のアクティビティをピン留めできます。アクティビティをピン留めすると、新しいアクティビティが投稿されたかどうかに関係なく、タイムラインの一番上に表示されます：
タイムラインをピン留めするには、ピン留めしたい投稿を探し、投稿の右上にある三点リーダーメニューを開きます。メニューを開いて「トップにピン留め」を選択します：
リマインダーを設定
タイムラインのどのアイテムにもリマインダーを設定できます。リマインダーを設定するには、リマインダーを設定したい投稿を探し、投稿の右上にある三点リーダーメニューを開きます。メニューを開き、「リマインダーを設定」を選択し、リマインダーのタイムフレームを選択します：
自動化されたメールの追加
簡単なステップでタイムラインに自動送信メールを追加できます。まず、このリンク先の記事のガイドラインを使用して、メールとアクティビティアプリを設定し、メールアドレスを接続します。次に、Outlook または Gmail の統合レシピをボードに設定します。
最後に、自動化を実行すると、自動送信メールがメールとアクティビティのタイムラインに追加されます。メールには「自動化経由」で送信されたことが示されます：
アプリ設定
アプリには4つの設定があります。これらの設定は、「メールとアクティビティ」タブのタイトルにカーソルを合わせると表示されます。カーソルを合わせると、テキストの右側に三点リーダーメニューが表示されます。三点リーダーをクリックすると、4つのオプションが表示されます。
よくある質問
アクティビティボードから Google や Outlook のカレンダーにアクティビティを同期できますか？
カレンダー統合を使用して、個々のアクティビティをカレンダーに同期できます。
新しいアクティビティが追加された場合、それらは自動的にカレンダーに同期されますか？
カレンダーと同期できても、同期後にボードに追加されたアクティビティが自動的にカレンダーに追加されることはありません。私たちは、現在それを可能にするため努力しております。
ご不明な点がございましたら、こちらから担当チームにお問い合わせください。24時間年中無休でお答え致します。
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