monday.com では、データに基づいた意思決定を重視しています。KPI 達成度、パフォーマンス、そしてチームが食べるピスタチオの量まで、あらゆるものを測定します。どのようなビジネスにおいても、詳細かつ正確なレポートがいかに重要であるかを当社は心得ています。
レポートは、全員が目標に対する自身の進捗状況を把握し、改善すべき点を見出す上で役立ちます。つまり、現実を示し、チャンスを与えてくれるのがレポートです。
このガイドでは、数式、高度なフィルター、チャートビューなど、基本のレポート作成ツールをご紹介します。さまざまなボードとワークフローを用いたユースケースを検討し、ボードを基にしたレポート作成の主要な手順をご理解いただきたいと思います。早速始めましょう 🙌
数式とフィルターで予算を管理
- 数式カラムで予算の概要を把握する
こちらの使用事例では、会社の予算の管理方法について見ていきます。各グループは四半期を、各アイテムは社内のチームを表しています。各チームの計画予算と実際の支出額を追跡するために、2つの数値カラム を追加しました。
数式カラムを使うと、ひと目で予算内か予算超過かを確認することができます。数式カラムは、ボード上で簡単かつ高度な計算を可能にし、データ抽出能力を向上させます。
こちらの例では、以下のように「IF」数式を使用します。
また、別の数式を使って、各部門にどれだけの予算が残っているかを追跡することもできます。
- 高度なフィルターで情報をドリルダウンする
高度なボードフィルターを使用すると、ボード上の特定のものを絞り込むことができます。これは、情報満載の長いボードを持っている場合、非常に便利です（スクロールの手間が省けます）。
例えば、第1四半期の予算を超過しているすべての部門を確認したいとします。複数のフィルターを選択し、必要な情報を正確に表示することができます：
マーケティング、営業、法務の各部門で、第1四半期の支出が多すぎることが確認できたため、今後数四半期はより慎重な対応が必要であることが明らかになりました。
また以下のようにビューを保存することもできます。
ビューを保存すると、ほんの数クリックでそれらにアクセスできるようになります。
チャートでボードのデータを視覚化
チャートビューでは、詳細な内訳や分析を確認でき、チームが必要な情報に基づいた意思決定を行う支援となります。この例では、人事チームが従業員満足度を報告する場合を想定しています。フォームを通じ各従業員にアンケートが配布され、回答はすべて以下のボードに集約されています。
チャートビューは、アンケートで得られたすべての回答をよりよく理解するのに役立ちます。こちらでは、従業員とチームリード間のコミュニケーションチャネルの分析に使用しました。
確執門の結果を視覚化するには、 ダッシュボードの チャートを使用することもできます。これにより、一か所で複数のグラフを構築することができるようになります。これは、実施したアンケートの最終結果を上層部に示すのに最適な方法です。 🙌
すべて検索で関連情報を見つける
すべて検索を使えば、あらゆるボードからどんなものでも 検索 することができます。 すべてのボードの「スタック」案件を絞り込むことも可能です。また、同僚の仕事量を確認したい場合は名前で検索できます。今週やるべきことを知りたい場合は、割り当てられたアイテムを検索し、日付で絞り込むだけで完了です。
別々のボードにあるプロジェクト複数に同時に取りかかっているとします。割り当てられたタスクすべてを確認するには、検索バーでご自身の名前を検索するだけです。これで、すべてのボードにまたがりご自身に割り当てされたタスクが一覧で表示されます。
自分の名前と特定のステータスを検索することもできます。例えば、スタック案件を全て確認したいとします。
さらに一歩進めて、特定の時間枠でフィルタリングしてみましょう。
ダッシュボードですべてのボードからインサイトを得る
ダッシュボードは、重要な情報を1か所にまとめて表示するのに便利な方法です。1つまたは複数のボードからのデータを使用してレポートを作成できます。 さらに、ダッシュボードはライブで更新されるため、接続されたボードにあるデータを基に自動で更新されます。手動で最新状態にする必要はありません。
利用可能なウィジェットは15種類以上あり、これらを活用してユーザーがプロジェクトの進捗状況を把握し、予算を追跡、チームメンバーの作業負荷を見積もるなど、さらに多くのことが可能になりました。これにより、チームはハイレベルな目標に集中し、モチベーションを維持しながら 生産性の向上を図ることができます。
例えば、自分が営業マネージャーであるとします。その場合、3つの異なるボードを使用して作業します。
- CRM ボードは、 顧客関係すべてのステータスを追跡し、情報を記録しておくのに役立ちます。
- リードボード - リード情報を表示、コミュニケーションを維持、有望なリードとそうでないリードを見極め、コンバージョン率を向上させます。
- 営業パイプラインボード - 営業チームが現在取り組んでいる全案件の進捗を視覚的についせきすることができます。
ダッシュボード作成では、データを抽出するボードの選択が最初のステップになります。このケースでは、上記のボード3つを選択しました。
選択したら、ウィジェットを追加できる状態になります。この例では、以下のウィジェットを使用します。
- 数値ウィジェット - 予測収益、獲得案件の平均額、成約収益実績を表示します。
- チャートウィジェット - 担当者ごとの案件状況とともに、成約総額を表示します。
- カレンダー - 当月の重要な会議をすべて表示します。
数多くのウィジェットから選択いただけます。ここでご紹介したダッシュボードはほんの一例にすぎません。すべてのウィジェットに関する詳細につきましては、こちらの記事をご覧ください。
レポートを共有して透明性を上げる
プライベートボードやメインのダッシュボードは、誰とでも共有することができます。共有リンクを送信するか、monday.com から直接メールを送ってください。
ダッシュボードの右上にある「招待」ボタンをクリックし、「メールまたはリンクで招待」を選択するか、アカウント内の「ダッシュボードメンバー」からメンバーを追加します。
ゲストの招待に共有リンクとメールのいずれを使用するかを選択する際は、共有リンクの横にある「コピー」をクリックするか、「メールで招待」のテキストボックスにゲストのメールアドレスを入力します。
ダッシュボードをチームと共有することで、透明性を促進し、全員の足並みをそろえ、目標に集中させることができます。
モバイルアプリを使用して、外出先でデータを閲覧および更新する
モバイルアプリを使用すると、直接チームとの共同作業を簡単かつ迅速に行うことができます！外出先でチームメンバーとの調和を維持したい場合に最適です。ダッシュボード、ボードビュー、ボードを閲覧したり、携帯電話をポケットから取り出して、関連性が高まった瞬間に情報を更新したりできます！オフラインモードでモバイルアプリを使用すると、現場や地下鉄で、または通勤中にもチームと協力することができます！はじめるには、この記事をご覧ください！
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