営業パイプラインを正しく維持する最善の方法のひとつは、連絡先を手元に置き、適切にカタログ化し、他のワークフローと統合しておくことです。monday CRM やチームのエキスパートのヒントがあれば、可能です。詳しく見て行きましょう。
エンティティボード
monday CRM のフォロワーであるアカウントには、エンティティと呼ばれるボードのコレクションがセットアップされています。エンティティは製品の中核となるボードであり、他の monday CRM エンティティを念頭に構築されたものです。これらのボードはいくつかの重要な方法で相互接続されています。各ボードには、CRM ユーザーにとって特に便利な、考え抜かれた詳細が含まれています。
これには、連絡先、リード、案件、アカウント、およびアクティビティの各種ボードが含まれます。
連絡先ボード
monday CRM の連絡先ボード
連絡先ボードにはアカウントカラムがあり、これは、monday CRM のアカウントエンティティボードに接続するボード接続カラムです。
このボードは、以下のような理由から連絡先の管理に最適です。
- アカウントカラムは、アカウントボードに接続されているため、連絡先を関連するアカウントに関連付け、連絡先ボード内で直接その詳細を表示できます。
- アカウントを自動的に関連付ける。連絡先のメールドメインに基づいて、連絡先にアカウントを自動的に関連付けることができます。これにより、連絡先ボードの維持と CRM 内の主要データの接続に関する手作業が軽減されます。
- フォームからアイテムを作成。新規連絡先の作成時に、エージェントが記入する簡易フォームを作成できます。フォーム作成時には、新規連絡先の必須フィールドを指定できますので、入力内容の統一性が保たれます。
- メールを送受信。メールとアクティビティを使い、連絡先ボード内で直接メールの送受信が可能です。
ゼロから始める
エンティティ以外の新しい連絡先ボードを設定する場合は、以下のポイントにご留意ください。
まずはゼロからボードを作成します。
以下のデータポイント用にカラムを追加します。
また、連絡先を他のボード（例：ご利用アカウント用のボード）に接続するためのボード接続カラムに加え、後で連絡先に紐付けする可能性がある案件用のボード接続カラムも追加しておくことをお勧めします。
これらの基本となるカラムで、既存および潜在的な顧客との連絡を維持するため必要な情報すべてを記録しておくことが可能になります。
ボードは、案件が進むにしたがいリードから収集したその他のデータを自由に追加できるよう調整できます。
コンタクトの作成
連絡先を作成する方法には、リードボードからの生成、手動追加の2つがあります。
リードボードから生成する
新しいリードがリードボードに登録されたら、コンタクトボードに簡単に追加できます。monday CRM エンティティボードを使用してる場合は、リードボードの新規連絡先の作成カラムにある連絡先に移動ボタンをクリックします。
このボタンの動作や新規連絡先の作成先を変更する場合は、カラムのヘッダーの横にカーソルを合わせ、3点リーダーメニューをクリックします。設定を開き、ボタンカラムをカスタマイズをクリックして変更を加えます。
設定ページでは、カラムを設定するオプションが表示されるか、ボタンがトリガーする自動化が表示されます。既存の自動化を編集する場合は、ペンシルアイコンをクリックしてください。
自動化の設定に従い、このアイテムがデフォルトでリードボードから連絡先ボードへ移動されるようになります。
monday WorkForm を使用する
monday WorkForm を使って連絡先を集めることができます。連絡先ボードにフォームを追加するには、追加ビューの「+」>フォームの順で選択します。
フォームを追加する
フォームは、お好みに応じカスタマイズでき、ヘッダー、質問、ボタンなどのテキストを変更できます。フォーム送信の締切を設定する、送信後のサンキュー画面をカスタマイズする、送信内容をどのグループに反映させるかを指定するといったことが可能です。
その他多くのカスタマイズオプションがあります。
フォームのセットアップが完了したら、リンクを共有して連絡先を集めます。フォームへのリンクを持っていれば、誰でもフォームにアクセスし、入力することができます。フォームへの入力が完了すると、その情報はボード上のアイテムに変換され、収集されたデータは関連するカラムに含まれます。
あなたとあなたのチームは連絡先を手動で追加することができます。手動で連絡先をボードに追加する場合、チームが入力する必須フィールドをフォームに入力するようにボードを設定することができます。
フォームを使用して新しい連絡先を作成する機能を有効にするには、ボードの右上隅にある三点リーダーメニューを開きます。ボードオプションに移動してアイテム作成フォームを有効にするを選択します：
フォームを編集するには、新しいアイテムを作成してフォームを開いてください。次に鉛筆アイコンを選択します：
以下が選択可能です：
- 表示するフィールド
- フィールドを表示する順番
- 必須フィールド
必須フィールドは赤のアスタリスク記号でマークされます。フォームが有効になると、ボード上のカラムのフィールドに入力するという通常の方法で。新しいアイテムを作成することができなくなります。
どのボードでもフォームを使って新しいアイテムを作成できますが、特に手動で新しい連絡先を作成するときに便利です！この機能は monday CRM でのみご利用いただけます。
手動でアカウントに接続する
連絡先をアカウントに接続する方法は2つあります。ひとつ目の方法は手動です。
連絡先の新規作成後に、連絡先エンティティボードに既に設定されているボード接続カラムにあるアカウントエンティティボード上で、その連絡先を関連するアカウントにリンク付けします。
新規連絡先に関連するアカウントを選択するには、連絡先の名前の横にあるアカウントカラムのスペースをクリックします。すると、メニューが表示されますので、適切なアカウントを探すことができます。
アカウントボードから、各企業に関連するコンタクトの数を確認することができます。
自動的にアカウントに接続する
アカウント関連付けを有効にすると、monday CRM により連絡先へ自動で企業やアカウントを割り当てできます。
カスタム役割の使い方
連絡先ボードに連絡先のメールアドレスを追加すると、monday CRM はメールアドレスのドメインを使用して、連絡先を同じドメインを持つ会社と照合します。
例えば、「example@monday.com」というメールアドレスを連絡先に追加すると、monday CRM はアカウントボードでドメイン「monday.com 」のアカウントを検索します。一致するものが見つかると、monday CRM はそれを連絡先に割り当てます。一致するものが見つからない場合は、アカウントボードに新しいアカウントが作成され、連絡先にリンクされます。
オンまたはオフにする
この設定は、 monday CRM アカウントで自動的に有効になります。設定をオフにするには、CRM 設定を開きます：
左側のメニューからアイテムアソシエーションを選択して、設定をオフに切り替えます：
メールを送受信する
メールとアクティビティを連絡先とのコミュニケーション強化にご活用ください。数百ものクライアントや顧客との関係を monday.com の中で管理できます。メールの送受信、会議メモ、イベントの記録など幅広く応用でき、それらすべてを1つのタイムラインで確認できます。
コミュニケーションを一元管理することで、チームがすべてのやり取りについて詳細を追跡するのに費やす時間を節約できます。
コンタクトのアクティビティを追跡
顧客との関係をメールだけで築くことはできません。そのため、メールとアクティビティには、アクティビティの追跡も可能な機能が用意されています。会議から通話まで、あらゆるやり取りを記録し、一連の出来事をシンプルなビュー1か所で確認できます。
作成された各アクティビティは、自動的にアクティビティエンティティボードに追加されます。すべてのアクティビティを1つのボードで管理することで、今後の予定を把握し、レポートを作成することができます。
コンタクトデータの概要
コミュニケーションと連絡先をもっと簡単に管理いただけるよう、アイテムカードをご用意いたしました。連絡先をクリックするだけで、必要な情報がすべて一目でわかる見やすいビューが表示されます。
アイテムカードには、顧客のあらゆる情報を1か所で確認できるさまざまなウィジェットが設定されています。
- 情報ウィジットには、シンプルなカードでボードのすべてのカラムが表示されます。
- メールとアクティビティウィウィジェットでは、あらゆる連絡事項、会議、メモを管理できます。
- 案件ウィジットには、連絡先に接続されている全案件が表示されます。
- アカウントウィジットには、連絡先に接続されているアカウントが表示されます。
これらのウィジットとアイテムカードの配置は、自由なカスタマイズが可能です。連絡先情報を、これまで以上に簡単に管理いただけます。
アイテムカード設定の詳細につきましては、アイテムカードの記事をご覧ください。
自動化を追加すること
ワークフローの自動化と効率化の実現に、当社がお届けする自動化の各種機能をお役立てください。選択肢はほぼ無限です。自動化機能の詳細につきましては、「monday.com の自動化機能」の記事をご覧ください。
私たちからの提案ですが…自動化を追加して、通知を受け取れるようにしましょう！新規の連絡先がボードに追加されるたびに通知をする自動化を作成することができます。
通知を受けると、連絡先を営業担当に割り当てることができます。
ご不明な点がございましたら、こちらから担当チームにお問い合わせください。24時間年中無休でお答え致します。