会議、スケジュール、タスク、プロジェクト、To Do リスト、パイプライン、KPI、個人的なものまで全てボードに保存されます！全てを１か所で管理できるのは理想的ですが、そうすることで整理がつかなかったり、情報の多さに圧倒されてしまうこともあります。そのためこのガイドでは、アカウントを整理整頓するのに役立つ最高のヒントやコツをまとめました！

 

アカウントのカスタマイズ

• ワークスペース

ワークスペースは異なる部門やチームの業務を分けることのできる優れた方法です。大きなフォルダのようなもので、関連するボード、workdocs、ダッシュボードが含まれています。ワークスペース内では、異なるチームが各自のボードとフォルダ内で作業することができ、同時に、それぞれの部門のボードにアクセスすることもできます！🗃

ご覧の通り当社には、画面左側のパネルに、複数の異なるワークスペースがリストされています。

 

ワークスペースを最も快適かつ論理的な方法で整理することができます！プロジェクト別、チームメンバー別、顧客別、オフィスまたは顧客のロケーション別、期間別で整理することができます。

 

• フォルダ

各個別ワークスペースの下にフォルダを追加して、関連するボード、workdocs、またはダッシュボードをグループ化し、作業プロセスをよりよく整理することができます。フォルダを使用すると詳細と組織の層が追加され、チームでの情報管理がより容易になります。📂

例えば、当社の マーケティング部門では、一度に複数の異なるタイプのプロジェクトに取り組んでいます。マーケティングチーム全体で1つのワークスペースを作成しましたが、下の画像のようにプロジェクトをフォルダ分けしました。 

 

• 左パネルを整理する

異なるワークスペースとフォルダが増えると、左ペインは徐々に乱雑になってきます。見やすくするには、フォルダを折りたたむと良いでしょう。

フォルダ名をクリックすることで、簡単にフォルダを折りたたんだり開いたりすることができます。

 

探し物を見つける

探したいものはハッキリしているのに、見つけることができないことがあります。その度にアカウント全体を検索するのではなく、より迅速に見つけることのできるショートカットを確認して見てください。🔍

 

• お気に入り

頻繁に使用する、ワークフローに欠かせない特定のボード、ダッシュボード、workdocs がありますか？お気に入り設定をすると、最も使用するボードを選択することができるようになり、左ペインのトップに 表示されるので簡単にアクセスできます。 ⭐️

お気に入りに登録するには、ボード名の横にある矢印をクリックし、タイトルの右側にある星のアイコンを選択します：

 

これでお気に入りのボード、ダッシュボード、workdocs をまとめて見ることができるようになりました。

 

• すべて検索

すべて検索を使用すると、全ボード内で 検索 をかけることができます。それを実行するには、画面右上隅にある虫眼鏡アイコンをクリックします。

すべて検索フィールドから、特定の更新、アカウントメンバー、ファイル、タグなどを検索することができます。

 

• ボードリストのフィルタリング

クイックフィルターまたは検索バーを使用して、左ペインに表示されるボード数を絞り込みます。検索バーにカーソルを合わせて竜巻アイコンをクリックし、表示したいボードの種類、または検索バーで見つけたいボードの名前の種類を選択します。

 

• クイック検索

クイック検索は、アカウントのコンテンツ間をシームレスに移動するのに使用する機能です。探しものを見つけるためにフォルダを延々とスクロールする代わりに、クイック検索を使えば、ボード、ダッシュボード、workdoc などを簡単に検索し、別のものに移動することができます。

クイック検索を起動するには、キーボードの「」 (Mac を使用している場合) または「Ctrl + B」(PC を使用している場合) のキーを選択します。次に、希望のボード、ダッシュボード、workdoc の名前を入力すると、あっという間に切り替えられます！⚡️

 

不要なものを片付ける

将来その情報が必要になったときのためにと、古いアイテムやボードを使い終わった後もずっと持ち続けていませんか？もしそうなら、「整頓」機能とアーカイブ機能が役に立ちます。古い情報をそのままにしておくのではなく、アーカイブしてボードのリストやアイテム数を整理し、必要であれば復元できるようにしておきましょう！🗄

 

• 整頓

アカウントの管理セクションには、整理には最適の「整頓」機能があります。このセクションでは、現在アカウントに持っている全アクティビティボードの概要が表示され、必要に応じてそこから直接アーカイブできます。また、「アーカイブ済みボード」タブをクリックして、全アーカイブボードにアクセスすることもできます。 

 

アイテムとボードをアーカイブする 

• ボードをアーカイブする 

ボードの右上隅にある三点リーダーをクリックして「ボードをアーカイブ」を選択し、ボードをアーカイブすることができます。この先必要ないということが確かなボードはいつでも削除することができますが、いざという時のために復元できるよう、アーカイブしておくことをお勧めします。

 

アーカイブしたアイテムやボードを復元したい時は、こちらの記事の簡単なステップに従ってください。 

• アイテムをアーカイブする

アイテムをアーカイブするには、アイテムの上にカーソルを置き、アイテムの左側に3点リーダーが表示されるようにします。次に、3点リーダーをクリックしてアイテムのメニューを開き、[アーカイブ] を選択します。

アーカイブしたアイテムを復元したい時は、こちらの記事の簡単なステップに従ってください。 

• 自動的にアーカイブする

以下のように、自動化を使ってアイテムをアーカイブすることもできます。

 

• ボードからフォローを解除する

受信トレイの更新が多すぎると感じますか？絞り込む方法の一つとして、更新を確認する必要のないボードからフォローを解除するという方法があります。

ボードの上部にある「招待」ボタンをクリックすると、全ボードメンバーのリストが表示されますので、名前の横にある「×」をクリックしてフォローを解除します。これでこのボードからの更新は受信されなくなります。

 

通知を絞り込む

アカウントにログインした際、たくさんのベル通知が受信され、monday.com のメールに圧倒されることがあるかと思います。これらのソリューションを確認して通知を絞り込むと、必要なものだけが表示されるようになります。 🔕

 

• 通知設定の管理

通知の設定を変更するには、画面右上隅にあるプロフィール画像をクリックし、「マイプロフィール」を選択します。

「通知」タブを選択すると、デスクトップ、メール、Slack 通知などを含むあらゆる種類の通知のリストが表示されます。そこで受け取りたい通知を選択します。 

 

• 更新フィードのフィルタリング

更新フィードでは、フォローしているボードでの更新を全て見るすることができます。画面右側には、受信トレイに表示される情報をフィルタリングする方法がいくつか表示され、気になる更新の量を管理するのに役立ちます。

 

ヒントと提案

　アカウントを少し整理できたのは素晴らしいことですが、さらにもう一歩進めることができます。 🧼当社の素晴らしい機能を使ってアカウントをさらに効率化する、便利なヒントとコツをまとめましたので、チェックしてみてください。

 

• ダッシュボード 

ダッシュボードは、複数のボードにわたる最も重要なデータを1か所に表示できる優れた方法です。40以上のウィジェットが用意されており、進捗状況の把握、予算の追跡、チームメイトの仕事量の見積もりなど、様々なことに役立ちます。以下のマーケティングダッシュボードは、私たちのチームのマーケティングボードすべての概要を示しています。

 

 

• 自動化

順調にタスクを進めておられることは承知していますが、時には何かが抜け落ちてしまうこともあります。自動化は特定のアクションを代わりに実行したり、何か注意を払う必要があるときに通知したりすることで、手動での作業を減らすのに役立つように設計されています。 

例えば、当社のボードは月ごとに構成され、各グループは異なる月を表しているので、以下の自動化を使って毎月新しいグループを作成することができます。

 

以下の自動化は、進行中のプロジェクトの異なるフェーズを各グループが表すボードに使用されています。手作業でアイテムをグループからグループへ移動させる（そしてそれを忘れる可能性がある）代わりに、ステータスが変更されるたびにアイテムを移動させる自動化を追加しました。

ワークフローをスムーズにし、チーム内のコミュニケーションを向上させる素晴らしい自動化がたくさんあります。 こちらの記事をチェックして、自動化をマスターしましょう。

 

• マイワーク

マイワークは、便利で使いやすいスペースで、あなたとあなたのチームが達成すべきすべてのことを確認できる素晴らしい方法です。monday.com アカウントで、割り当てられているすべてのタスクを表示します。「マイワーク」を使用すると、すべての作業が 1 か所で視覚化され、タスクの状態を常に把握することができます。

そこで、クリックしてアカウントの左ナビゲーションパネルを開き、下図のように左上の「マイワーク」をクリックします。

定期的に「マイワーク」をチェックして、タスクの取りこぼしがないようにしましょう！

 

 

ご不明な点がございましたら、こちらから担当チームにお問い合わせください。24時間年中無休でお答え致します。