リソース管理とは？

リソースの管理は、リソースの使用を計画し、その割り当てを計画するプロセスです。 リソースとは、従業員、設備、あるいはブランドアセットなど、ビジネスを効果的に運営するために必要なものを指します。 例えばチームを管理する場合、従業員に適切な仕事を割り当て、時間内にすべての仕事を完了させる能力を持たせることが課題となる。 

リソース管理の目標は、可能な限り最も効率よくリソースを使用することです。 

 

 

なぜ重要なのか？ 

リソースの効果的な管理は、プロジェクトを成功させるうえで非常に重要です。透明性のあるシームレスな共同作業を促進し、全員が自分の責務とタスク完了までの期間を理解し、リソースを計画・管理をすることで、プロジェクトの全体像を明確に把握し、コントロールすることができます。また目標を設定したり、今後のプロジェクトをより良く計画することにも役立ちます。 

リソースが何であれ、monday.com がビジネスをスムーズに進めるお手伝いを致します。 

 

リソースを計画する

リソースを計画することは、リソースを配分する第一歩となります。プロジェクトを完了させるために取り組むべきことを、すべて把握する助けになります。さあ、はじめましょう！

 

ステップ 1 - 優先度の決定

リソースの計画の最初のステップは、プロジェクトをタスクに分解することです。完了させるべきタスクの規模は、大小さまざまなものになるでしょう。すべてのタスクを書き出したら、優先順位をつけることができます。monday.com では、ステータスカラムの使用をお勧めします。どれが最も重要で、どれを後回しにできるか決定することができます。 

こちらの例では、プロジェクトのリブランディングをしています。 

 

ステップ 2 - 期日の追加

効果的なリソース管理のもうひとつの重要なステップは、期日の追加です。これを優先度ステータスを組み合わせると、チームの時間管理に役立ちます。期日の追加には、 日付カラムを使用することができます。また、チームが期日を見落とさないよう、日付リマインダーを設定することもできます。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。 

 

ステップ 3 ‐ 推定時間

タスクの完了までにかかる時間はそれぞれです。各タスクに推定時間を追加すると、リソースをより良く割り当てることができます。ここでは、数値カラムを使用し、カラムフッターの単位が時間で測定されるように調整しています。 

 

仕事を効率的に配分する

タスクの計画が終了したら、チームメンバーに仕事を割り当てることができます。そのプロセスをサポートするため、仕事量ビューを作成しました。この素晴らしい機能により、キャパシティを超えているかどうかを一目で確認することができ、それに応じて今後のタスクを割り当てることができます。 

 

 

• オーナーシップの割り当て

ボードにビューを追加する前に、必ずユーザーカラムを追加しましょう。このカラムでチームメンバーにタスクを割り当てることができるため、透明性が高くなります。 

 

• ビューの追加

全タスクが割り当てられたら、仕事量ビューを開くことができます。仕事量ビューを追加するには、ボード上部の「メインテーブル」ボタン横にある+サインをクリックし、「その他のビュー」をクリックします。 

「ビューセンター」から「仕事量」を選択します。 

 

• カスタマイズ

次に仕事量ビューをカスタマイズできる、様々な設定が表示されます。各チームメンバーに割り当てられたタスクの量を確認するため、「リソースタイプ」の下にあるユーザーカラムを選択しました。 

こうすることで、ビューのY軸に各チームメンバーが表示され、カレンダーに沿って割り当てられたタスクの数がプロットされます。 

もうひとつのカスタマイズは、各タスクの時間見積もりに基づいて労力を測定することです。また、1人あたりの1週間のキャパシティを7時間に設定しています。 

 

• ドリルダウンと再分配

バブルの色で、誰がキャパシティを超えているかか、あるいは下回っているかが一目でわかります。バブルをクリックしてドリルダウンすると、そのユーザーが割り当てられたタスクの詳細を見ることができます。たとえば今週は、シェリーはキャパシティを超えていますが（赤いバブル）、リーは下回っており、もう1つタスクを処理することができます。マシューのタスクのひとつを、リーに再割り当てすることができます。 

チームがアカウントにある複数のボードでタスクを割り当てられている場合、仕事量ウィジェットを使用することができます。ビューと同様、複数のボードの情報をひとつにまとめることができます。詳しくはこちらの記事をご覧ください。 

 

物理的リソースを割り当てる

仕事量ビューは、人材を割り当てるのに役に立つだけでなく、物理的リソースにも非常に効果的です。「会議室」と呼ばれるステータスカラムを使って、各タスクに取り組むために予約している会議室を記録することができます。 

各タスクを割り当てられたチームメンバー別に見るのではなく、使用している会議室別にタスクをすべて見ることができます。この設定を行うために、「リソースタイプ」として「会議室」ステータスカラムを選択しました。

 

会社では、会議室を1週間ずっと他の用途に使用する必要があります。リブランディング・プロジェクトが、会議室を使用できる週間時間は限られているため、戦略的に活用する必要があります。各部屋が週に何時間予約されているかをカウントすることで労力を測り、各会議室の1週間あたりの利用可能時間を2時間に設定しています。 

いつ部屋をオーバーブッキングしたか、いつスケジュールの競合が発生したかを見ることができるので、利用可能性に応じてリソースを再配分することができます！

仕事量ウィジェットを使用したリソースの分配に関する詳細は、こちらの記事をご覧ください。

 

進捗を追跡する

• ステータスカラムの追加

タスクが完璧に配分されたら、ステータスカラムを追加して進捗を追跡することができます。このカラム内で、タスクが完了したか、作業中か、またはその他のステータスかを確認することができます。 

 

• ステータスが変わった際に通知を受け取る

自動化を使用して、ボードをさらにパワーップさせましょう！こちらの例では、ステータスがスタックに変更された際、通知を受け取れるようにします。

また、タスクのステータスが完了となっていない場合、期日の1日前に通知を受け取るようにします。 

自動化を使用すると、重要事項を注視し、手作業を減らすことができます。 

 

• チャートビューでさらなるインサイトを得る

チャートビューの内訳と分析により、十分な情報に基づいた意思決定が可能になります。例えば、優先順位の高い各プロジェクトの進み具合いを知りたいとします。 

このプロジェクトのために、どこに時間と労力を費やし、どのリソースを使うべきかを知るための素晴らしい方法です。今回のケースでは、優先度が中程度のプロジェクトに着手する必要があります。

 

所要時間を追跡する

推定時間カラムがあるのは便利ですが、チームが実際に費やした時間を追跡することで、さらに強力なインサイトを得ることができます。そこで、 時間追跡カラム の出番です。

時間追跡カラムを使用すると、チームはタスクの作業が開始されるとすぐに、開始を押して時間の記録を始めることができます。このプロセスを自動化を使って自動的に行うことができます。以下のレシピで、タイマーは自動的に開始・停止します。

推定時間と実際の時間の差を簡単に視覚的に把握したい場合は、数式カラムを追加します。これにより、今後の同類のタスクをより正確に計画することができます。

使用した数式： 

 

 

全員サイトを１か所で得る

プロジェクトやアカウント全体の状態の概要を把握するには、追加のウィジェットをビューに加えるか、ダッシュボードを使用します。チームのパフォーマンスを確認し、リソースをより適切に管理・計画することができます。 

こちらでは仕事量、チャート、バッテリー、時間追跡ウィジェットを使用しました。 

 

 

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