期日が互いに依存している複数のアイテムがボードにありますか?1つのアイテムが完了するまで他のアイテムを開始できなかったことはありませんか?このような状況では依存関係の使用をおすすめします。依存関係を使うと相互に依存しているアイテム間に必要なつながりが生まれ、プロジェクトをより効率的に管理できるようになります。
依存関係カラムを追加する
依存関係を利用し始めるには、まず依存関係カラムをボードに追加する必要があります。依存関係カラムを使用すると、ボード上でアイテム間の依存関係を定義できます。
最後のカラムの右側にある「+」アイコンをクリックしてカラムを追加し「その他のカラム」を選択します。以下のようにカラムセンターで依存関係を検索して「ボードに追加」をクリックします。
注:ボードごとに追加できる依存関係カラムは1つだけです。
依存関係の設定
依存関係カラムを追加すると、依存関係が機能するモードとアイテムが依存する時間カラムを選択できるウィンドウがすぐに表示されます。
依存関係モードの設定では、[柔軟]、[厳密]、または [アクションなし] のいずれかを選択できます。
柔軟:他のアイテムに依存するアイテムの日付に重複が生じないよう設定します。
厳密:依存先のアイテムで変更された時間を正確に反映するよう、アイテムの日付を調整します。
アクションなし:依存関係の競合が発生しても、アイテムを自動変更せず、依存関係のみを表示します。
ここで選択する依存関係モードにより、依存先のアイテムに変更があった際にアイテムがどのように自動更新されるかが決まります。
同じウィンドウで、アイテムが依存する時間カラムを選択するように指示されます。次のような任意の時間カラムを接続できます。
ボードに複数の時間カラムがある場合は、ドロップダウンメニューからそのうちの1つを選択できます。カラムの選択が完了したら、[保存] をクリックします。
アイテム間の依存関係を定義する
依存関係の設定が完了したら、次はどのアイテムが他のアイテムに依存するかを定義します。これは、依存先のアイテムに変更があった場合に、アイテムがどのように変化するかを制御する上で重要な設定です。
まず、依存関係カラムのセルをクリックします。サイドバーメニューが開き、ボードにある任意のアイテムを選択できる状態になります。
依存関係の作成時または編集時は、タスク名だけでなく ID でも検索できます(この ID の取得先は「アイテム ID カラム」になります)。依存関係カラムを開き、ID の入力を始めます。名前が類似している場合でも正確なタスクを選択してください。
すべての日付の設定が完了すると、設定した依存関係モードに応じ、依存関係にある日付に変更があった場合にのみ、その日付が自動で変更されるようになります。
依存関係カラムで依存アイテムを設定しても、日付カラムまたはタイムラインカラムは自動入力されませんのでご注意ください。依存関係を機能させるには、各アイテムの日付カラムまたはタイムラインカラムを手動で入力する必要があります。
期間カラムを使用する
依存関係により変更されるのは、日付カラムまたはタイムラインカラムにすでに存在する日付に限られ、アイテムに対し自動でタイムラインが作成されることはありません。期間カラム(タイムライン + 数値のコンボカラムとも呼ばれます)を使用すると、開始日と終了日をすばやく入力でき、依存関係チェーンが機能し始めます。
まず、タイムライン + 数値コンボカラムをボードに追加します。すると、期間カラムとタイムラインカラムの2つが並んで作成されます。プロジェクトで依存関係を使っている場合は、このコンボカラムがプロジェクトボードにすでに組み込まれているため、すぐに利用が可能です。
各タスクの期間カラムに日数を入力します。タイムラインカラムが空欄の場合、入力した期間に基づいて本日を起点とする日付範囲が自動で入力・調整されます。タイムラインカラムにすでに日付範囲が設定されている場合は、期間を変更すると、開始日はそのままで終了日が調整されます。
依存関係は、期間を追加する前でも後でも設定できます。アイテムにタイムラインを設定すると、日付の変更は選択した依存関係モード(柔軟、厳密、またはアクションなし)に従います。タスクで期間カラムが使用されている場合、期間を変更するとタイムライン上の終了日が調整され、タイムライン上の開始日または終了日を変更すると期間が更新されるため、日数と日付範囲は常に一致するようになります。
バッチ依存関係
大型のプロジェクトでは、プロジェクトボード上でアイテムを一括選択し、複数選択バーで「依存関係」を選択すると設定をスピードアップできます。選択したタスクは、指定した順序(例:タスク A、タスク B、タスク Cの順)に従い、1回の操作で順に接続されます。
バッチ依存関係では、選択したタスク間に依存関係のリンクが作成されますが、日付やタイムラインがまだ設定されていないタスクの日付は自動入力されません。選択したタスクの中に日付が設定されていないものがある場合、その日付カラムやタイムラインカラムは空欄のままになります。日付やタイムラインが未設定のタスクに後で日付またはタイムラインを追加すると、設定した依存関係モード(例:厳密モード)と依存関係チェーンに基づき日付が調整されます。
すでにタイムラインが設定されているタスクに対し厳密モードでバッチ依存関係を実行すると、タイムラインが更新され、タスク2つを手動でタイムラインで接続した場合と同様に、タスクが連続して実行されるようになります。これにより、依存関係を個別に設定することなく、連続したプロジェクトスケジュールを迅速に作成できます。
複数レベルにサブアイテムがあるプロジェクトでは設計上、厳格モードでバッチ依存関係が実行されます。 アイテムを複数のレベルから一度に選択すると、サブアイテムは親アイテムにロールアップされるため、依存関係は最上位のレベルに作成されます。
下位のレベルでアイテムを接続したい場合は、そのレベルにあるアイテムのみを選択(親アイテムは選択しません)し、バッチ依存関係を再度実行して、そのレベルでアイテムが相互に接続される設定を行います。また、レベルが複数あるプロジェクトで、同じレベルにあるサブアイテムを選択し、バッチ依存関係でサブアイテム同士を接続することも可能です。
バッチ依存関係を実行した後に設定を変えたいような場合は、操作の直後に表示されるポップアップで「元に戻す」を選択してください。元に戻す操作により、バッチで上書きされた依存関係も含め、ボードがバッチ実行前の状態に戻ります。
ポップアップ表示が消えてしまった場合でも、ボードまたは該当アイテムのアクティビティログを開き、そこから、実行したバッチ操作を元に戻すことができます。
機能を見てみましょう!
依存関係の設定を選択し、アイテム間の関係を設定した後、依存関係がどのように機能するのかを見てみましょう。
ボードの関連する日付またはタイムラインのカラムを変更すると、依存アイテムの日付は設定された依存モードに従って変化するようになりました。これだけでなく、ガントやタイムラインビューでアイテムをドラッグすると、すべてのアイテムが依存しているものに応じて動く様子を実際に見ることができます。🙌
利用可能な依存関係モード
依存関係の仕組みをカスタマイズする場合、次の3つのモードが利用できます。
柔軟:他のアイテムに依存するアイテムの日付に重複が生じないよう設定します。つまり、あるアイテムの日付を変更しても、それに依存するアイテム(依存アイテム)の日付との間で重複が生じない場合、依存アイテム内の日付は変更されないということになります。ただし、アイテムの日付を変更した際に、依存アイテムとの重複が生じる場合は、重複を解消するよう依存アイテムの日付が調整されます。
厳密:プロジェクトのスケジューリングに依存関係を適用し、プロジェクトのタイムラインを最適化します(事前に定義した間隔を設定する、あるいは間隔なし)。このモードでは、アイテムの日付を変更すると、それに依存するアイテムの日付も同様に自動で変更されます。
[アクションなし] モード:ボード上のアイテムは、設定した依存関係に従って自動的に変化しません。アイテムでは依存関係のみが (依存関係カラムの接続とガントウィジェットの矢印により) 視覚的に表示され、一部のアイテム間で依存関係の衝突があったとしても、アイテムの日付が変更されることなく行われます。
依存関係を使用して週末をスキップする
週末をスキップするには、まず [管理者] の設定でこれを行う必要があります。これを行うには、画面の左下隅にあるプロフィール写真に移動し、[管理者] をクリックします。管理セクション内で、[一般] の見出しの下にある [アカウント] タブをクリックします。[タイムラインの週末] に [週末を非表示] のオプションが表示されます。
依存関係のタイプの把握
アイテム間の関係を設定するときに、個々の関係の依存関係の種類を選択できるようになります。依存関係には、終了から開始、開始から開始、終了から終了、開始から終了の4つのタイプがあります。
終了から開始:タスク A が終了して初めて、タスク B を開始することができます。これは、最も一般的に使用される依存関係タイプです。
開始-開始型: 先行タスク A の開始が、後続タスク B の開始条件となります。
終了-終了型: 先行タスク A の終了が、後続タスク B の終了条件となります。
開始-終了型: 先行タスク A の開始が、後続タスク B の終了条件となります。
リードとラグ
厳密モードのタイムラインでプロジェクト管理を行う際は、プロジェクトのステップ間で必要になる一定日数の待機や、異なるフェーズ間で予測される重複の発生に注意を払うことが重要です。この点に対応し、厳密な依存関係タイプの適用時は、「リード・ラグ」機能でプロジェクトの計画上必要な遅延(ラグ)や時間短縮の機会となる前倒し(リード)の時間枠を依存関係カラムから直接設定できます。
ラグ:依存アイテムと、それが依存するアイテムとの間の時間的遅延で、プロジェクトの先行ステップが完了してから後続ステップを開始するにまでに必要な一定の待機期間を設けます。
たとえば、塗装の第一層を塗布してから第二層を塗布するまでに、必ず遅延期間を2日設けるようなケースが考えられます。
ラグ(遅延)を追加するには、ボードの依存関係カラムにあるアイテムをクリックし、所望の数値を入力します。ここでは、正の数値が遅延を表し、実際の操作は以下のようになります。
タイムラインやガントチャートでラグを見る場合、これは以下のように依存アイテム間のギャップを示します。
リード:依存アイテムと、、その依存元アイテムとの時間的重なり(重複)で、後続のステップを先行ステップの完了前に前倒しで開始し、並行して進めることのできる一定の期間を設けます。
たとえば、monday.com では、機能の開発開始と機能の設計完了の間に2日間の重複期間を設けています。
リード(前倒し)を追加するには、ボードの依存関係カラムにあるアイテムをクリックし、所望の数値を入力します。ここでは、負の数値が前倒しを表し、実際の操作は以下のようになります。
タイムラインやガントチャートでリードを確認すると、以下のように、依存関係にあるアイテム同士に重複する期間があることがわかります。
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