Come possiamo aiutarti?

La vista Carico di lavoro

La gestione delle risorse è il processo di pianificazione dell'uso delle risorse e della loro allocazione. Le risorse possono essere tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno per operare in modo efficace: dipendenti, attrezzature o persino risorse del marchio. Qualunque siano le tue risorse, monday.com è qui per aiutarti a mantenere la tua attività in pista! 

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Nota: Questa opzione è disponibile solo sui nostri piani Pro ed Enterprise

 

Cos'è la vista Carico di lavoro?

Add the Workload View to your board and get a clear overview of how your team's work is divided! You can see in one glance who is over capacity and assign upcoming tasks accordingly. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure every stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. You can also use it to allocate resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, or delivery vehicles!

Questa vista è un must per migliorare il flusso di lavoro della tua scheda!

 

Prima di iniziare

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • Una colonna persone 
  • Una colonna data o timeline 
  • Optional - A Number or Formula Column to indicate effort required for each task; i.e. 1 hour, 6 hours

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Un'altra impostazione importante da considerare è il weekend. Puoi contare i weekend come giorni lavorativi o escluderli dai giorni lavorativi. Puoi personalizzare questa impostazione nella sezione Amministratore del tuo account. Leggi questo articolo per saperne di più. 

 

How to add it  

To add the Workload View, click on the arrow next to the button "Main Table" located on the top left of your board. Click on more views and select "Workload" as below: 

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Una volta terminato, troverai una serie di differenti impostazioni che ti consentiranno di personalizzare la vista del tuo carico di lavoro nel modo desiderato.

 

Impostazione della vista

Step 1: Crea la tua scheda

Let's say we are managing our Customer Success Team. In our board, we have:

  • A People Column to assign each task to one or more team members
  • A Timeline or Date Column to define the time frame of the task (when does it start and when it should be completed by)
  • Optional - A Numbers Column that we are using as a time estimation for each task. 

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Step 2: Scegli la colonna tempo 

Since this view checks all items assigned to a person over a certain time period, your board must have either a Date or Timeline Column

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Step 3 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, or group! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

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Step 4: Misura lo sforzo

È possibile visualizzare i dati in due modi: contando elementi e sforzo. 

  • Conta elemento

Se si sceglie Conta elemento, ogni elemento assegnato a quella persona verrà conteggiato come 1 e visualizzato sulla scheda. 

  • Sforzo

A volte, alcuni dei nostri compiti richiedono più sforzi o sono più rilevanti per il progetto. Nel nostro caso d'uso, usiamo la colonna di stima del tempo. Tale impostazione è utilizzabile sia con una colonna numeri che una colonna formula. 

When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes. In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

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  • Capacità settimanale

Una volta fatto, possiamo scegliere una capacità settimanale per l'intero team. Questo valore sarà il limite di ore di lavoro del team su determinati compiti in quella settimana. Nel nostro esempio, impostiamo la capacità settimanale a 4 ore. 

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Allocating Resources

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

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We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload View to show us exactly that!

First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column, and then enter "1200" in the "Weekly Capacity" field below. 

Now, our view is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

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Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload View also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

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Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

Comprensione dei colori 

🔵Pallina blu: La persona è al di sotto del valore massimo di sforzo. Puoi continuare ad assegnargli dei compiti!

✔️Pallina blu con segno di spunta: Hai raggiunto la capacità settimanale!

🔴 Pallina rossa: La persona ha superato il limite di capacità settimanale impostato

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

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Comprensione dei risultati

Torniamo all'esempio della scheda del customer success. Nella settimana dal 25 novembre al 1° dicembre, mi sono stati assegnati due compiti, ognuno dei quali comportava 1,5 ore di lavoro (in questo esempio sono Lea, 👋🏼😊)

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Per comprendere i risultati, dobbiamo esaminare due fattori:

  1. Quante ore sono necessarie per completare l'attività
  2. How many days we have to complete it.  

Torniamo a consultare la nostra scheda: 

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In questo esempio, la registrazione di un video richiede 4 ore di lavoro e deve essere completata entro 8 giorni lavorativi, esclusi i fine settimana. Ciò significa che ogni giorno dovremo dedicare 0,5 ore di lavoro a questo compito. Questa è solo una semplice equazione matematica: 

 

Formula: Numero di ore per completare l'attività/numero di giorni lavorativi

 

L'attività è iniziata il 27 novembre e quella settimana è terminata il 29 novembre. Si tratta quindi di 3 giorni lavorativi. Pertanto in questa settimana abbiamo impiegato 3 * 0,5 = 1,5 ore per la registrazione di un video. 

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Analisi avanzata per maggiori dettagli

Se vuoi dare un'occhiata più approfondita alle attività del team, puoi fare clic su uno dei cerchi e vedere le attività elencate in quel lasso di tempo.

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If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

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Hai delle domande? Comunicacelo, scrivendo a support@monday.com e saremo felici di aiutarti :)