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Fonctionnalité 

Chez monday.com, nous voyons la valeur de nos workdocs en tant qu'outil de collaboration pour la gestion de projet. Vous aussi maintenant ! Vous pouvez facilement incorporer un workdoc dans vos espaces de travail, ou directement dans vos tableaux par le biais d'une colonne Doc. 

Votre travail, en mode simplifié ! 

Ajouter à l'espace de travail

Pour ajouter un workdoc à votre espace de travail, cliquez sur l'icône « + » en haut de votre volet gauche et sélectionnez « Doc » dans le menu déroulant. 

À partir de là, vous pouvez choisir de créer un « nouveau doc » à partir de zéro ou de choisir un modèle de doc préexistant pour commencer. 

Remarque : lisez notre section ci-dessous sur les modèles de workdoc pour en savoir plus sur les différentes options permettant de créer un workdoc utile et efficace.

Une fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez donner un titre à votre workdoc et choisir le type d'autorisation à attribuer au doc. Une fois le doc ajouté à votre espace de travail, vous pouvez le personnaliser pour qu'il réponde à vos besoins. 

Ajouter une colonne Docs

Si vous souhaitez que des documents soient joints aux éléments de votre tableau, vous pouvez ajouter une colonne « monday Doc » à votre tableau. Cliquez sur le signe « + » à droite de vos colonnes et dans le menu déroulant, sélectionnez « monday docs ».

Remarque : Vous ne trouverez pas ce workdoc dans votre espace de travail où sont stockés vos autres workdocs, tableaux et tableaux de bord. Ce workdoc sera exclusivement situé dans l'élément de votre tableau individuel.

Une fois votre colonne ajoutée, vous pouvez la personnaliser en changeant son nom, en ajoutant un résumé de la colonne, etc. Pour ajouter un nouveau doc, il suffit de cliquer sur la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter un doc et un doc vierge s'ouvrira, dont le titre sera le nom de l'élément sur votre tableau.

Conseil : Vous pouvez également ajouter un doc préexistant de votre espace de travail à un tableau en utilisant la colonne Fichier. 

Pour supprimer un doc, cliquez sur le « x » à droite du document dans sa cellule et cliquez sur « Supprimer » dans la fenêtre qui s'ouvre. 

Etant donné que chaque Doc créé dans la colonne Doc ne réside qu'à cet emplacement, le fait de le supprimer de la colonne l'effacera entièrement de votre compte. Les docs supprimés peuvent être restaurés depuis l'onglet corbeille. Vous ne verrez dans la corbeille que les documents auxquels vous avez le droit d'accéder et que vous pouvez restaurer.

Remarque : Pour comprendre les autorisations de la colonne Docs, lisez la section autorisations des colonnes workdoc dans notre article. 

Ajouter une vue de tableau doc

Vous pouvez créer un workdoc directement dans vos vues de tableau. Le doc est ainsi immédiatement disponible lorsque vous travaillez dans ce tableau. Pour ajouter une vue de tableau doc, cliquez sur l'icône « + » à droite de vos colonnes et sélectionnez « Doc » dans le menu déroulant. Un nouveau doc sera créé pour vous sous forme de vue tableau, et vous pourrez commencer à le personnaliser.

Remarque : comme la vue du tableau Docs fait partie du tableau, elle aura les fonctionnalités d'une colonne Docs. Comme il s'agit d'une vue sur un tableau spécifique, vous ne pourrez pas partager le document ni inviter directement des utilisateurs à le consulter. 

Commencer par un bloc

Lors de la création d'un nouveau doc, plusieurs options de bloc vous sont proposées pour commencer. Ces blocs apparaissent en haut de votre workdoc, juste en dessous du titre, et servent de raccourci pour optimiser votre efficacité lors de la création de votre doc. 

Cliquez sur l'un des blocs que vous souhaitez ajouter à votre workdoc et suivez les instructions pour sélectionner un tableau de connexion. 

Utiliser un modèle Doc

Pas besoin de créer un tout nouveau Doc à chaque fois que vous souhaitez en ajouter un à votre espace de travail ou à la colonne Doc. Il existe plusieurs façons d'utiliser les modèles dans les workdocs. Examinons ensemble les deux méthodes.

• Choisir un modèle rapide 

Lorsque vous créez un nouveau Doc, vous ouvrez une page blanche, mais vous n'êtes pas obligé de repartir de zéro si vous souhaitez un peu plus de structure. En bas de votre nouveau document, vous trouverez quelques modèles sous la rubrique « Sélectionnez le modèle qui vous convient ou commencez de zéro. ». Survolez un modèle pour en avoir un aperçu et cliquez simplement pour commencer à utiliser le modèle de votre choix.

Vous pouvez consulter les modèles et d'autres dans le volet des paramètres accessible en cliquant sur « +Ajouter » dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant « Découvrez-en plus ». Ensuite, sélectionnez l'onglet « Modèles », passez la souris dessus pour obtenir un aperçu ou utilisez la barre de recherche pour trouver d'autres modèles dans votre compte. 

• Créez votre propre modèle

Vous pouvez créer un modèle à partir de n'importe quel Doc existant dans votre compte en cliquant sur l'icône à 3 points en haut du Doc et en cliquant sur « Enregistrer en tant que modèle ». 

• Définir un modèle pour l'ensemble de la colonne

Vous pouvez également choisir de définir un modèle de doc pour l'ensemble de la colonne Doc. Cela signifie que chaque fois que vous créerez un nouveau Doc, il utilisera automatiquement le modèle prédéfini. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les trois points à coté du nom de la colonne, puis sur « Paramètres » et « Définir un modèle de doc ». 

Vous aurez alors la possibilité d'utiliser un modèle existant ou d'en créer un nouveau. Si vous souhaitez utiliser l'un de vos modèles, cliquez sur « Utiliser vos modèles » et parcourez tous les modèles disponibles dans votre compte dans le centre des modèles. Vous pouvez même utiliser la barre de recherche pour trouver ce que vous cherchez. 

Pour créer un nouveau modèle pour tous les éléments de votre colonne Doc, cliquez sur « Créer un nouveau ». Ensuite, créez votre modèle. Ce que vous saisissez ici sera votre point de départ chaque fois que vous créerez un nouveau Doc dans cette colonne. Veillez donc à construire un cadre sans détails spécifiques relatifs à un élément donné. 

Remarque : à l'heure actuelle, vous ne pouvez choisir que des modèles de documents que vous avez créés individuellement et enregistrés dans votre centre des modèles. Un Doc créé dans la colonne Docs ou la colonne Fichiers ne peut pas être enregistré en tant que modèle.

Différences entre les docs dans un espace de travail et la colonne Doc

Il est important de garder à l'esprit certaines différences essentielles entre les workdocs créés dans un espace de travail et les Docs de la colonne Doc. Par exemple :

• Le partage de Docs n'est possible que si les autorisations des Docs eux-mêmes le permettent.
• Tout nouveau Doc hérite des autorisations du tableau, de l'élément et de la colonne auxquels il appartient

Il existe également des différences entre les documents créés dans la colonne Fichier et ceux créés dans la colonne Doc :

• Il n'est pas possible d'enregistrer un document comme modèle avec les documents de la colonne Fichier.
• Les invités du compte ne peuvent pas créer de documents dans la colonne Fichier.
• Le partage des Docs n'est autorisé qu'en fonction des autorisations du Doc concerné et non des autorisations du tableau.