En tant qu’administrateur du compte, disposer d’une vue globale du contenu de votre compte vous aide à rester organisé, à examiner la propriété et les accès, et à maintenir la sécurité. Le Répertoire de contenu regroupe toutes ces informations en un seul endroit afin que vous puissiez rechercher, filtrer et gérer le contenu dans l’ensemble de votre compte.
Accéder à la section Gestion des utilisateurs
Pour accéder au répertoire de contenu, cliquez sur votre photo de profil en haut à droite de votre écran, sélectionnez Administration, puis Contenu, puis Répertoire.
Le contenu affiché
Dans le répertoire de contenu, vous trouverez une vue d'ensemble des espaces de travail, tableaux, tableaux de bord et des workdocs se trouvant dans votre compte.Pour chaque élément, vous pouvez également consulter des détails tels que ses propriétaires, ses utilisateurs, sa date de création, sa date de dernière mise à jour et son emplacement.
La colonne « Dernière mise à jour »
La colonne Dernière mise à jour reflète différents types de modifications selon le type de contenu.
Pour les tableaux, la plupart des modifications au niveau du tableau mettent à jour la valeur Dernière mise à jour. Les mises à jour et l’exportation d’un tableau vers Excel ne mettront pas à jour cette valeur.
Pour les tableaux de bord, l’ajout ou la suppression de widgets met à jour la valeur Dernière mise à jour. L’ajout ou la suppression de tableaux ou de filtres, ainsi que la modification des paramètres des widgets, ne la mettront pas à jour.
Pour les espaces de travail, la valeur Dernière mise à jour change uniquement si le nom ou le type de l'espace de travail change. Ajouter des tableaux ou des utilisateurs ne le mettra pas à jour.
Filtrer le contenu
À mesure que votre compte se développe, le filtrage peut vous aider à réduire le contenu pour trouver ce dont vous avez besoin. Dans le répertoire de contenu, vous pouvez filtrer par espace de travail, propriétaire et utilisateur afin de vous concentrer sur les résultats les plus pertinents.
Archiver ou supprimer du contenu
Une fois que vous avez trouvé le contenu que vous recherchez, vous pouvez le nettoyer directement depuis le répertoire de contenu. Cela est particulièrement utile lorsque vous examinez d’anciens espaces de travail, que vous organisez du contenu après des changements d’équipe ou que vous auditez la propriété du contenu à l’échelle du compte.
Pour effectuer une action, cliquez sur le menu à trois points situé à côté du nom de l’élément. À partir de là, vous pouvez sélectionner Archiver pour retirer le contenu de l’utilisation active sans le supprimer définitivement, ou sélectionner Supprimer lorsque le contenu doit être retiré complètement.
Si Supprimer n’est pas disponible, survolez-le pour voir pourquoi. Par exemple, pour du contenu privé, vous pouvez voir « Seuls les propriétaires peuvent supprimer le contenu privé ». Dans ce cas, sélectionnez Vous ajouter en tant qu'admin(lorsque l’option est disponible) et réessayez, ou demandez à un propriétaire de supprimer l’élément.
Exporter le contenu
Si vous souhaitez exporter les résultats de votre répertoire de contenu, cliquez sur Exporter tout en format CSV.Selon la taille de votre compte, la préparation des exportations peut prendre un certain temps.
Vous n’avez pas besoin de garder le répertoire de contenu ouvert pendant que l’exportation est en cours. À côté de Exporter tout en format CSV, cliquez sur la flèche du menu déroulant pour ouvrir Historique des exportations et afficher les exportations les plus récentes pour le compte. Lorsqu’une exportation est prête, cliquez dessus dans le menu déroulant pour télécharger le fichier.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.