Chez monday.com, nous sommes plus efficaces dans notre travail lorsque tout est clairement organisé. C'est pourquoi nous avons créé les monday workdocs ! Les documents de travail constituent un endroit central où votre équipe et vous pouvez collaborer, proposer des idées, planifier et enfin, mettre à exécution. Oubliez le calepin, fermez Google Docs, jetez vos post-it et découvrons ensemble l'utilisation des monday workdocs ! 📝 

 

 

Qu'est-ce qu'un workdoc ?

Considérez-le comme un tableau vierge multimédia flexible, sur lequel votre équipe et vous pouvez répertorier toutes vos notes et idées concernant un sujet central. Ajoutez des éléments individuels à votre workdoc afin de regrouper toutes vos pensées et idées isolées sur un endroit unique, directement sur monday.com, là où est stocké le reste de votre travail.  

 

Ajouter un workdoc

Vous pouvez ajouter un nouveau workdoc comme vous ajouteriez un nouveau tableau ou tableau de bord. 

 

 

Types de workdocs

Comme pour les tableaux et les tableaux de bord, il existe trois types de Workdocs :

Inviter des collaborateurs

Pour inviter des collaborateurs ou des invités, cliquez sur le bouton « Partager » en haut à droite de l'écran :

 

 

Ensuite, saisissez le nom du collaborateur que vous souhaitez ajouter ou l'adresse e-mail d'un invité si vous avez opté pour un workdoc partagé.

 

Vous pouvez nommer propriétaire du workdoc n'importe lequel de ses utilisateurs en cliquant sur l'icône représentant une couronne grise à côté de son nom. Celle-ci devient alors bleue. Un propriétaire est, par défaut, la personne qui a créé le workdoc et toute autre personne que le créateur du workdoc a désigné comme propriétaire. Comme pour les tableaux, seul le propriétaire du workdoc peut en désigner d'autres en cliquant sur l'icône en forme de couronne, et supprimer ou dupliquer le workdoc. 

 

 

 

Créer un lien public partageable

Générez un lien vers une version sécurisée, en lecture seule, de vos documents de travail à partager avec des personnes extérieures à votre compte monday.com. 

 

Lisez cet article pour en savoir plus sur les liens partageables, en quoi ils sont différents des workdocs et sur la manière dont nous nous efforçons de protéger vos données sensibles relatives à votre compte. 

 

Autorisations de modification

Vous pouvez mettre en place deux types d'autorisations de modification sur votre document :

• Seuls les propriétaires de docs : seuls les propriétaires de workdoc (les utilisateurs qui ont une couronne bleue à côté de leur nom) peuvent modifier les documents.
• Tous ceux qui ont accès à ce document : tous les utilisateurs du compte ayant accès au document peuvent le modifier. Ainsi, s'il s'agit d'un Workdoc principal, toute personne ayant accès à l'espace de travail sur lequel il a été créé peut y apporter des modifications. S'il s'agit d'un Workdoc privé ou partagé, tout utilisateur du document pourra le modifier. 

Pour changer ces autorisations, cliquez sur le bouton « Partager » et sélectionnez l'une des deux options en bas de la fenêtre contextuelle, comme l'illustre l'image ci-dessus. Cliquez ici pour en savoir plus sur les autorisations workdoc. 

 

Style de Doc

Personnalisez l'en-tête, la mise en page, le style et la taille des polices de votre document à partir de la boutique de styles des docs. Ouvrez-la dans un menu sur le côté droit de votre écran en cliquant sur l'icône « Style » dans votre en-tête :

Découvrez les différents styles de police, ajustez la largeur et la mise en page de la page et ajoutez une couleur d'arrière-plan. Vous pouvez rétablir les paramètres par défaut en cliquant sur « Réinitialiser » dans le coin supérieur droit du menu. 

 

 

Générer du texte avec l'assistant IA

Vous avez besoin de créer un résumé de votre workdoc pour mettre en avant les points principaux ? Avec l'assistant IA de Monday, cela peut se faire en un seul clic. L'assistant IA rassemblera les données de votre document et créera un aperçu concis pour vous. 

 

Cliquez sur le bouton Assistant IA dans le panneau supérieur de votre workdoc. À partir de là, vous pouvez choisir de résumer votre workdoc en sélectionnant « Résumer », puis « Générer ». Vous pouvez ensuite choisir d'ajouter ce texte à votre doc, en sélectionnant « + Ajouter au document » dans le coin droit du bouton de la zone de texte. 

 

 

Outre la création d'un résumé, notre assistant IA peut également générer n'importe quel texte à ajouter à votre doc. Pour ce faire, sélectionnez le bouton Assistant IA et choisissez « Écrire avec l'IA ». Une fois la zone de texte ouverte, vous pouvez demander à l'assistant IA de générer toutes les informations dont vous avez besoin. 

 

Pour plus d'informations sur les capacités de l'assistant IA, lisez l'article « Commencer : monday AI ». 

 

Travailler avec les collaborateurs 

Il n'a jamais été aussi simple de communiquer efficacement avec votre équipe grâce aux monday workdocs ! Vous pouvez @mentionner toute personne ayant accès à votre workdoc pour collaborer de manière transparente dans le contexte. 

Commentez un contenu spécifique du document, rédigez un commentaire dans la section des mises à jour ou ajoutez des annotations sur les images et les fichiers, autant de possibilités qui favorisent la collaboration au sein de votre équipe. Cliquez ici pour en savoir plus.

 

Organisez votre doc facilement à l'aide d'une table des matières

Il est plus simple que jamais de garder votre workdoc organisé grâce à notre table des matières. Elle est générée automatiquement à partir de toutes les rubriques de votre workdoc. Pour ajouter ou supprimer une table des matières, il suffit de l'activer ou de le désactiver dans le menu des styles. 

Une fois que vous avez ajouté une table des matières, vous pouvez l'ouvrir et la réduire en utilisant la flèche à gauche juste sous l'en-tête de votre workdoc. 

 

 

Créer de nouveaux éléments à partir d'un texte

Quelle meilleure façon de relier des workdocs à votre processus de travail que de transformer votre texte en éléments sur n'importe quel tableau au fur et à mesure que vous tapez ? Pour en savoir plus, consultez cette section de notre article sur le texte et les éléments des workdocs.

 

 

Historique des versions 

L'historique des versions vous permet de consulter l'historique de vos workdocs et vous donne la possibilité de restaurer une version précédente.Le fait d'avoir la possibilité de voir toutes les modifications apportées à un workdoc et d'être en mesure de restaurer une version précédente vous apporte la transparence et la flexibilité dont votre équipe a besoin pour tenir tout le monde informé. Cliquez ici pour en savoir plus.

 

 

Docs enregistrés 

Connectez des documents à plusieurs tableaux, créez de nouveaux documents et accédez même à vos modèles de documents dans la colonne Fichier grâce à la fonctionnalité « Docs enregistrés », qui simplifie grandement la collaboration. Cliquez ici pour en savoir plus.

 

 

 

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.