Pouvons-nous vous aider?

Workdocs monday

 

Si vous êtes comme nous ici à monday.com, vous êtes plus efficace dans votre travail lorsque tout est clairement organisé.  Eh bien, nous voulons que vous fassiez passer vos flux de travail au niveau supérieur avec les documents de travails de monday.com ! Les documents de travail constituent un endroit central où votre équipe et vous pouvez collaborer, proposer des idées, planifier et enfin, mettre à exécution. Oubliez le calepin, fermez Google Docs, jetez vos post-it et découvrons ensemble l'utilisation des documents de travail monday.com ! 📝

 

Qu'est-ce qu'un workdoc dans monday.com ?

Considérez-le comme un tableau vierge multimédia flexible, sur lequel votre équipe et vous pouvez répertorier toutes les notes et idées concernant un sujet central. Vous pouvez ajouter des éléments individuels à votre document de travail afin de regrouper toutes vos pensées et idées isolées sur un endroit unique, directement sur monday.com, là où est stocké le reste de votre travail ! Son format informel en fait un outil idéal pour collaborer sur des notes prises en réunion ou sur un projet de groupe, pour proposer des idées, synchroniser vos équipes ou vos collaborateurs, ou pour tout autre utilisation répondant à vos besoins.

 

Comment ajouter un nouveau Workdoc

Tout simplement comme vous ajouteriez un nouveau tableau ou tableau de bord ! Sur l'espace de travail dans lequel vous souhaitez créer le workdoc, cliquez sur « Ajouter » dans le panneau de gauche, puis sélectionnez « Nouveau workdoc », comme ceci :

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Dans la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez ensuite renseigner le nom de votre document dans le premier champ, puis sélectionnez un type de document de travail ! Lorsque c'est fait, cliquez sur « Créer Doc ». 

 

Et voilà ! Votre document vierge est prêt à l'emploi.

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Créer un document de travail dans la colonne Fichier

En plus de créer un document de travail autonome, vous avez également la possibilité de créer un document de travail qui existe dans un élément de votre tableau ! 

Supposons que l'un des éléments de votre liste des tâches consiste à enregistrer les notes de réunion. En ajoutant un document de travail à la colonne Fichier pour cet élément, vous pouvez conserver votre travail en contexte directement dans l'élément de votre tableau ! Pas besoin de passer d'une plateforme à l'autre ou de joindre des fichiers externes ; tout est déjà ici, au bon endroit !

Tout d'abord, assurez-vous que vous disposez d'une colonne colonne Fichiers dans votre tableau. Ensuite, cliquez sur la cellule de l'élément dans la colonne Fichiers et sélectionnez « Nouveau document monday », comme ceci :

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Désormais, vous pouvez cliquer sur la cellule pour ouvrir le document de travail dès que vous avez quelque chose à ajouter ou à modifier.

Remarque : Vous ne trouverez pas ce document de travail dans le volet de gauche où sont stockés vos autres documents de travail, tableaux et tableaux de bord. Ce document de travail sera exclusivement situé dans votre élément.

 

Comprendre les types de documents de travail

Comme pour les tableaux et les tableaux de bord, il existe trois types de Workdocs :

  • Le Workdoc principal : les Workdocs principaux sont visibles par tous les collaborateurs du compte. Un collaborateur peut être un admin, un utilisateur ou un observateur. Pour en savoir plus sur les différents types d'utilisateurs, consultez cet article. Tout ce que vous créerez dans ce Workdoc sera accessible et consultable par vos collaborateurs.
  • Le Workdoc privé : les Workdocs privés ne peuvent être consultés que par la personne qui les a créés et par les collaborateurs qu'elle invite sur ces documents. Les Workdocs privés sont réservés aux utilisateurs internes (observateurs et collaborateurs), vous ne pouvez donc pas y ajouter d'invités.
  • Le Workdoc partagé : utilisez des Workdocs partagés quand vous souhaitez partager un document avec des personnes extérieures à votre équipe ou à votre entreprise (des clients, des stagiaires ou des indépendants, par exemple). Pour collaborer avec ces personnes, vous pouvez les inviter à rejoindre votre compte en tant qu'invités. Lorsque vous invitez un invité sur un Workdoc partagé, il n'a accès qu'à ce document et à aucune autre information du compte. Vous pouvez également inviter des observateurs ou des collaborateurs à rejoindre votre Workdoc partagé. 

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Comment inviter des utilisateurs et changer les autorisations de modification

  • Inviter des collaborateurs

Pour inviter des collaborateurs ou des invités, cliquez sur le bouton « Partager » en haut à droite de votre écran :

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Ensuite, saisissez le nom du collaborateur que vous souhaitez ajouter ou l'adresse e-mail d'un invité si vous avez opté pour un workdoc partagé.

Vous pouvez nommer un utilisateur propriétaire du workdoc en cliquant sur l'icône représentant une couronne grise à côté de son nom. Celle-ci devient alors bleue. Par défaut, un propriétaire est la personne qui a créé le workdoc et toute autre personne que le créateur du document a désigné comme propriétaire. Comme pour les tableaux, seul le propriétaire du workdoc peut en désigner d'autres en cliquant sur l'icône en forme de couronne, et supprimer ou dupliquer le workdoc. 

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  • Autorisations de modification

Vous pouvez mettre en place deux types d'autorisations de modification sur votre document :

  1. Seuls les propriétaires de documents : seuls les propriétaires du document (les utilisateurs qui ont une couronne bleue à côté de leur nom) peuvent modifier le document.
  2. Tous ceux qui ont accès à ce document : tous les utilisateurs du compte ayant accès au document peuvent le modifier. Ainsi, s'il s'agit d'un Workdoc principal, toute personne ayant accès à l'espace de travail sur lequel il a été créé peut y apporter des modifications. S'il s'agit d'un Workdoc privé ou partagé, tout utilisateur du document pourra le modifier. 

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Pour changer ces autorisations, c'est très simple : cliquez sur le bouton « Partager » et sélectionnez l'une des deux options en bas de la fenêtre contextuelle, comme l'illustre l'image ci-dessus. 

 

Comment fonctionnent-ils ?

Les Workdocs sont globalement des tableaux vierges quadrillés dans lesquels vous pouvez coller des éléments isolés au même endroit. Vous avez la possibilité de dupliquer, déplacer, supprimer et modifier ces éléments. Vous pouvez ajouter un élément en cliquant sur l'une des icônes de la barre d'outils ou en utilisant les raccourcis clavier. 

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Pour ajouter un élément à l'aide du clavier, vous pouvez soit saisir un « / », ou cliquer sur le signe plus. Un menu déroulant s'affiche alors : sélectionnez-y l'élément à ajouter au workdoc ! Même pas besoin de toucher la souris : vous pouvez commencer à saisir le nom d'un élément comme si vous utilisiez une barre de recherche, puis cliquer sur la touche « Entrée » du clavier pour le sélectionner. 

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Remarque : tout votre travail est sauvegardé automatiquement au fur et à mesure, sans qu'il soit nécessaire de cliquer sur un bouton « Enregistrer ».

 

Chaque élément correspond à une ligne horizontale ou à plusieurs lignes dans le document. Comme ils sont flexibles, vous pouvez les convertir en d'autres types d'éléments, les déplacer vers le haut ou vers le bas, les dupliquer, les supprimer et effectuer bien d'autres actions, à l'aide du menu déroulant. Pour ouvrir ce menu, placez le curseur de la souris à gauche d'un élément et cliquez sur la flèche qui apparaît. Vous pouvez ensuite y sélectionner une action. 

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Pour déplacer des éléments, cliquez sur le menu latéral situé à leur gauche, ou faites-les glisser et déposez-les ailleurs dans le document.

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Les éléments peuvent être des types de texte, comme des listes à puces, des titres, des citations, des séparateurs et des check-lists, ou encore des supports tels que des images et des vidéos. Nous passerons en revue certains éléments dans les prochains paragraphes. 

 

Ajouter du texte et le personnaliser

Il existe plusieurs façons d'ajouter et de personnaliser du texte. Comme nous l'avons vu dans le paragraphe précédent, vous pouvez utiliser la touche « / » du clavier, mais vous avez aussi la possibilité d'ajouter du texte directement depuis l'en-tête du document. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Texte afin de sélectionner un type de texte dans le menu déroulant. Vous pouvez également ajouter une liste à puces ou à numéros en cliquant sur l'icône correspondante dans l'en-tête. 

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Une fois le texte ajouté, vous avez la possibilité de le personnaliser comme bon vous semble. Surlignez une ligne ou une portion de texte, et une barre d'outils flottante s'affichera. Elle vous permettra de changer de type de texte, de format, de couleur, d'alignement et même d'ajouter un hyperlien. 

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« @ mentionner » les collaborateurs

Collaborez de manière transparente avec vos collaborateurs en les « mentionnant » n'importe où dans votre document de travail ! Il vous suffit de taper le symbole « @ » sur votre clavier pour afficher la liste de tous les collaborateurs qui ont accès à votre document de travail. Une fois que vous aurez sélectionné un collaborateur, il sera immédiatement averti par une cloche de notification.

 

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Tableaux intégrés

Besoin de faire référence à un tableau tout en travaillant dans votre document ? Intégrez le tableau directement dans votre document de travail sous forme de widget afin que votre contenu et vos données restent à jour et alignés à tout moment.

Pour intégrer un tableau, vous pouvez cliquer sur l'icône du tableau dans l'en-tête de la barre d'outils ou l'ajouter à l'aide du signe plus ou du raccourci « / » du tableau, comme ceci :

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À présent, vous pouvez à commencer à choisir un tableau. Vous pouvez en sélectionner un dans la liste proposée des tableaux récents, en rechercher un dans la barre de recherche ou même créer un nouveau tableau. 

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Le tableau est entièrement fonctionnel, ce qui vous permet d'avoir une vue générale et de tout mettre à jour à partir de votre document de travail. Vous pouvez même obtenir une vue du tableau en plein écran, renommer ou filtrer le widget. 

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Widgets intégrés

Ajoutez de la dimension et du contexte visuel à votre document de travail en intégrant des widgets. Vous pouvez choisir parmi plus de 40 widgets, y compris le widget d'échéance, le widget Gantt, les chiffres et même la ferme Llama que vous aimez. 

Pour intégrer un tableau, vous pouvez cliquer sur l'icône du tableau dans l'en-tête de la barre d'outils, ou l'ajouter à l'aide du signe plus ou du raccourci « / » du tableau, comme ceci :

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Vous recevrez une liste des widgets populaires parmi lesquels vous pourrez opérer votre choix, ou vous pouvez cliquer sur « +Plus de widgets » pour ouvrir le Centre des widgets, où vous pouvez avoir une vue de toutes les options. 

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Vous pouvez à présent choisir les tableaux que vous souhaitez connecter au widget. Vous pouvez sélectionner plusieurs planches dans la liste des tableaux récemment utilisées ou vous pouvez les rechercher dans la barre de recherche. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Fait ». 

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Et c'est parti ! Vous pouvez interagir avec votre widget comme vous le feriez sur un tableau de bord, et vous pouvez le renommer, le filtrer, et ouvrir le menu des paramètres pour le personnaliser à votre guise !

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Conseil : Pour apprendre à maîtriser les widgets, vous pouvez consulter cet article, ou lire l'un des articles correspondants sur les widgets.

 

Ajouter une image ou une vidéo

L'ajout d'images ou de vidéos est similaire à l'ajout des textes ! Vous pouvez soit utiliser le raccourci clavier « / » et taper « image » ou « vidéo », soit cliquer sur l'icône correspondante dans l'en-tête du document. 

Vous pouvez également glisser-déposer des images de votre bureau directement dans votre document, ou les copier et les coller de n'importe où. 

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Après avoir ajouté une image ou une vidéo, si vous souhaitez la redimensionner, cliquez sur un coin de celle-ci et faites-le glisser. Lorsque sa taille vous convient, il vous suffit de relâcher le bouton de la souris. Pour modifier une image ou une vidéo, survolez-la avec la souris, puis cliquez sur l'icône de crayon qui s'affiche en haut à droite de l'élément. Une barre d'outils flottante s'affiche sous l'image/la vidéo. Vous pouvez alors la remplacer, modifier son alignement ou ouvrir des paramètres supplémentaires. 

 

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Pour modifier ou annoter l'élément, double-cliquez sur l'image ou la vidéo pour ouvrir le mode édition en plein écran. 

Dans la barre d'outils, vous pouvez ajouter des mises à jour, télécharger, imprimer, supprimer l'image ou la vidéo, et bien plus. Pour obtenir davantage d'informations sur votre fichier, accédez au menu vertical à droite de votre écran :

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Ajouter des mises à jour 

Retrouvez l'une de nos fonctionnalités préférées de monday.com dans les workdocs ! Vous pouvez ajouter des mises à jour en annotant les images ou dans le texte du document ! Vous pouvez même les consulter dans une Section des mises à jour centralisée sur votre workdoc, comme il en existe pour chaque élément du tableau.

  • Ajouter des mises à jour aux images

Pour ajouter des mises à jour à vos images, commencez par double-cliquer sur l'image de votre choix pour l'ouvrir en mode édition, puis cliquez sur la bulle de texte située à gauche de la barre d'outils :

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Cliquez ensuite où vous le souhaitez sur l'image pour insérer une annotation à cet endroit. Vous activerez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pourrez saisir et formater votre mise à jour exactement comme vous le feriez dans votre tableau. Vous pourrez même « @mentionner » vos collaborateurs. 

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Pour consulter toutes les mises à jour de votre fichier, cliquez sur l'icône « Mises à jour » dans le menu vertical à droite de l'écran. Chaque mise à jour sera associée à un numéro, correspondant au même numéro sur l'image ou la vidéo d'origine. Ainsi, vous verrez facilement à quel aspect de l'image correspond une mise à jour. Cette fonctionnalité est très utile si vous collaborez sur des designs ou des graphismes, par exemple.

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  • Ajouter des mises à jour dans le corps du workdoc

Pour ajouter des mises à jour dans le corps de votre document, cliquez sur la bulle de texte à droite de l'en-tête du workdoc pour ouvrir la section des mises à jour, comme ceci :

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Ensuite, il ne vous reste plus qu'à rédiger une mise à jour, comme vous le feriez dans un élément du tableau. 4.png

Pour distinguer les mises à jour générales des annotations, regardez si un en-tête figure au-dessus de la mise à jour. Si l'en-tête indique « Mise à jour sur le fichier », c'est que la mise à jour a été ajoutée à un endroit spécifique d'un fichier de votre workdoc. La mise à jour comprendra également une image du fichier. Si vous cliquez sur cette image, vous ouvrirez le fichier et la mise à jour en plein écran. 

  • Notifications

Comme avec la section des mises à jour des tableaux, tout utilisateur du workdoc recevra les mises à jour dans sa boîte de réception ! Des notifications s'afficheront également dans le Centre de cloche de notifications chaque fois qu'une personne répondra aux mises à jour que vous avez rédigées, qu'un collaborateur vous « @mentionnera » ou que vous serez invité à rejoindre un document de travail !

 

Dupliquer, supprimer ou archiver votre document de travail

Vous aimez le format de votre document de travail et vous voulez l'utiliser comme modèle pour un autre document ? Vous pouvez le dupliquer en ouvrant le menu latéral et en sélectionnant « Dupliquer le document » :

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Vous pouvez également supprimer ou archiver votre document en ouvrant le menu à trois points et en sélectionnant « Supprimer/Archiver » le document, puis en choisissant l'une des deux options. 

 

N'oubliez pas : Les archives seront enregistrées dans votre historique d'archive pour être récupérées ultérieurement, et un document de travail supprimé sera enregistré dans la Corbeille pendant 30 jours. 

 

Créer de nouveaux éléments

Les documents de travail permettent de collaborer en temps réel et de transformer les mots en travail. Et quel meilleur moyen de connecter vos documents de travail à votre flux de travail que de transformer votre texte en éléments sur n'importe quel tableau au fur et à mesure que vous tapez ! 

Pour transformer le texte en élément, mettez votre texte en surbrillance et cliquez sur l'icône « Créer des éléments » dans la barre d'outils, comme illustré ci-dessous :

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Conseil : si vous avez une liste d'éléments, vous pouvez tous les mettre en surbrillance, et nous créerons chaque point numéroté ou puce en tant qu'élément distinct dans le tableau sélectionné. 

 

Choisissez le tableau dans lequel vous aimeriez que votre élément soit créé en sélectionnant l'un de vos tableaux récemment visités ou en recherchant un autre tableau dans la barre de recherche. 

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Ensuite, choisissez à partir de la liste des groupes du tableau que vous avez sélectionné.

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Un message s'affiche alors en haut de votre écran pour vous indiquer que votre ou vos élément(s) ont été ajoutés avec succès au tableau que vous avez sélectionné. 

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Si vous avez des questions ou des remarques à nous adresser, n'hésitez pas à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.