Pouvons-nous vous aider?

Workdocs monday



 

Chez monday.com, nous sommes plus efficaces dans notre travail lorsque tout est clairement organisé. C'est pourquoi nous avons créé les monday workdocs ! Les monday workdocs constituent un endroit central où vous et votre équipe pouvez collaborer, proposer des idées, planifier et enfin, mettre à exécution. Oubliez le calepin, fermez Google Docs, jetez vos post-it et découvrons ensemble l'utilisation des monday workdocs ! 📝 

 

Qu'est-ce qu'un workdoc ?

Considérez-le comme un tableau vierge multimédia flexible, sur lequel votre équipe et vous pouvez répertorier toutes vos notes et idées concernant un sujet central. Ajoutez des éléments individuels à votre workdoc afin de regrouper toutes vos pensées et idées isolées sur un endroit unique, directement sur monday.com, là où est stocké le reste de votre travail.    

 

Conseil : les workdocs monday.com sont également disponibles sur l'application mobile. Notez que pour le moment, les utilisateurs d'Android peuvent uniquement consulter les docs, tandis que les utilisateurs d'iOS peuvent les modifier.

 

Ajouter un workdoc

Vous pouvez ajouter un nouveau workdoc comme vous ajouteriez un nouveau tableau ou tableau de bord. 

Montrez-moi comment ajouter un workdoc
  • Étape 1 - Dans l'espace de travail où vous voulez créer le workdoc, cliquez sur « Ajouter ».
  • Étape 2 - Sélectionnez « Ajouter Doc ».
  • Étape 3 - Saisissez le nom de votre workdoc dans le premier champ.
  • Étape 4 - Sélectionnez le type de workdoc.
  • Étape 5 - Cliquez sur « Créer Doc ».

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Types de workdocs

Comme pour les tableaux et les tableaux de bord, il existe trois types de Workdocs :

Montrez-moi les trois types de workdocs
  • Le workdoc principal : les workdocs principaux sont visibles par tous les collaborateurs du compte. Un collaborateur peut être un admin, un utilisateur ou un observateur. Pour en savoir plus sur les différents types d'utilisateurs, consultez cet article. Tout ce que vous créerez dans ce workdoc sera accessible et consultable par vos collaborateurs.
  • Le workdoc privé : les workdocs privés ne peuvent être consultés que par la personne qui les a créés et par les collaborateurs qu'elle invite sur ces documents. Les workdocs privés sont réservés aux utilisateurs internes (observateurs et collaborateurs), vous ne pouvez donc pas y ajouter d'invités.
  • Le workdoc partagé : utilisez des workdocs partagés quand vous souhaitez partager un document avec des personnes extérieures à votre équipe ou à votre entreprise (des clients, des stagiaires ou des indépendants, par exemple). Pour collaborer avec ces personnes, vous pouvez les inviter à rejoindre votre compte en tant qu'invités. Lorsque vous invitez un invité sur un workdoc partagé, il n'a accès qu'à ce document et à aucune autre information du compte. Vous pouvez également inviter des observateurs ou des collaborateurs à rejoindre votre workdoc partagé. 

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Inviter des collaborateurs

Pour inviter des collaborateurs ou des invités, cliquez sur le bouton « Partager » en haut à droite de l'écran :

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Ensuite, saisissez le nom du collaborateur que vous souhaitez ajouter ou l'adresse e-mail d'un invité si vous avez opté pour un workdoc partagé.

Vous pouvez nommer propriétaire du workdoc n'importe lequel de ses utilisateurs en cliquant sur l'icône représentant une couronne grise à côté de son nom. Celle-ci devient alors bleue. Un propriétaire est, par défaut, la personne qui a créé le workdoc et toute autre personne que le créateur du workdoc a désigné comme propriétaire. Comme pour les tableaux, seul le propriétaire du workdoc peut en désigner d'autres en cliquant sur l'icône en forme de couronne, et supprimer ou dupliquer le workdoc. 

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Autorisations de modification

Vous pouvez mettre en place deux types d'autorisations de modification sur votre document :

  • Seuls les propriétaires de workdocs : seuls les propriétaires de workdocs (les utilisateurs qui ont une couronne bleue à côté de leur nom) peuvent modifier le document.
  • Tous ceux qui ont accès à ce document : tous les utilisateurs du compte ayant accès au document peuvent le modifier. Ainsi, s'il s'agit d'un Workdoc principal, toute personne ayant accès à l'espace de travail sur lequel il a été créé peut y apporter des modifications. S'il s'agit d'un Workdoc privé ou partagé, tout utilisateur du document pourra le modifier. 

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Pour changer ces autorisations, c'est très simple : cliquez sur le bouton « Partager » et sélectionnez l'une des deux options en bas de la fenêtre contextuelle, comme l'illustre l'image ci-dessus. 

 

Ajouter des éléments

Pour ajouter un élément à votre workdoc, vous pouvez, au choix : 

  • Cliquer sur le menu « + Ajouter » dans le coin supérieur gauche du doc
  • Utiliser le raccourci clavier « / » 
  • Cliquer sur les options de titre dans la barre d'outils

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Remarque : tout votre travail est automatiquement sauvegardé au fur et à mesure, sans qu'il soit nécessaire de cliquer sur un bouton « Enregistrer ».

 

Déplacer des éléments

Chaque élément est flexible et peut se voir appliquer une autre mise en forme, être déplacé vers le haut ou vers le bas, dupliqué, supprimé, etc., à l'aide du menu déroulant.

Pour accéder au menu, placez le curseur de la souris à gauche d'un élément et cliquez sur la flèche qui apparaît. Sélectionnez ensuite une action dans le menu. Vous pouvez déplacer un élément en sélectionnant cette option dans le menu déroulant ou en faisant glisser le menu à six points à sa gauche, comme ci-dessous : 

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Ajouter du texte et le personnaliser

Il existe plusieurs façons d'ajouter et de personnaliser du texte. Comme nous l'avons vu dans le paragraphe précédent, vous pouvez utiliser la touche « / » du clavier, mais vous avez aussi la possibilité d'ajouter du texte directement depuis l'en-tête du workdoc. Cliquez sur la flèche à côté du bouton Texte afin de sélectionner un type de texte dans le menu déroulant. Pour ajouter une liste à puces ou numérotée, cliquez sur l'icône correspondante dans l'en-tête. 

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Une fois le texte ajouté, vous avez la possibilité de le personnaliser comme bon vous semble. Surlignez une ligne ou une portion de texte, et une barre d'outils flottante s'affichera. Elle vous permettra de changer de type de texte, de format, de couleur, d'alignement et même d'ajouter une mise en page ou un hyperlien.

 

Conseil : lorsque vous utilisez l'option de texte de liste à puces, veillez à utiliser les raccourcis clavier pour gagner du temps ! En appuyant sur la touche de tabulation, votre puce sera mise en retrait vers la droite et en appuyant sur shift + tabulation, la mise en retrait sera déplacée vers la gauche ! 🤓  

 

« @ Mentionner » des collaborateurs 

Collaborez simplement avec vos collaborateurs en les « @mentionnant » n'importe où dans votre workdoc. Il vous suffit de taper le symbole « @ » sur votre clavier pour afficher la liste de tous les collaborateurs qui ont accès au workdoc. Une fois que vous avez sélectionné un collaborateur, il est immédiatement averti par une notification dans son centre de notifications.

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Tableaux intégrés

Vous avez besoin de faire référence à un tableau pendant que vous travaillez dans votre document ? Intégrez le tableau directement dans le workdoc sous forme de widget afin que votre contenu et vos données restent à jour et synchronisés à tout moment.

Montrez-moi comment intégrer un tableau
  • Étape 1 - Cliquez sur l'icône de tableau dans la barre d'outils de l'en-tête ou cliquez sur le signe « + ».
  • Étape 2 - Choisissez un tableau dans la liste.
  • Étape 3 - Collaborez sur votre tableau intégré directement dans votre workdoc !

 

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Le tableau est entièrement fonctionnel, ce qui vous permet d'avoir une vue générale et de tout mettre à jour à partir de votre document de travail. Vous pouvez même obtenir une vue du tableau en plein écran, renommer ou filtrer le widget. 

 

Widgets intégrés

Ajoutez de la dimension et du contexte visuel à votre document de travail en intégrant des widgets.

Montrez-moi comment intégrer des widgets
  • Étape 1 - Cliquez sur l'icône de widget dans la barre d'outils ou cliquez sur le signe « + ».
  • Étape 2 - Cliquez sur « +Plus de widgets » afin d'ouvrir le centre des widgets.
  • Étape 3 - Cliquez sur le widget que vous souhaitez ajouter.
  • Étape 4 - Choisissez les tableaux que vous souhaitez connecter au widget.
  • Étape 5 - Cliquez sur « Fait ».

 

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Et c'est parti ! Vous pouvez interagir avec votre widget comme vous le feriez sur un tableau de bord. Vous pouvez aussi le renommer, le filtrer et ouvrir le menu des paramètres pour le personnaliser à votre guise !

 

Conseil : Pour apprendre à maîtriser les widgets, vous pouvez consulter cet article, ou lire l'un des articles correspondants sur les widgets.

 

Ajouter des images, des vidéos et des fichiers

L'ajout d'images, de vidéos ou de fichiers se fait comme l'ajout de texte. Vous pouvez soit utiliser le raccourci clavier « / », soit cliquer sur les options correspondantes dans le menu « + Ajouter » qui se trouve dans le coin supérieur gauche du document. Cliquez sur « Image » ou sur « Vidéo ». Vous avez aussi la possibilité de glisser-déposer des images de votre bureau directement dans le document, ou de les copier et les coller depuis n'importe quel autre emplacement. 

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Pour les fichiers, saisissez « /Fichier », « /Joindre » ou « /pdf » et sélectionnez l'option « Fichier ». Choisissez un fichier sur votre ordinateur :

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Pour modifier ou annoter l'élément, double-cliquez sur l'image, la vidéo ou le fichier pour l'ouvrir en mode édition, en plein écran. Dans la barre d'outils, vous pouvez ajouter des mises à jour, télécharger, imprimer, supprimer et bien plus. Pour obtenir plus d'informations sur le fichier, accédez au menu vertical à droite de votre écran :

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Ajouter des commentaires à l'attention de votre équipe

Communiquer efficacement avec votre équipe n'a jamais été aussi facile grâce aux commentaires des workdocs monday.com. Commentez un contenu spécifique dans le document, rédigez un commentaire dans la section des mises à jour ou ajoutez des annotations sur les images et les fichiers, autant de possibilités qui favorise la collaboration au sein de votre équipe. Cliquez ici pour plus d'informations.

 

Organisez facilement à l'aide de la table des matières

Il est plus simple que jamais de garder votre document de travail organisé grâce à notre table des matières. Cette fonctionnalité permet d'afficher à tout moment le plan de votre document sur le panneau latéral gauche, afin que vous puissiez naviguer facilement dans votre document ! Pour y accéder, cliquez sur l'icône Table des matières dans le coin supérieur gauche de votre document. Lorsque vous le survolez, il indique « Afficher le plan du Doc » :

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La table des matières présente tous les titres de votre document, de sorte que vous pouvez facilement cliquer et être dirigé vers la partie du document que vous voulez voir !

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Créer de nouveaux éléments connectés aux tableaux

Quel meilleur moyen de connecter vos workdocs à votre flux de travail que de transformer votre texte en éléments d'un tableau au fur et à mesure que vous tapez ? 😊 

Pour convertir du texte du workdoc en un élément du tableau, surlignez-le et cliquez sur l'icône « +Élément » dans la barre d'outils. Choisissez le tableau dans lequel vous voulez créer l'élément et ensuite, choisissez le groupe du tableau sélectionné dans lequel vous souhaitez ajouter l'élément. Un message de confirmation vous informant que l'élément a bien été créé dans le tableau sélectionné s'affichera alors en haut de votre écran. 

 

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Conseil : vous avez une liste à puces que vous souhaitez convertir en éléments distincts ? Pas de problème ! Mettez la liste en surbrillance et le texte de chaque puce ou numéro deviendra un élément séparé dans le tableau sélectionné. 

 

Vous avez désormais la possibilité de modifier les éléments du tableau créés à partir de votre workdoc sans quitter le workdoc lui-même. Plus besoin de jongler entre le workdoc et le tableau pour apporter des modifications : cliquez sur l'élément créé dans le workdoc pour afficher la vue pop-up de l'élément dans laquelle vous pouvez apporter les modifications nécessaires :

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Toutes les modifications apportées apparaîtront automatiquement dans le tableau associé :  

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Ajouter des tableaux et des mises en page

Pour améliorer vos workdocs, ajoutez des tableaux et des mises en page. Tapez « / » ou cliquez sur « + Ajouter » dans votre doc, et sélectionnez « Tableau » ou « Mise en page ». L'option « Tableau » vous permet de créer des tableaux simples contenant n'importe quel type de contenu. Avec les mises en page, vous pouvez organiser vos contenus côte à côte et ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez. C'est aussi simple que ça ! 🤩 

 

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Conseil : nous proposons désormais d'ajouter des GIF au workdoc. Tapez « / » ou cliquez sur « + Ajouter » et sélectionnez « GIF ». Choisissez un GIF dans notre collection et amusez-vous ! 🎉 

 

Insérer des blocs de code

Salut, les développeurs ! 👋 Vous pouvez écrire du code facilement dans nos workdocs grâce à la fonctionnalité bloc de code. Ajoutez un bloc de code et votre langage de programmation sera reconnu instantanément. Tapez « / » ou cliquez sur « + Ajouter » et sélectionnez « <> Code ». Insérez votre code et vous verrez le langage de programmation apparaître dans une case de code grisée. 💻 

 

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Langages de programmation reconnus
  • Javascript
  • Python
  • Java
  • C#
  • C/C++
  • SQL
  • HTML/XML
  • CSS
  • Typescript
  • Ruby
  • PHP
  • OK
  • bash
  • Swift

 

Modes présentation et plein écran

Utilisez le mode présentation pour améliorer vos présentations ! Ce mode au tout nouveau design soigné offre un mode Afficher seulement et une mise en page plus large. Pour y accéder, cliquez sur l'icône dédiée en haut à droite de votre doc. Celle-ci affiche « Mode actuel » lorsque vous la survolez avec la souris. Vous pouvez changer de thème d'arrière-plan et afficher votre présentation en mode clair, foncé ou nuit. 

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Bien que le mode plein écran offre la même mise en page large, il vous permet de modifier, personnaliser et travailler sur votre doc comme vous le feriez dans l'affichage normal. Le mode plein écran est idéal si vous souhaitez masquer les autres sources de distraction et vous concentrer sur la création. Pour y accéder, cliquez sur le menu latéral dans le coin supérieur droit du doc, puis sur « Plein écran ». 

 

Enregistrer en tant que modèle

Enregistrez votre monday workdoc comme modèle, comme vous le faites avec les tableaux. Une fois enregistré en tant que modèle, le doc sera accessible facilement dans le centre de modèles. Tous les utilisateurs de votre compte pourront accéder au modèle enregistré à tout moment et l'utiliser pour créer un nouveau doc.

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Remarque : lorsque vous enregistrez un Workdoc en tant que modèle, les paramètres d'autorisations passeront à « Seuls les propriétaires de documents peuvent le modifier » pour empêcher les non-propriétaires d'apporter des modifications au modèle de document. Accédez aux « Autorisations du document » pour modifier ces paramètres dans le document original.

 

 

Exporter le workdoc en PDF

Partagez facilement votre workdoc dans son état actuel avec vos collègues en l'exportant dans un document PDF. Pour cela, cliquez sur le menu latéral dans le coin supérieur droit du document et sélectionnez « Exporter en PDF ». Votre document PDF sera généré rapidement et enregistré dans le dossier des téléchargements de votre ordinateur.

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Historique des versions 

L'historique des versions vous permet de consulter l'historique de vos Docs et vous donne la possibilité de restaurer une version précédente d'un document. Le fait d'avoir la possibilité de voir toutes les modifications apportées à un workdoc et d'être en mesure de restaurer une version précédente vous apporte la transparence et la flexibilité dont votre équipe a besoin pour tenir tout le monde informé. Cliquez ici pour en savoir plus.

 

Code QR en mode impression

Désormais, vous avez la possibilité de scanner le code QR unique de votre doc pour être redirigé immédiatement vers le workdoc sur l'application mobile. Le code QR se trouve dans le coin supérieur droit de votre document imprimé. Scannez-le avec votre téléphone en mode caméra et le tour est joué ! Vous êtes redirigé vers l'application mobile monday.com et la version mobile de votre workdoc. Pas mal, non ? 😎 

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Remarque : le lien du code QR vous redirigera vers le workdoc sur l'application mobile monday.com seulement si l'application est installée sur votre téléphone. Si elle n'est pas installée, vous serez redirigé vers Google Play Store ou l'App Store pour télécharger l'application.

 

Docs enregistrés 

Connectez des documents à plusieurs tableaux, créez de nouveaux documents et accédez même à vos modèles de documents dans la colonne Fichier grâce à la fonctionnalité « Docs enregistrés », qui simplifie grandement la collaboration. Cliquez ici pour en savoir plus.

Remarque : vous ne trouverez pas ce workdoc sur votre poste de travail où sont stockés vos autres workdocs, tableaux et tableaux de bord. Ce workdoc sera exclusivement situé dans l'élément de votre tableau.

 

 

 

Si vous avez des questions ou des remarques à nous adresser, n'hésitez pas à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24 h/24, 7 j/7 et sommes toujours heureux de vous aider !

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