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Fonctionnalité

Chez monday.com, nous sommes plus efficaces dans notre travail lorsque tout est clairement organisé. C'est pourquoi nous avons créé les monday workdocs ! Les documents de travail constituent un endroit central où votre équipe et vous pouvez collaborer, proposer des idées, planifier et enfin, mettre à exécution. Oubliez le calepin, fermez Google Docs, jetez vos post-it et découvrons ensemble l'utilisation des monday workdocs ! 📝

Qu'est-ce qu'un workdoc ?

Considérez-le comme un tableau vierge multimédia flexible, sur lequel votre équipe et vous pouvez répertorier toutes vos notes et idées concernant un sujet central. Ajoutez des éléments individuels à votre workdoc afin de regrouper toutes vos pensées et idées isolées sur un endroit unique, directement sur monday.com, là où est stocké le reste de votre travail.

Ajouter un workdoc

Vous pouvez ajouter un workdoc de deux manières : soit dans votre espace de travail, soit via une colonne Docs sur votre tableau.

Espace de travail

Pour ajouter un workdoc de travail à votre espace de travail, cliquez sur l'icône « + » en haut de votre volet gauche et sélectionnez « Doc » dans le menu déroulant.

Groupe

Colonne Docs

Connectez des documents à plusieurs tableaux, créez de nouveaux documents et accédez même à vos modèles de documents dans la colonne « Docs », Pour ajouter une colonne Docs à votre tableau, cliquez sur l'icône « + » à droite de vos colonnes et sélectionnez « monday Doc » dans les options de la colonne.

WD- Add Doc Column.png

Remarque : Pour en savoir plus sur l'ajout d'un document de travail et l'utilisation d'un modèle de workdoc, consultez notre article Créer un monday workdoc.

Types de workdocs

Comme pour les tableaux et les tableaux de bord, il existe trois types de Workdocs :

Montrez-moi les trois types de workdocs

Le workdoc principal : les workdocs principaux sont visibles par tous les collaborateurs du compte. Un collaborateur peut être un admin, un utilisateur ou un observateur. Pour en savoir plus sur les différents types d'utilisateurs, consultez cet article. Tout ce que vous créerez dans ce workdoc sera accessible et consultable par vos collaborateurs.
Le workdoc privé : les workdocs privés ne peuvent être consultés que par la personne qui les a créés et par les collaborateurs qu'elle invite sur ces documents. Les workdocs privés sont réservés aux utilisateurs internes (observateurs et collaborateurs), vous ne pouvez donc pas y ajouter d'invités.
Le workdoc partagé : utilisez des workdocs partagés quand vous souhaitez partager un document avec des personnes extérieures à votre équipe ou à votre entreprise (des clients, des stagiaires ou des indépendants, par exemple). Pour collaborer avec ces personnes, vous pouvez les inviter à rejoindre votre compte en tant qu'invités. Lorsque vous invitez un invité sur un workdoc partagé, il n'a accès qu'à ce document et à aucune autre information du compte. Vous pouvez également inviter des observateurs ou des collaborateurs à rejoindre votre workdoc partagé.

Groupe

Remarque : Lisez notre article Autorisations workdoc pour mieux comprendre les différentes options d'autorisation et de paramétrage de votre workdoc.

Personnaliser votre workdoc

Personnaliser votre workdoc en fonction de vos besoins n'a jamais été aussi facile ! Vous pouvez choisir différentes options de style pour la mise en page, le texte et l'en-tête de votre document de travail afin de vous assurer qu'il répond à vos objectifs esthétiques.

WD- Style your Doc.png

Vous pouvez également ajouter divers éléments, tels que des médias et des widgets, à votre workdoc pour organiser les ressources, simplifier le processus de travail et présenter des données pertinentes, sur une plateforme unique. WD- Customize your doc.gif

Conseil : Lisez notre article Personnaliser votre workdoc pour trouver de l'inspiration sur la façon de construire votre workdoc de manière efficace et esthétique.

Collaborer avec votre équipe

En matière de collaboration d'équipe, workdocs est un outil efficace pour offrir une communication transparente et des efforts de travail centralisés. Ajoutez des collaborateurs à votre workdoc, communiquez avec des commentaires ou via le flux de mise à jour, et consultez les versions précédentes du document pour voir sa progression.

WD- Collaboration overview.gif

Conseil : workdocs vous permettent de collaborer avec des centaines de collaborateurs de manière fluide et efficace. En savoir plus sur Collaborer en équipe avec les workdocs et partager votre document avec l'ensemble de votre organisation afin de simplifier vos processus de travail.

Partager et exporter votre workdoc

Vous souhaitez envoyer votre workdoc à des membres extérieurs à votre compte monday.com ? Avec workdocs, vous pouvez générer un lien vers une version sécurisée et en lecture seule de vos documents de travail. Vous avez également la possibilité d'exporter votre workdoc en version PDF ou en mode présentation.

Partageable

Remarque : Pour en savoir plus sur les liens partageables, sur leur différence avec les workdocs de votre compte et sur la manière dont nous nous efforçons de protéger les données sensibles de votre compte, lisez notre article sur le partage et l'exportation de votre workdoc.

autorisations workdoc

Vous pouvez mettre en place deux types d'autorisations de modification sur votre document :

Seuls les propriétaires de docs : seuls les propriétaires de workdoc (les utilisateurs qui ont une couronne bleue à côté de leur nom) peuvent modifier les documents.
Tous ceux qui ont accès à ce document : tous les utilisateurs du compte ayant accès au document peuvent le modifier. Ainsi, s'il s'agit d'un Workdoc principal, toute personne ayant accès à l'espace de travail sur lequel il a été créé peut y apporter des modifications. S'il s'agit d'un Workdoc privé ou partagé, tout utilisateur du document pourra le modifier.

Vous pouvez nommer propriétaire du workdoc n'importe lequel de ses utilisateurs en cliquant sur l'icône représentant une couronne grise à côté de son nom. Un propriétaire est, par défaut, la personne qui a créé le workdoc et toute autre personne que le créateur du workdoc a désigné comme propriétaire. Comme pour les tableaux, seul le propriétaire du workdoc peut en désigner d'autres en cliquant sur l'icône en forme de couronne, et supprimer ou dupliquer le workdoc.

Remarque : Vous pouvez facilement modifier ces autorisations en cliquant sur le bouton « Partager », puis en sélectionnant l'une des deux options figurant au bas de la fenêtre contextuelle. Pour en savoir plus sur les autorisations workdoc.

Intégrer les workdocs dans votre processus de travail

L'optimisation de votre processus de travail est le mot d'ordre lorsqu'il s'agit des monday workdocs ! Le doc est un espace flexible et dynamique pour transformer votre texte en éléments de tableau, ajouter des valeurs dynamiques qui se mettent à jour en temps réel, connecter les workdocs à travers le compte, et utiliser des automatisations et des intégrations pour des processus de travail fluides.

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Remarque : Vous pouvez lire notre article pour en savoir plus sur les différentes façons d'intégrer les workdocs dans votre processus de travail pour une intégration transparente des processus et des comptes.

Assistant IA workdocs

Vous avez besoin de créer un résumé de votre workdoc pour mettre en avant les points principaux ? Avec l'assistant IA de Monday, cela peut se faire en un seul clic. L'assistant IA rassemblera les données de votre document et créera un aperçu concis pour vous. Notre assistant IA peut également générer n'importe quel texte à ajouter à votre document.

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Pour plus d'informations sur les capacités de l'assistant IA, lisez l'article « IA : workdocs ».

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.