Qui peut utiliser cette fonctionnalité :

Disponible dans tous les forfaits monday CRM

Grâce à l'application E-mails et activités, votre équipe peut gérer des centaines de relations avec des clients ou des consommateurs depuis le site monday.com ! En centralisant vos communications, votre équipe passera moins de temps à rechercher le détail de chaque interaction. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails, créer vos propres modèles d'e-mails, enregistrer vos notes de réunions, des événements et bien plus encore ! Le tout dans une chronologie optimisée sur le plan visuel.

Cet article présente la fonctionnalité de messagerie de l'application. Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes activités que vous pouvez consigner, consultez l'article Gérer vos activités de vente.

Installer l'appli

Pour installer l'application, accédez au tableau dans lequel vous souhaitez l'utiliser. Ensuite, ouvrez la section des mises à jour de n'importe quel élément en cliquant sur la bulle de texte, puis sélectionnez « Ajouter une vue » : 

Dans le centre de vues des éléments, cliquez sur « Ajouter à l'élément » sous la description Application E-mails et activités :

Connectez votre e-mail

Pour connecter votre adresse e-mail, cliquez sur la roue crantée dans le coin supérieur droit de l'application pour accéder aux paramètres de l'application. Ouvrez ensuite la section « Gérer les comptes connectés ». Choisissez une adresse e-mail connectée existante, ou les boutons Gmail ou Outlook pour connecter votre compte :

Dans cet exemple, nous allons choisir Gmail. Le choix de l'une ou l'autre application ouvrira l'écran de configuration de l'intégration :

Cliquez sur « Connecter » et suivez les instructions afin de connecter votre compte à monday.com. Lors de la connexion du compte, vous devez sélectionner « Autoriser » lorsque s'affiche la demande d'autorisation d'utiliser cette application. 

Erreur lors de la connexion

Si un message d'erreur rouge s'affiche lorsque vous essayez de connecter votre compte e-mail, il se peut que ce compte particulier ait déjà été connecté à un autre compte monday.com. Alors, vous ne pouvez intégrer votre adresse e-mail que sur un seul compte monday.com et avec un seul utilisateur monday.com.

Si vous utilisez Gmail et rencontrez ce problème, accédez au check-up sécurité de votre compte Google et ouvrez la section « Accès tiers ». Repérez l'icône monday.com qui indique l'accès à Gmail et cliquez sur « Supprimer l'accès » afin de supprimer l'intégration et de vous reconnecter à un autre compte monday.com :

Veuillez suivre ces étapes afin de révoquer l'accès de tiers à partir de votre compte Outlook.

Une fois que vous avez supprimé l'accès, vous ne devriez pas rencontrer de problème dans la configuration de la connexion avec les étapes ci-dessus. Une fois que vous vous connectez et que vous revenez à votre tableau, çay est ! Votre e-mail est configuré pour envoyer et recevoir des messages via l'application d'email monday.com.

Remarque : Pour le moment, l'application ne prend en charge que les comptes Gmail et Outlook.

Déconnectez-vous de votre boîte e-mail

Vous ne souhaitez plus utiliser l'application E-mails et activités ? Pas de problème. Avant de déconnecter monday.com de votre compte Gmail ou Outlook, veillez à supprimer la connexion du côté de monday.com.

Supprimez la connexion via monday en accédant d'abord au Centre des intégrations. Cliquez sur « Intégrer » dans le coin supérieur droit de votre tableau et sélectionnez « Centre des intégration ». À partir de là, choisissez Gmail ou Outlook et cliquez sur l'une de vos intégrations :

Cliquez sur l'icône de la poubelle pour désactiver la connexion à votre boîte de messagerie :

 

Envoi d'e-mails

Il est facile d'envoyer des e-mails via l'application ! Pour commencer, cliquez sur le bouton bleu « Envoyer un e-mail » en haut à gauche de l'application :

Le créateur d'e-mails s'ouvre alors. Si vous disposez d'une colonne E-mail sur votre tableau et qu'elle contient une adresse, cette adresse sera automatiquement renseignée dans le champ « À ». Si vous n'en disposez pas, pas de problème ! Vous pouvez envoyer un e-mail à n'importe quelle adresse e-mail. 

L'application comporte un éditeur de texte entièrement fonctionnel pour vos e-mails. Vous pouvez modifier le texte, télécharger et joindre des  fichiers, des liens, etc.

Si vous choisissez « {} Colonnes » dans le coin inférieur droit de l'éditeur, vous pouvez extraire des données de n'importe quelle colonne du tableau. Cette action est particulièrement utile lors de la création d'un modèle. Vous avez également la possibilité de joindre un fichier en utilisant le bouton représentant un trombone situé dans le coin inférieur gauche de l'éditeur de texte.

Veuillez saisir votre message et cliquez sur « Envoyer » afin de démarrer la conversation. Tout e-mail envoyé à partir de l'application apparaîtra dans le dossier Envoyé de votre dossier d'e-mails du programme.

Chaque e-mail est enregistré en tant que brouillon, il n'y a donc pas lieu de s'inquiéter de passer d'une page à l'autre et de perdre son travail. Tout sera enregistré pour vous lorsque vous reviendrez sur la page. 

Suivi des e-mails

Si vous avez coché la case « Suivi des messages » en bas de l'éditeur d'e-mails, vous verrez également des accusés de réception dans l'application, ce qui vous permettra d'assurer le suivi de votre e-mail après son envoi.

Dans le coin supérieur droit de tout message envoyé, vous verrez une indication de l'ouverture ou non du message et du nombre de fois où il a été ouvert.

Si vous souhaitez savoir quand le message a été ouvert, passez la souris sur le texte dans le coin supérieur droit.

Remarque : Tous les e-mails sont envoyés à partir du serveur d'e-mail de votre client.

Créer des modèles d'e-mail

Pour créer un modèle, veuillez saisir le corps de l'e-mail. Vous pouvez ajouter des champs dynamiques à votre modèle d'e-mail à l'aide du bouton « {} Colonnes » qui se trouve dans le coin inférieur droit de l'éditeur de texte. Les champs « {} Colonnes » vont extraire du texte des colonnes de votre tableau. C'est une excellente option si vous envoyez systématiquement le même e-mail de bienvenue, par exemple. Vous pouvez appliquer un modèle personnalisé pour un nouveau contact, et l'e-mail que vous envoyez sera personnalisé en fonction des champs de votre tableau.

Lorsque vous avez ajouté du texte au corps du modèle de courriel, veuillez cliquer sur le bouton « Modèles » et sélectionnez « Enregistrer comme nouveau modèle ». Vous aurez alors la possibilité de nommer votre modèle et de l'« Enregistrer ».

Afin d'utiliser le modèle, créez un nouvel e-mail, cliquez sur le bouton « Modèles » et choisissez le nom du modèle que vous aimeriez appliquer.

Réception d'e-mails

Vous recevrez les réponses dans l'application E-mails et activités. Vous ne serez pas averti des réponses sur monday.com à moins que vous ne configuriez une automatisation dans les « Paramètres de messagerie » de l'application ou en utilisant le bouton « Automatiser » en haut à droite de la page d'accueil E-mails et activités. Les réponses apparaîtront de façon chronologique dans votre calendrier, les réponses les plus récentes figurant en haut de la liste.

Tous les e-mails que vous recevez dans l'application seront également reçus dans votre compte e-mail (c.-à-d. dans Gmail) Boîte de réception.

Une fois que vous avez reçu un e-mail, vous pouvez y répondre directement à partir de l'application E-mail et activités ! Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le menu latéral en haut à droite de l'e-mail. Vous avez le choix entre :

• Cliquer sur « Répondre à tous » pour envoyer une réponse à tous les destinataires de l'e-mail (y compris ceux qui ont reçu une Copie carbone ou une Cci dans l'e-mail) ; ou
• Cliquer sur « Répondre » pour répondre uniquement à l'expéditeur de l'e-mail.

de monday.com

Afin d'accéder aux paramètres de messagerie, veuillez cliquer sur l'icône en forme d'engrenage située sur le côté droit de l'écran d'accueil de l'application. Vous verrez sept catégories :

Gérer les comptes

Vous avez ici la possibilité de choisir l'e-mail que vous utiliserez avec l'application. Cochez ou décochez la case à côté de votre e-mail pour faire votre choix. En cliquant sur le bouton Gmail ou Outlook, vous avez la possibilité gérer les comptes e-mail qui sont connectés à monday.com ou d'ajouter un nouveau compte.

Si votre connexion a été désactivée, vous pouvez également la gérer ici. Si vous voyez le message d'erreur suivant, l' « E-mail n'a pas été envoyé », cela signifie que votre connexion a été désactivée :

Afin de vous reconnecter, cliquez sur le bouton Gmail ou Outlook, puis sur l'adresse e-mail que vous aimeriez reconnecter. Veuillez suivre les instructions pour connecter vos comptes.

Enregistrer les e-mails sortants

Par défaut, l'application déconnectera les e-mails sortants de votre programme d'e-mail (c.-à-d. Gmail ou Outlook) dans l'application. Si vous préférez ne voir que certains e-mails dans l'application, vous pouvez cocher la case pour ne déconnecter que les e-mails sortants dont l'adresse e-mail est Cci :

Les e-mails en copie conforme seront ajoutés automatiquement à l'application. L'application détermine sous quel élément enregistrer l'email en tenant compte de l'adresse email dans la colonne Email de votre tableau.

Si vous choisissez de « Créer un nouveau contact si l'adresse e-mail du destinataire n'existe pas dans mon compte monday.com », un nouvel élément sera créé pour chaque nouvelle adresse e-mail que vous contactez .

Configurer des automatisations 

Partage par défaut

Vous avez deux options dans cette section :

• Tout le monde. Partager toutes vos conversations avec les autres dans votre compte. Tous les aspects de votre échéance seront visibles par les autres.
• Uniquement moi. Garder toutes vos conversations privées. Les conversations ne seront visibles que par vous.

Par défaut, toutes vos conversations seront visibles par « Tout le monde ». Quel que soit le paramètre que vous choisissez, l'administrateur du compte pourra voir toutes les conversations de n'importe quel utilisateur du compte.

Signature d'e-mail

Veuillez cliquer sur le bouton bleu « Créer une signature » afin de configurer votre signature d'e-mail. Lorsque vous configurez votre signature, vous avez le choix entre une signature simple ou une signature de type HTML. Si vous choisissez « Simple », vous pouvez utiliser l'éditeur de texte pour mettre en forme votre signature. Si vous choisissez HTML, vous pouvez formater votre signature à l'aide de ce format.

Sous le compositeur de signature, vous pouvez cocher ou décocher deux cases :

1. Veuillez cocher la case si vous souhaitez toujours afficher votre signature lors de la rédaction d'un nouvel e-mail.
2. Veuillez cocher la deuxième case si vous souhaitez toujours afficher votre signature lorsque vous répondez à un e-mail.

Image de marque dans les e-mails

Par défaut, tous les e-mails que vous enverrez depuis l'application porteront la mention « Envoyé depuis monday.com » en bas du mail. Si vous avez acheté le forfait Pro ou Entreprise, vous avez la possibilité de supprimer cette marque de vos e-mails. Veuillez cocher la case sous ce paramètre afin de supprimer toutes les marques.

Ne jamais enregistrer

Si vous ajoutez une adresse e-mail à la liste dans le cadre de ce paramètre, les e-mails envoyés ou reçus des adresses que vous définissez ne seront jamais enregistrés dans votre échéance. Vous pouvez ajouter autant d'adresses que vous le souhaitez à votre liste « Jamais enregistrer ».

Gérer vos activités

La relation client ne se limitant pas qu'aux e-mails, nous vous offrons la possibilité de suivre toutes les activités de vos clients grâce à cette application. Qu'il s'agisse de réunions, d'appels ou autres, enregistrez chaque interaction pour obtenir une chronologie complète des événements en une seule vue concise. Pour en savoir plus, cliquez ici. 

FAQ

Quelle est la différence entre l'intégration des e-mails pour Gmail ou Outlook et l'application E-mails & Activities ?

• L'intégration de l'e-mail utilise des formules, et ces formules envoient des modèles d'e-mail préétablis. Votre message ne peut pas être impromptu avec l'intégration de l'e-mail ; vous devez planifier ce que vous dites à l'avance et créer un modèle. E-mails & Activities autorise le texte libre et bien plus. Il comprend le suivi des e-mails, une signature pour Outlook, des comptes rendus, des activités et une échéance pour tout afficher.

Je rencontre des problèmes avec l'application. Que puis-je faire pour résoudre le problème ?

• Dans plusieurs cas, il suffit de réinitialiser la connexion. Vous trouverez des instructions sur la façon de réinitialiser la connexion dans l'article Erreur de connexion Gmail.

Dans quelle mesure les communications sont-elles visibles pour les autres utilisateurs ? Par exemple, que peut voir un invité ?

• Par défaut, la communication est visible par tous. Vos paramètres de confidentialité peuvent être gérés depuis les Paramètres.

Pouvez-vous utiliser la colonne « fichier » pour extraire des fichiers via E-mails & Activities ?

• Oui, c'est possible ! Veuillez commencer par ajouter un fichier à la colonne Fichier. Lorsque vous rédigez un e-mail, cliquez sur l'icône de trombone dans le coin inférieur gauche du créateur d'e-mails. Placez le pointeur de la souris sur « Depuis la colonne Fichier », puis cochez la case à côté des fichiers que vous souhaitez joindre. Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter des fichiers » afin de joindre les fichiers à votre e-mail.

Pouvez-vous utiliser le langage HTML dans les e-mails ou la signature d'e-mail ?

• Oui ! Reportez-vous à la section Signature d'e-mail des « Paramètres de l'e-mail » pour référence.

Pouvez-vous utiliser le formatage HTML dans les modèles ?

• Pas pour le moment, mais n'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ci-dessous si vous aimeriez voir cette options disponible à l'avenir.

L'objet peut-il être compris dans un modèle ?

• Pas pour le moment, mais n'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ci-dessous si vous aimeriez voir cette options disponible à l'avenir.