Prêt à prendre le contrôle de vos projets ? Dans cet article, nous vous montrons comment gérer chaque étape du cycle de vie de votre projet à l'aide de monday.com, depuis la collecte d'idées et leur approbation jusqu'à la planification, l'exécution et le suivi de l'avancement en toute simplicité.

 

Recueillir des idées de projets à l'aide de formulaires

Les WorkForms facilitent la collecte d'idées, de suggestions ou de demandes de projets sur une plateforme unique. N'importe qui, qu'il s'agisse d'un collaborateur, d'un responsable ou d'une partie prenante externe, peut soumettre un formulaire contenant des informations clés permettant d'évaluer les besoins professionnels. Les soumissions apparaissent automatiquement dans le groupe « Nouvelles demandes » de votre tableau d'approbation des projets. 

 

Configurer votre tableau d'approbation de projets 

Prochaine étape : organiser les idées soumises ! Le tableau « Pipeline d'approbation des projets » est le fondement de votre processus de travail en matière de gestion de projet. Il vous aide à centraliser toutes les nouvelles idées de projet sur une plateforme unique, à examiner chaque demande, à désigner des chefs de projet, à définir des budgets et à approuver les projets qui vont de l'avant.

Les idées soumises par l'intermédiaire du formulaire sont enregistrées dans le premier groupe du tableau et passent par différentes étapes d'approbation. Les colonnes du tableau représentent des détails importants pour aider les décideurs à évaluer chaque proposition.

 

Créez un tableau général donnant une vue d'ensemble des projets

Une fois les projets approuvés, il est temps de les suivre dans une perspective plus large. Le tableau général donnant une vue d'ensemble des projets vous permet de voir comment vos projets approuvés s'alignent sur les objectifs plus larges de l'entreprise. Ce tableau sera automatiquement alimenté par les projets approuvés à partir de notre tableau du pipeline d'approbation des projets.

 

Pour relier votre pipeline d'approbation au tableau de bord général, commencez par mettre en place une automatisation transversale. Cette automatisation est déclenchée lorsque le statut d'approbation d'un projet passe à « Approuvé », ce qui crée automatiquement un nouvel élément dans le tableau général pour commencer à suivre l'avancement du projet.

Un nouvel élément dans le tableau de bord général du projet sera automatiquement créé dans le groupe « Projets à venir ». Grâce aux automatisations, votre projet passera d'un groupe à l'autre en fonction de son état d'avancement.

 

Créer et gérer des tableaux de projet détaillés

Zoomons sur les détails ! Si le tableau de bord général vous offre une supervision stratégique, chaque projet a également besoin de son propre espace de travail pour gérer les tâches quotidiennes.y—cela requiert un tableau, détaillé dédié. 

Là encore, des automatisations seront utilisées pour créer un tableau détaillé pour chaque projet. Lorsqu'une phase du projet passe à « Planning » sur le tableau général de vue d'ensemble du projet de haut niveau, un nouveau modèle de tableau détaillé sera créé. Cela devient l'espace où votre équipe peut programmer, assigner et gérer le travail.

Imaginons que vous lanciez un « projet Bot ». Son tableau détaillé, généré à partir du modèle, divisera le projet en petits éléments livrables et aidera à gérer les délais, les ressources et les budgets. Examinons de plus près comment chaque élément peut être mis en œuvre à l'aide de différentes fonctionnalités du tableau.

 

Gérer les échéances avec les outils de planification

Dépendances 

Les dépendances Elles vous aident à relier les tâches connexes et à tout synchroniser. Choisissez parmi différents types de dépendances (FS, SS, FF, SF) et modes de réponse (Flexible, Strict ou Aucune action) en fonction de la manière dont vous souhaitez que les éléments réagissent aux changements.

 

Diagrammes de Gantt

Les dépendances peuvent être visualisées à l'aide de la vue Gantt, où des flèches relient les tâches qui dépendent les unes des autres. Vous pouvez personnaliser la vue pour mettre en évidence les priorités et les jalons afin de faciliter la navigation.

 

Échéances - Planifié et réel

Suivre les délais prévus par rapport aux délais réels en ajoutant une colonne Echéances pour votre plan de projet et une colonne Date pour évaluer la date réelle d'achèvement. Utilisez l'automatisation pour définir la date d'achèvement réelle lorsque la colonne Statut d'une tâche passe à « Fait ».

Pour analyser les retards, ajoutez une colonne Formule qui calcule la différence entre vos dates prévues et réelles pour chaque élément. Nous pouvons ensuite utiliser ces données pour différents rapports afin de mieux comprendre notre processus de planification. 

 

 

Jalons

Indiquez les jalons directement sur le calendrier. Ils apparaîtront sous forme de losanges dans les vues Échéantes et Gantt, aidant votre équipe à repérer les principaux points de contrôle d'un seul coup d'œil.

 

Gérer la charge de travail des équipes et les coûts

Gestion des ressources 

Utilisez la vue Charge de travail pour visualiser la capacité des collaborateurs de votre équipe. Cela permet d'éviter les surcharges et de s'assurer que tout le monde travaille efficacement dans le cadre de votre projet.

 

Gestion des coûts 

Un budget bien géré permet de garder le cap. Ajoutez une colonne Chiffres pour comptabiliser les dépenses associées à chaque tâche et une colonne déroulante pour catégorisez les types de dépenses :

 

Ensuite, utilisez une vue de diagramme pour ventiler les coûts par type ou comparer les dépenses au budget approuvé à l'aide d'un diagramme à barres.

 

Et voilà ! Tous les éléments nécessaires à la mise en place d'un tableau de projet détaillé—vous pouvez désormais gérer votre calendrier, votre charge de travail et vos coûts en un seul endroit !  

 

Obtenir des informations avec les tableaux de bord

Il faut maintenant avoir une vue d'ensemble. Les tableaux de bord vous donnent une vue d'ensemble claire et visuelle des mesures clés du projet et permettent à votre équipe de rester en phase.

 

 

Résumé 

Pour résumer notre flux de travail en matière de gestion de projet : 

• Les idées de projet sont soumises via des WorkForms et analysées dans le tableau du pipeline d'approbation des projets.
• Les projets approuvés sont automatiquement ajoutés à votre tableau général de vue d'ensemble afin de suivre l'avancement des travaux à l'aide de l'automatisation des tableaux.
• Lorsqu'une phase du projet passe en « Planning », un tableau détaillé est créé à partir d'un modèle, et le PM en est informé.
• L'équipe de projet utilise le tableau détaillé pour gérer les calendriers, les ressources et les budgets tout au long de l'exécution.
• Un tableau de bord général permet de tout voir, de tout mesurer et de rester sur la bonne voie.

Et voilà, vous avez tout ce qu'il faut pour faire passer vos projets de l'idée à la réalisation - tout ça avec monday.com ! 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.