Pouvons-nous vous aider?

Les formulaires

 

 

Chez monday.com, nous avons pour objectif de simplifier votre travail et le rendre plus efficace ! Grâce aux formulaires, vous pouvez concevoir un formulaire personnalisé et partagé dans lequel les questions correspondent aux colonnes de votre tableau.

Vous pouvez ensuite envoyer un lien vers ce formulaire à n'importe qui, ou l'intégrer dans un site web, et chaque réponse apparaîtra directement sur son tableau respectif pour que vous puissiez la suivre et l'analyser !

 

Comment créer un formulaire

Il existe deux façons différentes de créer un formulaire monday.com :

  1. En ajoutant directement un nouveau formulaire à votre compte. Cette opération permettra de créer un tableau dans lequel les réponses du formulaire seront intégrées.
  2. Tout d'abord, créez un nouveau tableau ou servez-vous d'un tableau existant et ensuite, ajoutez-y la vue formulaire. 

Passons en revue chacune de ces différentes méthodes, ci-dessous !

 

Ajouter un formulaire directement

La première consiste à créer un formulaire en ajoutant un nouveau formulaire directement à votre compte. Cette opération permet de créer simultanément un nouveau tableau dont les colonnes correspondent aux questions du formulaire que vous avez élaborées. En outre, les réponses au formulaire seront directement intégrées à ce tableau une fois envoyées.

Pour ajouter un nouveau formulaire directement à votre compte, suivez les étapes ci-dessous !

 

Étape 1 : Ajoutez un nouveau formulaire

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton « + Ajouter » à gauche de votre écran et sélectionnez « Nouveau formulaire » :

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Étape 2 : Ajoutez un nom et une description à votre formulaire

Tout d’abord, lorsque vous créez un nouveau formulaire, le titre par défaut qui apparaît est « Nouveau formulaire ». Pour le personnaliser, il suffit de cliquer dessus et de saisir le titre que vous souhaitez ! Vous pouvez également ajouter une description en dessous si vous le souhaitez.

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Étape 3 : personnaliser les questions du formulaire et les choix de réponse

Une fois que vous avez ajouté un titre et une description (si vous le souhaitez), il est temps d'ajouter et de personnaliser les questions du formulaire ! Vous pouvez d'abord personnaliser la « question sans titre » qui apparaît par défaut, puis les choix de réponse qui se trouvent en dessous. Ensuite, pour ajouter de nouvelles questions, sélectionnez « Ajouter une question » et choisissez le type de question de votre choix !

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Remarque : le type de question que vous choisissez ici déterminera le type de colonne qui sera ajouté à votre tableau. Pour en savoir plus sur ce point,  consultez cette section de l'article.

 

Pour intégrer dans votre formulaire un champ de question de type Nom, il suffit de cocher la case « Question de type Nom » dans les paramètres du formulaire, à droite de votre écran. Une fois le champ « Nom » ajouté, veillez à sélectionner « Afficher la question » pour qu'il soit visible lorsque vous partagerez le formulaire !

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Créer un tableau avec une vue Formulaire

La deuxième option pour créer un nouveau formulaire consiste à ajouter un tableau à votre compte (ou à utiliser un tableau existant), puis à y ajouter la vue formulaire.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer votre formulaire de cette manière !

 

Étape 1 : Ouvrez un tableau

En suivant cette démarche, le formulaire sera créé sur la base des types de colonnes que vous avez sur votre tableau (les noms seront modifiables, bien sûr !). Ainsi, dans cette première étape, créez un nouveau tableau en cliquant sur le signe « + Ajoute» en haut à gauche de votre écran, ou sélectionnez un tableau existant dans la partie gauche de votre compte qui servira de base à votre formulaire.

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Étape 2 : Ajouter la vue Formulaire sur votre tableau

Pour ajouter une vue Formulaire, cliquez sur le bouton « + » situé en haut à gauche de votre tableau. Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur « Formulaire » comme ci-dessous : 

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Étape 3 : Personnalisez le nom du formulaire et les questions.

Tout comme l'étape 2 de la première méthode, maintenant que le formulaire a été ajouté, il est temps de personnaliser les questions qu'il contient ! 

Dans un premier temps, le formulaire sera généré avec le nom du tableau comme en-tête et les noms des colonnes comme questions. Passer le curseur de la souris sur l'en-tête ainsi que sur la description facultative du formulaire vous permettra de les modifier. En outre, en passant la souris sur chacun des blocs du formulaire, vous pourrez modifier la question et sa description facultative.

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Remarque : Si vous ne modifiez pas les champs de description, ils n'apparaîtront pas dans la version que vous aurez publiée. N'hésitez pas à cliquer sur « Aperçu » pour le vérifier.

 

Créer des questions conditionnelles 

Ce moment tant attendu est enfin arrivé : il est désormais possible de créer des questions conditionnelles sur votre formulaire ! Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez décider d'afficher une sorte de question complémentaire en réponse à une réponse spécifique fournie par l'utilisateur du formulaire. 🙌

Remarque : la logique conditionnelle n'est disponible que dans le forfait Entreprise et dans le produit monday marketer.

 

Pour créer des questions conditionnelles sur votre formulaire, cliquez d'abord sur une question à sélection unique ou multiple pour laquelle vous souhaitez créer une condition et sélectionnez « Inclure la condition » comme suit :

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Ensuite, choisissez une ou plusieurs réponses, puis sélectionnez « Ajouter une question » pour ajouter la question de suivi.

Par exemple, nous souhaitons ajouter une question supplémentaire en réponse à une personne ayant sélectionné le choix de réponse « Vegan ». Nous avons donc choisi « Vegan » comme réponse, puis nous avons ajouté une question à choix unique qui indique « Quel plat principal souhaitez-vous ? ». De cette manière, nous pouvons créer une question de suivi spécifique avec des choix qui correspondent au régime alimentaire végane !

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Après avoir ajouté votre question, vous pouvez personnaliser les choix de réponse de la question conditionnelle ! Cliquez sur une option de réponse existante pour la modifier et choisissez « Ajouter une option » si vous souhaitez ajouter des réponses supplémentaires.

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Conseil : continuez à ajouter plusieurs conditions pour la même question afin de vraiment créer le formulaire que vous souhaitez.

 

De plus, vous pouvez ajouter plusieurs conditions différentes sous chacune des questions en cliquant sur « Ajouter une autre condition ». Chaque réponse distincte entraînera ainsi une question de suivi différente.

Dans notre exemple, nous avons ajouté une question et un choix de réponse différents « Quel plat principal souhaitez-vous ? » en fonction de chaque préférence de plats qui est sélectionnée. Il suffit de regarder comment la question et les choix de réponse changent au fur et à mesure grâce aux multiples questions conditionnelles que nous avons définies.💥

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Modifier le contenu

Vous contrôlez les colonnes (champs de question) qui apparaissent sur le formulaire et celles qui restent masquées, ainsi que celles qui sont obligatoires ou facultatives. Pour les personnaliser, cliquez sur un bloc de réponse respectif et vous verrez apparaître une icône en forme d'œil dans le coin inférieur droit qui vous permettra de masquer ou d'afficher cette question. 

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Vous pouvez également cocher la case « Obligatoire » pour rendre un certains champs de questions obligatoires.

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Personnalisez l'apparence de votre formulaire

Votre formulaire peut être et sera envoyé à (ou vu par) votre public cible, quel qu'il soit. Nous tenons à ce que vous puissiez utiliser monday.com pour toucher de nouveaux publics et gérer vos trouvailles sur la plateforme. C'est pourquoi nous avons ajouté des options de personnalisation, pour vous permettre d'ajouter votre logo ou changer votre arrière plan.

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Si vous possédez un compte Pro ou Entreprise, vous pouvez même masquer le logo monday.com en bas du formulaire. Il suffit de cliquer sur la roue dentelée dans le coin supérieur droit pour lancer les paramètres du formulaire, puis sous « Présence de la marque sur le formulaire » cliquez sur « Masquez les logos monday.com » comme ceci :

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Vous pouvez maintenant constater que le logo de monday.com a disparu du bas de votre formulaire.

 

Types de questions disponibles

Lorsque vous créez les questions de votre formulaire, vous pouvez choisir un type de question pour chacune d'entre elles. Le choix de la question dictera également le type de colonne qui sera créé à son tour sur votre tableau, et vice versa.

Nous avons répertorié ci-dessous chaque type de question et le type de colonne auquel il correspondra sur votre tableau !

 

Bien que les formulaires ne prennent pas en charge la colonne Personnes, nous avons quelques suggestions qui peuvent constituer une alternative pour faciliter la collecte des noms des personnes qui soumettent le formulaire !

  1. Vous pouvez utiliser la colonne Texte pour collecter les noms des personnes qui soumettent le formulaire. Cette option peut se révéler utile, que les personnes qui soumettent le formulaire soient utilisateurs de votre compte ou non.
  2. Si des utilisateurs de votre compte monday.com soumettent des réponses à des formulaires et que vous souhaitez les affecter à un élément, vous pouvez utiliser une colonne Statut avec des étiquettes pour chaque collaborateur. Ensuite, vous pouvez définir une automatisation qui affectera le collaborateur concerné en fonction de l'étiquette de statut qui a été définie !

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Remarque : Pour le moment, chaque colonne Statut ne peut contenir plus de 40 étiquettes de statut. Gardez cela à l'esprit si vous décidez de recourir à la solution alternative !

 

 

Finaliser

Une fois que vous avez une belle mise en page et d'excellentes questions et descriptions (si vous le souhaitez), nous pouvons passer à l'étape de la finalisation ! À partir des paramètres du formulaire (roue dentelée en haut à droite de l'écran), nous vous recommandons de jeter un coup d'œil à :

  • Groupe pour les réponses : Dans ce paramètre, vous pouvez définir dans quel groupe de votre tableau les réponses du formulaire entreront. Dans ce cas, nous avons choisi le groupe « Nouvelles inscriptions », de sorte que toutes les réponses au formulaire y seront directement envoyées !

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  • Message de confirmation : Dans cette section, vous pouvez personnaliser le message qui apparaîtra à l'expéditeur du formulaire dès qu'il aura envoyé le formulaire.

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  • Lien de redirection:   Cette option vous permet de rediriger les personnes ayant répondu au formulaire vers une URL de votre choix après quelques secondes, comme votre site web par exemple. :)

 

  • L’option Soumettre à nouveau : vise à aider les répondants à envoyer davantage de réponses !

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Trois options s'offrent à nous à ce niveau :

- l'option « Clic » affiche un bouton sur lequel vos répondants peuvent cliquer après avoir soumis un formulaire avec succès, s'ils le souhaitent, et celui-ci porte la mention « Soumettre à nouveau »

- l'option « Auto » redirige la personne qui soumet un formulaire de la page sur laquelle il a soumis le formulaire avec succès vers le formulaire pour une nouvelle tentative après 4 secondes

- L'option « Aucun » maintient les choses telles quelles, c'est-à-dire que l'auteur du formulaire ne pourra soumettre une autre réponse que s'il accède à nouveau au lien du formulaire.

 

  • Autres options de personnalisation

Enfin, au bas des paramètres du formulaire, vous pouvez choisir d'avoir des soumissions anonymes, de présenter votre formulaire comme une enquête, d'inclure la section des mises à jour comme question dans votre formulaire et de masquer le logo monday.com (à partir du forfait Pro).

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Prévisualisez votre formulaire

En cliquant sur le bouton, vous ouvrez un autre onglet vous permettant de prévisualiser votre formulaire mis au point. Dans cet onglet, vous pourrez visualiser et saisir les réponses au formulaire, tout comme vos répondants le feront après avoir cliqué sur « Partager le formulaire. » 

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Partagez votre formulaire! 

Nous sommes parvenus au moment magique, il est maintenant temps de partager votre formulaire rempli !  Pour ce faire, cliquez sur « Partager le formulaire » afin d'afficher et de copier le lien de partage ou le code d'intégration :

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 Remarque : une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Partager le formulaire », le formulaire sera en ligne. Mais personne ne le verra tant que vous ne le partagez directement avec chaque personne.

 

Les résultats

Une fois les liens du formulaire envoyés ou intégrés à un site web, vous recevez toutes les soumissions reçues directement en tant que nouveaux éléments sur votre tableau ! Vous pourrez ainsi centraliser, suivre et analyser toutes les réponses à vos formulaires à partir d'un seul endroit. 🙌

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FAQ

  • Qui peut remplir un formulaire ?

Tout le monde, temps que ces personnes ont accès au lien partageable ou intégré.

 

  • Quelles sont les colonnes compatibles ?

Voici les types de colonnes pris en charge : Texte, Long texte, Chiffres, Statut, Date, Classement, Fichier, Téléphone, E-mail, Menu déroulant, Case à cocher, Lieu, Pays et Échéances. Grâce au menu déroulant à choix multiples, vous pouvez rechercher et sélectionner plusieurs options pour votre formulaire.

Remarque : lorsque vous importez des fichiers via des formulaires, la taille maximale autorisée est de 50 Mo. 

 

  • Puis-je avoir plusieurs formulaires sur un seul tableau ?

Bien sûr ! Vous pouvez créer plusieurs formulaires sur un tableau et même faire en sorte que les réponses de chaque formulaire remplissent un groupe différent du tableau.

Ajoutez simplement un nouveau formulaire à partir du menu déroulant comme ceci : 

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Une fois que vous aurez personnalisé votre nouveau formulaire, vous pourrez faire des allers-retours entre les deux vues de formulaire de votre tableau à partir des onglets au dessus de votre tableau !

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  • Que se passe-t-il lorsque de nouvelles colonnes sont ajoutées au tableau ?

Lorsque de nouvelles colonnes sont ajoutées à votre tableau, elles apparaissent sur le formulaire sous la forme de nouvelles questions, qui sont marquées masqué. Vous pourrez ensuite cliquer sur l'œil à côté de ces colonnes pour les afficher les questions et les formater.

 

  • Les formulaires affichent-ils le nom des personnes qui y répondent ?

Vous pouvez ajouter la colonne Journal de création à votre tableau et la plateforme reconnaîtra la personne qui remplit le formulaire tant que certains critères sont remplis ! Les trois conditions suivantes doivent être remplies pour que la colonne du Journal de création reconnaisse le soumissionnaire du formulaire :

  1. L'utilisateur qui a soumis le formulaire doit être un utilisateur de votre compte et doit avoir accès au tableau sur lequel le formulaire se trouve (tableau principal ou abonné au tableau privé/partageable)
  2. L'utilisateur doit être connecté activement au compte monday.com au moment où il a soumis le formulaire
  3. L'utilisateur doit être connecté à ce compte uniquement et non à un autre

Si un formulaire est soumis et que l'une de ces trois conditions n'est pas remplie, le journal de création affichera à la place le nom de la personne qui a créé le formulaire .

Conseil : si les personnes qui remplissent le formulaire sont extérieures à votre compte et que vous souhaitez voir qui a créé l'élément par le biais du formulaire, nous vous suggérons d'ajouter une colonne Texte à votre tableau et de faire de « Saisissez votre nom ici » un champ obligatoire du formulaire !

 

  • Comment créer des formulaires anonymes ?

Vous pouvez rendre les formulaires anonymes par le biais des paramètres de vue des formulaires, en cochant « Soumissions anonymes » comme ici :

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Si vous optez pour un formulaire anonyme, un message informera l'utilisateur qui le remplit que le formulaire est anonyme. Le cas échéant, le créateur du formulaire apparaitra dans le journal de création de tous les éléments. Si un utilisateur est inscrit sur plusieurs comptes monday.com lorsqu'il remplit le formulaire, nous reconnaitrons l'identifiant utilisateur du dernier compte auquel il s'est connecté.

 

  • Puis-je désactiver un formulaire qui a déjà été partagé ?

Oui, bien sûr ! En cliquant sur « Désactiver le formulaire », un formulaire sera désactivé, même s'il a déjà été partagé. Un message d'erreur s'affichera pour toute personne ayant accès au lien du formulaire désactivé ou à la page intégrée. Vous pourrez activer les liens en revenant dans la même fenêtre de partage et en cliquant sur le bouton « Activer le formulaire » :

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Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

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