Qui peut utiliser cette fonctionnalité :

Admins

En tant que administrateur de monday.com, la gestion des utilisateurs de votre compte doit être simple et efficace. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir. 🙌

Trouver la section Gestion des utilisateurs

Pour accéder à la section Gestion des utilisateurs, cliquez sur votre photo de profil, puis sélectionnez « Administration ». Ensuite, allez dans la section Répertoire sur le panneau de gauche et choisissez Utilisateurs dans le menu déroulant.

Filtrer les utilisateurs 

Au fur et à mesure que votre compte se développe, le filtrage devient la clé d'une gestion efficace des utilisateurs. Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement un utilisateur spécifique ou cliquez sur le bouton Filtre pour obtenir des options plus avancées telles que le rôle, le statut, l'appartenance à un produit, etc.

Désactiver ou réactiver un utilisateur 

Si un collaborateur a quitté l'équipe ou si vous avez un utilisateur en double avec des e-mails différents, vous pouvez le désactiver pour que votre compte reste propre et sécurisé. Il suffit de trouver l'utilisateur dans la liste, de cliquer sur le menu à trois points situé à côté de son nom, de sélectionner Désactiver l'utilisateur et de suivre le reste des instructions. Une fois la désactivation effectuée, il n'aura plus accès à votre compte.

La désactivation d'un utilisateur entraîne également la désactivation des automatisations ou intégrations qu'il a créées. Pour les maintenir en activité, vous pouvez transférer la propriété à un autre utilisateur actif. Si des automatisations sont en place, vous serez invité à choisir un nouveau propriétaire avant de procéder à la désactivation :

Qu'arrive-t-il aux utilisateurs qui ont été désactivés ?

Une fois qu'un collaborateur a été désactivé, veuillez garder à l'esprit les points suivants :

• Les utilisateurs désactivés seront grisés et apparaîtront avec le statut inactif, mais ils devront toujours accomplir les tâches qui leur ont été assignées. De plus, les mises à jour qu'ils ont publiées concernant des éléments seront toujours visibles :

• Si l'utilisateur est le seul propriétaire du tableau, les tableaux privés et partageables deviendront inaccessibles. Un admin du compte peut déléguer la propriété du tableau dans la section Admin, comme indiqué ici, afin d'avoir accès aux tableaux.
• Les tableaux principaux restent accessibles et un admin du compte peut en revendiquer la propriété à partir de la boîte de dialogue des abonnés ou de la section Administration expliquée ci-dessus.
• Les espaces de travail créés par un utilisateur désactivé resteront actifs. Un admin du compte peut revendiquer la propriété de l'espace de travail à partir de la page de l'espace de travail. 

Remarque : les utilisateurs désactivés ne sont pas comptabilisés dans votre forfait payant. 

Pour réactiver un utilisateur désactivé, vous pouvez filtrer les utilisateurs par statut afin de n'afficher que ceux qui sont inactifs. Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour localiser l'utilisateur désactivé.

Ensuite, cliquez sur le menu latéral situé à droite, puis sur « Activer l'utilisateur ».

Remarque : une fois qu’un utilisateur est réactivé, il est facturé dans votre forfait, en fonction du type de forfait auquel vous avez souscrit. 

Supprimer définitivement un utilisateur

Pour supprimer définitivement les informations d'un utilisateur, vous devez d'abord le désactiver. Une fois l'utilisateur désactivé, filtrez les utilisateurs inactifs ou recherchez son nom, puis ouvrez le menu à trois points situé à côté de son nom et sélectionnez Supprimer les détails de l'utilisateur :

Une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous permettre de confirmer la suppression et de choisir la manière dont le nom de l'utilisateur sera affiché dans votre compte après la suppression. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Supprimer l'utilisateur pour finaliser l'action.

Remarque :  La suppression définitive d'un utilisateur est irréversible. Si vous comptez le réactiver plus tard, nous vous recommandons de le désactiver plutôt que de le supprimer complètement.

Que deviennent les utilisateurs qui ont été complètement supprimés ?

Il est important de noter que les utilisateurs supprimés ne peuvent pas être restaurés. Cela signifie que, même si le même utilisateur est réinscrit sur un compte avec la même  adresse électronique après avoir été entièrement supprimé, il n'y aura aucun lien entre les détails de l'utilisateur supprimé et le nouveau. 

Cela dit, une fois qu'un utilisateur a été définitivement supprimé, veuillez garder à l'esprit les points suivants :

• Les données personnelles de l'utilisateur supprimé (c.-à-d. son nom, son adresse e-mail, son intitulé de poste, etc.) seront entièrement supprimées du compte. Toutefois, le contenu qu'il a créé, par exemple, les tableaux, les éléments ou les mises à jour qu'il a rédigées, restera sur le compte de manière anonyme.
• Partout où l'icône de cet utilisateur apparaissait (p. ex., lorsqu'il était affecté à un élément, dans une mise à jour qu'il avait publiée, à côté de l'icône « Vu pour la dernière fois » en haut d'un tableau, etc.), elle sera remplacée par une icône neutre grise (comme sur l'image ci-dessous).
• Par ailleurs, partout où le nom de cet utilisateur apparaissait (p. ex., lorsque vous survoliez son icône dans la colonne Personne, dans une mise à jour qu'il avait publiée ou dans laquelle il était mentionné, etc.) figurera désormais « Utilisateur supprimé », sauf si vous avez choisi que son nom s'affiche autrement.
• Si l'utilisateur supprimé était un propriétaire de tableau, sa propriété sera supprimée dès qu'il aura été supprimé. Vous pouvez en savoir plus sur la manière de récupérer ou de transférer la propriété d'un tableau ici.
• Toutes les automatisations créées par cet utilisateur seront désactivées. Pour les réactiver, la propriété des automatisations de cet utilisateur devra être transférée à un utilisateur actif. Pour savoir comment procéder, consultez cet article.

Changer le type d'un utilisateur

Pour modifier le rôle d'un utilisateur, recherchez-le dans la liste et cliquez sur son rôle actuel dans la colonne Rôle de l'utilisateur. Choisissez ensuite le nouveau rôle que vous souhaitez attribuer - administrateur, utilisateur, observateur, invité ou un rôle personnalisé - dans le menu déroulant.

Gérer les services du compte

Si votre organisation est divisée en services, vous pouvez les ajouter à votre compte et affecter chaque utilisateur au service concerné. Cela vous permet d'organiser les choses et de voir facilement combien d'utilisateurs appartiennent à chaque service.

Remarque : La gestion des services n'est disponible qu'avec le forfait Entreprise. 

Pour créer un service, accédez à l’onglet Services dans la section Annuaire et cliquez sur le bouton + Ajouter un service. 

Vous pouvez également réserver un nombre spécifique d'utilisateurs pour chaque service. Cela vous permet de savoir combien d'utilisateurs sont attribués, réservés ou disponibles, et de repérer rapidement si un service utilise plus d'utilisateurs que prévu. Pour ce faire, modifiez le nombre dans la colonne Utilisateurs réservés à côté du nom du service.

Si vous souhaitez déléguer la gestion des utilisateurs par service, vous pouvez attribuer un ou plusieurs responsables de service. Seuls les administrateurs peuvent attribuer des responsables de service dans la section d’administration. Les responsables de service peuvent accéder à la section d’administration et gérer uniquement les utilisateurs du compte assignés à leur service, sans avoir besoin d’un accès administrateur complet. Les responsables assignés recevront une notification et verront également une fenêtre contextuelle lors de leur prochaine connexion.

Dans l'onglet Services, utilisez le menu déroulant sous Admin pour attribuer un ou plusieurs admin(s) à chaque service :

Lorsqu’un responsable de service ouvre la gestion des utilisateurs, il voit une liste filtrée des utilisateurs du compte appartenant à son service. Il verra également les utilisateurs du compte qui n’ont pas encore de service, afin de pouvoir les attribuer au bon service. Depuis cette vue, les responsables de service peuvent ajuster les rôles du compte et les accès si nécessaire, et consulter l’utilisation des licences de leur service, y compris les licences allouées et les licences réservées. Si un responsable de service est assigné à plus d’un service, il pourra gérer chacun de ces services de la même manière.

Remarque : un service peut avoir plus d’un responsable, et un responsable de service peut gérer plusieurs services. Chaque utilisateur du compte ne peut être assigné qu’à un seul service. La modification en masse n’est pas prise en charge pour les responsables de service pour le moment, et l’attribution de responsables de service via SCIM n’est pas non plus prise en charge.

Une fois vos services configurés, retournez à l'onglet Utilisateurs. Dans la colonne Service, utilisez le menu déroulant pour affecter chaque utilisateur au service approprié :

Ajouter des utilisateurs à une équipe ou les supprimer

Dans la colonne « Équipes » de la section Gestion des utilisateurs, vous pouvez consulter et gérer facilement la ou les équipe(s) dont chaque utilisateur fait partie.

Pour ajouter un utilisateur à une équipe, cliquez dans la colonne « Équipes » et sélectionnez l'équipe (ou les équipes) dans laquelle vous souhaitez l'ajouter. À l'inverse, vous pouvez retirer un utilisateur d'une équipe en cliquant dans la colonne « Équipes », puis sur la croix à droite de l'équipe dont il fait déjà partie.

Apporter des modifications à plusieurs utilisateurs à la fois

Si vous souhaitez modifier le type d'utilisateur de plusieurs personnes simultanément, commencez par cocher la case située à gauche de leur nom. Ensuite, utilisez le panneau en bas de l'écran pour modifier le type d'utilisateur (admin, membre, invité, spectateur), le statut (activer, désactiver), le domaine d'e-mail ou le service des utilisateurs sélectionnés.

Conseil : vous souhaitez sélectionner par lot une liste d'utilisateurs en un rien de temps ? Vous pouvez copier une liste d'e-mails (à partir d'Excel ou séparés par une virgule) et les coller dans la barre de recherche du tableau des utilisateurs pour sélectionner instantanément les utilisateurs correspondants.

Lorsque vous modifiez le type/statut d’utilisateur de plusieurs personnes à la fois, il convient de garder à l’esprit quelques points importants.

Lors du changement de type d'utilisateur, les actions suivantes ne sont pas prises en charge :

• Changer un utilisateur en invité si cet utilisateur a le même domaine d'e-mail que le reste du compte.
• Changer un utilisateur en invité si le domaine d'e-mail de l'utilisateur fait partie de la liste noire des domaines invités, ou n'est pas dans la liste blanche. Vous pouvez en savoir plus ici.
• Changer un administrateur en non-administrateur d'un utilisateur auquel sont associés des jetons SCIM. Vous pouvez en savoir plus ici.

Lors du changement de statut d'utilisateur, les actions suivantes ne sont pas prises en charge :

• Modification du statut d'un utilisateur lorsqu'il est toujours en attente (il n'a pas encore accepté son invitation).
• Désactivation d'un administrateur auquel sont associés des jetons SCIM. Vous pouvez en savoir plus juste ici. 

Points généraux à garder à l'esprit :

• Vous ne pouvez pas vous inclure dans les actions du lot.
• Vous pouvez sélectionner et modifier le type ou le statut d'un maximum de 200 utilisateurs. Le bouton « Sélectionner tout » permet de sélectionner les 200 premiers utilisateurs qui apparaissent dans le tableau.

Modifier l'adresse e-mail d'un utilisateur

Vous pouvez facilement modifier l'adresse e-mail d'un autre utilisateur directement à partir de la section de gestion des utilisateurs. Une fois dans cette section, cliquez sur le menu latéral à droite du nom dudit utilisateur, puis sur « Modifier l'adresse e-mail » :

Dans la fenêtre contextuelle, saisissez la nouvelle adresse e-mail de l'utilisateur et cliquez sur Changement d'adresse e-mail pour continuer. L'utilisateur recevra un e-mail de confirmation à la nouvelle adresse et devra l'accepter dans les trois jours. S'il ne confirme pas à temps, l'adresse e-mail ne sera pas mise à jour sur votre compte monday.com.

Imitation administrateur : se connecter en tant qu’un autre utilisateur

Parfois, un problème n’apparaît que pour un utilisateur spécifique du compte. L’imitation administrateur vous permet d’ouvrir une session sécurisée et limitée dans le temps en tant que cet utilisateur afin de dépanner et de confirmer les paramètres d’accès depuis son point de vue. L’activité d’imitation est enregistrée dans le journal d’audit.

Remarque : cette fonctionnalité n'est disponible que pour le forfait Entreprise. Vous pouvez uniquement imiter des utilisateurs actifs non administrateurs. Vous ne pouvez pas imiter d’autres administrateurs.

Pour démarrer une session d’imitation, dans la liste Utilisateurs, localisez la personne que vous souhaitez imiter et cliquez sur le menu à trois points à côté de son nom. Sélectionnez Ouvrir une session avec cet utilisateur.  

Cliquez ensuite sur Se connecter pour confirmer :

Pendant l'imitation, une bannière en haut de l’écran confirme l’utilisateur actuellement connecté. Pour arrêter l'imitation, cliquez sur Terminer la session dans la bannière supérieure afin de revenir à votre session administrateur d’origine :

Si la session de 15 minutes expire et que vous ne la terminez pas manuellement, vous serez redirigé vers la page de connexion.

Les sessions d’imitation sont enregistrées pour plus de visibilité. Pour les consulter, accédez à Administration → Sécurité → Audit, puis recherchez les événements d’imitation indiquant quand une session a commencé et s’est terminée.

Modifier en masse les e-mails des utilisateurs à partir d'un fichier CSV

Vous souhaitez modifier les adresses e-mail de plusieurs utilisateurs à la fois sur votre compte ?Disposez-vous d'un fichier CSV contenant les modifications nécessaires ?Si oui, c'est parfait.Vous pouvez désormais effectuer instantanément une modification en bloc des adresses e-mail des utilisateurs en téléchargeant un fichier CSV contenant les modifications nécessaires.🙌

Remarque : cette fonctionnalité n'est disponible que pour le forfait Entreprise. 

Pour commencer, cliquez sur le menu à trois points en haut à droite de la section de gestion des utilisateurs et sélectionnez « Importer des données à partir d'un fichier CSV ». Cliquez ensuite sur le bouton bleu « Importer » ou glissez et déposez le fichier CSV de votre ordinateur sur l'écran qui s'affiche.

Après avoir téléchargé votre fichier CSV, il vous suffit de sélectionner la colonne de votre fichier CSV qui contient les adresses e-mail actuelles des utilisateurs de votre compte. Sélectionnez ensuite dans votre fichier CSV la colonne indiquant les nouvelles adresses e-mail auxquelles vous souhaitez substituer les anciennes. Une fois l'opération terminée, cliquez sur « Commencer l'importation ».

Modifier le profil d'un utilisateur

En tant qu'administrateur de compte, vous pouvez modifier certains détails du profil d'un utilisateur. Il suffit de cliquer sur le nom de l'utilisateur pour ouvrir son profil dans un nouvel onglet et y apporter vos modifications :

Cliquez sur l'onglet Notifications pour modifier les paramètres de cet utilisateur en matière de notifications.

Remarque : vous ne pouvez pas définir un nouveau mot de passe pour un utilisateur du compte, mais vous pouvez déclencher Réinitialiser le mot de passe afin qu’il puisse en créer un nouveau.

 

Réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur

Si un utilisateur du compte ne peut pas se connecter, vous pouvez déclencher une réinitialisation du mot de passe depuis le tableau de gestion des utilisateurs. Ouvrez le menu à trois points à côté du nom de l’utilisateur du compte, puis sélectionnez Réinitialiser le mot de passe et confirmez. L’utilisateur du compte sera déconnecté de sa session en cours et invité à définir un nouveau mot de passe.

Consulter la date de la dernière activité d'un utilisateur

Pour savoir quand un utilisateur a été actif pour la dernière fois sur votre compte, consultez la colonne « Dernière utilisation » dans la section Gestion des utilisateurs. Si vous passez la souris sur « Dernière utilisation », vous verrez apparaître deux petites flèches. Elles vous permettront de trier la liste des utilisateurs en fonction de la date de leur dernière activité sur le compte, par ordre croissant ou décroissant.

Remarque : nous ne disposons actuellement de données sur l'activité des utilisateurs que depuis juillet 2020. Si un utilisateur n'a pas eu d'activité sur le compte depuis, vous verrez « Aucune activité depuis juillet 2020 » dans la colonne « Dernière utilisation ».

Exporter les détails de l'utilisateur au format CSV

Vous souhaitez télécharger la liste complète des utilisateurs de votre compte au format Excel ou CSV, y compris les informations qu'ils ont incluses dans leur profil monday.com ? Si c'est le cas, cliquez sur le bouton avec trois points à côté du bouton Inviter et sélectionnez Télécharger CSV dans le menu déroulant :