Quand on est admin sur monday.com, il est essentiel de pouvoir gérer rapidement et facilement les utilisateurs de son compte. C'est la clé pour avoir un compte organisé, qui fonctionne de façon optimale. C'est pourquoi nous avons récemment remanié la section Gestion des utilisateurs, à laquelle vous accédez via l'onglet Utilisateurs de la section Administration de votre compte.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment faire tout cela. 🙌

 

Accéder à la section Gestion des utilisateurs

Pour accéder à la section Gestion des utilisateurs, cliquez sur votre photo de profil, puis sélectionnez « Administration ». Cliquez ensuite sur « Utilisateurs » dans le menu de gauche.

Et voilà ! Vous avez ouvert notre toute nouvelle section Gestion des utilisateurs, où vous pourrez effectuer toutes les actions présentées dans la suite de cet article. 🌟

 

Filtrer les utilisateurs 

Que vous cherchiez à gérer les détails d'un certain utilisateur, à ne montrer que les invités, à afficher une liste d'utilisateurs en attente ou plus, vous pouvez vouloir filtrer les utilisateurs affichés dans la section de gestion des utilisateurs. Plus vous avez des utilisateurs sur votre compte, plus cela devient particulièrement important !

Pour filtrer la section Gestion des utilisateurs, vous pouvez soit utiliser la barre de recherche, soit cliquer sur le bouton « Filtrer » pour filtrer les utilisateurs par type d'utilisateur ou par statut.

 

Désactiver ou réactiver un utilisateur 

Il peut être utile de désactiver un utilisateur de votre compte si une personne a quitté l'équipe, ou si vous avez ajouté accidentellement un utilisateur deux fois sur votre compte avec des adresses e-mail différentes.
Pour désactiver un utilisateur sur votre compte, identifiez-le et appuyez sur le menu latéral situé sur le côté droit. Dans le menu déroulant, sélectionnez « Désactiver l'utilisateur ».

Après avoir cliqué sur « Désactiver l'utilisateur » comme indiqué ci-dessus, l'utilisateur désactivé n'aura plus accès au compte monday.com dont il faisait partie auparavant. 

 

Il est important de savoir que désactiver un utilisateur désactivera toutes les automatisations et intégrations qu'il a créées. Vous pouvez toutefois transférer la propriété de ces automatisations aux utilisateurs actifs du compte afin qu'elles continuent de fonctionner.

Si vous tentez de désactiver un utilisateur dont le compte contient des automatisations actives, l'écran suivant s'affichera pour vous permettre de sélectionner un nouveau propriétaire :

 

Qu'arrive-t-il aux utilisateurs qui ont été désactivés ?

Une fois qu'un collaborateur a été désactivé, veuillez garder à l'esprit les points suivants :

• Les utilisateurs désactivés seront grisés et apparaîtront avec le statut inactif, mais ils devront toujours accomplir les tâches qui leur ont été assignées. De plus, les mises à jour qu'ils ont publiées concernant des éléments seront toujours visibles.

• Les tableaux privés et partagés deviendront inaccessibles si l'utilisateur est le seul propriétaire de tableau. Un admin du compte peut déléguer la propriété du tableau dans la section Admin, comme indiqué ici, afin d'avoir accès aux tableaux.
• Les tableaux principaux restent accessibles et un admin du compte peut en revendiquer la propriété à partir de la boîte de dialogue des abonnés ou de la section Administration expliquée ci-dessus.
• Les automatisations et les intégrations créées par l'utilisateur désactivé seront désactivées. Un admin du compte peut transférer la propriété des automatisations dans la section Admin, comme indiqué ici.
• Les espaces de travail créés par un utilisateur désactivé resteront actifs. Un admin du compte peut revendiquer la propriété de l'espace de travail à partir de la page de l'espace de travail. 

 

Pour réactiver un utilisateur désactivé, vous pouvez filtrer les utilisateurs par statut afin de n'afficher que ceux qui sont inactifs. Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour localiser l'utilisateur désactivé.

 

Ensuite, cliquez sur le menu latéral situé à droite, puis sur « Activer l'utilisateur ».

 

 

Supprimer définitivement un utilisateur

Si vous voulez supprimer définitivement les informations d'un utilisateur, vous devez d'abord le désactiver. Ensuite, suivez la procédure décrite précédemment pour n'afficher que les utilisateurs inactifs ou recherchez l'utilisateur concerné. Enfin, cliquez sur le menu latéral à droite de son nom, puis sur « Supprimer les infos de l'utilisateur ».

Lorsque vous cliquez sur « Supprimer les infos de l'utilisateur », une fenêtre s'affiche à l'écran. Elle vous demande de confirmer que vous souhaitez supprimer complètement l'utilisateur et de choisir sous quel nom il apparaîtra sur votre compte une fois supprimé. Si vous souhaitez continuer, cliquez sur le bouton « Supprimer l'utilisateur ».

 

 

Que deviennent les utilisateurs qui ont été complètement supprimés ?

Il est important de noter que les utilisateurs supprimés ne peuvent pas être restaurés. Cela signifie que, même si le même utilisateur est réinscrit sur un compte avec la même  adresse électronique après avoir été entièrement supprimé d'un compte, il n'y aura aucun lien entre les détails de l'utilisateur supprimé et le nouveau.

Cela dit, une fois qu'un utilisateur a été définitivement supprimé, veuillez garder à l'esprit les points suivants :

• Les données personnelles de l'utilisateur supprimé (c.-à-d. son nom, son adresse e-mail, son intitulé de poste, etc.) seront entièrement supprimées du compte. Toutefois, le contenu qu'il a créé, par exemple, les tableaux, les éléments ou les mises à jour qu'il a rédigées, restera sur le compte de manière anonyme.
• Partout où l'icône de cet utilisateur apparaissait (p. ex., lorsqu'il était affecté à un élément, dans une mise à jour qu'il avait publiée, à côté de l'icône « Vu pour la dernière fois » en haut d'un tableau, etc.), elle sera remplacée par une icône neutre grise (comme sur l'image ci-dessous).
• Par ailleurs, partout où le nom de cet utilisateur apparaissait (p. ex., lorsque vous survoliez son icône dans la colonne Personne, dans une mise à jour qu'il avait publiée ou dans laquelle il était mentionné, etc.) figurera désormais « Utilisateur supprimé », sauf si vous avez choisi que son nom s'affiche autrement.

 

• Si l'utilisateur supprimé était un propriétaire de tableau, sa propriété sera supprimée dès qu'il aura été supprimé. Vous pouvez en savoir plus sur la manière de récupérer ou de transférer la propriété d'un tableau ici.
• Toutes les automatisations créées par cet utilisateur seront désactivées. Pour les réactiver, la propriété des automatisations de cet utilisateur devra être transférée à un utilisateur actif. Pour savoir comment procéder, consultez cet article.

 

Changer le type d'un utilisateur

Pour changer le type d'un utilisateur (son « rôle »), il suffit de localiser l'utilisateur en question et de cliquer sur son type d'utilisateur actuel, à droite de son nom, dans la colonne « Rôle utilisateur ». Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez le type d'utilisateur (Admin, Utilisateur, Observateur ou Invité) ou le rôle personnalisé que vous souhaitez lui attribuer.

 

Pour en savoir plus sur les différents types d'utilisateurs proposés, consultez cet article.

 

Gérer les services du compte

Si votre entreprise est divisée en plusieurs services, vous pouvez maintenant ajouter facilement les services de votre entreprise, puis affecter chaque utilisateur à son service. Grâce à cette fonctionnalité, il est maintenant très simple de garder votre compte organisé et de comprendre la répartition du nombre d'utilisateurs par service.

 

 

Pour créer un service, cliquez sur l'onglet « Services » dans la section de gestion des utilisateurs, puis sur le bouton bleu « Ajoutez un service ». Il ne vous reste ensuite qu'à renommer le service que vous avez créé, et c'est tout ! 🙌

 

Une fois les services ajoutés, il est temps de les attribuer aux utilisateurs concernés. Pour cela, retournez tout simplement à l'onglet « Utilisateurs » et recherchez un utilisateur. Dans la colonne « Service », cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le service auquel vous souhaitez le rattacher, comme indiqué ci-dessous.

 

Dans l'onglet « Services », vous pouvez attribuer un nombre d'utilisateurs spécifique à chaque service. Ainsi, vous verrez facilement combien d'utilisateurs sont réservés, attribués ou disponibles pour chaque service. Vous verrez aussi en un coup d'œil si un service utilise plus ou moins d'utilisateurs que prévu.

Pour réserver un nombre spécifique d'utilisateurs pour un service, cliquez sur l'onglet « Service » dans la section Gestion des utilisateurs. Modifiez ensuite le nombre qui figure à droite d'un service donné, dans la colonne « Utilisateurs réservés ». Par la suite, chaque fois que vous attribuerez un service à quelqu'un, un utilisateur sera déduit du nombre d'utilisateurs réservés que vous avez défini.

 

Ajouter des utilisateurs à une équipe ou les supprimer

Dans la colonne « Équipes » de la section Gestion des utilisateurs, vous pouvez consulter et gérer facilement la ou les équipe(s) dont chaque utilisateur fait partie.

 

Pour ajouter un utilisateur à une équipe, cliquez dans la colonne « Équipes » et sélectionnez l'équipe (ou les équipes) dans laquelle vous souhaitez l'ajouter. À l'inverse, vous pouvez retirer un utilisateur d'une équipe en cliquant dans la colonne « Équipes », puis sur la croix à droite de l'équipe dont il fait déjà partie.

 

Apporter des modifications à plusieurs utilisateurs à la fois

Si vous souhaitez modifier le type d'utilisateur de plusieurs personnes simultanément, commencez par cocher la case située à gauche de leur nom. Ensuite, utilisez le panneau en bas de l'écran pour modifier le type d'utilisateur (admin, membre, invité, spectateur) ou le statut (activer, désactiver) des utilisateurs sélectionnés.

 

 

De la même manière, pour ajouter plusieurs utilisateurs à la fois à une équipe ou en supprimer plusieurs d'une équipe, cochez la case située à gauche de leur nom, puis cliquez sur « Gérer les équipes » dans le volet inférieur. Ensuite, sélectionnez l'équipe à laquelle vous souhaitez ajouter les utilisateurs ou dont vous voulez les supprimer. La modification s'appliquera alors à tous les utilisateurs sélectionnés.

 

Lorsque vous modifiez le type/statut d’utilisateur de plusieurs personnes à la fois, il convient de garder à l’esprit quelques points importants. Veuillez poursuivre la lecture pour en savoir plus. ⬇️

 

Lors du changement de type d'utilisateur, les actions suivantes ne sont pas prises en charge :

• Changer un utilisateur en invité si cet utilisateur a le même domaine d'e-mail que le reste du compte.
• Changer un utilisateur en invité si le domaine d'e-mail de l'utilisateur fait partie de la liste noire des domaines invités, ou n'est pas dans la liste blanche. Vous pouvez en savoir plus ici.
• Changer un administrateur en non-administrateur d'un utilisateur auquel sont associés des jetons SCIM. Vous pouvez en savoir plus ici.

 

Lors du changement de statut d'utilisateur, les actions suivantes ne sont pas prises en charge :

• Modification du statut d'un utilisateur lorsqu'il est toujours en attente (il n'a pas encore accepté son invitation).
• Désactivation d'un administrateur auquel sont associés des jetons SCIM. Vous pouvez en savoir plus juste ici.

 

Points généraux à garder à l'esprit :

• Vous ne pouvez pas vous inclure dans les actions du lot.
• Vous pouvez sélectionner et modifier le type ou le statut d'un maximum de 200 utilisateurs. Le bouton « Sélectionner tout » permet de sélectionner les 200 premiers utilisateurs qui apparaissent dans le tableau.

 

Modifier l'adresse e-mail d'un utilisateur

Si vous êtes l'admin de votre compte, vous pouvez désormais modifier facilement l'adresse e-mail d'un autre utilisateur dans la section Gestion des utilisateurs. Pour cela, cliquez sur le menu latéral à droite de son nom, puis sur « Modifier l'adresse e-mail » :

 

Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, saisissez la nouvelle adresse e-mail de l'utilisateur, puis cliquez sur « Changement d'adresse e-mail » pour continuer :

Une fois que c'est fait, l'utilisateur recevra un e-mail de confirmation à la nouvelle adresse saisie. Il dispose alors de trois jours pour valider cette adresse afin que le changement soit effectif. Si l'utilisateur ne confirmait pas la nouvelle adresse e-mail dans les trois jours, son adresse e-mail ne serait pas modifiée sur votre compte monday.com. 

Si vous souhaitez remplacer un utilisateur par quelqu'un d'autre, vous pouvez d'abord modifier son adresse e-mail comme décrit ci-dessus, puis cliquer sur son nom et sur « Modifier le profil » pour modifier le reste de ses données en conséquence.

 

Vous pouvez modifier en masse les domaines d'e-mail de plusieurs utilisateurs sélectionnés en même temps afin de d'effectuer les modifications facilement et efficacement.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur la petite case à gauche des noms d'utilisateurs concernés, et de sélectionner « Domaine d'adresse-mail » dans le volet qui apparaît en bas de l'écran. Saisissez ensuite le nouveau domaine d'adresse e-mail et cliquez sur « Modifier le domaine d'adresse e-mail ». Les utilisateurs n'auront plus qu'à confirmer ce changement de leur côté.

 

Modifier en masse les e-mails des utilisateurs à partir d'un fichier CSV

Vous souhaitez modifier les adresses e-mail de plusieurs utilisateurs à la fois sur votre compte ? Disposez-vous d'un fichier CSV contenant les modifications nécessaires ? Si oui, c'est parfait. Vous pouvez désormais effectuer instantanément une modification en bloc des adresses e-mail des utilisateurs en téléchargeant un fichier CSV contenant les modifications nécessaires. 🙌

 

Pour commencer, cliquez sur le menu à trois points en haut à droite de la section de gestion des utilisateurs et sélectionnez « Importer des données à partir d'un fichier CSV ». Cliquez ensuite sur le bouton bleu « Importer » ou glissez et déposez le fichier CSV de votre ordinateur sur l'écran qui s'affiche.

Après avoir téléchargé votre fichier CSV, il vous suffit de sélectionner la colonne de votre fichier CSV qui contient les adresses e-mail actuelles des utilisateurs de votre compte. Sélectionnez ensuite dans votre fichier CSV la colonne indiquant les nouvelles adresses e-mail auxquelles vous souhaitez substituer les anciennes. Une fois l'opération terminée, cliquez sur « Commencer l'importation ».

 

Modifier le profil d'un utilisateur

En tant qu'admin du compte, vous avez également la possibilité de modifier certaines informations du profil d'un autre utilisateur. Pour cela, localisez simplement l'utilisateur concerné et cliquez sur sa photo de profil. Ensuite, cliquez sur le bouton permettant de modifier son profil, comme ci-dessous :

 

Par ailleurs, si vous cliquez sur l'onglet « Notifications » du profil, vous pourrez modifier les paramètres de notifications de l'utilisateur.

 

Consulter la date de la dernière activité d'un utilisateur

Pour savoir quand un utilisateur a été actif pour la dernière fois sur votre compte, consultez la colonne « Dernière utilisation » dans la section Gestion des utilisateurs. Si vous passez la souris sur « Dernière utilisation », vous verrez apparaître deux petites flèches. Elles vous permettront de trier la liste des utilisateurs en fonction de la date de leur dernière activité sur le compte, par ordre croissant ou décroissant.

 

Ne cherchez plus quand tel ou tel utilisateur a accédé pour la dernière fois au compte : vous pouvez désormais obtenir cette information directement dans la section Gestion des utilisateurs. 🙌

 

Exporter les détails de l'utilisateur au format CSV

Vous souhaitez télécharger la liste complète des utilisateurs de votre compte au format Excel ou CSV, y compris les informations qu'ils ont incluses dans leur profil monday.com ? Cliquez sur le bouton avec trois points à côté du bouton « Inviter », puis sélectionnez « Télécharger le CSV » dans le menu déroulant.

 

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.