Pouvons-nous vous aider?

La colonne Formule

 

 

Les formules Excel vous manquent ? Pas de problème ! Nous avons créé la colonne Formule juste pour vous. Elle est capable de résoudre des équations mathématiques simples et des formules plus complexes. Grâce à nos fonctions, vous pouvez créer des calculs autonomes ou extraire des données d'autres colonnes pour obtenir les informations dont vous avez besoin. 🙌

Remarque : la colonne Formule n'est disponible que dans les forfaits Pro et Entreprise. Si vous déteniez un forfait Pro et que vous êtes passé à un forfait inférieur, les colonnes Formule que vous avez créées resteront intactes, mais vous ne pourrez pas ajouter d'autres colonnes Formule.

 

Comment l'ajouter

Pour l'ajouter, cliquez sur l'icône + située en haut à droite de votre tableau et sélectionnez « Formule » à partir du menu déroulant :

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Comment ça marche

Le générateur de formules s'ouvre automatiquement lorsque vous ajoutez la colonne Formule. Si vous avez quitté le générateur, cliquez n'importe où dans la colonne pour commencer à créer votre formule.  

Dans le générateur de formules, vous trouverez d'abord une liste des colonnes de votre tableau que vous avez la possibilité d'utiliser dans les calculs que vous créez, puis la liste des fonctions disponibles que nous proposons. Pour créer une formule, vous pouvez utiliser n'importe quelle fonction disponible ou bien vous pouvez utiliser les symboles mathématiques traditionnels.

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Si vous survolez une fonction, l'écran vous affichera une description de la fonction et un exemple de son fonctionnement :

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Pour ajouter une formule, veuillez cliquer sur une cellule dans la colonne Formule et commencez à saisir votre formule. Ici, vous pouvez utiliser les colonnes de votre tableau ainsi qu'une variété de fonctions pour créer la formule dont vous avez besoin !

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Prenons par exemple le tableau de suivi budgétaire de notre entreprise. Ici, nous voulons montrer facilement si nos dépenses réelles sont supérieures ou inférieures au budget qui leur a été alloué. Nous avons utilisé la formule ci-dessous pour voir ces informations en un coup d'œil !

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Formule : IF({Budgeted} > {Actual Spending},"Over budget","Under budget")

 

Que représentent les couleurs ?

Vous avez peut-être remarqué que certaines parties de votre formule (fonctions, colonnes, ponctuations) sont colorées dans l'éditeur  ! C'est ce que nous appelons la « mise en surbrillance de la syntaxe ». Elle vous permet d'élaborer votre formule avec facilité et de prévenir ou de détecter les erreurs potentielles dans votre formule. Une coloration rouge indique une erreur dans votre formule.

Prenons par exemple la formule ci-dessous, dans laquelle nous essayons de soustraire la colonne « Dépenses réelles » de la colonne « Budgétisé » :

Group_23.png

Ici, nous pouvons remarquer qu'il y a une parenthèse rouge à la fin de notre formule. La raison en est que cette parenthèse est redondante et inutile ! Dès que nous aurons supprimé cette parenthèse, notre formule sera prête à être utilisée. 🙌

Conseil : consultez le paragraphe « Règles générales » ci-dessous pour savoir comment éviter que vos formules renvoient des erreurs.

 

Règles générales

  • Utiliser des accolades

Lors de la création d'une formule, vous devrez peut-être mentionner une colonne pour utiliser la valeur de cette colonne dans votre fonction. Pour ce faire, vous devez inclure le nom de la colonne que vous mentionnez entre ces symboles : {}

Il est important d'utiliser le nom des colonnes exactement comme il apparaît sur vos tableaux. Par exemple, pour cette colonne :

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Il faut saisir « {Estimated SP} ». Comme ceci :

SUM({Estimated SP},10)

Cette opération prendra la valeur dans la colonne « Estimation SP » et y ajoutera 10.

 

  • Les valeurs sont sensibles à la casse 

Les valeurs sont sensibles aux majuscules. Par exemple, si le nom de votre colonne est « Estimation SP », veillez à utiliser un E majuscule, un S majuscule et un P majuscule dans votre formule.

Correct : SUM({Estimated SP},10)

Incorrect : SUM({estimate sp},10)

Remarque : cette règle vaut particulièrement si vous créez une formule qui fait référence à une étiquette de statut.

 

 

  • La virgule est dynamique

Lorsqu'il est utilisé dans la colonne des formules, le signe de la virgule représente quelque chose de différent selon la fonction. Prenez la formule ci-dessus à titre d'exemple. Dans cette formule :

SUM({Estimated SP},10)

La virgule représente un symbole d'addition, également appelé +.

Dans la fonction suivante :

MULTIPLY({Estimated SP},2)

La virgule représente un symbole de multiplication, également appelé x. 

Lors de l'utilisation de la fonction IF, la virgule représente la séparation de chaque composante d'une expression conditionnelle. Nous en reparlerons plus tard.

 

  • Utiliser des parenthèses

Lorsque vous ouvrez une expression, vous devez également la fermer. Vous ouvrez une expression avec une ( et vous la fermez avec une ). Par exemple :

MULTIPLY(SUM({Estimated SP},10),2)

La formule ci-dessus prendra la somme de la colonne Estimation SP plus 10 et multipliera ce total par 2.

 

  • Utiliser des guillemets 

Lorsqu'une expression lit du texte de quelque nature que ce soit, qu'il s'agisse d'une étiquette Statut ou d'une colonne Texte, vous devez placer le texte entre guillemets. Par exemple, cette formule recherche le mot « Oui » dans la colonne Texte :

IF({Text}="Oui","Génial !","Dommage.")

image_30.png 

 

  • Formater votre formule

Si vous utilisez un traitement de texte pour écrire votre formule, puis que vous faites des copier-coller, le créateur de la formule la lira comme étant illégale. Le formatage des guillemets et des virgules peut avoir un impact sur l'efficacité de votre formule. Regardez bien les guillemets ci-dessous.

Correct : IF({Text}=« Oui », « Génial ! », « Dommage. »)

Incorrect : IF({Text}=« Oui », « Génial ! », « Dommage »)

 

  • Utiliser des nombres décimaux

Lorsque vous multipliez par un nombre décimal, il faut toujours inclure un 0 avant la décimale. Sinon, votre formule renvoie une erreur « Formule illégale ».

Format correct : MULTIPLY(10,0.25)

Format incorrect : MULTIPLY(10,.25)

 

Colonnes compatibles

Tout comme les formules dans Excel, la colonne Formule a sa propre logique. Mais ne vous inquiétez pas ! Nous sommes là pour vous aider à la comprendre. Vous trouverez ci-dessous la liste des colonnes compatibles et incompatibles.

Montrez-moi les colonnes compatibles

COLONNES COMPATIBLES

  • Case à cocher, Pays, Journal de création, Date, Lien, Menu déroulant, E-mail, Formule, Heure, Identifiant de l'élément, Dernière mise à jour, Connecter les tableaux (anciennement Lien vers l'élément), Long texte, Chiffres, Personnes, Téléphone, Classement, Statut, Texte, Échéances, Chronomètre, Vote, Heure mondiale
  • Les noms des sous-éléments et le nombre de sous-éléments sont également pris en charge. 

COLONNES INCOMPATIBLES

  • Numérotation automatique, Pipette, Fichiers, Lien internet, Lieu, Miroir, Suivi de progression, Hashtags, Semaine

 

Limites

1. Chaque formule que vous ajoutez s'appliquera à l'ensemble de la colonne.

2. La colonne Formule lit le tableau horizontalement, ce qui signifie qu'elle ne peut pas effectuer de calculs verticalement.

3. La colonne Formule peut lire les données d'autres cellules de colonne, mais pas à partir du résumé de la colonne ou de toute autre zone du tableau.

4. Elle ne peut pas non plus lire d'autres tableaux, c'est pourquoi il n'est pas possible d'utiliser une fonction telle que VLOOKUP pour le moment.

 

La fonction IF

La fonction IF est l'une des formules les plus utilisées. Elle permet de créer une expression conditionnelle. Si vous n'avez jamais entendu parler d'expression conditionnelle, nous pouvons vous aider. La fonction IF renvoie ou génère l'une des deux valeurs. Prenons cet exemple : IF(a=vrai,b,c)

 

Ou utilisez des termes plus simples :

Si a est vrai, alors renvoyer b.

Si a est faux, alors renvoyer c.

 

Le résultat, que la formule renvoie une valeur b ou c, dépend de la véracité ou non de a.

 

Examinons cela à l'aide d'un tableau et de la colonne Formule. Pour cet exemple, nous voulons que la colonne Formule indique « OUI ! » lorsqu'une tâche est terminée. Si la tâche n'est pas terminée, nous voulons que la formule indique « Pas encore... ». Pour ce faire, nous utiliserons cette formule :

IF({Status}="Fait","OUI !","Pas encore...")

Regardez les résultats de cette formule :

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Vous remarquerez dans les résultats ci-dessus que toute autre étiquette que « Fait » indique « Pas encore... ». Si je veux ajouter à l'expression IF que l'étiquette « En cours » génère « Presque » dans la colonne Formule, je dois le créer à partir de mon expression d'origine.

IF({Status}="Fait","OUI !","Pas encore...")

devient

IF({Status}="Fait","OUI !",IF({Status}="En cours","Presque","Pas encore..."))

Cela signifie : IF(a=vrai,b,IF(c=vrai,d,e))

 

Ou utilisez des termes plus simples :

Si a est vrai, alors renvoyer b.

Si a est vrai, alors renvoyer b.

Si a et c sont faux, alors renvoyer e.

 

Vous pouvez développer cette imbrication d'expressions IF() à l'infini. Mais n'oubliez pas ! Chaque fois que vous ouvrez une parenthèse, vous devez la fermer. Regardez la parenthèse colorée dans la formule ci-dessus pour voir comment cela fonctionne.

Remarque : pour en savoir plus sur la fonction IF, consultez cet article

 

Personnaliser

Tout comme pour la colonne Chiffres, vous pouvez afficher le calcul global de chaque groupe. Vous pourrez également changer l'unité et la fonction comme ci-dessous :

Group_23__1_.png

Remarque : le total ne prend en compte que les valeurs numériques. Si votre colonne comporte à la fois des valeurs numériques et des valeurs textuelles, le résumé ne comptabilise que les valeurs numériques. Les valeurs mixtes comme Lea123 ne seront pas prises en compte dans le total. Si toutes les valeurs sont non numériques, votre résumé affichera N/A.

 

Cas d'utilisation 

La colonne Formule offre des possibilités infinies. Pour savoir en quoi la colonne Formule peut vous être utile, consultez notre article sur les cas d'utilisation des formules ainsi que le tableau ci-dessous.

Pour obtenir la liste de toutes les fonctions disponibles, consultez notre Bibliothèque de formules.

 

Vous êtes en passe de devenir un expert des formules ! Toutefois, si vous avez besoin d'aide, consultez l'article cas d'utilisation des formules ou contactez notre équipe via le formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24 h/24, 7 j/7, et nous nous ferons un plaisir de vous aider. 

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