Que vous souhaitiez commencer à utiliser la colonne Formule pour la première fois ou que vous souhaitiez devenir un expert de la colonne Formule, il y a de fortes chances que la fonction IF soit l'endroit où vous arriviez. Compte tenu des possibilités quasi illimitées de la fonction IF, il n'est pas étonnant qu'elle soit la fonction la plus utilisée dans la colonne Formule !

Dans cet article, nous allons d'abord apprendre les bases de la fonction IF, puis nous explorerons d'autres variations et conditions qui peuvent lui être ajoutées. Poursuivez votre lecture pour tout savoir sur la fonction IF, son fonctionnement et quelques exemples d'utilisation. 🙌

 

Comprendre la fonction IF

Si vous êtes nouveau dans le monde des formules, vous vous demandez certainement : « Qu'est-ce que la fonction IF ? » En fait, la fonction IF est un type de formule utilisé pour créer une déclaration conditionnelle qui renvoie une valeur selon que la condition définie est remplie ou non.

Dans sa forme la plus simple, une formule de fonction IF est structurée comme suit : 

1. Premièrement, la condition (ex : IF({Status}="Fait")
2. Ensuite, la valeur renvoyée si la condition est remplie (ex : "YAY !"). 
3. Enfin, la valeur renvoyée si la condition n'est pas remplie (ex : « Pas encore... »)

Lorsqu'elle est combinée en une seule formule, elle ressemble à ceci :

 

Voyons ça en détail !

Dans l'exemple ci-dessus, la formule signifie que si le statut est défini sur « Fait », elle renvoie la valeur « YAY ! ». D'autre part, si le statut n'est pas défini sur « Fait », il renvoie la valeur « Pas encore... ». Par conséquent, le résultat de cette formule est conditionnel au fait que le statut ait ou non l'étiquette de « Fait ».

 

Voici à quoi ressemblera le résultat dans un tableau ! ⬇️

 

Cas d'utilisation simple de la fonction IF

Maintenant que nous avons compris ce qu'est la fonction IF, et comment elle est structurée dans sa forme la plus basique, examinons un cas d'utilisation de suivi budgétaire pour voir comment la fonction IF peut être utilisée dans un exemple réel ! 

Le tableau ci-dessus est utilisé pour suivre le budget d'une organisation. Grâce à la colonne Formule, nous pouvons voir d'un coup d'œil où se situe le montant réel des dépenses par rapport au budget fixé. La formule suivante est utilisée ici : 

 

Avec cette fonction en place, la colonne de Formule indiquera si la valeur « Budgétée » est moins que la valeur des « Dépenses réelles ». Si la valeur « Budgétée » est effectivement inférieure à la valeur des « Dépenses réelles » , le texte « Over Budget » s'affiche. Sinon, si cette condition n'est pas remplie et que la valeur « Budgétée » est supérieure à la valeur « Dépenses réelles », le texte « Under Budget » sera affiché à la place.

 

Utilisation des condition ET/OU avec la fonction IF

Lorsque vous utilisez la fonction IF, vous pouvez être amené à spécifier des conditions supplémentaires. Ceci sera particulièrement important lorsque vous chercherez à construire des calculs plus longs et plus complexes ! Pour cette raison, d'autres fonctions logiques telles que ET ou OU peuvent être combinées avec la fonction IF.

Comme vous le voyez ci-dessus, lorsqu'une condition ou une fonction supplémentaires sont ajoutées à une formule IF, l'énoncé supplémentaire (c.-à-d. AND({Total Sales}>350000,{Deals}>12)) sera inclus dans l'énoncé initial IF. Allons plus loin et examinons un exemple de condition ET, suivi d'un exemple de condition OU, pour voir comment cela fonctionne !

 

Condition ET

La fonction ET peut être utilisée dans une formule IF pour vous permettre de tester plusieurs conditions afin d'afficher une valeur. Lorsque vous utilisez cette option, toutes les conditions mises en place doivent être remplies pour qu'une valeur s'affiche. Si une seule ou plusieurs de ces conditions sont remplies, la valeur placée dans la formule définie pour les conditions qui ne sont pas remplies s'affiche à la place. 

Considérons le tableau de Gestion des prospects de vente ci-dessous pour voir un exemple de la façon dont les fonctions IF et ET peuvent être combinées pour déterminer si une prime de 2 500 $ doit être reçue ou non :

Sur ce tableau, nous avons ajouté une colonne Formule intitulée « Valeur de la prime » pour afficher le montant de la prime de 2 500 $ qu'un commercial peut être en droit de recevoir. Pour qu'un commercial puisse recevoir la prime de 2 500 $, la taille du contrat doit être supérieure à 350 000 $ et le statut du paiement doit être « Payé ». La formule suivante peut nous permettre d'effectuer cette opération : 

 

L'exemple de formule ci-dessus fonctionnera ainsi : 

• La formule lira d'abord si la Taille de la transaction est supérieure à 350 000 et la colonne statut de Paiement est marquée comme « Payé »
• Si ces deux conditions sont remplies, la valeur « 2 500 $ » sera renvoyée.
• Sinon, si l'une ou l'autre de ces conditions n'est pas remplie, la formule renvoie la valeur « 0 $ ».

Génial ! Grâce à la combinaison de la fonction ET et IF, notre formule peut nous aider à déterminer facilement si un représentant commercial est qualifié pour une prime de 2 500 $ ou non ! 💥

 

Condition OU

De manière similaire à la condition ET, la fonction OU vous permet également de tester plusieurs conditions différentes pour qu'une valeur s'affiche. La principale différence entre les deux est que pour la condition OU, , une seule des conditions posées doit être remplie pour qu'une valeur s'affiche.

 

Pour voir cela en action, considérons le tableau Commissions de l'équipe commerciale ci-dessous. Comme pour le cas d'utilisation précédent, ce tableau nous permet de calculer un taux de bonus pour chacun de nos commerciaux. Toutefois, cette fois-ci, la colonne Formule (intitulée « Taux de bonus ») prend en compte d'autres variables lors de ce calcul. 

 

Cette fois, pour qu'un représentant commercial soit considéré comme méritant un bonus, une seule des deux conditions doit être remplie :

• Soit le montant total de leurs ventes doit être supérieur ou égal (>=) à l'Objectif de vente
• ou leur nombre de comptes doit être supérieur ou égal à (>= ) l'Objectif de compte

Pour parvenir à ce calcul, la formule ressemblera à ceci :

 

Si l'une des deux conditions est remplie (Ventes totales >= Objectif de vente ou Nombre de comptes >= Objectif du compte), le représentant commercial sera alors admissible à une prime qui sera calculée en multipliant sa valeur Ventes totales par le taux de commission. Sinon, si aucune de ces conditions n'est remplie, son taux de prime sera de 0 $.

 

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